Как внедрить ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025 в практику испытательной лаборатории?

Как внедрить ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025 в практику испытательной лаборатории?

часть 3

Требования к процедуре анализа запросов, заявок на подряд и контрактов.

В стандарте ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025 [1] изложен ряд требований к испытательным лабораториям, которым они должны удовлетворять, чтобы качество результатов проводимых ими испытаний было признано удовлетворительным. Одной из групп таких требований, являются требования к процедуре анализа запросов, заявок на подряд и контрактов. Эти требования, (по тексту статьи они выделены жирным шрифтом) как раз и будут рассмотрены ниже.

Требования к процедуре анализа запросов, заявок на подряд и контрактов являются, по сравнению с ранее действовавшими требованиями, новыми и поэтому, перед тем как переходить к их рассмотрению, целесообразно определиться с объектами данной процедуры. Лаборатория должна установить и поддерживать процедуры анализа запросов, заявок на подряд и контрактов. Что следует понимать под «запросом, заявкой на подряд и контрактом»?

Запрос (“request”) – это обращение заказчика в лабораторию за информацией о возможности проведения испытаний.

Результатом анализа запроса является либо направление заказчику проекта контракта (договора), либо информирование его о необходимости уточнения требований, либо мотивированный отказ от проведения испытаний.

Заявка на подряд (“tender”) – это обращение лаборатории к потенциальному заказчику с предложением провести для него испытания. Разновидностью заявки на подряд видимо следует признать рекламные объявления.

Результатом анализа заявки на подряд является ее утверждение руководством лаборатории. Следует обратить внимание, что содержание рекламной продукции следует периодически пересматривать, чтобы обеспечить ее постоянное соответствие возможностям лаборатории [2].

Контракт (“contract”) – это юридически значимое соглашение (договор), о проведении определенных работ (испытание, отбор проб, экспертиза и т. п.). Следует отметить, что и ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025 и Гражданский кодекс РФ допускают заключение договора не только в письменной, но и в устной форме. Как правило, договора на проведение испытаний относят к категориям договоров «возмездного оказания услуг» или договоров «выполнения научно-исследовательских работ», возможно также применение договоров подряда или договоров поручения.

Результатом анализа контракта, является его подписание, либо, если лаборатория не является юридическим лицом, согласование или визирование его руководством лаборатории.

Если лаборатория является структурным подразделением юридического лица (предприятия), то для нее часто в качестве заказчика выступает другое структурное подразделение этого же юридического лица (цех, отдел технического контроля, отдел главного технолога, служба очистных сооружений, отдел охраны труда и т. п.). В этих случаях в качестве контракта может рассматриваться план (график) испытаний (аналитического контроля, входного контроля, технологического контроля и т. п.) или заявка на проведение испытаний (анализа ).

Общим для запроса, заявки на подряд и контрактом, является то, что все эти документы содержат требования, которым должен удовлетворять выдаваемый лабораторией результат испытания (анализа).

Политика и процедуры анализа, ведущего к заключению контракта на испытания, должны гарантировать, что требования, включая используемые методы, адекватно определены и задокументированы. Отсутствие ясно определенных требований является потенциальным источником неудовлетворенности, и как следствие, претензий заказчика. Задача, поставленная перед лабораторией, должна быть ясной не только для лаборатории, но и для заказчика.

Часто бывает, что заказчик не способен сформулировать свои специальные требования. В этом случае лаборатория должна сама сформулировать предполагаемые требования заказчика и предложить их заказчику для одобрения.

Во избежание возможных недоразумений все, что касается требований заказчика к перечню определяемых показателей, пробоотбору, методике испытания (методике выполнения измерений), точности результата, форме представления результатов, возврату проб, должно быть изложено документально. Весьма распространенным является случай, когда требования заказчика оформляются в виде ссылки в контракте на документ, который содержит конкретные требования к испытаниям (стандарт, технические условия и т. п.). Бывает полезным, для минимизации затрат на анализ контракта, разработать одну или несколько форм контракта, содержащих типовые требования.

Политика и процедуры анализа, ведущего к заключению контракта на испытания должны гарантировать, что лаборатория имеет возможности и ресурсы, позволяющие выполнить требования. Анализ должен включать оценку:

- финансовых аспектов (себестоимость, наличие оборотных средств, форма оплаты);

- юридических аспектов (возможность заключения договора, наличие необходимой лицензии, наличие аккредитации, возможность привлечения субподрядной лаборатории, конфиденциальность, отсутствие неприемлемых условий и т. п.);

- наличие необходимых ресурсов для проведения испытаний в заданные сроки или в соответствии с определенным графиком (наличие оборудования, квалифицированного персонала, документации, реактивов и материалов, транспорта);

- текущего уровня качества проведения испытаний (результаты внутрилабораторного контроля, межлабораторных сравнительных испытаний).

Политика и процедуры анализа, ведущего к заключению контракта на испытания, должны гарантировать, что выбран соответствующий метод испытания, способный удовлетворять требования клиентов. Пригодность метода должна определяться путем оценки:

-  применимости данного метода для данного объекта;

-  соответствия погрешности методики (неопределенности результата) требованиям заказчика;

-  соответствия ожидаемых результатов рабочему диапазону методики;

-  возможности применения результатов испытания для специфических целей (например, для сертификации).

Любые расхождения между требованием или предложением (запросом, заявкой на подряд) и контрактом должны быть устранены до начала работ. Каждый контракт должен быть согласован обеими сторонами: и лабораторией, и клиентом. До окончательного согласования технических требований могут проводиться подготовительные работы (приготовление аттестованных смесей, растворов, градуировка и т. п.), однако работы по отбору проб (образцов) и испытаниям начинаться не должны.

Результаты анализов контракта, включая любые существенные изменения, должны быть сохранены. Также следует хранить записи о соответствующих переговорах с клиентом, касающихся его требований или результатов работ, выполненных в ходе выполнения контракта. В зависимости от характера работы (единичная, периодическая, постоянная) объем работ по анализу может быть различным. Для постоянной работы, например контроль готовой продукции на предприятии, достаточным является визирование заявки уполномоченным лицом с указанием даты и определением ответственного исполнителя. Для периодических работ, таких как проведение испытаний для одного заказчика по долговременному договору, анализ контракта должен быть проведен в полном объеме при заключении договора, а в последующем дополнительно требуется только следить не изменились ли возможности лаборатории. Для единичных работ каждый раз требуется проводить анализ контракта в полном объеме.

Если лаборатория взаимодействует с клиентами на долговременной основе, то целесообразно накопление и хранение данных отдельно по каждому контракту. Если лаборатория в основном работает по разовым контрактам, то целесообразно накопление и хранение данных совместно с копиями отчетов по испытаниям (протоколов). Документы, связанные с анализом заявок, запросов на подряд и контрактов, должны быть включены в процедуру управления документацией. Порядок ведения регистрационных данных по анализу заявок, запросов на подряд и контрактов должен быть описан в процедуре управления данными.

Часто бывает, что переговоры с клиентом ведутся устно. В таких случаях рекомендуется документировать результаты переговоров односторонне.

Анализ должен также включать все работы, выполняемые лабораторией по субподряду. Если лаборатория планирует привлечь к исполнению контракта субподрядчика, то его участие и выполняемая им работа должны быть согласованы как с заказчиком, так и с потенциальным субподрядчиком.

Клиент должен быть проинформирован обо всех отклонениях от контракта. Если в процессе проведения испытаний выявляется невозможность выполнения хотя бы одного из требований заказчика, то лаборатория обязана проинформировать об этом заказчика и согласовать изменение требований или отказаться от исполнения контракта.

Если контракт нуждается в изменениях после того как работа началась, должен быть повторен тот же процесс анализа контракта, и любые изменения должны быть сообщены всему персоналу, которого они касаются. Следует обратить внимание, что отклонение от устоявшегося порядка проведения испытаний (пробоотбора, оформления результатов и т. п.) является для персонала лаборатории психологически трудным шагом, поэтому все, что касается таких отклонений, нуждается в контроле.

Лабораториям, ставящим перед собой цель добиться соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000, при разработке процедуры анализа запросов, заявок на подряд и контрактов рекомендуется руководствоваться следующими правилами:

-  проведение испытаний (включая отбор проб или образцов) в условиях, когда требования заказчика не оформлены в виде документа, должно быть исключено;

-  анализ должен дать ответ на вопрос: «Способна ли лаборатория удовлетворить все требования заказчика»?

При этом не следует забывать, что глубина анализа должна соответствовать сложности задачи, поставленной перед лабораторией.

ЛИТЕРАТУРА:

1.  ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»

2.  ГОСТ Р ИСО 9000-2000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»

Анализ возможностей и ресурсов

Юридическая возможность	Возможность заключения договора
	Наличие лицензии
	Наличие аккредитации
	Возможность субподряда
	Конфиденциальность
	Отсутствие неприемлемых условий

Финансовая возможность	Наличие оборотных средств
	Условия оплаты
	Себестоимость

Технические ресурсы	Наличие оборудования
	Наличие персонала
	Наличие документации
	Наличие реактивов и материалов
	Наличие транспорта

Текущее состояние	Результаты внутрилабораторного контроля
	Результаты МСИ
	Состояние оборудования

ЗАПРОС	REQUEST	Обращение заказчика в лабораторию за информацией о возможности проведения испытаний
ЗАЯВКА НА ПОДРЯД	TENDER	Обращение лаборатории к потенциальному заказчику с предложением провести для него испытания
КОНТРАКТ	CONTRACT	Юридически значимое соглашение о проведении испытаний

КОНТРАКТ

ДОГОВОР	Оказания услуг
	Выполнения НИР
	Подряда
	Поручения

Заказчик		Лаборатория