К вопросу учета расчетов с подотчетными лицами в современных условиях

К вопросу учета расчетов с подотчетными лицами в современных условиях

студент 3 курс, Институт международного бизнеса и экономики,

Владивостокский государственный университет экономики и сервиса,

Владивосток, Россия

E-mail: [e-mail]

Как известно любая организация и индивидуальные предприниматели независимо от организационно-правовой формы ведет учет расчетов с подотчетными лицами. Этот участок работы имеет ряд проблем, которые требует профессионального решения.

При изучении теоретических вопросов, связанных с учетными процедурами по расчетам с подотчетными лицами было установлено, что нормативная база, регулирующая этот учет, является разработанной, но не в полной мере доработанной.

Возникают проблемные вопросы, связанные с возмещаемыми расходами, а также с расчетами по выполнению обязательств. Как показывает практика, изучение учета на ряде организаций Приморского края, расчеты с подотчетными лицами ведутся в безналичном порядке. Такие расчеты удобны для работодателя, однако подотчетные лица испытывают трудности, прибыв на место назначения. Возникает проблема в обналичивании средств, дополнительных платежах при конвертации, а также невозможность расчетов по услугам, которые оказываются непосредственно подотчетному лицу. Рассмотрим проблемные вопросы по учету расчетов с подотчетными лицами.

Во-первых, это – общая величина возмещаемых расходов по проезду. Важным моментом в возмещаемых расходах является бронирование номера в гостинице. На сегодняшний день порядок документального оформления операций, связанных с проживанием физических лиц в гостинице, в том числе услуг по бронированию номеров, при безналичной форме их оплаты законодательно не установлен. Единственным документом, подтверждающим оказание услуги, является акт.

Однако не все гостиницы оформляют этот документ, а подотчетное лицо не владеет информацией о документальном подтверждении подобного рода расходов, поэтому предварительно работники бухгалтерии должны его предупредить об этом.

Поскольку составление акта оказанных услуг предполагает наличие подписей двух сторон, то организации в рассматриваемом случае целесообразно выдать командировку сотруднику доверенность на подписание и получение документов, подтверждающих оказание услуг по проживанию.

Учитывая, что нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения расходов на бронирование гостиничных номеров, мы полагаем, что подтверждать данные расходы могут и иные документы, полученные от гостиницы в подтверждение факта оказания данной услуги.

Также возникают проблемы, которые связаны с порядком подтверждения расходов при оформлении электронных билетов. В отличие от Европы и Америки, где электронные билеты используются повсеместно, в России данный вид сервиса появился лишь недавно и пока не очень распространен. Оформляются электронные билеты по традиционной схеме через транспортные агентства, кассы авиакомпаний, а также посредством сети Интернет.

Дискуссионным вопросом является учет расходов на проезд до места командировки, если билет приобретен в бездокументарной форме. Оправдательными документами, подтверждающим расходы на приобретение авиа или ЖД билета для целей налогообложения, являются сформированная маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий передвижение подотчетного лица по указанному в электронном билете маршруту.

Во-вторых, важной проблемой являются недоброкачественные (подложные) оправдательные документы к авансовому отчету.

Рассмотрим раскрытые преступления по возмещаемым командировочным расходам в Приморском крае. Так было установлено, что подделка авансовых отчетов совершена Председателями Думы Дальнереченского городского округа.

По версии следствия, в 2012 году подозреваемые представили в отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации г. Дальнереченска авансовые отчёты о возмещении командировочных расходов, содержащие заведомо ложные сведения о том, что они якобы проживали в гостиницах города Владивостока. На основании подложных документов злоумышленники получили из местного бюджета два платежа на общую сумму 46170 рублей и 22040 рублей, и каждый распорядился деньгами по своему усмотрению.

В-третьих, проблемным вопросом является нецелевое использование подотчетных сумм.

В 2012 году во Владивостоке были задержаны заместитель главы города и еще трое сотрудников администрации по делу о туристической поездке в Гонконг, которую они устроили себе под видом командировки. По возвращению  в г. Владивосток обвиняемые подписали авансовые отчеты и служебные задания, которые содержали не соответствующие действительности сведения. В результате преступных действий обвиняемых из бюджета города были похищены денежные средства в размере около 250 тысяч рублей.

К сожалению, на практике случаи подделывания авансовых отчетов, товарных и кассовых чеков и т. д. встречаются очень часто.

Поэтому, в организациях необходимо выработать ряд подходов к правильному оформлению документов по расчетам с подотчетными лицами и разработать пути решения, способствующие разрешению проблемных вопросов.

Мы полагаем, что одним из направлений является публичность информации внутри компании о совершенных правонарушениях.

Считаем целесообразным, проводить внутренний контроль по предъявленным оправдательным документам на соответствие возмещаемых сумм и пребывания работника в пункте назначения.

Возможен вариант выборочных проверок независимыми добровольными контролерами компании о пребывании работника в гостинице, а также в организации, куда он направлялся. Это позволит, по нашему мнению, сократить нецелевое использование средств и повысить оставшуюся в распоряжении организации прибыль.

Литература

1. О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета: постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 000 // Собрание законодательства РФ. – 2002. – № 43. – Ст. 5462.

2. Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ: постановление Правительства РФ от 01.01.2001 г. № 49 // Российская газета. – 2005. – 08 апреля. – С. 7-8.

3. О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации: положение Центрального банка Российской Федерации от 12 октября 2011 г. // Собрание законодательства РФ. – 2004. – № 27. – ст. 2711.