Основные направления развития архивного дела
в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014 год
Планирование и организация работы Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Служба) осуществляется на основе нормативно-правовых документов органов государственной власти Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в области архивного дела.
Служба осуществляет функции по реализации единой государственной политики, оказанию государственных услуг, государственному региональному контролю в сфере архивного дела.
При определении основных направлений развития архивного дела на 2014 год руководствовались Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 года № Пр-212, письмом Федерального архивного агентства от 12 сентября 2013 года № 41780-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2014 год и их отчетности за 2013 год», федеральной целевой программой «Культура России (2012-2018 годы)», резолюцией Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (17 сентября 2013 года), государственной программой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014-2020 годы», соисполнителем которой является Служба.
Приоритетные направления деятельности Службы в 2014 году:
· обеспечение уровня удовлетворенности граждан качеством предоставления государственных услуг;
· принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;
· осуществление плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по соблюдению законодательства в сфере архивного дела;
· оцифровка архивных документов, осуществление работ по индексированию и загрузке в ИС «Электронный архив Югры» заголовков описей, переведённых в электронный вид;
· совершенствование форм и методов использования архивных документов;
· организация работы с Интернет-запросами граждан.
1. Государственное регулирование развития архивного дела
Обеспечить реализацию Федерального закона от 01.01.2001 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», окружного закона от 01.01.2001 № 149-оз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», других законодательных, нормативно-правовых актов представительных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, регулирующих деятельность учреждений архивной сферы.
На основании Федерального закона от 01.01.2001 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора и муниципального контроля)» организовать выполнение совместного с органами прокуратуры плана проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по соблюдению законодательства в сфере архивного дела.
В рамках реализации Федерального закона от 01.01.2001 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», постановления Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 01.01.2001 № 208 «О порядке осуществления контроля за деятельностью государственных учреждений, а также контроля за использованием государственными учреждениями и органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры имущества автономного округа» осуществлять государственный контроль за деятельностью казённого учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры» (далее – Государственный архив Югры).
Подготовить проекты нормативных правовых актов:
- о внесении изменений в Устав Государственного архива Югры (в части включения видов деятельности, приносящих доход);
- об утверждении административного регламента Службы по предоставлению государственной услуги «Приём заявок (запросов) Государственным архивом Югры на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий) в электронном виде».
В соответствии с Перечнем государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) Государственным архивом Югры, утвержденным приказом Службы от 20.12.2013 № 137, сформировать Государственное задание для Государственного архива Югры на 2015 год и плановый период 2016-2017 годы.
Провести встречи с органами местного самоуправления и общественностью в формате «День Архивной службы Югры» в муниципальных образованиях автономного округа гг. Пыть-Ях, Мегион, Кондинский район.
Организовать и провести в Службе «День открытых дверей Службы» для учащихся
10-11 классов общеобразовательных учреждений, учреждений начального и среднего профессионального образования, студентов высших учебных заведений.
Организовать прием граждан в Службе в рамках проведения Всероссийского дня приема граждан (12 декабря 2014 года).
Приступить к реализации государственной программы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Развитие культуры и туризма в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре на 2014-2020 годы» в качестве соисполнителя программных мероприятий в сфере архивного дела.
Продолжить внедрение Службой административных регламентов по предоставлению государственных услуг, осуществлению государственных функций.
Организовать подготовку и проведение заседаний коллегии Службы, на которых обсудить следующие вопросы:
· итоги деятельности Службы за 2013 год, основные направления развития архивного дела в автономном округе на 2014 год;
· итоги работы по пересмотру Списков организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа;
· выполнение решений коллегии Службы за 2013 год и др.
Провести комплексные и контрольные проверки работы муниципальных архивов автономного округа в гг. Сургуте, Нефтеюганске, Ханты-Мансийске, Октябрьском районе, тематическую проверку по вопросам комплектования в Государственном архиве Югры. По итогам проверок муниципальных архивов подготовить и направить информации главам администраций муниципальных образований автономного округа.
2. Обеспечение сохранности и государственный учёт документов
Архивного фонда Российской Федерации
Основными задачами в сфере обеспечения сохранности архивных фондов на 2014 год являются:
· продолжение работы по повышению пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности, обеспечению нормативного охранного режима;
· соблюдение нормативных требований по организации хранения и учета архивных документов;
· проведение плановой цикличной проверки наличия и состояния документов в государственном и муниципальных архивах автономного округа;
· соблюдение требований к выдаче архивных документов из архивохранилища, обеспечение контроля за сохранностью выданных архивных документов;
· продолжение работы по розыску необнаруженных дел в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа, снятию с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны;
· осуществление комплекса работ с особо ценными документами на основе «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006);
· обновление и пополнение описания архивных фондов в формате программного комплекса «Архивный фонд» (версия 4.3) (разделы «Архив», «Фонд», «Описи», «Движение документов», «Дело»);
· осуществление целевой работы в Государственном архиве Югры по изготовлению цифровых копий фонда пользования на наиболее используемые архивные документы, не отнесённые к числу особо ценных;
· проведение корректировки планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих порядок работы при возникновении чрезвычайных ситуаций в государственном и муниципальных архивах автономного округа;
· усовершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам, в том числе составление исторических справок и аннотаций при их отсутствии.
Продолжить в Государственном архиве Югры работы по реставрации поврежденных документов, оцифровке особо ценных и наиболее востребованных документов.
Провести комплекс мероприятий по индексированию и загрузке в ИС «Электронный архив Югры» заголовков описей, переведенных в электронный вид.
Продолжить работу по усовершенствованию и переработке описей дел.
Обеспечить учет и сохранность документов ликвидируемых учреждений окружной формы собственности.
Оказывать содействие в решении вопроса об определении места хранения документов территориальных федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, расположенных на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений,
организаций и предприятий
Продолжить организацию работы по качественному комплектованию Архивного фонда Российской Федерации. Обеспечить выполнение мероприятий, направленных на своевременное упорядочение, учёт, описание и обеспечение сохранности управленческой, научно-технической, специальной документации, документов по личному составу, фотодокументов в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.
Продолжить изучение деятельности организаций для определения исторической и практической значимости их документов с целью дополнения списков организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа (далее – Список). Своевременно проводить работу по оптимизации состава организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа управленческой, научно-технической и аудиовизуальной документацией, а также держателей личных фондов.
Продолжить проведение соответствующих мероприятий по упорядочению и передаче на постоянное хранение документов ликвидированных организаций в целях исключения их из Списков.
Активизировать работу по своевременному внесению изменений в списки организаций – источников комплектования муниципальных архивных органов с представлением документов на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии Службы (далее – ЭПМК);
Продолжить сотрудничество с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, негосударственными предприятиями и физическими лицами – фондодержателями на основе соглашений.
В целях организации внутриведомственного контроля продолжить проведение проверок соблюдения организациями – источниками комплектования государственного и муниципальных архивов Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Провести 57 проверок в сферах: образование, культура, социальная политика и др.
В целях исполнения контрольно-надзорных функций, согласно утвержденному Плану проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2014 год провести 3 выездные проверки соблюдения законодательства Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере архивного дела в отношении:
- Департамента культуры Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;
- Бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственная библиотека Югры»;
- -Мансийский банк».
Усилить контроль за состоянием ведомственного хранения документов, разработкой и согласованием номенклатур дел, инструкций по делопроизводству в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа.
Продолжить внедрение в практику работы организаций – источников комплектования Государственного архива Югры положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 № 477, и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 01.01.2001 № 76.
Продолжить внедрение в деятельность государственного и муниципальных архивов автономного округа «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 01.01.2001 № 558, зарегистрированным Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
Провести мероприятия по обеспечению сохранности, учету и своевременному упорядочению документов, связанных с подготовкой и проведением выборов глав муниципальных образований и депутатов представительных органов местного самоуправления.
Провести мероприятия, направленные на упорядочение и прием документов в государственный и муниципальные архивы автономного округа, сроки временного хранения которых истекли.
Осуществлять мероприятия по контролю за соблюдением установленных сроков упорядочения документов организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов и представления описей, номенклатур дел на рассмотрение ЭПМК Службы.
Оказывать методическую и практическую помощь организациям – источникам комплектования государственного и муниципальных архивов в проведении отбора и описания документов, внедрении нормативных документов, определяющих порядок работы ведомственных архивов и ведения делопроизводства.
Рассмотреть на заседаниях ЭПМК Службы описи и номенклатуры дел организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов:
- номенклатур дел 149 организаций;
- описей управленческой документации на 13 543 ед. хр.;
- описей дел по личному составу на 10 734 ед. хр.;
- описей фотодокументов на 715 ед. хр.
Осуществлять контроль за приемом документов, хранящихся в учреждениях сверх установленного срока, в первую очередь, от учреждений, изменивших форму собственности.
Продолжить работу по соблюдению законодательно установленных сроков временного хранения в организациях документов, отнесённых к составу Архивного фонда Российской Федерации.
Принять от организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов автономного округа различных форм собственности на государственное и муниципальное хранение более 14 000 ед. хр. управленческой документации, около 700 ед. хр. фотодокументов.
Усилить внимание к вопросам обеспечения сохранности документов ликвидированных организаций, в т. ч. по личному составу, особенно в случаях реорганизации и банкротства организаций. Привлекать к решению этих вопросов органы исполнительной власти и местного самоуправления Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
Активизировать работу по контролю за обеспечением сохранности, учетом, отбором и подготовкой для передачи на государственное хранение научно-технической документации, находящейся на ведомственном хранении.
Продолжить работу по внедрению программного комплекса «Учреждения – источники комплектования» в государственном и муниципальных архивах автономного округа.
В целях оказания методической и практической помощи лицам, ответственным за ведение делопроизводства и обеспечение сохранности архивных документов на стадии ведомственного хранения, провести 14 семинаров по вопросам организации делопроизводства и ведомственного хранения документов.
4. Внедрение информационных технологий и
развитие информационно-поисковых систем
Продолжить развитие системы «Электронный архив» с целью создания полнотекстовых баз данных, системы удаленного доступа пользователей к архивным документам Архивного фонда Югры, фонда пользования архивных документов в электронном виде.
Продолжить работу по оцифрованию особо ценных и наиболее востребованных документов государственного и муниципальных архивов Югры.
Продолжить реализацию мероприятий по обеспечению бесперебойного доступа пользователей к электронным копиям описей дел, созданных в результате ретроконверсии.
Активизировать работу по интеграции автоматизированной информационной системы «Электронный архив Югры» с информационной системой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Территориальная информационная система Югры».
Продолжить оцифрование фотодокументов Государственного архива Югры с целью наполнения базы данных «Фотокаталог».
Продолжить формирование общеотраслевых АПК «Архивный фонд» версия 5.1. и «Фондовый каталог» в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Продолжить проведение анализа состава справочного аппарата, проверки качества заполнения полей и разделов АПК «Архивный фонд» версия 5.1., отвечающих за учет состояния справочно-поисковых средств, с целью определения дальнейших перспектив работы в данном направлении.
Продолжить ведение тематических баз данных «Картотека решений окружного, районных и городских Советов народных депутатов и их исполкомов», «Посемейные списки административно-ссыльных», «Номенклатурные работники окррайгорисполкомов», «Сведения по личному составу учреждений и организаций».
В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» продолжить работу по созданию и развитию архивных сайтов, своевременному предоставлению информации о деятельности Архивной службы Югры на портале «Архивы России» и едином официальном сайте государственных органов власти автономного округа, сайтах администраций муниципальных образований автономного округа, в т. ч. размещению на сайтах виртуальных выставок архивных документов.
Продолжить работу по модернизации модулей «Протоколы Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов автономного округа», «Учет плановых показателей деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа» и иного программного обеспечения в рамках развития автоматизированной информационно-поисковой системы «Электронный архив Югры».
Провести работы, направленные на обеспечение сохранности информационных массивов в электронном формате (оптимизация, копирование БД, антивирусная профилактика), надлежащего состояния компьютерной техники и периферийных устройств.
В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 № 152-ФЗ «О персональных данных» в Службе и Государственном архиве Югры осуществлять мероприятия по защите информационных систем, обрабатывающих персональные данные. Своевременно проводить анализ используемых в работе персональных данных и информационных систем Службы и Государственного архива Югры.
5. Научная информация и использование документов
Продолжить участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011-2015 годы», программу Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2011-2015 годы.
Предоставлять информационные услуги пользователям архивных документов, осуществлять информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления автономного округа. Оказывать помощь пользователям в выявлении информации при подготовке к юбилейным и памятным датам в истории страны, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
Организовать освещение памятных и знаменательных дат в истории России, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры путем организации выставок архивных документов: «Память забытой войны», «На память себе и потомкам…», посвященных 100-летию Первой мировой войны; а также выставок и иных мероприятий (публикации статей, подготовка телерадиопередач), приуроченных к 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., проведению Года культуры в Российской Федерации, в т. ч. совместных с организациями – источниками комплектования Государственного архива Югры.
Организовать подготовку и проведение торжественных мероприятий, реализацию совместных с государственным и муниципальными архивами выставочных проектов, посвященных 80-летию Архивной службы Югры. Разработать сценарный план, выявить архивные документы для создания документального фильма по истории развития архивного дела в автономном округе.
Продолжить реализацию совместных с Государственным архивом Югры проектов «История исчезнувших деревень», «Первая мировая война в жизни югорчан».
Выявлять, подготавливать, направлять в адрес учреждений инициативные информации.
Разместить на тематическом сайте «Архивы Югры» календарь знаменательных и памятных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2014 год «Югорский калейдоскоп событий», составленный по документам государственного и муниципальных архивов автономного округа. Подготовить к изданию Календарь знаменательных и памятных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2015 год.
Осуществлять контроль за качеством и полнотой информации, размещаемой на сайте Государственного архива Югры.
Продолжить участие в совместном проекте с редакцией окружной газеты «Новости Югры» по популяризации документов, освещающих историю автономного округа.
Продолжить сбор документов личного происхождения, в т. ч. уделить особое внимание сбору документов из личных архивов участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и тружеников тыла.
Участвовать в совещаниях, методических семинарах Федерального архивного агентства, научно-методического совета Уральского федерального округа, научно-практических конференциях по региональной истории, проблемам развития архивного дела.
Обеспечивать исполнение запросов в государственном и муниципальных архивах автономного округа в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
Организовать работу с интернет-запросами граждан, поступившими на адрес электронной почты и через портал государственных и муниципальных услуг; запросами, поступившими в рамках реализации соглашения о взаимодействии с территориальным отделением Пенсионного фонда Российской Федерации и многофункциональным центром оказания услуг.
Организовать представление материалов (статьей, публикаций документов и т. д.) в научно-практические журналы «Отечественные архивы», «Архивы Югории», информационно-методические бюллетени Управления архивами Свердловской области, Управления по делам архивов Тюменской области. Обеспечивать подготовку и размещение информационных материалов на тематическом сайте «Архивы Югры».
6. Научно-исследовательская и методическая работа
Разработать и представить на рассмотрение ЭПМК Службы методические документы согласно Плану методических разработок Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2014 год.
Продолжить выпуск научно-практического журнала «Архивы Югории», сотрудничество с редакционными коллегиями информационных изданий Федерального архивного агентства, научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа, журналов «Отечественные архивы», «Архивы Урала».
Подготовить и провести окружной методический семинар «Актуальные вопросы развития архивного дела в автономном округе».
Принять участие:
· в заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве;
· в совещаниях и семинарах руководителей и специалистов архивных органов и учреждений УрФО;
· в конкурсе молодых специалистов органов управления архивным делом и государственных архивов субъектов Уральского федерального округа, г. Екатеринбург, и в других мероприятиях.
Продолжить практику подготовки информационно-методических писем, методических рекомендаций для архивов автономного округа по проблемным вопросам развития архивного дела.
Ежемесячно проводить заседания экспертно-проверочной методической комиссии Службы.
7. Работа с кадрами
Организовать работу по участию в курсах повышения квалификации государственных и муниципальных служащих в Отраслевом центре повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, методических семинарах и совещаниях органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Содействовать обучению архивистов в учреждениях высшего и среднего профессионального образования.
Осуществлять командировки с целью обмена опытом работы, укреплению профессиональных контактов с архивными учреждениями Российской Федерации, Уральского федерального округа.
Ходатайствовать о представлении лучших архивистов к награждению ведомственными наградами Федерального архивного агентства, наградами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в честь 80-летия Архивной службы Югры.
