Правильно учитываем ГСМ

 

Как известно, у большинства предприятий частной формы собственности небольшие парки автомашин, специальных машин и механизмов. Нет у таких предприятий и собственных резервуаров для хранения топлива, в связи с чем ГСМ они приобретают на АЗС как за наличные денежные средства, так и по безналичному расчету. Вместе с тем учет операций по приобретению ГСМ имеет ряд особенностей. Автор нижеприведенной статьи предлагает вашему вниманию варианты учета топлива в зависимости от способа его приобретения.

ПРАВИЛЬНО УЧИТЫВАЕМ ГСМ

Приобретение ГСМ по талонам

Для приобретения ГСМ по талонам предприятие заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, на которых можно производить заправку, приводится в договоре. Оплатив определенное договором количество топлива соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

Если предприятие приобретает литровые талоны (на них указан вид топлива и литраж), то изменение цен, произошедшее после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете, и топливо будет отражаться по цене его приобретения.

Учет талонов на ГСМ на предприятии должен отражать информацию о талонах, имеющихся в организации и выданных водителям под отчет, о марках топлива, отпускаемого по талонам, и другие данные.

Учет талонов ведется материально ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации, которое, как правило, осуществляет получение талонов от поставщиков и отпуск их водителям. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов сдать их материально ответственному лицу для их оприходования и хранения. Получив талоны, материально ответственное лицо на основании товаросопроводительных документов поставщика составляет приходный ордер по форме М-4 согласно Инструкции о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ *, и сдает его вместе с другими приходными документами в бухгалтерию организации. В приходном ордере указываются марка бензина, серии и номера полученных талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях, исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату. Порядок его заполнения следующий:

Форма М-4п

		Коды
ООО "Астра", 11, оф. 25	Форма по ОКУД	50741
(наименование организации)	по ОКЮЛП	100111789
(наименование структурного подразделения)

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР №   3  

Таблица 1

Номер документа	Дата составления	Код вида операции	Склад	Поставщик	Корреспондир. счет	Номер сопроводительного документа	Структурное подразделение
наименование	код	счет, субсчет	код аналитического учета
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
3	13.06.2008	–	Центральный	Астотрейдинг ОДО	37	10-31	31	0759865	–
3	13.06.2008	–	Центральный	Астотрейдинг ОДО	37	10-31	32	0759865	–
Материалы	Единица измерения	Количество	Цена, руб.	Сумма, руб.	Номер паспорта	Порядковый номер карточки складского учета
наименование, сорт, размер, марка	номенклатурный номер	код	наиме-нование	по документу	принято
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Талоны на бензин АИ-92 (10) № 000–305147	142	112	л	200	200	2230	446 000		79
Талоны на ДТ (20) № 000–503659	145	112	л	820	820	1940	1 590 800		80

 

Принял	Зав. складом		Петрова
	(должность)		(подпись)		(инициалы, фамилия)
Сдал	Водитель		Тарасов
	(должность)		(подпись)		(инициалы, фамилия)

 

Справочно:	Код валюты	Курс валюты на дату оплаты, руб.

 

Материально ответственное лицо, получившее на хранение талоны, по требованию, подписанному руководителем и главным бухгалтером, выдает талоны специально назначенному работнику для выдачи водителям транспортных средств либо выдает водителям их сам. Повторная выдача талонов может производиться только после полного отчета за ранее выданные талоны. Книга учета талонов на топливо должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ. При этом на каждый вид талонов и марки топлива следует открывать отдельный раздел книги. Форма книги учета ГСМ может быть следующей:

 

ООО "Астра"   Книга учета талонов за июнь 2008 г.   Раздел книги – по бензину марки АИ-92 Вид талонов – количественные Номинал 1 талона – 10 л
Дата	№ документа	От кого получены или кому выданы	Серия и номер талонов	Остаток на начало смены, шт.	Количество талонов, шт.	Остаток на конец смены, шт.	Сдал	Принял
приход	расход
13.06.2008	3	Астотрейдинг ОДО	305128–305147	–	20	–	20
14.06.2008	5		305128–305129	20	–	4	16
15.06.2008	5		305130	16	–	2	14
Итого за месяц	20	6	14

 

Раздел книги – по ДТ   Вид талонов – количественные   Номинал 1 талона – 20 л
Дата	№ документа	От кого получены или кому выданы	Серия и номер талонов	Остаток на начало смены, шт.	Количество талонов, шт.	Остаток на конец смены, шт.	Сдал	Принял
приход	расход
13.06.2008	3	Астотрейдинг ОДО	503601–503659	–	41	–	41
14.06.2008	6		503601–503602	41	–	2	39
14.06.2008	6		503604–503607	39	–	4	35
Итого за месяц	41	6	35

 

Порядок бухгалтерского учета талонов на ГСМ зависит от того, в какой момент к покупателю переходит право собственности на ГСМ, поскольку договором может быть установлено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю либо в момент передачи талонов, либо в момент фактической заправки транспортного средства.

Если по условию договора с АЗС предусмотрен переход права собственности на ГСМ в момент оплаты, то в учете будут сделаны следующие записи:

 

Наименование хозяйственной операции	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Перечислен аванс специализированной организации	60	51	2 403 424
Отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении	10-31	60	2 036 800
Отражен НДС по полученным талонам	18	60	366 624
Принята к вычету сумма НДС по оплаченным и полученным талонам на ГСМ	68	18	366 624

 

Если же право собственности на ГСМ переходит в момент отгрузки, то до момента заправки автомобилей учет талонов ведется на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по стоимости приобретения. Аналитический учет на счете 006 должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить информацию по каждому виду талонов и местам их хранения.

Порядок отражения в учете в этом случае будет следующим:

 

Наименование хозяйственной операции	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Перечислен аванс специализированной организации	60	51	2 403 424
Поставлены на учет полученные талоны на ГСМ (в стоимостном выражении)	006		2 036 800
Талоны выданы водителям в подотчет		006	2 036 800
Отражена стоимость заправки по талонам дизтоплива в количестве 40 л по цене 1940 руб.	10-31	60	2 036 800
Отражен НДС по заправке	18	60	366 624
Принята к вычету сумма НДС (после заправки автомобиля и получения соответствующих документов)	68	18	366 624

 

Талоны на право получения топлива выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором диспетчером или лицом, уполномоченным на то руководителем предприятия, в строке "выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества топлива в баках при выезде на объект.

Согласно Положению о порядке учета, поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденному постановлением Минфина РБ , выдача талонов отражается в ведомости учета выдачи топлива, в которой за полученные талоны расписывается водитель. На каждую марку топлива ведется отдельная ведомость. Форма ведомости приведена в приложении 1 к указанному Положению. Порядок ее заполнения при выдаче талонов на дизтопливо и бензин следующий:

 

ООО "Астра", 11, оф. 25
(наименование организации)
ВЕДОМОСТЬ № 6
учета выдачи дизтоплива – ДТ
(наименование и марка ГСМ)

 

"

14

"

июня

20

08

г.

 

Код выдачи	04
Код марки	01
Табельный номер	25
	Материально ответственное лицо
	(фамилия, имя, отчество)

 

Строительные машины и механизмы	Номер путевого листа	Фамилия, имя, отчество водителя	Табельный номер водителя	Выдано	Расписка водителя в получении
модель	номер	цифрами	прописью
1	2	3	4	5	6	7	8
ЭО3326	28-58 МЮ			42	80	Восемьдесят	Кирдан

 

Всего по ведомости №	6	выдано	дизтопливо
			(наименование ГСМ)
80 литров

 

ООО "Астра", 11, оф. 25
(наименование организации)
ВЕДОМОСТЬ № 5
учета выдачи бензина АИ-92
(наименование и марка ГСМ)

 

"

14

"

июня

20

08

г.

 

Код выдачи	04
Код марки	02
Табельный номер	25
	Материально ответственное лицо
	(фамилия, имя, отчество)

 

Строительные машины и механизмы	Номер путевого листа	Фамилия, имя, отчество водителя	Табельный номер водителя	Выдано	Расписка водителя в получении
модель	номер	цифрами	прописью
1	2	3	4	5	6	7	8
Виброплита Donapac	Инв. № 78	Сменный рапорт № 000		39	20	Двадцать	Павин

 

Всего по ведомости №	5	выдано	бензин АИ-92
			(наименование ГСМ)
20 (Двадцать) литров

 

Приобретение ГСМ по электронным картам

Многоразовая пластиковая карта позволяет водителю автомобиля заправлять бензин в топливный бак в течение месяца в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя. Поставщик ежемесячно отчитывается о расходе ГСМ перед покупателем путем представления отчета о приобретенных ГСМ с детализацией по каждой карте. С 1 июня 2006 г. постановлением Минфина РБ "Об утверждении бланков отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС и Инструкции по их заполнению" (далее – Постановление № 36) введены в обращение бланки отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС и отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС для выписки с применением ПЭВМ.

В соответствии с пп. 1–3 Инструкции по заполнению отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС, утвержденной Постановлением № 36, отчет является бланком строгой отчетности и предназначен для учета отпуска нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров, оказанных услуг, оплаты проезда в пунктах взимания дорожных сборов (ПВДС) с использованием электронных карт автоматизированных систем. Отчет служит основанием для принятия к учету товарно-материальных ценностей, оказанных услуг у их получателя.

Вычет сумм НДС, указанных в отчете, производится получателем в месяце отпуска товарно-материальных ценностей, оказания услуг независимо от даты выписки отчета (при условии его получения до срока сдачи налоговой декларации по НДС за указанный отчетный период). При отсутствии отчета до даты сдачи налоговой декларации по НДС за этот налоговый период вычет НДС производится в том налоговом периоде, в котором получен отчет.

При заправке автомобилей по электронной карте топливо на АЗС отпускается по действующим розничным ценам на день заправки автомобиля.

Приобретение ГСМ по электронным картам отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

Наименование хозяйственной операции	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Перечислены денежные средства за электронную карту	60	51	23 600
Отражено приобретение электронной карты	10-91	60	20 000
Отражен НДС	18	60	3600
Принят к вычету НДС по электронной карте	68	18	3600
Отражена передача электроной карты в эксплуатацию	10-92	10-91	20 000
Списана стоимость электронной карты при передаче ее в эксплуатацию	20, 26, 44	10-92	20 000
Отражено приобретение ГСМ по электронной карте	10-31	60	2 036 800
Отражен НДС по ГСМ	18	60	366 624
Принят к вычету НДС по оплаченным и полученным ГСМ по электронной карте	68	18	366 624

 

Приобретение ГСМ за наличный расчет

На практике довольно часто ГСМ приобретается за наличный расчет на АЗС. В этом случае предприятию необходимо учитывать, что п. 4 Порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента РБ (с учетом изменений, внесенных Указом ) (далее – Порядок), предусмотрено, что все расчеты между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь осуществляются в белорусских рублях в безналичном порядке, за исключением случаев, предусмотренных в пп. 5 и 6 Порядка*.

Расчеты наличными денежными средствами согласно Порядку допускаются между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь в размере не более 50 базовых величин в месяц. При этом расчеты юридических лиц, их обособленных подразделений наличными денежными средствами осуществляются с разрешения руководителя обслуживающего банка. Водители, использовавшие личные денежные средства на приобретение ГСМ, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения, исключая день покупки, составить авансовый отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах предприятия (п. 35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ ). К авансовому отчету необходимо приложить кассовый чек, на котором должны быть разборчиво указаны наименование, цена, количество и сумма приобретенного ГСМ, а также дата продажи. Для принятия к вычету НДС кассовый чек, выданный АЗС на территории Республики Беларусь, должен содержать ставку или сумму НДС, быть заверен печатью или штампом продавца, подписью главного бухгалтера либо уполномоченного лица (кассовый чек должен содержать все необходимые реквизиты и выполнять функцию первичного учетного документа)**.

При оплате наличными денежными средствами составляются следующие бухгалтерские записи:

 

Наименование хозяйственной операции	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Получены в банке наличные денежные средства на хозяйственные нужды	50	51	91 570
Выданы в подотчет водителю денежные средства	71	50	91 570
На основании авансового отчета оприходовано 40 л дизтоплива	10-32	71	77 600
Отражен НДС, предъявленный продавцом	18	71	13 968
Принят к вычету НДС	68	18	13 968

Тамара Ветрова, аудитор

 

__________________________

* Согласно п. 5.2-1 Порядка расчеты наличными денежными средствами допускаются юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, осуществляющими международные автомобильные перевозки грузов, в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц, только за топливо и услуги, связанные с этими перевозками, по перечню, определяемому Советом Министров РБ, – в порядке, установленном Нацбанком. (Прим. ред.)

** Требования к оформлению первичных документов для правомерности осуществления вычета НДС см.: Гл. бухгалтер. – 2008. – № 22. – С. 76–77. (Прим. ред.)