Инструкция по заполнению
Файла – шаблона для премий и наград
Контакты
(гор.) +375 17 284 06 58
(мтс) +375 29 771 0808ва Елена Евгнеьевна 63
(гор.) +375 17 294 90 80
(мтс) +375 29 770 43 72
1 ОБЩИЕ ФУНКЦИИ ПОДСИСТЕМЫ
Подсистема «Премии, награды» предназначена для мониторинга:
- наград, полученных на международных мероприятиях (медали, дипломы и др.) организациями и сотрудниками НАН Беларуси;
- международных и зарубежных премий организациям и сотрудникамНАН Беларуси за научные достижения.
Подсистема содержит средства:
- просмотра существующих премий и наград по категориям;
- ввода новых и редактирования существующих премий и наград;
- автоматического получения и обработки файлов с премиями и наградами, заполненных в соответствии с шаблонами.
Уважаемые пользователи системы, данная инструкция поможет исключить ошибки в процессе заполнения информационного файла (далее файл). Пожалуйста, прочитайте её внимательно и следуйте ей.
В данный момент вам необходимо заполнять следующие типы файлов “Премии, награды», «Премии, награды сотрудников». Наборы полей этих файлов будут детально рассмотрены ниже.
Если поле по каким-то причинам не имеет значения, то нет необходимости вносить туда какое-либо значение (пробел или ноль). Оставьте поле пустым.
Следует отметить, что все поля допускают пустые значения. Но для точности вводимой информации, отсутствия ошибок при дальнейшей обработке файла и последующего представления документов в системе поля «Наименование премии(награды)», «Премированная(награжденная) организация НАНБ», «Награждающая организация (для наград)», «Дата получения премии(награды)», «За что присуждена премия(награда)», должны быть заполнены.
Шаблоны премий и наград
В системе предусмотрена возможность ввода премий и наград через заполнение файлов-шаблонов в формате Excel. Файл содержит те же поля для заполнения, что и документы «Премия» и «Награда». Однако в данный файл можно внести сразу несколько премий и наград. После заполнения файл сохраняется и передается в систему для дальнейшей обработки.
По двойному щелчку мыши по файлу шаблона с расширением «.xls» пользователь имеет возможность сохранить для себя данный файл, а затем работать с ним для создания новых документов.
Файлы-шаблоны премий и наград организаций
Рис. 1 – Файлы-шаблоны для организаций в формате. xls
Набор полей файла «Премии, награды» для «Премии»
Следует отметить, что все поля допускают пустые значения. Но для точности вводимой информации, отсутствия ошибок при дальнейшей обработке файла и последующего представления документов в системе поля «Наименование премии», «Премированная организация НАНБ», «Дата получения премии» и «За что присуждена премия» должны быть заполнены.
Поле «Наименование премии»
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. Значение вводится вручную. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести правильное значение в это поле. Если данное поле не заполнено, то файл будет отклонен и его обработка будет остановлена. Поле обязательно к заполнению.
Поле «Премированная организация НАНБ»
Данное поле имеет текстовый формат. Значение выбирается из списка во избежание ошибок при ручном вводе, так как в дальнейшем будут строиться выборки по данному параметру. Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «Организация-партнёр»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование премированной организации-партнера при выполнении совместных исследований и работ. Значение вводится вручную.
Поля «Коллектив сотрудников»
Данные поля имеет текстовый формат. Поля «Коллектив сотрудников» для организации НАНБ и организации-партнера являются многозначными полями, куда можно вводить несколько значений(ФИО сотрудника, должность, ученую степень). Все значения (запись о каждом из участников) разделяются только точкой с запятой (;) для дальнейшей обработки информации и ее представления по категориям.
Поле рекомендовано к заполнению.
Пример: академик А. Гордиенко; к. т.н. И. Поболь; н. с. И. Олешук,
зав. лаб., д. ф-м. н. ; и. о.директора, академик
но не
академик А. Гордиенко, к. т.н. И. Поболь, н. с. И. Олешук
зав. лаб., д. ф-м. н. и. о.директора, академик
Поле «Дата получения премии”
Поле «Дата получения премии» имеет формат даты и может либо выбираться из готовой календарной формы, либо вводиться вручную в формате дд. мм. гггг (11.11.2011). Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «За что присуждена премия»
Поле «За что присуждена» имеет текстовый формат и позволяет вводить любые символы (буквы и цифры). Поле является обязательным к заполнению для отражения наиболее полной информации о премии. Поле рекомендовано к заполнению.
Набор полей файла «Премии, награды» для «Награды»
Следует отметить, что все поля допускают пустые значения. Но для точности вводимой информации, отсутствия ошибок при дальнейшей обработке файла и последующего представления документов в системе поля «Наименование награды», «Награжденная организация НАНБ», «Дата получения награды» и «За что присуждена награда» должны быть заполнены.
Поле «Наименование награды»
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. Значение вводится вручную. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести правильное значение в это поле. Если данное поле не заполнено, то файл будет отклонен и его обработка будет остановлена. Поле обязательно к заполнению.
Поле «Награждающая организация»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование награждающей организации. Значение вводится вручную. Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «Награжденная организация НАНБ»
Данное поле имеет текстовый формат. Значение выбирается из списка во избежание ошибок при ручном вводе, так как в дальнейшем будут строится выборки по данному параметру. Поле рекомендовано к заполнению.
Поля «Коллектив сотрудников»
Данное поле имеет текстовый формат. Поле «Коллектив сотрудников» для организации НАНБ является многозначным полем, куда можно вводить несколько значений (ФИО сотрудника, должность, ученую степень). Все значения (запись о каждом из участников) разделяются только точкой с запятой (;) для дальнейшей обработки информации и ее представления по категориям.
Поле рекомендовано к заполнению.
Пример: академик А. Гордиенко; к. т.н. И. Поболь; н. с. И. Олешук,
зав. лаб., д. ф-м. н. ; и. о.директора, академик
но не
академик А. Гордиенко, к. т.н. И. Поболь, н. с. И. Олешук
зав. лаб., д. ф-м. н. и. о.директора, академик
Поле «Дата получения награды»
Поле «Дата получения премии» имеет формат даты и может либо выбираться из готовой календарной формы, либо вводиться вручную в формате дд. мм. гггг (11.11.2011). Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «За что присуждена награда»
Поле «За что присуждена» имеет текстовый формат и позволяет вводить любые символы (буквы и цифры). Поле является обязательным к заполнению для отражения наиболее полной информации о награде.
Файлы-шаблоны премий и наград сотрудников
Рис. 2 - Файлы-шаблоны премий и наград сотрудников в формате. xls
Набор полей файла «Премии, награды сотрудников”
для «Премии сотрудников»
Следует отметить, что все поля допускают пустые значения. Но для точности вводимой информации, отсутствия ошибок при дальнейшей обработке файла и последующего представления документов в системе поля «Наименование премии», «Премированная организация НАНБ», «Фамилия премируемого сотрудника», «Дата получения премии» и «За что присуждена премия» должны быть заполнены.
Для каждого сотрудника заполняется свой документ «Премия» («Награда»).
Поле «Наименование премии»
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. Значение вводится вручную. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести правильное значение в это поле. Если данное поле не заполнено, то файл будет отклонен и его обработка будет остановлена. Поле обязательно к заполнению.
Поле «Премирующая организация»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование премирующей организации. Значение вводится вручную.
Поля «Фамилия премируемого сотрудника»,
«Имя премируемого сотрудника», «Отчество премируемого сотрудника»
Значения фамилии, имени и отчества премируемого сотрудника вводятся каждое в свою ячейку. В отличие от документа «Премия организации» поле «Фамилия премируемого сотрудника» является обязательным к заполнению. Достаточно заполнить только поле «Фамилия». Это поле является однозначным.
Поля «Должность», «Ученая степень», «Ученое звание»
Значения «Должность», «Ученая степень» и «Ученое звание» хранятся в отдельных ячейках и выбираются как из раскрывающегося списка, так и вносятся вручную.
Поле «Организация НАНБ»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование организации НАНБ, в которой работает премируемый сотрудник. Значение выбирается из списка во избежание ошибок при ручном вводе, так как в дальнейшем будут строиться выборки по данному параметру. Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «Дата получения премии»
Поле «Дата получения премии» имеет формат даты и может либо выбираться из готовой календарной формы, либо вводиться вручную в формате дд. мм. гггг (11.11.2011). Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «За что присуждена премия»
Поле «За что присуждена» имеет текстовый формат и позволяет вводить любые символы (буквы и цифры). Поле является обязательным к заполнению для отражения наиболее полной информации о премии. Поле рекомендовано к заполнению.
Набор полей файла «Премии, награды сотрудников» для
«Награды сотрудников»
Следует отметить, что все поля допускают пустые значения. Но для точности вводимой информации, отсутствия ошибок при дальнейшей обработке файла и последующего представления документов в системе поля «Наименование награды», «Награждающая организация», «Награжденная организация НАНБ», «Дата получения награды» и «За что присуждена награда» должны быть заполнены.
Поле «Наименование награды»
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение. Значение вводится вручную. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести правильное значение в это поле. Если данное поле не заполнено, то файл будет отклонен и его обработка будет остановлена. Поле обязательно к заполнению.
Поле «Награждающая организация»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование премирующей организации. Значение вводится вручную.
Поля «Фамилия награждаемого сотрудника»,
«Имя награждаемого сотрудника», «Отчество награждаемого сотрудника»
Значения фамилии, имени и отчества премируемого сотрудника вводятся каждое в свою ячейку. В отличие от документа «Премия организации» поле «Фамилия награжденного сотрудника» является обязательным к заполнению. Достаточно заполнить только поле «Фамилия». Это поле является однозначным.
Поля «Должность», «Ученая степень», «Ученое звание»
Значения «Должность», «Ученая степень» и «Ученое звание» хранятся в отдельных ячейках и выбираются как из раскрывающегося списка, так и вносятся вручную.
Поле «Организация НАНБ»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование организации НАНБ, в которой работает награжденный сотрудник. Значение выбирается из списка во избежание ошибок при ручном вводе, так как в дальнейшем будут строиться выборки по данному параметру. Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «Дата получения награды»
Поле «Дата получения награды» имеет формат даты и может либо выбираться из готовой календарной формы, либо вводиться вручную в формате дд. мм. гггг (11.11.2011). Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «За что присуждена награда»
Поле «За что присуждена» имеет текстовый формат и позволяет вводить любые символы (буквы и цифры). Поле является обязательным к заполнению для отражения наиболее полной информации о награде. Поле рекомендовано к заполнению.
