Д. Ю. ПОЛЯКОВ (1994), С. А. МУХИН (1983)
( «ЦНИИ «Электроприбор», С.-Петербург).
Планирование работ подразделений организации при осуществлении научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности
Рассматриваются перспективы и реализации работы системы планирование работ в информационном пространстве предприятия.
Введение
Актуальность совершенствования традиционной системы взаимодействия подразделений предприятия обуславливается необходимостью эффективной управленческой деятельности, ускорением взаимодействия в организации, уменьшением трудоемкости и обработки. Система планирования работ подразделений должна повысить эффективность управления за счет образования единого планового электронного документа с высокой степенью контроля над выполнением и отслеживанием распределения финансирования работ.
Планирование работ подразделений организации при осуществлении научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности включает в себя множество задач связанных с реализацией сроков, объемов финансирования, распределения трудовых нагрузок, контроля над степенью выполнения работ и скоро решения возможных проблем.
В настоящей работе рассматриваются перспективы внедрения системы планирование работ подразделений организации при осуществлении научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности построенное на основе системы управления жизненным циклом изделий «Windchill» и корпоративной информационной системы Галактика. Данная система планирования реализована в системе жизненным циклом изделий «Windchill» в виде её объекта под названием унифицированное электронное задание (УЭЗ).
Унифицированные электронные задания в организации
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. Наличие системы планирования и бюджетирования финансовой деятельности является нормой для любой компании в развитых странах мира, и в последние годы уже становится нормой в России. Актуальность выбранной темы определяется тем, что планирование становится все более значительным для российских предприятий, которые вступают в жесткую конкуренцию, как между собой, так и с иностранными корпорациями.
Реализации унифицированных электронных заданий предшествовали сложившаяся система взаимодействия подразделений на предприятии. Существование оперативных графиков работ и технических заданий на бумажных носителях приводило к трудностям взаимодействия в случаях корректировки заданий и смещений сроков выполнения работ. Бумажные носители являются ненадежными, так как могут быть утеряны. Служебные и докладные записки в электронной и бумажной формах служат плохим отражением оперативного взаимодействия подразделений. Акты закрытия работ в электронной форме не всегда определяют реальное состояние дел с документами на бумажных носителях. Часто сложившаяся система не могла решить проблемы взаимодействия подразделений производства и приводила к срывам сроков реализации позиций в оперативных графиках. Что могло привести к большим финансовым потерям. Такое положение дел требовало существенного изменения взаимодействия и контроля структурных подразделений предприятия. В решении подобных проблем хорошо зарекомендовали себя электронные системы.
Целью создания УЭЗ является повышение эффективности системы управления организацией и создание единого информационного пространства по формированию, учету, обработке и контролю выполнения работ в подразделениях.
Система управления жизненным циклом изделий «Windchill» позволяет реализовать УЭЗ в виде объекта системы. Данное решение позволяет не переобучать персонал работе в новой системе, а лишь ознакомиться с новыми возможностями в уже существующей системе.
Внедрение планирование научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в систему информационного пространства подразумевает реализацию планов и графиков работ в электронном виде, организацию системы согласования графиков работ, реализацию докладных и служебных записок на включение в план, реализацию заявок в производство, формирование системы контроля обращения заданий, реализацию автоматизированной функции формирования печатных форм документов.
Внедрив планирование научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в систему информационного пространства, важно четко определить контроль, функциональную возможность взаимодействия и распределения трудовых нагрузок на подразделения. Такой подход позволит выстроить хорошо организованную цепочку взаимодействующих подразделений, что повысит организационную составляющую всего предприятия.
Ответственное лицо за оформлением и контролем исполнения унифицированных электронных заданий является менеджером проекта. Такой сотрудник является темодержателем поставленного им графика работ. Менеджер проекта в любой момент может, как отследить степень выполнения работ, так и изменить сроки выполнения работ или объем финансирования поставленной задачи. Менеджер проекта так же через УЭЗ может составить план-отчет подразделения. Такой документ отражает в себе всю производственную и финансовую нагрузку на подразделение.
Внедрение унифицированных электронных заданий
Процесс внедрения системы планирования научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности в уже существующую систему управления жизненным циклом изделий «Windchill» по своей сути является работой для группы опытных программистов, хорошо знакомых с этой системой. Однако эти люди исполняют лишь реализацию идеи УЭЗ. Сам этап планирования такой системы результат рабочей группы состоящих из финансовых руководителей предприятия, руководства производства и представителей информационной технологической службы.
Внедрения системы планирования проходит поэтапно. На первом этапе проходит процесс планирования системы УЭЗ с учетом всех особенностей предприятия. На втором этапе группа программистов реализует в системе управления жизненным циклом изделий «Windchill» выработанную на первом этапе систему УЭЗ. Третий этап подразумевает под собой выпуск приказа предприятия об организации и обучения сотрудников работе с УЭЗ. Четвертый этап - переход подразделений на систему УЭЗ, включающую оформление всех новых заданий подразделения (за исключением заявок на проведение и изготовление изделий в производстве) и оформление планов подразделений. А также оказание полной технической и консультативной поддержки процесса оформления, согласования и контроля выдачи заданий в подразделения, учет замечаний и предложений.
Конечным результатом планирования является ожидаемый экономический эффект, определяющий в общем виде степень достижения заданных плановых показателей, социально-экономических и других целей. Сравнение планируемого и фактического эффекта является основанием для оценки достигнутых конечных результатов, но и степени научной разработанности применяемых методов планирования на предприятии.
Преимущества электронной системы планирования
В условиях современной экономической ситуации все больше предприятий сталкивается с необходимостью внедрения системы планирования опытно-конструкторских и научно-исследовательских работ в электронном виде с целью повышения эффективности ведения бизнеса. Электронные технические задания и графики работ имеют ряд преимуществ перед бумажным способом ведения делопроизводства, а именно:
- удобство хранения;
- хорошая структурированность информации;
- повышение уровня безопасности. Сокращается вероятность доступа посторонних лиц к внутрикорпоративной документации, повышается сохранность документов за счет большей надежности носителя;
- усиление контроля за эффективностью работы подразделений со стороны руководства, автоматизация систем менеджмента качества;
- оптимизация процесса управления документооборотом и, следовательно, более эффективное управление предприятием в целом;
- оптимизация процесса управления документооборотом и, следовательно, более эффективное управление предприятием в целом;
- усиление контроля над распределением финансирования работ подразделений со стороны финансовых подразделений предприятия;
- объединение работы территориально удаленных подразделений организации, участвующих в бизнес-процессах;
- принятие оптимальных управленческих решений руководством компании на основе анализа единой и структурированной информации по документообороту и бизнес-процессам компании;
- сокращение сроков создания и обработки документов;
- сохранение окружающей среды.
Планирование внутрипроизводственной деятельности является на предприятии важной функцией управления производством. Общие функции управления непосредственно относятся к плановой деятельности предприятий, а они в свою очередь служат их основой. Это обоснование цели, формирование стратегии, планирование работы, проектирование операций, организация процессов планирования, координация планов, мотивация плановой деятельности, контроль планов, оценка результатов, изменение планов и т. п.
Заключение
Внедрение унифицированных электронных заданий для планирования работ приводит к качественно новым изменениям на всех уровнях, позволяет повысить прозрачность выполнения поставленных задач графиков работ, контроля сроков выполнения и их финансирования, распределение трудовых нагрузок на подразделения.
Опираясь на современные тенденции развития организаций и сложности внутреннего взаимодействия всех подразделений, авторы доклада рассмотрели перспективы электронной системы планирования работ, принцип интеграции и автоматизации системы, выявили возможные риски и реализовали унифицированные электронные задания в виде объекта системы управления жизненным циклом изделий «Windchill» на предприятии.
