УТВЕРЖДЕНО
Постановлением главы администрации
Мари-Турекского муниципального район
от 7 февраля 2011 года № 58
ПОРЯДОК
доступа к архивным фондам и использования архивных документов
1. Общие положения
1.1. Настоящий порядок разработан в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, в целях совершенствования работы по организации использования документной информации муниципальным архивом.
1.2. В настоящем Порядке применяются следующие основные понятия:
1) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
2) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
3) особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
4) уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
5) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
6) архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
7) муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
8) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
9) владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
10) пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
2. Порядок доступа к архивным документам
2.1.Документы, находящиеся на хранении в муниципальном архиве, а также научно – справочный аппарат к ним открыты для пользователей.
2.2. Муниципальный архив обязан:
- обеспечить пользователям свободный доступ к научно – справочному аппарату;
- предоставить пользователям для работы в рабочем кабинете архивного отдела архивные документы по заявленным темам в установленном объеме и в определенные сроки.
2.3. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.
2.4. Условия доступа к архивным документам, находящихся в частной собственности, устанавливаются собственником или владельцем документов в форме договора.
2.5. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
2.6. Ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов, сроки доступа могут быть изменены с письменного разрешения гражданина, а после его смерти – его наследниками.
2.7. При отсутствии каких – либо распоряжений допуск к документам личных фондов или коллекций осуществляется в соответствии с общими правилами.
2.8. Отказ в допуске к архивным фондам и документам и его причины, а также сведения об имеющихся ограничениях в пользовании документами сообщаются пользователям в случае их просьбы в письменном виде и могут быть обжалованы ими.
3. Порядок использования документов
муниципального архива.
3.1. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.
3.2. Муниципальный архив предоставляет пользователям по заявленным темам исследований архивные документы, научно – справочный аппарат к ним.
3.3. Муниципальный архив обеспечивает пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.
3.4. Муниципальный архив обязан бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан.
3.5. Муниципальный архив предоставляет государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно – информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документах.
3.6. При любом использовании должна быть обеспечена сохранность документов архивов.
Пользователи, причинившие вред документам Архивного фонда Российской Федерации, лишаются права заниматься с архивными документами муниципального архива и несут ответственность в соответствии с российским законодательством.
3.7. Пользователи несут ответственность за использование документов, воспроизведение текстов, а также соответствие проводимой информации содержанию использованных документов.
3.8. Связанные с использованием документов конфликтные ситуации между муниципальным архивом и пользователем разрешаются в административном порядке.
4. Порядок пользования документами
муниципального архива
4.1. Оформление пользователей для работы в муниципальном архиве.
4.1.1. Пользователи оформляются в муниципальный архив на основании официального письма направившей их организации или личного заявления на имя руководителя архивного отдела. Студенты оформляются по письму ВУЗ.
В официальном письме или личном заявлении указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученая степень (звание), тема и её хронологические рамки, цель исследования.
Иностранные пользователи оформляются на основании официального письма принимающей их организации, дипломатических представительств и других зарубежных учреждений.
Все пользователи заполняют анкету установленного образца.
4.1.2. Разрешение на право работы в муниципальном архиве дается руководителем архивного отдела.
4.2. Обязанности муниципального архива.
4.2.1. Архивные документы и научно – справочный аппарат предоставляется архивом на основании письменного заказа пользователя.
Отсрочка в предоставлении архивных документов и научно – справочного аппарата допускается в случаях работ по реставрации и микрофильмированию, использования их в выставочных экспозициях, передачи дел во временное использование другим организациям.
4.2.2. Описи и другие архивные справочники выдаются исследователю на срок до 5 дней, особо ценные документы – до 5 дней, дела, печатные издания – на один месяц.
При необходимости продления срока работы с документами этот вопрос решается в индивидуальном порядке.
4.2.3. При окончательной сдаче исследователем дел для возвращения их в хранилище специалист архивного отдела проверяет наличие и физическое состояние дел и расписывается в бланке заказа на выдачу дел за их возврат.
При обнаружении в сдаваемых делах недостач или повреждений составляется акт.
4.3. Права и ответственность пользователя.
4.3.1. Пользователь имеет право получать консультации специалистов архивов по составу документов и научно – справочному аппарату. Он может обращаться с информационными запросами в архивные базы данных, заказывать копии документов (при наличии соответствующих технических возможностей архива).
4.3.2. При изучении архивных документов пользователь имеет право использовать технические приборы и устройства, облегчающие его работу (персональный компьютер, микрокалькулятор и т. д.), если они не могут повредить документы или помешать работе других пользователей.
4.3.3. При получении заказанных материалов пользователь обязан расписаться в бланке заказа, проверив сохранность и физическое состояние документов. Подпись пользователя удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за сохранность документов на время пользования.
4.3.4. В ходе работы пользователь обязан заполнять листы использования документов.
