ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
федерального государственного гражданского служащего,
замещающего в …………………………….. должность федеральной государственной гражданской службы секретаря суда
I. Общие положения
1.1. Должность секретаря суда Кривошеинского районного суда в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к старшей группе должностей категории «специалисты».
1.2. Секретарь назначается и освобождается от должности приказом председателя Кривошеинского районного суда.
1.3. Секретарь суда подчиняется непосредственно председателю суда и главному специалисту районного суда.
1.4. На период временного отсутствия секретаря суда его замещает другой секретарь суда, согласно распределению обязанностей между государственными служащими аппарата районного суда.
На секретаря суда, согласно распределению обязанностей между государственными служащими аппарата районного суда, может быть возложено исполнение обязанностей главного специалиста в случае его отсутствия.
1.5. Секретарь суда в своей служебной деятельности руководствуется:
Конституцией Российской Федерации;
федеральными законами от 8 января 1998 г. № 7 – ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», 27 мая 2003 года № 58 – ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» и 27 июля 2004 г. № 79 – ФЗ «О государственной гражданской службе», иными федеральными законами;
указами Президента Российской Федерации;
постановлениями Правительства Российской Федерации;
постановлениями Верховного Суда Российской Федерации;
постановлениями Совета Судей Российской Федерации;
нормативными правовыми актами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;
положениями, инструкциями, методическими рекомендациями;
настоящим должностным регламентом.
II. Квалификационные требования
2.1. На должность секретаря суда назначается лицо с высшим образованием, соответствующим направлению деятельности.
2.2. Секретарь суда должен знать:
Конституцию Российской Федерации;
федеральные законы от 8 января 1998 г. № 7 – ФЗ «О судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», от 01.01.01 г. № 58 – ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации», от 01.01.01 г. № 79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», от 26 июня 1992 г. № 000-1 «О статусе судей в Российской Федерации», другие федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, касающиеся организационного обеспечения деятельности судов и регулирующие особенности прохождения гражданской службы;
федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации; нормативные правовые акты, регулирующие соответствующую сферу деятельности, в пределах должностных полномочий;
Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36;
Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 000;
Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000;
Правила поведения работников аппарата суда, утвержденных постановлением Совета Судей РФ от 27 апреля 2006 года № 000;
Положения об администраторе верховного суда республики, краевого, областного суда, суда города федерального значения, суда автономной области, автономного округа, районного суда, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 3 марта 2003 года № 14;
Типового должностного регламента федерального государственного гражданского служащего, замещающего должность федеральной государственной гражданской службы администратора верховного суда республики, краевого, областного суда, суда города федерального значения, суда автономной области, автономного округа, окружного (флотского) военного суда, гарнизонного военного суда;
порядок работы со служебной информацией;
основы ведения делопроизводства;
порядок служебного взаимодействия в пределах своей компетенции с органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации;
правила делового этикета;
нормы и правила охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности;
регламент внутренней организации государственного органа;
должностной регламент.
2.3. Секретарь суда должен уметь:
анализировать и обобщать информацию;
прогнозировать последствия принятых решений;
работать с законодательными и нормативными правовыми актами, применять их на практике;
разрабатывать план конкретных действий;
оперативно принимать и осуществлять принятые решения;
адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению возникших проблем;
эффективно и последовательно осуществлять взаимодействие с другими подразделениями;
эффективно и последовательно осуществлять взаимодействие с другими ведомствами и организациями;
правильно распределять рабочее время;
владеть приемами межличностных отношений (уметь внимательно слушать коллег; уметь не допускать межличностных конфликтов с коллегами и руководителями; уметь эффективно сотрудничать, идти на компромисс при решении проблем в конфликтных ситуациях; быть ответственным по отношению к людям, быть отзывчивым; быть всегда дружелюбным; помогать в работе коллегам; уметь принимать советы других коллег по работе; быть способным признать свою неправоту);
иметь навыки владения компьютерной и другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением.
2.4. Секретарь суда должен обладать следующими навыками в объеме, необходимом для исполнения своих должностных обязанностей:
работы в конкретной сфере деятельности;
составления деловых писем;
систематически повышать свою квалификацию;
соблюдать исполнительскую дисциплину;
поведение секретаря суда должно соответствовать Правилам внутреннего трудового распорядка работников Кривошеинского районного суда, общепринятым в коллективе нормам.
III. Должностные обязанности, права и ответственность
секретаря суда
3.1. Целью деятельности секретаря суда является организация оперативной регистрации, учета и хранение судебных дел, материалов в электронной базе данных районного суда, на её основе ведение форм первичного учета документов суда в соответствии с требованиями нормативно правовых документов.
3.2. Основные обязанности секретаря суда:
«3.2. Основные обязанности секретаря суда:
3.2.1.регистрация в журналах учета гражданских, уголовных, административных дел;
3.2.2. С целю обеспечения реализации доступа граждан к информации о деятельности суда, исполнения положений Федерального закона РФ -ФЗ:
ввод данных в государственную автоматизированную систему Российской Федерации «Правосудие» в разрезе подсистем программного комплекса:
ПИ «Судебное делопроизводство и статистика»
Картотека по регистрации и учету дел об административных правонарушениях в суде первой инстанции - заполнение раздела «Шаблоны».
Картотека по регистрации и учету материалов в порядке исполнения приговоров и судебного контроля - заполнение разделов «Материалы» (строки 25-26), «Шаблоны».
Картотека по регистрации и учету гражданских дел в суде первой инстанции, делам и материалам в суде апелляционной инстанции - заполнение раздела «Дело» (в апелляционной инстанции строки 6,7, 8,9,10) подраздела «Регистрация дела (материала)» (строки 2-4 в 1-ой и апелляционной инстанции), разделов «Стороны по делу» (строки 1,3 в 1-ой и апелляционной инстанции), «Движение дела» (введение информации о сдаче дела в архив, в апелляционной инстанции строки 1,4,6), «Шаблоны».
Картотека по регистрации и учету уголовных дел в суде первой инстанции, делам и материалам в суде апелляционной инстанции - заполнение раздела «Дело» (строки 5-9, 11, 30-35) подраздела «Регистрация дела» (в 1 -ой инстанции), раздела «Лица» подраздела «Сведения о лице» (строки 1-3), разделов «Движение дела» (строки 1,4,5,6), «Взысканные суммы», «Ущербы», «Шаблоны».
ПИ «Судимость»
Ввод и хранение информации о статистических карточках по судимости.
3.2.3.оформление и подготовка дел для направления в кассационную или надзорную инстанции;
3.2.4.регистрация исполнительных документов передаваемых на исполнение судебным приставом;
3.2.5.подготовка и сдача в архив законченных дел (журналы);
3.2.6.подготовка сводных описей судебных дел постоянного хранения;
3.2.7.выдача справок и документов по делам;
3.2.8.учет и хранение вещественных доказательств и личных документов осужденных;
3.2.9.учет и контроль исполнения судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов;
3.2.10.проведение в своем присутствии ознакомление граждан и других лиц с делами;
3.2.11.подготавливать и выдавать копии документов из дел по распоряжению председателя суда или судьи;
3.2.12.заполнять статистические карточки по уголовным и гражданским делам;
3.2.13.составлять оперативную отчетность о работе суда;
3.2.14.составлять статистические отчеты форм № 1, 1-АП, 2, 4 на бумажном и электронном носителях проводить их анализ и обобщение;
3.2.15.составлять основные показатели работы судей;
3.2.16.подготавливать справки на основе данных статистического учета;
3.2.17.подготавливать и сдавать в архив статистические карточки;
3.2.18.регистрировать и учитывать исполнительные документы, переданные на исполнение судебным приставам-исполнителям;
3.2.19.выписывать исполнительные документы по делам, вступившим в законную силу;
3.2.20.учитывать частные определения и контролировать ведение переписки по их исполнению;
3.2.21.контролировать соблюдение секретарями судебных заседаний правил оформления дел и сроков передачи дел в канцелярию суда после их рассмотрения;
3.2.22.учитывать явку на работу и уход с работы сотрудников аппарата суда, вести табели учета рабочего времени судей, работников аппарата суда, оформлять листки временной нетрудоспособности;
3.2.23.принимать, учитывать, хранить и выдать дела, материалы, иные архивные документы;
3.2.24.обеспечивать сохранность судебных дел и документов, создавать необходимый режим хранения, вести журналы архива суда;
3.2.25.подготавливать и оформлять дела, подлежащие сдачи в архивное учреждение для хранения;
3.2.26.передавать дела (по согласованию с архивным учреждением) в муниципальный архив, представлять график такой передачи на утверждение председателю суда;
3.2.27.отбирать судебные дела, материалы, наряды и др. документы для постоянного хранения или оформлять их для уничтожения;
3.2.28.участвовать в работе экспертной комиссии по экспертизе документов;
3.2.29.рассматривать годовые описи судебных дел и документов постоянного хранения, подлежащих передаче в муниципальный архив;
3.2.30.снимать с разрешения председателя суда копии с документов, необходимые для вручения или выписки гражданам и должностным лицам;
3.2.31.выдавать с разрешения председателя суда документы из дел и дела из архива;
3.2.32.учитывать юридическую литературу, поступающую в суд;
3.2.33.участвавать в работе комиссий, рабочих групп образуемых на основании приказов председателя районного суда для решения вопросов деятельности районного суда;
3.2.34.выполнять другую работу по поручению председателя суда, судей и согласно инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 01.01.01 г. № 36 (в редакции от 01.01.2001 г.).»
3.3. Права секретаря суда.
Основные права главного специалиста как гражданского служащего установлены статьей 14 Федерального закона от 01.01.01 г. № 79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
На основании данной статьи секретарь суда имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его должностные обязанности, права и ответственность, критерии оценки качества работы и условия продвижения по службе.
2. Знакомиться с проектами решений, принимаемыми председателем районного суда, касающимися его деятельности и выполняемых им должностных обязанностей.
3. Принимать решения и участвовать в их подготовке в соответствии с настоящим должностным регламентом.
4. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей.
5. Осуществлять взаимодействие с государственными служащими, работниками аппарата районного суда, привлекать их в случае необходимости с разрешения председателя районного суда к решению возложенных на него задач.
6. Требовать от руководства районного суда создания организационно – технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей; оказания содействия в исполнении должностных обязанностей возложенных на него; реализации прав, предусмотренных настоящим должностным регламентом.
7. Выносить на рассмотрение председателя районного суда предложения по улучшению работы канцелярии суда, своей деятельности; предлагать варианты устранения недостатков в деятельности канцелярии районного суда.
3.4.Ответственность секретаря суда.
Секретарь суда несет установленную законодательством Российской Федерации ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, за несоблюдение ограничений и запретов, связанных с гражданской службой, а также за:
действия или бездействия, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;
разглашение конфиденциальных сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;
несоблюдение требований Федерального закона «О персональных данных»;
несвоевременное выполнение заданий, приказов, распоряжений и указаний председателя суда и судей.
3.4.1. Согласно статье 15 Федерального закона от 01.01.01 г. № 79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» секретарь суда несет дисциплинарную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральным законодательством в случае исполнения им неправомерного поручения.
IV. Перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения
1. Запрос недостающих документов.
2. Информирование председателя районного суда о выявленных при исполнении служебных обязанностей нарушениях действующего законодательства и предложение способов их устранения.
V. Перечень вопросов, по которым секретарь суда участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений
1.Секретарь суда в соответствии со своей компетенцией принимает участие в подготовке:
проектов приказов, распоряжений по ведению делопроизводства и статистического учета в районном суде.
2. Секретарь суда вправе принимать участие в :
подготовке информации по вопросам, входящим в его должностные обязанности;
подготовке аналитических материалов по направлению деятельности;
подготовке докладной либо служебной записки.
VI. Порядок служебного взаимодействия секретаря суда в связи с исполнением должностных обязанностей с гражданскими служащими районного суда, управления Судебного департамента в Томской области, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями
1. Специалист суда осуществляет взаимодействие со следующими гражданскими служащими аппарата районного суда:
помощником судьи, секретарями судебного заседания, другими секретарями суда;
гражданскими служащими Томского областного суда, управления Судебного департамента в Томской области ведающими вопросами судебной статистики;
администратором районного суда.
2. Секретарь суда по поручению судьи районного суда может осуществлять взаимодействие с гражданскими служащими иных государственных органов, муниципальными служащими органов местного самоуправления, гражданами.
VII. Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности секретаря суда
7.1. В организации труда:
производительность (выполняемый объем работ);
результативность (мера достижения поставленных целей);
интенсивность труда (способность в короткие сроки выполнять определенный объем работ);
соблюдение трудовой дисциплины.
7.2. Своевременность и оперативность, то есть выполнение поручений в установленные законодательством, должностным регламентом или руководством сроки.
7.3. Качество выполняемой работы:
подготовка документов в соответствии с установленными требованиями;
полное и логичное изложение материала;
юридически грамотное составление документа;
отсутствие стилистических и грамматических ошибок.
7.4. Профессионализм:
профессиональная компетентность (знание законодательных, нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);
способность выполнять должностные функции самостоятельно, без помощи руководителя или старшего по должности;
способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;
осознание ответственности за последствия своих действий и принимаемых решений;
способность сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях.
