Методика подготовки и проведения служебных совещаний

Методика подготовки и проведения служебных совещаний

, подполковник, кандидат психологических наук, старший преподаватель кафедры культуры и искусства Военного университета

В повседневной деятельности командиров (начальников) одной из устоявшихся форм работы с подчиненными являются служебные совещания. Они настолько органично вошли в служебную деятельность руководителей и стали своеобразной привычкой начала дня или его окончания, что порой складывается впечатление о том, что вряд ли по их подготовке и проведению можно сказать что-то новое. Однако это не так. И тому есть свои причины.

Причина первая. Далеко не каждый командир целенаправленно обучался тому, как проводить подобные мероприятия, и поэтому единственными ориентирами в осуществлении руководства совещательным процессом являются его опыт и интуиция. Не подвергая сомнению значимость этих ориентиров, необходимо заметить, что теоретические основы совещательного процесса все больше и больше привлекают внимание руководителей, так как они дают пищу для размышлений и учат тому, что и как делать на служебном совещании.

Причина вторая. Любое совещание, как правило, имеет цель найти определенное, единственно правильное решение в какой-либо возникшей ситуации. И здесь нелишне вспомнить знаменитые слова Геродота: «чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются». Это предполагает, по меньшей мере, обмен мнениями в ходе совещания и их учет в принятии окончательного решения. В этой связи следует отметить, что даже само слово «совещание» происходит от слова «совет», «советоваться». В практике военного руководства под совещанием очень часто подразумевается простая постановка задач, а само совещание есть не что иное, как монолог командира, и ни о какой совещательности речь, естественно, не идет. К сожалению, совещанием сегодня называют самые разные формы работы начальников с подчиненными, что, конечно же, не соответствует основному значению слова «совещание».

Настоящая статья, не претендуя на исчерпывающее руководство по подготовке и проведению служебных совещаний, имеет своей целью систематизацию основных сведений о методике данной формы работы и выработку определенных рекомендаций по оптимизации и повышению эффективности подготовки и проведения служебных совещаний.

Итак, под служебным совещанием в самом общем плане понимается форма взаимодействия людей, при которой в процессе обмена мнениями, взглядами вырабатывается единая точка зрения (алгоритм решения задачи) по тому или иному вопросу.

В организации служебных совещаний основными составляющими выступают цель, тема, повестка совещания, время и длительность его проведения, количество участников и организация пространственной среды.

Цель совещания — это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Она может быть описана такими словами, как «разработать», «разрешить», «составить предложения», «выработать алгоритм решения» и т. д.

Тема совещания — это предмет обсуждения. Чем более точно и в правильном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным должностным лицам в рабочем порядке и которые требуют коллективного осмысления. Примером подобного рода тем являются следующие: «Порядок проведения юбилейного годового праздника воинской части», «Основные мероприятия по чествованию лучших специалистов» и т. д.

Повестка совещания — это, как правило, письменный документ, содержащий следующую информацию:

— тема совещания;

— цель совещания;

— перечень обсуждаемых вопросов;

— время начала и окончания совещания;

— место, где оно будет проходить;

— фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;

— время, отведенное на каждый вопрос.

Повестка заранее составляется руководителем совещания и в части касающейся доводится до предполагаемых членов служебного совещания.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда участники совещания превентивно не информированы, на совещаниях высказываются не до конца продуманные мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не всегда способствует принятию эффективного решения.

Время проведения. Целесообразно проводить служебные совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Часто проводимые внеплановые совещания выбивают людей из рабочего ритма, снижают их эффективность, вносят сумятицу в заранее спланированные военнослужащими мероприятия. Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует.

Длительность совещания зависит от сложности и масштабности проблемы. В любом случае совещание не должно проходить более полутора-двух часов (после двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос). Но чаще руководители ограничивают совещание 30 минутами, тем более тогда, когда нужно обсудить всего 1—2 вопроса.

Число участников. Определяется спецификой обсуждаемой проблемы.

Оптимальное число участников совместных обсуждений 6—7 человек. Командирам (начальникам) очень важно избавиться от стереотипа прошлых лет и приглашать на совещание по любому вопросу не всех командиров (начальников), руководителей служб и т. д., а лишь тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решать вопросы. Кроме того, следует разрешить уходить с совещания тем военнослужащим, чей вопрос уже обсужден, либо разрешить им приходить не на все совещание, а согласно регламенту на момент обсуждения конкретной проблемы.

Организация пространственной среды. Пространственная среда определяется конкретными возможностями служебных помещений, находящихся в ведении тех или иных должностных лиц. Вместе с тем целесообразно во время совещания рассаживать его участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Рекомендуется, чтобы участники сидели за большим столом (круглым или прямоугольным) и имели возможность делать какие-либо записи.

До начала совещания должностное лицо, организующее данное мероприятие, должно задать самому себе несколько вопросов и, утвердительно ответив на каждый из них, начать совещание. Вот эти вопросы:

1. Требуется ли вообще проводить совещание?

2. Какая есть возможность заменить совещание?

3. Должен ли я лично принимать в нем участие?

4. Чего я должен достичь этим совещанием?

5. Что сделано, чтобы сократить число участников до минимума?

6. Все ли участники совещания заблаговременно оповещены?

7. Удобно ли выбрано время или следует перенести совещание?

8. Соответствует ли помещение проведению совещания?

9. Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы?

Процесс ведения служебного совещания основан на соблюдении определенных правил. Эти правила можно адресовать как руководителю, проводящему совещание, так и участникам этого мероприятия.

Правила для руководителя в самом общем виде сводятся к следующему:

— начать вовремя;

— сообщить о регламенте совместной работы;

— согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

— предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса, например: эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщения по поводу и т. п.;

— жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;

— регулировать направленность и деловитость выступлений; для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;

— если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личности, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчетов, недостатков;

— не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов; — не высказывать первым (если вы руководите совещанием) свою точку зрения;

— не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;

— не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;

— задавать основные вопросы и дополнительные по ходу ответов на них;

— высказывать одобрение тем участникам совещания, которые вносят конструктивные предложения;

— побуждать возникновение альтернативных точек зрения;

— не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;

— подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

— завершить совещание точно в назначенное время.

Правила для участников служебного совещания сводятся к следующим положениям:

— не опаздывать на служебные совещания, приходить заблаговременно, т. е. за 5—10 минут до начала мероприятия;

— всегда иметь при себе тетрадь для записей и пишущие принадлежности;

— быть внимательным в ходе совещания, корректным к высказываниям других людей, терпеливым к инакомыслию;

— в высказываниях быть конкретным, ясно излагать свои мысли, отвечать за свои ошибки, выдвигать новые идеи, отстаивать личную точку зрения;

— правильно задавать вопросы; типы вопросов, которые часто используются в ходе диалога, приведены в приложении.

Итогом любого служебного совещания должны стать определенные решения, которые, в свою очередь, обязательно должны выполняться. Эти решения чаще всего воплощаются в различные указания, распоряжения, приказания или приказы и могут существовать как в устной, так и в письменной форме. В любом случае руководитель (начальник) не просто должен контролировать ход и выполнение принятых решений, но в первую очередь создавать необходимые условия для реализации намеченных в ходе служебного совещания мероприятий.

Приложение

Типы вопросов, используемых в ходе проведения служебных совещаний

Тип вопроса Примеры задаваемых вопросов Комментарии На выяснение, уточнение (что и как я услышал) Уточните, пожалуйста… Правильно ли я вас услышал? Повторите, пожалуйста... Что вы имеете в виду? Извините, но я не совсем понял это… Простите, но как это... Не могли ли бы вы объяснить это подробнее? Что из этого следует? Вы хотите этим сказать, что... Тогда объясните это более подробно. При ответе говорящий уточняет, повторяет или подтверждает правильность сказанного На развитие (получение новой, дополнительной информации) Что? Где? Как? Когда? Почему? Какой? Зачем? и т. п. Не могли бы вы сообщить дополнительно, прокомментировать, разъяснить более подробно… Комментарий, то есть разъяснение, объяснение, новая информация На отношение (к кому-нибудь или чему-нибудь) Как вы относитесь к..? Что вы думаете о...? Как, по вашему мнению...? Мнение, Суждение На понимание (Что и как я понял) 1. Перефразирование Другими словами, вы считаете... Если я вас правильно понял, то... Вы поправьте меня, если я ошибусь, но... Вы думаете, что... Как я понял вас, из этого следует, что... Вы говорите, что... Если я не ошибаюсь, то этим вы хотите сказать, что... Пересказ мыслей оппонента своими словами 2. Полное повторение тезиса партнера 3. Резюмирование Итак... Если подвести итог сказанному вами, то... Насколько я понял, ваша основная идея заключается в том, что... Таким образом, Вы считаете... Итак, Вы предлагаете... Если теперь подытожить сказанное вами, то... Если подвести итог сказанному, то... То, что вы сказали, может означать... Итак, вы считаете, что... Обобщая то, что вы сказали... Сказанное вами, если я вас правильно понял, может означать следующее... Ваша основная идея, как я понял, состоит в том, что...