Основные направления развития архивного дела в Калужской области на 2017 год

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора

Калужской области

_____________

«___» ______________ 2017 г.

Основные направления

развития архивного дела

в Калужской области

на 2017 год

Наделение Росархива полномочиями по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию архивного дела и делопроизводства создает в среднесрочной перспективе благоприятные условия для совершенствования деятельности архивной отрасли в целом и в Калужской области в том числе.

В связи с сохраняющимися ограничениями бюджетного финансирования в 2017 г. необходимо концентрировать имеющиеся финансовые, материальные и трудовые ресурсы архивных учреждений Калужской области на сохранение достигнутых в последние годы значений объемных и качественных показателей основной деятельности, продолжение реализации принятых планов мероприятий повышения эффективности архивного дела в области, принимая дополнительные меры экономии бюджетных средств и энергетических ресурсов, оптимизации производственных процессов и, при необходимости, организационных структур.

Учитывая рекомендации по планированию Росархива (письмо /1977), можно выделить следующие основные задачи на 2017 год по обеспечению сохранности и организации доступа к документам, комплектованию и информационному обслуживанию пользователей:

·  поддержание надлежащего уровня безопасности архивных фондов, обеспечение строгого соблюдения охранного и противопожарного режимов;

·  завершение работы по перемещению архивных фондов ГКУ «Государственный архив Калужской области» в новое здание архива, обеспечению их сохранности и недопущению утрат документов;

·  организация работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства и приватизации организаций;

·  усиление контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах в свете решения Верховного суда Российской Федерации от 01.01.2001, разрешающего самостоятельное копирование архивных документов пользователями;

·  внедрение компьютерных, информационно-телекоммуникационных технологий;

·  информационное обеспечение органов государственной власти, местного самоуправления и граждан архивной информацией;

·  участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению празднования памятных и юбилейных дат.

В 2017 г. планирование работы будет построено на следующих направлениях деятельности:

1. Государственное регулирование развития архивного дела

Разработать и представить на рассмотрение в Законодательное Собрание Калужской области законы: «Об архивном деле в Калужской области», новую редакцию закона «Об установлении системы оплаты труда работников государственных архивных учреждений Калужской области».

Продолжить работу по решению задач практической реализации:

- Постановления Правительства Калужской области «Об утверждении государственной программы Калужской области «Развитие культуры в Калужской области» ;

- Постановления Правительства Калужской области «Об утверждении положения о порядке формирования, ведения и утверждения ведомственных перечней государственных услуг и работ, оказываемых и выполняемых государственными учреждениями Калужской области (в ред. Постановления Правительства Калужской области ).

Актуализировать ведомственный перечень государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) подведомственными управлению по делам архивов Калужской области государственными архивами. (После утверждения Министерством финансов Российской Федерации соответствующего раздела базового перечня).

Принять участие в подготовке нормативных документов Губернатора и Правительства Калужской области по вопросам, затрагивающим сферу деятельности архивных учреждений.

Исполнять мероприятия по информатизации архивных учреждений, включённые в целевую программу информатизации Калужской области.

Продолжить работу по созданию электронных информационных ресурсов в едином информационном пространстве.

Продолжить внедрение в практику работы административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела. Внедрить административный регламент по исполнению управлением по делам архивов Калужской области конрольно-надзорных функций.

Оказывать методическую помощь в разработке и внедрении административных регламентов предоставления государственных, муниципальных услуг архивным учреждениям муниципальных районов и городских округов.

В соответствии с Законом Калужской области -ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Калужской области отдельными государственными полномочиями»:

­  регулярно перечислять денежные средства субвенции на формирование и содержание областных архивных фондов администрациям муниципальных районов и городских округов Калужской области;

­  осуществлять контроль за использованием денежных средств субвенции администрациями муниципальных районов и городских округов.

Принять участие в работе:

-  Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве;

-  НМС архивных учреждений Центрального федерального округа РФ;

-  Научно-методического Совета по сохранению культурного наследия (недвижимые памятники истории и культуры) при Правительстве Калужской области;

-  Общественного Совета по присвоению звания «Почетный гражданин г. Калуги» (при Городской Думе);

-  областного организационного комитета «Победа»;

-  комиссии по рассмотрению ходатайств о присвоении почётных званий населённым пунктам Калужской области и организациям, осуществляющих деятельность на территории Калужской области;

-  комиссии при Правительстве Калужской области по установлению трудового стажа при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников вследствие чрезвычайных ситуаций;

-  комиссии по ведению Книги Почета области;

-  редколлегии по изданию областной Книги Памяти;

-  рабочей группы при администрации Губернатора для сбора материала о калужанах, внесших вклад в историю губернии и области и похороненных на Калужской земле;

-  рабочей группы по повышению качества и доступности государственных и муниципальных услуг в Калужской области;

-  комиссии по проведению административной реформы в Калужской области;

-  комиссии Управления архитектуры и градостроительства города Калуги по наименованию улиц;

-  заседаниях Калужского представительства Российского общества историков-архивистов.

По результатам работы в 2016 году подготовить анализы планово-отчётной документации и состояния архивных учреждений области.

Оказывать всестороннюю помощь архивным учреждениям области в вопросах финансирования и улучшения материально-технической базы, координируя деятельность администраций муниципальных районов по вопросам осуществления переданных им отдельных государственных полномочий по формированию и содержанию областных архивных фондов.

2. Обеспечение сохранности и государственный учёт документов

Архивного фонда Российской Федерации

Сосредоточить деятельность архивных учреждений области на осуществление неотложных работ, обеспечивающих сохранность и безопасность документов Архивного фонда Калужской области, соблюдение нормативных режимов хранения документов, прежде всего противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического.

В целях обеспечения пожарной безопасности архивных фондов провести проверку внутреннего противопожарного водопровода на соответствие требованиям норм пожарной безопасности и СНиП в государственных казенных учреждениях Калужской области «Государственный архив Калужской области» и «Государственный архив документов новейшей истории Калужской области».

В 2017 г. планируется проведение занятий с сотрудниками государственных архивов по обучению практическим навыкам в период действия чрезвычайных ситуаций

Проводить работу по реализации нормативных требований по организации хранения и учету документов, выдачи документов из хранилищ.

В соответствии с Законом Калужской области -ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Калужской области отдельными государственными полномочиями»:

- совместно с администрациями муниципальных образований районов и городов области решать вопросы о выделении дополнительных помещений под архивохранилища муниципальным архивам, текущем ремонте имеющихся, подключения охранно-пожарной сигнализации;

- оказывать содействие архивным учреждениям области в улучшении их материально-технической базы.

Приобрести металлические стеллажи (Барятинский район), огнетушители, короба для картонирования (Жуковский район), приборы для просушки и увлажнения помещений и измерения температурно-влажностного режима (Малоярославецкий район). Произвести замену электрического отопления на газовое (Юхновский район).

Проводить цикличные проверки наличия дел и полистную проверку наличия и состояния дел, выдававшихся из архивохранилищ.

Проверять путем визуального просмотра стабильность физического состояния дел, выделенных на изолированное хранение.

Особое внимание уделять качеству проверки наличия и состояния дел, повысить эффективность розыска необнаруженных дел. Своевременно представлять документы для снятия с учета необнаруженных дел, розыск которых не дал результатов, на комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия документов архивных учреждений и розыску необнаруженных дел.

Проводить текущие проверки соблюдения сотрудниками архивов нормативных требований в части организации выдачи дел из хранилищ, осуществлять контроль за сохранностью документов в процессе использования.

Принять меры по усилению контроля за сохранностью архивных документов в читальных залах в свете решения Верховного суда Российской Федерации от 01.01.2001, разрешающего самостоятельное копирование архивных документов пользователями.

Провести комплекс мер по улучшению физического состояния дел – реставрации, переплёту, подшивке, картонированию.

Систематически проводить дератизацию архивохранилищ.

Закончить работу по перемещению архивных фондов ГКУ «Государственный архив Калужской области» в новое здание архива (перевезти фонды ГКУ «ГАКО» из архивохранилищ ГКУ «Государственный архив документов новейшей истории Калужской области»).

Провести размещение фондов в новых архивохранилищах и проверку правильности расстановки дел на стеллажах путем визуальной (по связкам и коробкам) проверки наличия. Составить топографические указатели.

Провести работу по восстановлению затухающих текстов – 0,025 тыс. л. особо ценных документов фонда П-1 «Калужский губком партии».

В 2017 г. планируется работа по подготовке документов к созданию страхового фонда особо ценных дел, которая будет выполняться при наличии финансирования данного вида работы.

С переездом в новое здание ГКУ «ГАКО» будет осуществляться освоение нового оборудования по оцифровке документов. Планируется оцифровать 138,000 листов фонда Ф-33 оп. 4 «Калужская духовная консистория».

Продолжена работу по оцифровке описей дел постоянного хранения на (16,0 тыс. описательных статей) силами областных государственных архивов на приобретенных в 2010 году цветных планетарных книжных сканерах «Элар ПланСкан С 2.А. ЦА» и «Элар ПланСан А 2.Ц».

Продолжить работу по выявлению особо ценных документов (ОЦ), просмотреть 1,403 тыс. ед. хр. на бумажной основе и 0,300 тыс. ед. хр. фотодокументов, провести учет, описание и маркировку выявленных ОЦ ед. хр.

Продолжая работу по выявлению уникальных документов, просмотреть 0,041 тыс. ед. хр. фонда № 000 «Калужская провинциальная канцелярия» за 1762–1763 гг.

Проводить работу по созданию полного комплекта описей в фондах государственных и муниципальных архивов.

Продолжить работу по улучшению организации учёта и хранения дел, содержащих документы с грифом секретности, просмотреть 0,720 тыс. ед. хр.

Продолжить внедрение ПК «Архивный фонд» на уровне «Фонд» – ввести данные 33 фондов, на уровне «Опись» на 0,640 ед. хр., на уровне «Дело» на 66,876 ед. хр.

Организовать внедрение новой версии 5.0.3. ПК «Архивный фонд» государственных и муниципальных архивов.

3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно-методическое руководство ведомственными

архивами и организацией документов в делопроизводстве

Продолжить работу с ПК «Комплектование – Архив».

Продолжить работу с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями по заключению соглашений о сотрудничестве, по согласованию инструкций по делопроизводству, иных документов по делопроизводству и архивному делу.

Принять участие в реализации постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации /252-7 «О порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва».

Продолжить работу по установлению связей, заключению договоров с общественно-политическими организациями и общественными объединениями.

Проводить работу по выявлению и комплектованию архивов документами личного происхождения видных деятелей Калужской области.

Продолжить работу по обеспечению сохранности, учёту, отбору и приёму на постоянное хранение:

- управленческой документации;

-  научно-технической документации;

-  аудиовизуальных документов;

-  документов общественно-политических движений, партий;

-  документов от граждан.

Продолжить работу по приему на постоянное хранение архивных документов, хранящихся в организациях сверх установленного срока.

Осуществить комплекс работ по обеспечению сохранности и использованию в социально-правовых целях документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства.

Продолжить внедрение в практику работы архивных учреждений области:

- «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России , зарегистрированным Минюстом России 08.09.2010 № 000;

­  «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», (в ред. 2015 г. после принятия соответствующего Постановления Правительства Российской Федерации);

- «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

Использовать в практике работы архивных учреждений и кредитных организаций «Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (после его утверждения в установленном порядке).

Проводить ежемесячно заседания экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов, на которых рассматривать следующие вопросы:

-  уточнение списков учреждений, организаций, предприятий – источников комплектования архивов;

-  утверждение описей дел постоянного срока хранения;

-  согласование описей дел по личному составу;

-  согласование номенклатур дел, положений об ЭК и архивах, инструкций по делопроизводству;

-  о работе областных архивов по рассекречиванию архивных документов и др.

Оказывать методическую помощь организациям, учреждениям, предприятиям в организации деятельности архивных и делопроизводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях и архивах, подготовке архивных документов к передаче на хранение в архивы, в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций.

Продолжить чтение лекций, проведение семинаров по вопросам делопроизводства и организации работы архивов в ведомствах, Калужском филиале Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, на курсах повышения квалификации различных служб.

4. Научная информация и использование документов,

создание информационно-поисковых систем

Осуществлять в приоритетном порядке информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий.

Начать работу по взаимодействию с отделениями ПФР, МФЦ в электронном виде.

Внедрить новую редакцию «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (после утверждения в установленном порядке).

Принимать участие в реализациях планов основных мероприятий по подготовке и проведению празднования юбилейных дат и мероприятиях, включенных в государственные программы:

- «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016–2020 гг.»;

- «Развитие культуры в Калужской области» на 2014–2020 гг.

Подготовить выставки к юбилейным датам:

- к 120-летию Калужского объединенного музея-заповедника;

- к 100-летию Великой российской революции;

- к 30-летию образования Боровского районного совета ветеранов (февраль 2017 г.);

- ко дню освобождения Ульяновского района от немецко-фашистских захватчиков.

Подготовить выставку архивных фотографий и документов ветеранов Великой Отечественной войны (Барятинский, Перемышльский, Сухиничский районы).

Организовать выставки: «История письменных принадлежностей» (ГКУ «ГАКО»), «История муниципального архива. Цифры и факты» (г. Обнинск).

В целях ознакомления широкой общественности с составом, содержанием архивной информации ГКУ «ГАКО», условиями её хранения и использования планируется проводить обзорные экскурсии по архиву.

Обеспечить архивной информацией подготовку юбилейных дат.

Создать фонд документов поискового отряда «Отечество» (Боровский район).

Подготовить и провести Уроки мужества, посвященные юбилейным датам со дня рождения калужан – Героев Советского Союза, подготовить подборки документов.

Продолжить участие в подготовке очередного 25 тома Книги Памяти о воинах, погибших в боях и умерших от ран и похороненных в братских и индивидуальных могилах на территории Калужской области.

Продолжить работу по пополнению базы данных об участниках Великой Отечественной войны по Боровскому району Калужской области, принять участие в создании 2-го тома книги о воинах Боровского района «Вспоминаем всех поименно».

Продолжить работу по выявлению и сканированию трофейных немецких карточек на военнопленных по документам фильтрационно-проверочных дел (по фонду Р-748 «Фильтрационные дела и трофейные материалы на репатриированных и бывших военнопленных из числа советских граждан») для Центрального Архива ФСБ России и Министерства Обороны Российской Федерации с целью проведения работ по созданию электронной базы данных на советских военнопленных периода Второй мировой войны.

Оказывать информационную поддержку мероприятий, проводимых под эгидой Калужского представительства Российского общества историков-архивистов (Чтения памяти ) и Калужского отделения Российского военно-исторического общества участвовать в разработке темы «Калужане – участники Первой мировой войны».

Ко Дню Российских архивов (10 марта):

- провести Дни открытых дверей;

- подготовить статьи, подборки документов в СМИ.

Провести экскурсии по:

- архивохранилищам;

- экспозициям выставок.

В рамках проведения в Российской Федерации Года экологии подготовить статью для периодической печати «Охота на тигра в Жиздринском уезде» (ГКУ «ГАКО»).

Подготовить календарь знаменательных и памятных дат Калужской области на 2018 год.

Провести презентацию фонда личного происхождения , первого секретаря Калужского обкома ВЛКСМ, зав. отделом науки и учебных заведений Калужского обкома КПСС, зав. областным отделом народного образования Калужского облисполкома, проректора КГПУ им. , кандидата исторических наук, ветерана труда.

Организовать встречу, посвященную 100-летию со дня рождения Почетного гражданина г. Калуги, первого руководителя Поста № 1 ёхина.

Планируется принять участие в работе:

- XVII конференции «Вопросы археологии, истории, культуры и природы Верхнего Поочья» (апрель 2017 г.);

- очередной научно-практической конференции Калужской областной библиотеки им. «Краеведение в сфере культуры и искусства» (май 2017 г.);

- III чтениях памяти калужского историка и краеведа .

В целях удовлетворения информационных потребностей пользователей осуществлять:

- предоставление пользователям архивных документов через читальные залы архивов, уделяя серьезное внимание качеству информационного обслуживания;

- исполнение тематических запросов;

- запросов, связанных с подтверждением правового статуса учреждений и организаций;

- организовать практику электронного взаимодействия с отделениями ПФР и МФЦ.

Регулярно представлять информацию о работе архивов Калужской области для размещения на портале «Архивы России».

Пополнять созданный информационный портал «Архивная служба Калужской области», подпортал управления по делам архивов Портала органов власти Калужской области.

Организовать создание страниц муниципальных архивов на сайтах администраций муниципальных районов и городских округов Калужской области.

Продолжить работу по подготовке к рассекречиванию и определению режима хранения документов бывшей КПСС – 3,0 тыс. ед. хр. за 1929–1962 гг.

Осуществить научно-техническую обработку и описание имеющихся на хранении документов личного происхождения:

- , Почётный архитектор России

- – калужский коллекционер;

- ёва, бухгалтер, уроженка г. Малоярославца;

- , И. А. и , бывшие сотрудники комбината СДВ.

Провести описание:

- 1,485 тыс. ед. хр. фотодокументов (областные архивы – 0,650 тыс. ед. хр., муниципальных – 0,835 тыс. ед. хр.).

Продолжить тематическую разработку:

- фонда П-2 «Калужский горком КПСС», составить 1,0 тыс. карточек и закаталогизировать 20 ед. хр.;

- периодической печати (2016–2017 гг.);

- Собрания законодательства Российской Федерации (2016 год);

- Собрания нормативных правовых актов органов государственной власти Калужской области (2016-2017 гг.).

Внести в систематические каталоги 0,120 тыс. карточек.

Составить и внести в фотокаталоги 1,485 тыс. карточек (областные архивы – 0,650 тыс. карточек, муниципальные – 0,835 тыс. карточек).

В рамках внедрения Единого классификатора документной информации (ЕКДИ) Архивного фонда Российской Федерации продолжить проверку правильности систематизации 5,300 карточек в разделе Я (10) «Клировые ведомости» систематического каталога.

Продолжить:

ведение баз данных:

·  «Периодика» – 120 записей;

·  «Персоналии» – 50 записей;

·  «Научно-справочная библиотека– 100 записей;

заполнение электронного каталога «Метрические книги церквей Калужской губернии»;

заполнять созданные в программе Microsft Access базы данных: «Награждение», «Архивная коллекция фотодокументов», «Административно-территориальное деление».

5. Научно-исследовательская и методическая работа

Продолжить работу по подготовке второй части «Путеводителя по фондам Государственного архива Калужской области». Часть II (фонды периода после 1917 года).

Осуществить:

­  уточнение систематизации фондов по разделам путеводителя согласно разработанной схеме;

­  заполнение разделов путеводителя;

­  дополнение имеющихся кратких описательных статей фондов сведениями по истории фондообразователя;

­  уточнение и дополнение аннотаций к документам фондов;

­  уточнение названий фондов.

Закончить работу по подготовке «Путеводителя по фондам государственного архива новейшей истории Калужской области» (рецензирование и подготовка к изданию).

Подготовить сообщения для XVII конференции «Вопросы археологии, истории, культуры и природы Верхнего Поочья», для очередной научно-практической конференции Калужской областной библиотеки им. «Краеведение в сфере культуры» по теме «история дворянских усадеб».

В рамках оказания поддержки калужскому региональному отделению Российского военно-исторического общества принять участие в разработке темы «Калужане – участники Первой мировой войны» и создании именной картотеки.

6. Работа с кадрами

Деятельность архивных учреждений области в работе с кадрами направить на улучшение профессионального мастерства и деловых качеств работников архивов, соблюдение служебной этики, улучшение социальной защищённости работников, повышение их правового статуса, профилактику коррупционных правонарушений.

Повышать квалификацию работников архивных учреждений области в ОЦПК ВНИИДАД и ОАНО «ЦДУ», в Калужском филиале Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации.

Создавать условия для профессионального, творческого и служебного роста молодых специалистов.

Продолжить работу в комиссиях по восстановлению трудового стажа, справедливости в отношении жертв политических репрессий, комиссии по Геральдике области, комиссии по ведению Книги Почёта области, в редколлегии по изданию областной Книги Памяти и др.

В целях соблюдения норм и правил охраны труда в архивах провести занятия по технике безопасности и охране труда на рабочих местах с сотрудниками областных государственных архивов.

Провести в государственных архивах Калужской области аттестацию рабочих мест по условиям труда.

В целях повышения готовности к работе архивов в режиме чрезвычайных ситуаций, соблюдения норм и правил охраны труда в архиве, провести с сотрудниками областных государственных архивов занятия по обучению практическим навыкам в период действия чрезвычайных ситуаций и занятия по технике безопасности и охране труда на рабочих местах.

В соответствии с Законом Калужской области -ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Калужской области отдельными государственными полномочиями» оказывать помощь главам администраций муниципальных образований в улучшении условий труда работников архивных учреждений области, технической оснащенности рабочих мест.

Основные направления развития архивного дела в Калужской области на 2017 год и объёмы показателей к ним разработаны и определены на основе планов с учётом предложений архивных учреждений области, обсуждены и утверждены на заседании коллегии управления по делам архивов Калужской области 28 декабря 2016 года, протокол № 2.

Начальник управления

по делам архивов

Калужской области

30.12.2016