ТОМСКИЙ АРХИВИСТ
Итоги 2015 года
В 2015 году архивисты Томской области активно участвовали в жизни архивной отрасли.
С 25 по 26 июня 2015 года в Республике Тыва состоялось заседание Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского Федерального округа. В заседании приняла участие директор ОГКУ ГАТО .
22 сентября 2015 года в г. Ярославле состоялось заседание Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. Совет был посвящен десятилетию принятия Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В работе Совета приняла участие председатель комитета по делам архивов .
По приглашению Государственного архива города Астаны Республики Казахстан 27 ноября 2015 г. главный археограф отдела использования и публикации документов ОГКУ «Государственный архив Томской области» Т. В. Шульга приняла участие в работе научно-практической конференции на тему «История страны Великой степи в архивах», посвящённой 20-летию со дня образования Государственного архива г. Астаны. Конференция проводилась в зале заседаний Государственного архива г. Астаны. Среди участников конференции были учёные и преподаватели Евразийского национального университета им. Л. Н. Гумилёва, директора Государственных архивов Северо-Казахстанской, Карагандинской, Акмолинской областей, специалисты Департамента архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан, Управления культуры, архивов и документации г. Астаны, сотрудник Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан Российской Федерации.
Т. В. Шульга выступила с докладом «Обзор документов фондов Государственного архива Томской области по истории столицы Республики Казахстан». Доклад вызвал интерес участников конференции. Представители Северо-Казахстанской, Карагандинской, Акмолинской областей заинтересовались наличием в ГАТО документов по истории регионов Казахстана.
Участники конференции обсуждали вопросы развития архивного дела, проблемы сохранения архивных источников и их популяризации. В числе рекомендаций по итогам конференции отмечена необходимость активной деятельности по укреплению и развитию межархивного сотрудничества, в том числе с зарубежными архивными учреждениями.
08-09 декабря 2015 года в г. Барнауле состоялась межрегиональная историко-архивная конференция «IX Гуляевские чтения: архивы в контексте истории», посвященная 250-летию Государственного архива Алтайского края и 95-летию органа управления архивным делом на Алтае.
В конференции приняли участие председатель комитета по делам архивов Департамента по культуре и туризму Томской области , ведущий специалист того же комитета , научный сотрудник отдела научно-справочного аппарата ОГКУ «Государственный архив Томской области» .
выступила с докладом «Чем дополнить образовательные программы подготовки архивистов?», посвященном проблеме подготовки «специализированных архивистов». выступила с докладом «Реконструкция православного ландшафта таёжной Сибири по материалам фонда Томской духовной консистории». В целом тематика конференции была определена юбилейными датами органа управления архивным делом на Алтае и краевого архива.
10-11декабря 2015 года директор ГАТО и начальник отдела и публикации документов ГАТО приняли участие в международной научной конференции «Отечественная и зарубежная архивоведческая мысль в XVIII-XXI вв.: состояние и перспективы», организованной Министерством образования и науки Российской Федерации, Историко-архивным институтом РГГУ и Российским обществом историков-архивистов и проводившейся в г. Москве.
Выступавшие представляли архивные учреждения различных уровней, от федерального до муниципального. Большинство прозвучавших в первый день конференции сообщений тем или иным образом затрагивали проблематику взаимоотношений архивов и общества, в том числе оба томских доклада, прозвучавших на пленарном заседании: «Роль региональных и муниципальных архивов в коммуникативном пространстве местных сообществ» и «Современный архив как инструмент координации информационных потоков: реальность и перспективы» . Хотя в ходе пленарного заседания из-за большого количества сообщений дискуссия как таковая организована не была, в полифонии выступлений отчетливо вырисовывались сходные проблемы, стоящие перед архивами, и ответы на поставленные в первых выступлениях вопросы порой звучали уже из следующих докладов. В частности, те формы работ, которые в настоящее время только апробируются в других регионах (например, «Ночь в архиве»), в Томской области были использованы уже в 2012 году, и по результатам сделаны определенные выводы, которыми наши архивисты и поделились с коллегами в ходе докладов.
Второй день конференции был посвящен работе секций, и тематика одной из них, «Отечественные и зарубежные архивы и архивоведческая мысль на современном этапе», полностью соответствовала докладам и , что и обусловило их участие в обсуждениях. Следует отметить, что общий уровень секционных докладов не уступал пленарному, хотя авторы сообщений формально были менее «титулованными», чем их коллеги. В теплой рабочей атмосфере нашлось время и для детального обсуждения сообщений, и для анализа некоторых тезисов, прозвучавших в предыдущий день. Для представителей Томска настоящим приятным сюрпризом стала история, упомянутая коллегой из муниципального архива (архивного отдела Администрации городского округа Бронницы МО): как оказалось, в подмосковном городе Бронницы бытует знакомая каждому интересующемуся историей томичу легенда о купцах-взяткодателях, которые якобы лишили родной город железной дороги. Как и в случае с томской легендой, факты свидетельствуют о совершенно противоположных устремлениях прогрессивного купечества и о роковой роли неблагоприятного геологического рельефа. По результатам конференции планируется публикация докладов.
В 2015 году заслуги томских архивистов были отмечены наградами:
Начальник отдела использования и публикации документов стала победителем конкурса «Лучший архивист России 2015/16», в номинации лучший специалист в области использования документов.
Начальник отдела ведомственных архивов и делопроизводства ОГКУ ГАТО награждена юбилейной медалью «150 лет основания института судебных приставов»
По итогам проверок качества номенклатур и описей дел, представляемых на рассмотрение ЭПК…
В последнее время качество документов, поступающих на рассмотрение ЭПК Департамента по культуре и туризму Томской области, повысилось. Выявление ошибок в присланном на рассмотрение ЭПК документе говорит чаще всего о том, что документ не был проверен специалистом архива(архивного отдела) перед отправкой.
Назовем наиболее часто встречающиеся ошибки.
При проверке номенклатур дел:
1.Неправильно указаны статьи и сроки хранения документов.
2.Отсутствуют примечания к статьям.
3.Нарушена систематизация дел в разделах номенклатуры дел.
4.Не расшифровывается состав документов (например, документы по проведению какого-либо мероприятия, при этом состав документов не указывается).
5.Не указывается вид документа в заголовке (например, «Огнетушители», «отчетность», «охрана труда»).
6.Указаны статьи по старому перечню (иногда по старому и по новому одновременно).
7.Неполный состав документов (например, не включены планы, отчеты, журналы регистрации; новые документы – ведомственные целевые программы, госзадания, мониторинги о их выполнении). Т. е не проводится сверка номенклатуры с фактическими документами, образующимися в отделах.
8.Отсутствует указание на копийность документов. Иногда в заголовке стоит уточнение «копия», а срок хранения как у подлинного документа.
9.Не расшифровываются сокращения.
10. Не применяются на практике примерные номенклатуры дел, разработанные комитетом по делам архивов.
11.Не включены в номенклатуры дел обслуживающие структурные подразделения: материально-технический отдел, профком.
При проверке описей дел:
1.На титульном листе указаны все переименования с момента образования организации, хотя необходимо - только за период, за который документы включены в опись.
2.То же замечание и по предисловию. Кроме того, отсутствуют ссылки на нормативно-правовые акты, послужившие основой для переименования.
3.Часто на титульном листе указывают неполные даты – только год. Ошибки в определении крайних дат. Нет объяснений в предисловии, почему расширены хронологические рамки описи.
4.В предисловии неправильно указан признак систематизации дел в описи.
5.Неполный состав документов в описи. (например, не включены личные карточки формы Т-2, отчеты и даже приказы). Т. е. при проведении отбора документов на архивное хранение состав документов не сверяется с номенклатурой дел.
6.Часто неправильно указано количество дел в итоговой записи.
7.В предисловии не указано какую опись продолжает данная опись, не указан состав документов, признак систематизации дел.
Ведущий специалист
В 2015 году отметил свой юбилей Верхнекетский архив
История архива
Государственный архив Верхнекетского района /Верхнекетский райгосахив/ образован решением исполкома Нарымского окружного Совета депутатов трудящихся Новосибирской области от 4 мая 1940 года № 000 «Об организации архивов в районах: Парбигском, Молчановском, Верхнекетском, Васюганском и Пудинском».
Первым на должность заведующего архивом на основании приказа по Верхнекетскому райисполкому Нарымского округа Новосибирской области от 01.01.01г №28 был назначен Делицин Андриян Афанасьевич, приступивший к работе с 14 мая 1940г. Архив располагался в неотапливаемой комнате, площадью 15 кв. м., находивщейся в помещении районного отдела милиции.
Наладить работу архива в 40-е годы из-за частой сменяемости кадров долго не удавалось. Связано это было с тем, что в связи с нехваткой грамотных людей на работу принимались случайные, необученные люди. Прием документов производился в хаотичном порядке, описи дел не велись, дела не прошивались, обложками дел служили обои и газеты.
Большую работу по упорядочению документов, формированию фондов провела , руководившая архивом с октября 1954г по июнь 1959г. К концу 1955 года образовано 19 фондов, на хранении находилось 1869 дел за 1939-1949гг. Постепенно хранилище архива перестало вмещать увеличивающееся с каждым годом количество документов, и в 1959 году архиву выделено помещение в здании Верхнекетского райисполкома – кабинет и хранилище, площадью 30 кв. м.
В 1964 году начала свою работу в районном архиве . За 10 лет трудовой деятельности она провела большую работу по комплектованию архива документами постоянного срока хранения, приняла на государственное хранение более 3 тысяч дел.
В конце 80-х заведующей архивом была назначена , которая проводила большую работу по использованию и пропаганде архивных документов. На страницах районной газеты «Заря Севера» публиковались обстоятельные статьи по истории района, написанные на основе архивных источников. В 1997 году выпустила сборник документов и материалов по истории Верхнекетского района с 1917 по 1993гг «Верхнекетье – край родной».
В марте 1993 года в состав архивного отдела была введена вторая штатная единица – специалиста по работе с документами по личному составу. На эту должность была назначена , которая проработала в архиве 12 лет, приняла документы 79 ликвидированных предприятий, что позволило большому количеству людей получить архивные справки с необходимыми подтверждениями для оформления и перерасчета пенсий.
Очередной переезд Верхнекетский архив пережил в 2000 году. Руководила в то время архивным отделом Елена Дмитриевна Сиденко. На ее плечи легла реконструкция здания бывшего магазина Верхнекетского коопзверпромхоза, переезд и размещение архива. Сегодня документы хранятся за надежными каменными стенами, которые обеспечивают длительную сохранность документов.
В связи с реформой системы органов местного самоуправления на основании распоряжения Главы Администрации Верхнекетского района от 31 октября 2005 года архивный отдел администрации района с 1 января 2006 года был реорганизован. Сотрудники архива получили статус специалистов управления делами.
Архив сегодня
В настоящее время в Верхнекетском архиве работает слаженный коллектив из 4-х человек:
- Елена Борисовна Насонова, главный специалист архива, отвечает за хранение документов постоянного срока хранения, выполняет тематические и генеалогические запросы;
-Оксана Алексеевна Герасимович, заведующая архивом по личному составу, проводит работу с кадровыми документами ликвидированных организаций, выполняет социально-правовые запросы;
-Елена Викторовна Ворошилова, делопроизводитель, занимается регистрацией документов, выполняет социально-правовые запросы;
-Наталья Петровна Матвеева, работник, отвечающий за чистоту и уют в здании архива. На сегодняшний день выполняет функции делопроизводителя.
За 75 лет в фондах архива отложились тысячи дел, сосредоточившие в себе интересные факты, цифры, свидетельствующие о славной, трудной, порой трагической в своих проявлениях истории Верхнекетского района. По состоянию на 1 января 2015 года на хранении в муниципальном архиве администрации Верхнекетского района находилось 35045 единиц хранения, в том числе документов постоянного срока хранения - 17722 , по личному составу - 17323 дел.
Основные задачи Верхнекетского архива на современном этапе: хранение и комплектование архивных фондов, выполнение социально-правовых, тематических и генеалогических запросов, продолжение работы по заполнению базы данных «Архивный фонд» документов постоянного срока хранения и по личному составу, проведение оцифровки архивных документов.
Для успешного выполнения архивом этих и других задач проводится слаженная работа муниципального архива, архивных и делопроизводственных служб организаций. Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников муниципального архива с организациями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Качественное комплектование муниципального архива напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.
Мы тесно сотрудничаем с руководителями и ответственными за делопроизводство и архив организаций. Одной из мер по стимулированию архивной деятельности организаций является поощрение работников, ответственных за ведомственный архив организации. Так 11 марта 2013 года в Администрации Верхнекетского района было проведено торжественное мероприятие, посвященное Дню архивного работника, на которое были приглашены ответственные за ведение ведомственных архивов организаций-источников комплектования Верхнекетского архива. Сотрудники муниципального архива познакомили приглашенных с историей праздника, рассказали о работе архива. За качественную работу по обеспечению условий хранения архивных документов в ведомственных архивах 9 человек получили благодарственные письма от Главы Верхнекетского района.
Еще одним важным направлением деятельности Верхнекетского архива является использование информации, содержащейся в архивных документах. Информирование о хранящихся в архивах документах, отражающих материальную и духовную жизнь нашего района, служит удовлетворению информационных потребностей граждан.
Одной из основных и наиболее распространенных форм использования архивных документов является экспозиционно-выставочная деятельность. Несмотря на то, что архив не имеет выставочных площадей и специального оборудования, сотрудники архива находят возможность оформлять выставки к памятным датам, профессиональным праздникам, экспонируя документы в помещении архива.
15 сентября 2009 года в читальном зале центральной районной библиотеки Верхнекетского района, в рамках областного конкурса выставок документов среди муниципальных архивов (архивных отделов) Томской области, посвященных Году молодежи, объявленного Архивным управлением Томской области, проводилась выставка «Молодость спортивная моя». Это был совместный проект муниципального архива, отдела по молодежной политики, физической культуры и спорту Администрации Верхнекетского района и Муниципального учреждения «Культура». По итогам конкурса муниципальному архиву Верхнекетского района за подготовку выставки присуждено второе место.
23 января 2015 года Верхнекетский архив посетили сотрудники Регионального центра немецкого языка и культуры Томского Политихнического университета Михаэль Зейфарт, лектор Германской службы академических обменов (DAAD), Марион Швенне, ассистент Центра немецкого языка и Беттина Лидзба, ассистент DAAD. В наш район они приехали для участия в международном сетевом проекте учителей немецкого языка «Немецкий идет к Вам!», который проходил на базе МБОУ «БСШ№1». Для немецких друзей была проведена обзорная экскурсия по архиву, сотрудники архива сделали подборку архивных документов, отражающих историю нашего района. Особый интерес вызвали документы военных лет, написанные на газетах и обоях. Гости из Германии оставили запись в книге отзывов Верхнекетского архива. Сотрудники архива получили благодарственное письмо от Регионального 
центра немецкого языка и культуры Томского политехнического университета.
В целях повышения престижа профессии архивиста, качества предоставляемых услуг на территории Томской области с 2008 года ежегодно проводится профессиональный конкурс «Архивист года». В 2014 году муниципальный архив Верхнекетского района принял участие в конкурсе «Лучший архивист года Томской области-2014». 10 декабря 2014 года на заседании конкурсной комиссии третье место было присуждено главному специалисту Верхнекетского архива.
Основное назначение архива на протяжении его существования – служить людям. Приоритеты архивного дела неизменны – тщательно собрать, бережно сохранить и эффективно использовать архивные документы. У коллектива Верхнекетского архива есть все основания в год 75-летия архива с удовлетворением подводить итоги достигнутого и с уверенностью смотреть в будущее.
В 2015 году отметили свой юбилей
, архивист 1 категории отдела комплектования и экспертизы ценности документов;
, ведущий архивист отдела использования и публикации документов,
, архивист 1 категории отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов
, начальник отдела материально-технического снабжения, эксплуатации и обслуживания зданий
, начальник отдела научно-справочного аппарата
, заведующий сектором программирования
, научный сотрудник отдела комплектования и экспертизы ценности документов
, заместитель директора по основной деятельности,
