Порядок работы с входящей корреспонденцией

Порядок работы с входящей корреспонденцией

Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем (заместителями) после её регистрации в журнале.

журнал регистрации входящей корреспонденции

Входящий номер и дата поступления	Откуда поступил документ	Номер поступившего документа	Краткое содержание	Количество листов	Кому направлен на исполнение и резолюция	Расписка и дата	Номер дела	Примечание (отметка об исполнении и т. п.)
За получение	За возврат в дело

В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия, учреждения, организации и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая первой обозначена в адресате.

На всех поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции.

Нумерация документов (начиная с № 1) ведётся в пределах календарного года.

Документация статистического и информационного характера, получаемая от цехкомов (профбюро), профгрупп и комиссий профкома, может не регистрироваться.

Письменные и устные предложения, заявления и жалобы трудящихся регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: Вх. (Денисов).

Регистрация и отправка исходящих документов

Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

журнала регистрации исходящей корреспонденции

Исходящий номер	Дата	Куда и кому адресован документ	Краткое содержание документа	Номер исполненного документа	Номер дела, в которое подшит документ	Примечание (ответ получен, дата и т. п.)

На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу.

Ответы на предложения, заявления и жалобы трудящихся имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении ().

Протоколы и постановления отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.

Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.

К документам, направляемым в комиссии профсоюзного комитета, цехкомы, профбюро в профгруппы, необходимо составлять разнарядку на рассылку с указанием количества экземпляров.

Копии документов, оставшиеся в делах, должны быть заверены лицом, ответственным за ведение делопроизводства или подписаны председателем профсоюзного комитета.

Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзного комитета.