П р о е к т
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Департамента
мобилизационной подготовки
экономики Минэкономразвития
России
_______________
РУКОВОДСТВО
по передаче и приему микрофильмов страхового фонда
документов библиотек в федеральную техническую лабораторию
Первый заместитель директора Заместитель генерального директора
ФГУП «НИИ репрографии» по ВГБИЛ им.
_______________ _______________
«____» _____________ 2001г. «_____» ___________ 2001г.
Директор ГП «Микроин»
________________
«____» ___________ 2001г.
С О Д Е Р Ж А Н И Е
1. Общие положения …………………………………………………………………… 3
2. Подготовка и отправка микрофильмов в федеральную техническую
лабораторию ……………………………………………………………….………….5
3. Прием микрофильмов на хранение ………………………………………………… 8
4. Особенности передачи и приема на хранение ранее изготовленных
микрофильмов ..……………………………………………………………………… 9
Приложение 1. Форма описи микрофильмов .………………………………………..11
Приложение 2. Форма акта приема-передачи партии микрофильмов …………….12
Приложение 3. Форма книги регистрации актов приема-передачи
микрофильмов……………………………………………….. ……….13
Приложение 4. Описание некоторых апробированных вариантов упаковки партий
микрофильмов ………………………………………………………..14
Данное руководство разработано по поручению Минкультуры России в дополнение к ГОСТ "ЕР СФД. Порядок создания СФД, являющегося национальным научным, культурным и историческим наследием" для детализации порядка передачи и приема в федеральную техническую лабораторию запасных микрофильмов страхового фонда документов библиотек.
1. Общие положения
1.1. Передача и прием в федеральную техническую лабораторию запасных микрофильмов СФД библиотек (СФДБ) осуществляется в соответствии с совместным решением Минэкономразвития России и Минкультуры России. Необходимые сведения об указанной лаборатории доводятся до заинтересованных органов исполнительной власти Министерством культуры Российской Федерации в установленном порядке.
1.2. Взаимоотношения между органами исполнительной власти – собственниками СФДБ (или по их поручению подведомственными организациями) и указанной федеральной технической лабораторией регулируются двусторонними договорами.
Хранитель СФДБ несет ответственность перед заказчиком:
— за сохранность переданных на хранение микрофильмов СФДБ за счет осуществления хранения в защищенном от поражающих факторов и от несанкционированного доступа помещении при поддержании стабильных температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов, а также проведения регулярного контроля технического состояния страховых микрофильмов в соответствии с ГОСТ Р В 33.305-97;
— за своевременный и в точном соответствии с запросом поиск страховой копии документа;
— за своевременное и качественное изготовление копий страховых микрофильмов СФДБ по запросу;
— за несанкционированное изготовление копий или представление в пользование микрофильмов СФД.
Примечание. За качество копий кадров с символом № 3 по ГОСТ 13.1.202 "Уменьшенная читаемость оригинала" хранитель несет ответственность в части соблюдения технологии копирования.
Заказчик несет ответственность за:
— полноту комплектования страхового фонда документов библиотек;
— достоверность документов библиотек, отснятых на микрофильмах страхового фонда;
— за качество передаваемых на хранение микрофильмов документов библиотек в соответствии с действующими нормативными документами;
— за своевременную и в полном объеме оплату затрат на хранение СФДБ.
1.3. В договоре хранения микрофильмов СФДБ должен быть указан:
— предполагаемый объем СФДБ;
— объем, периодичность и порядок передачи партий микрофильмов;
— изготовитель (поставщик) микрофильмов СФДБ.
1.4. Изготовитель микрофильмов СФДБ периодически должен представлять изготовленные им микрофильмы на сертификацию в Государственный центр сертификации НИИ репрографии в порядке, установленном Минкультуры России.
1.5. В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (глава «Хранение») договор хранения является бессрочным (вплоть до принятия заказчиком иного решения) с ежегодным утверждением плановой сметы затрат и оплатой оказанных услуг по хранению СФДБ.
Ежегодные трудовые и материальные затраты по хранению СФД рассчитываются по типовым нормам с определением стоимости услуг по методике оценки затрат по созданию и сохранению ЕР СФД:
- на стадии планирования по планируемым на очередной год объемам СФД;
- для оплаты по фактическим объемам СФД.
1.6. Все работы по передаче и хранению микрофильмов страхового фонда должны выполняться в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне» и требованиями нормативных актов по вопросам секретного делопроизводства.
2. Подготовка и отправка микрофильмов
в федеральную техническую лабораторию
2.1. Изготовитель микрофильмов страхового фонда документов библиотек для передачи их на хранение должен выполнить следующие операции:
— контроль состояния (качества) микрофильмов;
— оформление технических паспортов микрофильмов;
— подбор отправляемой партии микрофильмов и оформление сопроводительных документов;
— упаковку микрофильмов для отправки в федеральную техническую лабораторию.
2.2. Контроль состояния микрофильма проводится службой технического контроля изготовителя на соответствие требованиям ГОСТ 13.1.102-93 "Репрография. Микрография. Микроформы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля".
Контролю подлежат следующие параметры рулонов микрофильмов или микрофиш:
оптическая плотность фона изображения;
предел читаемости или разрешающая способность;
число склеек и наличие заправочных концов в микроформе;
линейные размеры элементов микроформ;
наличие механических и фотографических дефектов;
отсутствие остаточного тиосульфата (для постоянного хранения);
отсутствие остаточных солей серебра.
2.3. На каждый рулон микрофильма должен быть составлен технический паспорт по ГОСТ 13.1.205.
На микрофишу (комплект микрофиш) должен быть составлен технический паспорт или акт технического состояния.
По результатам проверки в технический паспорт (акт технического состояния) вносят соответствующие данные о состоянии микрофильма и пригодности его для постоянного хранения с обязательным подтверждением подписью должностных лиц, осуществивших контроль микроформы.
2.4. Микроформы, признанные пригодными для хранения, должны быть помещены в соответствующие средства индивидуальной защиты.
Рулонные микрофильмы укладываются в коробки, предназначенные для хранения и транспортирования по ГОСТ В 33.502, и пломбируются с помощью суровой нитки № 00 по ГОСТ 6309 и пломбы по ГОСТ 18677..
На боковой поверхности крышки коробки проставляют обозначение рулона микрофильма. Высота знаков должна быть не менее 6 мм. На крышке коробки для хранения запасных микроформ должна быть нанесена красная полоса шириной 7-8 мм по диаметру крышки. Надписи на коробках следует наносить типографской или другой, химически нейтральной по отношению к микроформе, по цвету, отличающемуся от цвета коробки.
Микрофиши по ГОСТ 13.1.105 помещают в бумажные конверты для микрофиш по ГОСТ 13.1.507 или в конверты, изготовленные из пластмассовых материалов типа лавсана и ацетата целлюлозы.
2.5. До отправки микрофильмов на постоянное хранение допускается временно (до трех месяцев) хранить их упакованными в опломбированные коробки в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 ±5 0С и относительной влажности воздуха 50 ±10 %. Условия хранения должны исключить доступ к микроформам посторонних лиц.
2.6. Страховые микрофильмы отправляются в федеральную техническую лабораторию партиями, минимальный объем которых обеспечивает заполнение транспортной упаковки, используемой поставщиком. Подбор партии микрофильмов осуществляется с соблюдением следующих правил:
недопустимо разъединять между различными партиями рулоны (фиши) одного микрофильма;
в одну партию желательно включать микрофильмы документов библиотек, относящихся к одному виду документов.
2.7. Совокупность микрофильмов, упакованных в каждую транспортную упаковку, оформляется комплектовочным документом в виде описи (Приложение 1), которая содержит:
порядковый номер средства индивидуальной защиты микроформы (коробка, конверт);
обозначение микрофильма, находящегося в данном средстве защиты;
обозначение (или) наличие технического паспорта (акта технического состояния).
2.8. Передача партии микрофильмов должна быть оформлена актом приема – передачи страховых микрофильмов на хранение (Приложение 2). В случае передачи партии микрофильмов, размещенной в одной транспортной упаковке, допускается вместо акта приема-передачи использовать акт-опись по ГОСТ 33.301- 88. Проект акта готовится лабораторией микрофильмирования в 3-х экземплярах и регистрируется в книге регистрации актов приема – передачи партий страховых микрофильмов (Приложение3).
Сопроводительное письмо на передачу партии микрофильмов с перечислением транспортных упаковок и сопроводительных документов также готовится в 3-х экземплярах:
- для передачи в адрес федеральной технической лаборатории;
- заказчику (подведомственным организациям, указанным заказчиком);
- в дело лаборатории микрофильмирования.
Сопроводительное письмо с приложением проекта акта приема – передачи, описи на каждую транспортную упаковку с техническими паспортами микрофильмов помещают в отдельную упаковку (конверт), на котором делается отметка "Сопроводительные документы", и отправляют вместе с микрофильмами.
2.9. Отправка партии микрофильмов в федеральную техническую лабораторию для сохранности в пути осуществляется спецпочтой или самовывозом с сопровождающим в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки грузов, действующими на транспорте данного вида.
2.10. Упаковка микрофильмов должна исключать возможность проникновения влаги, пыли, образования конденсационной влаги внутри упаковки и попадания на микрофильмы световых лучей, а также препятствовать свободному перемещению микрофильмов и сопроводительных документов во внутреннем объеме упаковки при транспортировании.
Упаковочные материалы должны быть химически инертны, не содержать хлора, азота, пероксидов серы, не вызывать появление биоповреждений микрофильмов.
При отправке спецпочтой размер ящиков, контейнеров должны быть не менее 50х100х150мм и не более 450х450х450 мм
Описание некоторых апробированных вариантов упаковки микрофильмов приведено в Приложении 4.
3. Прием микрофильмов на хранение
3.1. При получении партии микрофильмов федеральная техническая лаборатория выполняет следующие операции:
регистрацию и проверку комплектности партии микрофильмов;
проверку состояния упаковки (наличие деформации, коррозии, загрязнений);
проверку качества микрофильмов на предмет пригодности к постоянному хранению;
принятие решения о возможности приема на хранение микрофильмов с оформлением акта приема-передачи;
учет принятых на хранение микрофильмов СФДБ, пополнение справочно-поисковой системы СФДБ;
размещение микрофильмов в хранилище;
возврат поставщику микрофильмов, качество которых не соответствует нормативным требованиям.
3.2. Прием микрофильмов на хранение осуществляется службой технического контроля федеральной технической лаборатории.
Проверка комплектности партии микрофильмов осуществляется в соответствии с комплектовочными документами на партию микрофильмов и на содержимое транспортной тары.
В процессе проверки параметров качества микрофильмов устанавливается их соответствие требованиям ГОСТ 13.1.102-93, а также данным, внесенным изготовителем в технический паспорт микроформы.
3.3. Результаты контроля комплектности партии микрофильмов и качества микрофильмов заносятся в акт приема - передачи микрофильмов (опись) и в технические паспорта микроформ. Акт приема - передачи подписывается службой технического контроля и возвращается изготовителю микрофильмов и головной библиотеке по созданию данного СФДБ; один экземпляр остается в хранилище. В книге регистрации актов приема – передачи микрофильмов на хранение делаются соответствующие записи.
3.4. В случае отсутствия отклонений по комплектности и по качеству микрофильмы после профилактической обработки размещаются в хранилище.
При наличии отклонений по комплектности и качеству от стандартных требований соответствующие микроформы вместе с техническими паспортами возвращаются изготовителю на доработку или повторное микрофильмирование.
4. Особенности передачи и приема на хранение
ранее изготовленных микрофильмов
В случае, если микрофильмы СФДБ, изготовленные до введения в действие ГОСТ "ЕР СФД. Порядок создания СФД, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием" и настоящего Руководства, не соответствуют в полном объеме требованиям, изложенным в пункте 2 данного Руководства, а также находились на длительном хранении (более 3-х месяцев) в нестандартизованных условиях, руководствуются следующим порядком их передачи-приема на хранение в федеральную техническую лабораторию.
4.1. Создается экспертная комиссия в составе специалистов организаций-изготовителей (поставщиков) микрофильмов СФДБ, федеральной технической лаборатории, центра сертификационных испытаний при ФГУП НИИ репрографии.
4.2. Экспертная комиссия специалистов дает объективную оценку качества планируемых к передаче на хранение микрофильмов и в случае их отличия от требуемого качества заносит в акт проверки технического состояния микрофильма.
4.3. В случае принципиальных отличий от нормативных требований по качеству микрофильмов, которые создают реальную опасность для хранения в федеральной технической лаборатории имеющихся фондов микрофильмов, экспертная комиссия принимает решение о невозможности приема указанных микрофильмов на хранение в федеральную техническую лабораторию.
4.4. При отсутствии реальной угрозы сохранности хранимого страхового фонда от планируемых к передаче на хранение микрофильмов по инициативе собственника СФД может быть принято решение о передаче и приеме на хранение в федеральную техническую лабораторию указанных микрофильмов. В этом случае федеральная техническая лаборатория не несет ответственности за сохранение качественных характеристик микрофильмов в процессе их длительного хранения, что отражается в соответствующем двустороннем акте.
Приложение 1
Форма описи микрофильмов
ОПИСЬ МИКРОФИЛЬМОВ
Сдатчик______________________________________________________________________
Приемщик____________________________________________________________________
Основание____________________________________________________________________
Порядковый номер коробки (конверта) | Обозначение микрофильма (микрофильмов) | Вид микрофильма (МР, МФ) | Количество кадров/ метров | Инвентарный номер технического паспорта (актов технического состояния) | Примеча-ние |
1 | 2 | 3 | 4 | 6 | 7 |
Сдал:
Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял:
Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 2
Форма акта приема-передачи партии микрофильмов
АКТ
ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПАРТИИ МИКРОФИЛЬМОВ
Сдатчик______________________________________________________________________
Приемщик____________________________________________________________________
Основание____________________________________________________________________
№№ описей страхового фонда | Кол-во экз. описей | Кол-во передаваемых ед. хр. (ед. уч.) | Кол-во кадров/ метров
| Кол-во описей особо ценных документов | Кол-во технических паспортов (актов технического состояния) | Примеча-ние |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Всего: описей, ед. хр. (ед. уч.), кадров, метров (цифрами, прописью):
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Сдал:
Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял:
Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 3
Форма книги регистрации актов приема-передачи микрофильмов
Книга
регистрации актов приема-передачи МИКРОФИЛЬМОВ
№№ п/п | №№ и даты актов приема страховых копий | Наименование организации, от которой поступили страховые копии | Дата приема | Кол-во ед. хр. (ед. уч.) | Кол-во кадров/ метров
| Личная подпись, расшифровка дата |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Формат А4 (210 х 297)
Приложение 4
Описание некоторых апробированных вариантов упаковки
партий микрофильмов
В зависимости от количества пересылаемых микрофильмов и имеющихся технических возможностей лаборатории микрофильмирования для пересылки партий микрофильмов используют разные виды упаковки.
1. До недавнего времени лаборатории микрофильмирования для пересылки микрофильмов использовали контейнеры по ГОСТ 4430 "Контейнеры для коробок с кинопленками, фильмовыми материалами и магнитными лентами. Технические условия", в которых они получили от изготовителей фотопленку.
Входящие в партию коробки с рулонными микрофильмами укладываются в контейнеры типа 1 или типа 2 по ГОСТ 4430.
Коробки с микрофильмами должны быть упакованы в контейнер так, чтобы обеспечивалась их сохранность и исключалась возможность перемещения и ударов коробок с микрофильмами друг о друга, а также о стенки контейнера в процессе их транспортирования.
Качество упаковывания должно исключать проникновение влаги и пыли вовнутрь коробок, воздействие прямых солнечных лучей.
Схема размещения коробок в контейнере типа 1 приведена на рис.1. Максимально в контейнер может быть упаковано 25 коробок с микрофильмами.
При упаковке коробок с микрофильмами в контейнер типа 2 в одном контейнере может быть размещено 24 коробки. Схема размещения коробок приведена на рис.2.
Допускается вместе с микрофильмами упаковывать в контейнер по ГОСТ 4430 также технические паспорта на микрофильмы и опись микрофильмов.
Контейнеры с микрофильмами должны быть опломбированы.
Транспортная маркировка контейнеров производится по ГОСТ 14192-77 с нанесением знаков "Боится сырости", "Боится нагрева", "Не бросать".
Допускается наносить манипуляционные знаки на ярлыках, изготовленных электрографическим способом.
Рис. 1. Схема размещения коробок с микрофильмами в контейнере типа 1
по ГОСТ 4430-78
1 – коробки с микрофильмами
2 – картонные прокладки
Коробки D=100 мм и Н=40 мм укладываются в количестве 24 штук
Рис. 2. Схема размещения коробок с микрофильмами в контейнере типа 2
по ГОСТ 4430-78
2. При отправке в хранилище большой партии микрофильмов (более 100 коробок) целесообразно использовать в качестве упаковочной тары шкафы металлические, изготовленные по ГОСТ Р В 33.504-95 "СФД. Шкафы для хранения и транспортирования рулонных микрофильмов. ТУ" (см. рис. 3).
Шкафы имеют габаритные размеры 732мм х 500мм х 365мм.
Максимальная емкость такого шкафа — 144 коробки по ГОСТ В 33.502-88.
Для погрузки в автотранспорт имеются по бокам шкафа 2 ручки.
Коробки с рулонными микрофильмами размещаются на 3-х выдвижных полках и фиксируются на металлических штырях с резиновыми зажимами.
Шкаф закрывается дверцей с резиновыми уплотнениями.
Для перевода шкафа в транспортное состояние вентиляционные отверстия должны быть заглушены предусмотренными для этих целей винтами, а также опломбированы.
3. При отправке небольшой партии микрофильмов (2-10 рулонов) допускается использовать в качестве тары картонные коробки или тубусы приемлемых размеров.
При этом для предотвращения попадания влаги при транспортировании коробки с микрофильмами укладываются в полиэтиленовый пакет, затем в картонную коробку (тубус) и снова в полиэтиленовую упаковку (снаружи).
Технические паспорта на микрофильмы и опись микрофильмов могут быть упакованы в тот же пакет, что и сами микрофильмы, а могут быть упакованы в отдельный полиэтиленовый пакет.
Для визуального распознания содержимого пакета-упаковки в доступном месте укладывается ярлык (табличка), изготовленный электрографическим способом. На ярлыке может быть указано: «микрофильмы, письмо № ……от …….. 2001 года».
4. Микрофиши пересылают, уложенными каждая в отдельный конверт по ГОСТ 13.1.1507 (рис. 4). Конверты с микрофишами вкладывают в полиэтиленовый пакет, после чего пакет запаивают.
Полиэтиленовые пакеты с микрофишами укладываются в деревянный футляр типа 1 по ГОСТ 14225 (рис. 5).
Размещение коробок с микрофильмами на полке шкафа
1 - корпус
2 – полка
3 – ось
4 – коробка с микрофильмом
5 – дверца шкафа
Максимальная емкость шкафа – 144 коробки
Рис. 3. Шкаф для хранения и транспортирования рулонных микрофильмов
Рис. 4. Конверт бумажный
Рис. 5. Футляр типа 1 деревянный
