Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации

Федеральная архивная служба России

(РОСАРХИВ)

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

работы с научно-технической документацией

в государственных архивах

Российской Федерации

Одобрены решением Коллегии Росархива

от 01.01.01 г

Москва - 2003

«Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации» подготовлены рабочей группой в составе:

(руководитель),

, , Миша-рова А. С., , ;

при участии , (Росархив), (ВНИИДАД), (РГАНТД), , (Филиал РГАНТД), , (ЦАНТД г. Москвы), (ЦГАНТД г. Санкт-Петербурга).

С О Д Е Р Ж А Н И Е

Стр.

Введение	7
1. Общие положения	10
1.1.. Понятие "научно-техническая документация"	10
1.2. Понятие о НТД государственной, частной и иных форм собственности	11
1.3. Правовые основы деятельности государственного архива, хранящего НТД	12
2. Организация и фондирование НТД Архивного фонда Российской Федерации	12
2.1. Организация НТД в пределах Архивного фонда Российской Федерации	12
2.1.1. Организация НТД по формам собственности	13
. 2.1.2. Организация НТД в государственных архивах по видам носителей, технике закрепления, степени ценности и категории доступа к ин- формации	13
2.2. Фондирование НТД	14
2.3. Организация НТД в пределах архивного фонда и автоматизированных баз данных	16
3. Обеспечение сохранности НТД	17
3.1. Понятие обеспечения сохранности документов	17
3.2. Создание оптимальных условий хранения НТД на разных носителях информации	17
3.3. Размещение НТД в хранилищах	19
3.4. Контроль наличия, технического и физического состояния НТД	19
3.5. Выдача НТД и описей из архивохранилищ	22
3.6. Выявление уникальной и особо ценной НТД	23
3.7. Создание страхового фонда НТД и фонд пользования	24
3.8. Специальная физико-химическая и техническая обработка НТД	25
4. Учет НТД государственного архива	25
4.1. Учет документов как составная часть работы по обеспечению их сохран- ности	25
4.2. Система основных и вспомогательных документов по учету НТД в архиве	26
4.3. Учет страхового фонда и фонда пользования	31
5. Описание НТД и научно-справочный аппарат к документам архива	31
5.1. Понятие описания и научно-справочного аппарата	31
5.2. Описание НТД	33
5.3. Традиционный НСА к НТД	37
5.4. Автоматизированный научно-справочный аппарат	46
6. Комплектование архива научно-технической документацией и экспертиза ценности НТД	48
6.1. Понятие и правовые основы комплектования архива научно-техничес- кой документацией	49
6.2. Определение источников комплектования архива НТД	49
6.3. Экспертиза ценности НТД	52
6.4. Восполнение отсутствующей в документальных фондах организаций НТД постоянного хранения	57
6.5. Упорядочение научно-технической документации	58
6.6. Организация приема-передачи НТД на хранение в архив	59
6.7. Перераспределение НТД между архивами	66
6.8. Целевая экспертиза ценности НТД, хранящейся в архив	67
6.9. Применение автоматизированных архивных технологий при комплекто - вании архива НТД	69
7. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций	71
7.1. Понятие и основные виды организационно-методического руководства и контроля	71
7.2. Организационно-методическое руководство деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций, хранящих документы госу- дарственной собственности	72
7.3. Контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций, хранящих документы государственной собственности	75
7.4. Порядок взаимодействия архива с негосударственными организациями- венниками документов	77
7.5. Организация государственного учета НТД Архивного фонда Российс- кой Федерации, находящейся на временном хранении в организациях	78
7.6. Порядок учета работы архива с организациями различных форм собствен- ности	78
7.7. Применение автоматизированных технологий в работе со службами НТД и делопроизводственными службами организаций	79
8. Использование научно-технической документации Архивного фонда Россий - ской Федерации	80
8.1. Понятие использования документов	80
8.2. Порядок использования НТД Архивного фонда Российской Федерации	80
8.3. Формы использования НТД	82
8.4. Порядок копирования, оформления и учета копий НТД	88
8.5. Рассекречивание НТД	89
8.6. Публикация НТД	90
8.7. Учет использования НТД	91
Приложения (образцы форм)	91
Приложение N 1. Акт проверки наличия и состояния документов	92
Приложение N 2. Лист проверки наличия и состояния документов	94
Приложение N 3. Карточка учета необнаруженных документов	96
Приложение N 4. Акт о необнаруженных документов, пути розыска кото- рых исчерпаны	97
Приложение N 5. Карта-заместитель	99
Приложение N 6. Лист фонда	100
Приложение N 7. Карточка фонда	101
Приложение N 8. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов	103
Приложение N 9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подле- жащих хранению	104
Приложение N 10. Акт описания документов, переработки описей	106
Приложение N 11. Акт о технических ошибках в учетных документах	109
Приложение N 12. Акт возврата документов собственнику	110
Приложение N 13. Акт об изъятии подлинных единиц хранения, документов	111
Приложение N 14. Опись единиц хранения НТД	112
Приложение N 15. Лист-заверитель описи еди. иц хранения НТД	115
Приложение N 16. Каталожная карточка НТД	116
Приложение N 17. Акт о сдаче-приеме тематических карточек	118
Приложение N 18. Карточка учета каталогизации документов фонда	119
Приложение N 19. Книга учета каталогизации документов архива	120
Приложение N 20. Список организаций - источников комплектования госу- дарственного архива	121
Приложение N 21. Список физических лиц (граждан) - источников комплек- тования государственного архива документами личного происхождения	122
Приложение N 22. Карточка учета организации - возможного источника комплектования государственного архива	123
Приложение N 23. Перечень проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение	124
Приложение N 24. Акт о необнаружении единиц хранения НТД, подлежа- щих передаче на постоянное хранение	125
Приложение N 25. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения (документов) НТД постоянного хранения.	128
Приложение N 26. Ведомость дефектов графической и текстовой НТД, передаваемой на постоянное хранение	130
Приложение N 27. Акт об обнаружении единиц хранения НТД, не отно- сящихся к данному архиву, фонду или описи	131
Приложение N 28. Акт приема-передачи документов на хранение	132
Приложение N 29. Акт о невосстановимой утрате информации, относя - щейся к электронной НТД	133
Приложение N 30. Акт приема-передачи информационных массивов и программных средств на постоянное хранение	135
Приложение N 31. Акт технической проверки информационных масси- вов и программных средств	137
Приложение N 32. Карточка учета работы с организацией	139
Приложение N 33. Журнал регистрации требований пользователей на выдачу описей, дел	142
Приложение N 34. Заказ (требование) на выдачу документов, копий фон- да пользования, описей	143
Приложение N 35. Акт о выдаче документов во временное пользование	145
Приложение N 36. Заказ на копирование документов	147
Приложение N 37. Перечень документов при копировании	148
Приложение N 38. Журнал учета заказов на копирование документов	149
Приложение N 39. Журнал регистрации пользователей и их личных дел	151
Приложение N 40. Карточка учета пользователей и тематики исследований	153
Приложение N 41. Карточка регистрации и учета исполнения запроса	155
Приложение N 42. (Справочное). Список законодательных актов, норма- тивных и методических документов	157
Список сокращений	173

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, фонды организаций, содержащие научно-техническую документацию (НТД), а также отдельные научные, научно-технические и технические документы, имеющие научно-историческое, историко-техническое и длительное практическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

В своей работе с НТД государственные архивы руководствуются законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, регламентирующим созда-ние, оформление, хранение, обращение и использование НТД, а также ведомственными актами.

"Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации" являются составной частью комплекса нормативных актов, регламентирующих основные направления и технологию работы архивных уч-реждений с НТД, и применяются наряду с "Основными правилами работы государ-ственных архивов Российской Федерации", не повторяя их основных положений.

До последнего времени государственные архивы Российской Федерации руководст-вовались "Основными правилами работы с научно-технической документацией в госу-дарственных архивах СССР", изданными в 1985 г. Социально-экономические и полити-ческие изменения в Российской Федерации, обновленная правовая база России, и воз-никшие в связи с этим противоречия ряда положений действующих Правил вызвали необходимость создания нового нормативного документа, регламентирующего работу государственных архивов Российской Федерации с НТД на современной отечественной и международной правовой основе, с учетом наличия разных форм собственности на НТД, накопленного отечественными и зарубежными архивистами опыта работы с НТД и действующей в России нормативной базы по созданию НТД на различных носителях информации.

В новых "Правилах" регламентированы основные направления работы с НТД в государственных архивах Российской Федерации с учетом современного законода-тельства Российской Федерации, международных, государственных (национальных) российских стандартов и других нормативных актов, регламентирующих создание, хранение и обращение в Российской Федерации разных видов НТД на бумажных, ма-шинных, пленочных и других носителях информации.

В "Правилах" закреплены подтвержденные многолетней практикой государственных архивов технологические решения по работе с такими видами НТД, как научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, изыскательская, градострои-тельная, проектная документация для строительства. Основные положения «Правил» распространены на все названные выше виды документации, а также на программную, землеустроительную, лесоустроительную документацию, учетно-техническую доку-ментацию в области градостроения, землеустройства, лесоустройства и водного хозяй-ства. В «Правилах» по ряду направлений работы с НТД предложены новые приемы и технологии работы, диктуемые необходимостью применения новых технических средств (включая электронную технику) либо связанные с приемом на постоянное хранение НТД на нетрадиционных носителях.

Впервые "Правила" регламентируют работу с НТД в электронном формате и применение автоматизированных архивных технологий для обеспечения основных функций государственных архивов, комплектующихся и/или хранящих НТД.

"Правила" состоят из "Введения", восьми разделов и "Приложений".

В первом разделе содержится общая характеристика НТД, дана ее классификация по формам собственности на НТД и отражена правовая база работы государственного архива с нею.

Во втором разделе - изложены основные вопросы организации и фондирования НТД Архивного фонда Российской Федерации, классификации НТД в пределах государст-венного архива и фонда.

Раздел третий посвящен обеспечению сохранности НТД в государственном архиве независимо от уровня его подчинения. В нем изложены основные требования по соз-данию оптимальных условий хранения документов на различных носителях информа-ции, определены условия выдачи НТД из архивохранилищ, проверки ее наличия и со-стояния, создания страхового фонда особо ценной и уникальной НТД, обеспечения физико-химической сохранности НТД и ее размещения в архивохранилищах.

В разделах четвертом и пятом разделах регламентированы учет и описание НТД, создание и развитие НСА к ней, в том числе с применением автоматизированных средств учета и поиска архивных документов, находящихся на постоянном хранении в государственных архивах.

В разделе шестом регламентируется процесс комплектования государственных архивов научными, научно-техническими и техническими документами на основе действующего законодательства о формах собственности и преемственности собственности на НТД,

в том числе с применением электронно-вычислительных средств, отражены вопросы взаимоотношений государственных архивов и собственников НТД негосударственных форм собственности, инициативного документирования, а также экспертизы ценности НТД в новых экономических условиях, включая экспертизу НТД на нетрадиционных носителях с применением ЭВТ.

В разделе седьмом отражены вопросы организационно-методического содействия и контроля деятельности архивных и делопроизводственных служб организаций и предприятий - источников комплектования государственных архивов научными, научно-техническими и техническими документами.

Раздел восьмой посвящен организации использования НТД, находящейся на постоянном хранении в государственных архивах, исходя из основных требований современного отечественного и зарубежного законодательства о правах различных категорий потребителей на ретроспективную информацию.

К "Правилам" приложены образцы форм документов, применяемых государ-ственными архивами в работе с НТД, а также Список действующих законодательных, нормативных и ведомственных документов.

"Правила" применяются при работе с НТД в федеральных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации и могут быть использованы в работе межотраслевых и отраслевых государственных фондов, осуществляющих временное хранение НТД, являющейся государственной собственностью Российской Федерации или субъектов Российской Федерации, а также в работе муниципальных архивов.

"Правила" прошли рецензирование в государственных архивах, подготовлены с учетом замечаний и предложений ВНИИДАД, РГАНТД, Филиала РГАНТД, ЦАНТД г. Москвы и ЦГАНТД г. Санкт-Петербурга, которым Рабочая группа выражает глубокую признательность за конструктивные замечания и предложения.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Понятие "научно-техническая документация"

Научно-техническая документация (НТД) - обобщающее понятие научно-исследо-вательской, научно-технической и технической документации на различных носителях информации, фиксирующей процесс и результаты научных исследований и прикладных разработок, а также направления и методы их внедрения в различные отрасли экономики. К НТД относят научно-исследовательские, конструкторские, технологиче-ские, патентные, программные, геологогеодезические, маркшейдерские, изыскательские, картографические, метеорологические, градостроительные, земле - и лесоустроительные документы, проектные документы для строительства и на автоматизированные системы, учетно-техническую документацию и ряд других.

Процесс создания, оформления, хранения и обращения большинства современных научно-технических, технических и некоторых научно-исследовательских документов был регламентирован: до 01.07.2003 г. правовыми и нормативными актами: научно-исследовательских и технических документов на бумажных носителях информации - федеральными законами, правительственными постановлениями, международными, государственными (национальными), отраслевыми стандартами и руководящими документами (РД) СИБИД, ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, СПДС, ЕКС АС, САПР и другими; НТД на микроформах – стандартами по микрографии; НТД на машинных носителях информации – стандартами "Системы обработки информации", "Информационные технологии", "Гибкие производственные системы", САПР, ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, СПДС, СИБИД и т. д.; с 01.07. 2003 г. регламентируется Федеральным законом «О техническом регулировании» (N 184-ФЗ, от 01.01.2001 г.).

НТД создается в процессе научно-исследовательской и научно-технической дея-тельности научно-исследовательских, конструкторских, технологических, геологораз-ведочных, изыскательских, проектных организаций и высших учебных заведений, производственной деятельности организаций, а также в работе организаций техниче-ской инвентаризации объектов градостроительной деятельности, землеустроительных, лесоустроительных организаций и отдельных граждан.

НТД представляет собой продукт интеллектуальной деятельности человека и входит в информационные ресурсы России. В соответствии с архивным законодательством Российской Федерации, отнесение НТД к Архивному фонду Российской Федерации и субъектов Российской Федерации производится на основании экспертизы ее ценности в порядке, устанавливаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

1.2. Понятие о НТД государственной, частной и иных

форм собственности

В зависимости от формы собственности на документы, НТД может относиться к НТД государственной, а также частной и иных форм собственности.

1.2.1. НТД организаций, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной собственности или собственности субъекта Российской Федерации, является государственной собственностью.

В федеральной собственности находится НТД организаций, расположенных в стране и за рубежом, созданных на базе федерального имущества, а также НТД, хранящаяся в организациях Российской Академии наук, в федеральных архивах, библиотеках и музеях, НТД юридических и физических лиц, поступившая на законном основании в собственность государства.

В собственности субъекта Российской Федерации находится НТД организаций, созданных на базе имущества субъекта Российской Федерации, а также НТД, хра-нящаяся в государственных архивах, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации, НТД юридических и физических лиц, поступившая на законном основании в собственность субъекта Российской Федерации.

1.2.2. Частной и иных форм собственностью является НТД организаций, созданных на базе имущества, находящегося в частной и иной собственности, НТД физических лиц, созданная или законно приобретенная ими.

1.2.3. НТД частной и иных форм собственности может переходить в государствен-ную собственность в случаях, предусмотренных Российским законодательством. Соб-ственники НТД частной и иных форм собственности могут передавать свою НТД в государственную собственность.

1.2.4. НТД, отнесенная к государственной собственности, хранится в специализи-рованных и общих федеральных архивах и государственных архивах субъектов Рос-сийской Федерации, в соответствии с профилем архивов.

1.3. Правовая основа деятельности государственного архива,

хранящего НТД

Владение, пользование и реализация полномочий по распоряжению НТД государственной собственности осуществляется в сответствии с Конституцией Россий-ской Федерации, Законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Имущественные вопросы, связанные с НТД государственной собственности, регулируются Гражданским, Земельным, Лесным, Градостроительным, Уголовным кодексами Российской Федерации, Федеральными законами о приватизации государ-ственного и муниципального имущества, о государственных и муниципальных уни-тарных предприятиях, о государственной регистрации прав на недвижимое имущество, о землеустройстве, об информации, информатизации и защите информации.

При решении вопросов, связанных с НТД государственной собственности, приме-няется законодательство Российской Федерации о науке и государственной научно-технической политике, о государственной и коммерческой тайне, об обязательном эк-земпляре документов, об авторском праве и смежных правах, патентном деле, о пра-вовой охране программ для ЭВМ и баз данных, о правовой охране топологий интег-ральных микросхем, об электронной цифровой подписи.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ФОНДИРОВАНИЕ НТД АРХИВНОГО ФОНДА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

2.1. Организация НТД в пределах Архивного фонда

Российской Федерации

Под организацией НТД понимается совокупность административно-правовых и научно - методических решений и технических операций, применяемых к этой доку-ментации с учетом ее принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.

2.1.1. Организация НТД по формам собственности

2.1.1.1. НТД, отнесенная к государственной собственности Архивного фонда Российской Федерации подлежит хранению в государственных архивах, в соответствии с профилем архива, в государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.

2.1.1.2. НТД, отнесенная к федеральной собственности и находящаяся в исключи-тельном ведении Российской Федерации, хранится в специализированных и общих федеральных архивах, в федеральных библиотеках и музеях, архивах Российской Ака-демии наук и других федеральных организаций.

2.1.1.3. НТД, отнесенная к государственной собственности субъекта Российской Федерации, а также к федеральной собственности (за исключением указанных в п.2.1.1.2),

хранится в специализированных и общих государственных архивах, в государственных библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих государственных организаций субъекта Российской Федерации.

2.1.1.4. Специализированные и общие федеральные архивы и государственные архивы субъектов Российской Федерации хранят НТД вне зависимости от времени соз-дания НТД, способа и техники закрепления информации.

2.1.1.5. НТД частной и иных форм собственности, передаваемая их собственниками в государственную собственность в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации, подлежит обязательному приему на постоянное хранение.

НТД частной и иных форм собственности, остающаяся в собственности ее владель-цев, может поступать от их собственников в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации на временное, в том числе депозитарное хранение.

2.1.1.6. НТД частной и иных форм собственности хранится у собственников в определяемом ими порядке, обеспечивающем сохранность НТД.

2.1.2. Организация НТД в государственных архивах

по видам носителей, способам, технике закрепления, степени ценности

и категории доступа к информации

2.1.2.1. В архивах письменная и графическая НТД государственной собственности на бумажных носителях входит в состав исторически и/или логически связанных сово-купностей – архивных фондов и коллекций юридических и физических лиц.

2.1.2.2. Машиночитаемая (электронная) НТД государственной собственности вклю-чается в состав документов фондов организаций-фондообразователей и организуется по видам носителей информации (магнитные, оптические), внутри видов - по форматам представления и характеру зафиксированной информации.

2.1.2.3. Уникальная НТД государственной собственности в установленном порядке включается в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации. На особо ценную НТД создаются в установленном порядке стра-ховой фонд и фонд пользования.

2.1.2.4. НТД государственной собственности, не отнесенная в установленном зако-нодательством порядке к документам ограниченного доступа, является открытой документацией. Организация хранения и пользование НТД ограниченного доступа до утраты ею секретности или конфиденциальности осуществляется в установленном законом порядке. Порядок организации временного, в т. ч. депозитарного хранения в государственном архиве НТД иных собственников, условий доступа к ним и пользования ними определяется соответствующими договорами.

2.1.2.5. НТД, не подлежащая постоянному хранению, имеющаяся в составе архивных фондов, принятых на постоянное хранение, в том числе от ликвидированных орга-низаций, или поступивших в государственные архивы вследствие чрезвычайных обсто-ятельств, выделяется к уничтожению в установленном порядке.

2.2. Фондирование НТД

2.2.1. Фондирование НТД состоит из определения или уточнения фондовой при-надлежности НТД и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций, в состав которых входит НТД.

2.2.2. Работа по фондированию НТД государственнй собственности, находящейся на хранении в организациях - источниках комплектования федеральных и государ-ственных архивов субъектов Российской Федерации, осуществляется в службах научно-технической (технической) документации (СНТД/СТД) организаций в процессе отбора НТД для передачи на постоянное хранение в федеральный или государственный архив субъекта Российской Федерации, а также в федеральном или государственном архиве субъекта Российской Федерации - при описании принятой необработанной НТД, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

2.2.3. Архивный фонд организаций-источников комплектования федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации научно-технической документацией, как правило, имеет поливидовой характер. В состав архивного фонда, в соответствии с профилем деятельности организации, могут входить управленческие, научно-исследовательские, конструкторские, технологические, производственнотех-нические, патентные, программные, телеметрические, изыскательские, картографиче-ские, учетно-технические, градостроительные, архитектурные, землеустроительные, лесоустроительные, проектные для строительства и иные документы на различных носителях информации, рентгенограммы, кино

фото - фоно- видеодокументы и другие.

2.2.4. Определение фондовой принадлежности НТД заключается в отнесении ее к фонду соответствующего юридического или физического лица.

Фондовая принадлежность НТД определяется на основе изучения истории фондо-образователя, фонда и состава документов. В составе НТД фонда организации может быть: НТД, созданная в организации; НТД, полученная от других отечественных и зарубежных организаций, в том числе: во исполнение договоров на разработку НТД, от организаций - соразработчиков, от организаций-инвесторов, от частных лиц.

Фондовая принадлежность НТД на бумажном носителе и микроформе, созданной в организации, определяется (кроме обычных требований - учета названия организации, подписей, содержания): для научно-исследовательской, технологической, программной, текстовой градостроительной, землеустроительной, лесоустроительной, инвестиционной, проектной и учетно-технической документации - по названию организации-разработчика, взятому с титульного/заглавного листа; для технической графической документации - по угловому штампу на чертежах, штампу применения, спецификациям и составу проекта; НТД на магнитном носителе - по информационно-поисковым характеристикам, листам удостоверения и утверждения документов, электронной цифровой подписи.

Фондовая принадлежность НТД организации-фондообразователю, полученной от сторонних организаций и физических лиц, определяется по адресату, регистрацион-ному штампу, резолюции и отметке о направлении НТД в структурные подразделения организации, по содержанию НТД.

2.2.5. Архивная коллекция НТД представляет собой совокупность документов, об-разовавшихся: в деятельности одного или нескольких фондообразователей, при раз-работке одной или нескольких проблем (тем), одного или нескольких проектов и объе-диненных по одному или нескольким признакам. В названии архивных коллекций от-ражается принцип формирования документов (тематический, хронологический, геог-рафический, номинальный) и в случае необходимости - ее составитель (юридическое, физическое лицо).

2.2.6. НТД разных организаций может входить в состав объединенных архивных фондов в случаях формирования этих фондов из фондов однородных по целевому наз-начению, подчиненности организаций, из фондов организаций, объединенных объектом и периодом деятельности, с учетом единства их местонахождения. (Объединенные фонды физических лиц могут формироваться с учетом родственных, профессиональных и/или творческих отношений фондообразователей.

2.2.7. Порядок установления границ архивных фондов, в состав которых входит НТД, аналогичен порядку установления границ архивных фондов, не содержащих НТД.

2.3.  Организация НТД в пределах архивного фонда и

автоматизированных баз данных

2.3.1. В пределах архивного фонда, в состав которого входит НТД, учетно-класси-фикационной единицей является единица хранения НТД. Единица хранения НТД – со-вокупность научных, научно-технических и/или технических документов, относящихся к определенному вопросу, (или отдельный текстовой/графический документ, имеющий самостоятельное значение), объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку и внесенные в опись под отдельным порядковым номером.

2.3.2. Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно Схемы сис-тематизации. Распределение единиц хранения НТД внутри фонда по делениям Схемы проводится на основе структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, геогра-фического, авторского признаков (возможно применение смешанных - хронологически-структурного, структурно-хронологического и иных сочетаний признаков).

2.3.3. НТД на электронных носителях может подвергаться систематизации либо в составе информационных массивов автоматизированных, в том числе распределенных, баз данных, либо вне них - на выделенных накопителях электронной информации.

2.3.4. Систематизация единиц хранения НТД является основанием для внутренней организации НТД архивного фонда/БД и закрепляется описью (описями) НТД.

3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НТД

3.1. Понятие обеспечения сохранности документов

Обеспечение сохранности НТД - комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения НТД на различных носителях, исключающих ее утрату и обеспечивающих поддержание ее в должном физическом состоянии.

Режимы хранения НТД представляют собой совокупность условий ее хранения и подразделяются на: температурно-влажностный (обеспечивает предохранение НТД от повреждающего действия температуры и влаги); световой (обеспечивает предохранение НТД от ненормативного воздействия света); санитарно-гигиенический (обеспечивает предохранение НТД от биоповреждений и загрязнения);охранный (обеспечивает предохранение НТД от хищений, утрат, несанкционированного выноса).

Организация хранения НТД - система мероприятий, включающая рациональное размещение НТД, контроль за ее движением и физическим состоянием, копирование НТД с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

3.2. Создание оптимальных условий хранения НТД

на разных носителях информации

3.2.1. Создание оптимальных условий хранения НТД на различных носителях инфор-мации обеспечивается раздельным хранением их в соответствии с нормативами режимов хранения данного носителя информации. В одном хранилище могут концентрироваться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения.

3.2.2. Требования к условиям хранения текстовой и графической НТД на различных носителях информации - к зданиям и помещениям архивохранилищ НТД, их электро-оборудованию, световому режиму, противопожарному оборудованию, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому, охранному режимам хранения, топографи-рованию, транспортировке, страхованию НТД, порядку оформления временного вывоза за рубеж и пределы субъекта Российской Федерации, обеспечению сохранности НТД при чрезвычайных ситуациях - аналогичны требованиям по обеспечению сохранности управленческой документации.

Для хранения подлинников и копий НТД на бумажной, пленочной и другой основе необходимо наличие технических средств, обеспечивающих раздельное ее хранение с соблюдением соответствующих режимов хранения.

3.2.2.1. Графическая НТД на бумажной основе, помещенная в папку, хранится в сфальцованном виде (отдельные листы фальцуются до формата А4). В папку вклю-чается не более 50 листов формата А4. Допускается хранение калек, синек, ватманов в папках, коробках или тубусах. Большеформатные графические документы хранятся в тубусах либо в развернутом виде вертикально или горизонтально в специальных ме-таллических шкафах с выдвижными ящиками.

3.2.2.2. Условия хранения НТД на тканевой основе (на батисте или остралоне) аналогичны условиям хранения документов на бумажной основе. Большеформатные чертежи на тканевой основе хранятся в свернутом виде в тубусах.

3.2.2.3. Хранение кино - фото - фоно - видео - и телеметрических документов, входящих в состав НТД, осуществляется в соответствии с действующими нормативными докумен-тами.

3.2.2.4. Хранение НТД на магнитных носителях организуется в соответствии с ГОСТ 28388-89.

НТД на иных машинных носителях хранится раздельно по видам носителей.

3.2.3. Средства хранения подлинников технических документов на бумажной основе определяются с учетом требований ГОСТ ЕСКД 2.501-88*, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ ЕСПД 19.601-78*, ГОСТ ЕСПД 19.6О2-78*, ГОСТ СТД АСУ 24.4О2-8О*; документов на магнитных носителях - ГОСТ 28388-89; микроформ - ГОСТ 13.1.203-84, ГОСТ 13.1.101-93, ГОСТ 7.65-92.

При определении средств хранения НТД на машинных носителях информации учи-тывается время создания документов, тип носителя (или их совокупность), физическое состояние носителя информации, техническое оснащение организации-источника ком-плектования.

Средства хранения кино - фото - фоно - видео - и телеметрических документов, входящих в состав НТД, определяются в соответствии с действующими отраслевыми нормативными документами.

3.2.3.1. Для обеспечения сохранности НТД на машинных носителях архивом изготавливается комплект документов, состоящий из двух экземпляров дубликатов до-кументов на магнитном или оптическом носителе (один из которых является непри-косновенным эталоном, другой - рабочей копией, хранение которых осуществляется раздельно). В зависимости от состояния НТД на машинном носителе производится пе-резапись ее информации на новый носитель.

3.3. Размещение НТД в хранилищах

3.3.1. Поступающая в федеральный и государственный архив субъекта Российской Федерации НТД размещается в соответствующих хранилищах или отдельных изолиро-ванных частях хранилищ, специализированных на хранении подлинников или копий научных и технических документов на кальке, бумажной, пленочной и другой основе.

3.3.2. Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) разме-щения.

3.4. Контроль наличия, технического и физического

состояния НТД

3.4.1. Проверка наличия и состояния НТД проводится в плановом порядке в целях установления фактического наличия единиц хранения (документов) и соответствия их количеству, числящемуся по описям, в случае чрезвычайных ситуаций и пр. При про-верке наличия и состояния НТД, проводимой в качестве самостоятельного вида работы, составляются акты и листы проверки наличия и состояния

3.4.2. Плановые проверки наличия и состояния дел проводятся:

по фондам особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 1О лет;

по ценным документам на бумажной основе периодичность устанавливается ЭПК архива в зависимости от интенсивности использования, но не реже - одного раза в 2О лет;

по аудиовизуальным и документам на машинных носителях - 1 раз в 5 лет;

по документам на горючей основе - один раз в 2 года;

по уникальным документам - ежегодно.

Единовременные проверки наличия и состояния НТД проводятся в случае нарушения установленного правилами режима хранения документов, влекущих за собой порчу или утрату документов, при обнаружении отсутствия документов, при чрезвычайных ситуациях, при передаче НТД из одного архива в другой, а также при массовых перемещениях фондов. Проверке наличия и состояния НТД подвергаются все фонды или группы фондов, а также отдельные фонды и коллекции НТД.

3.4.3. Проверка наличия и состояния НТД проводится в целях установления соот-ветствия фактического наличия единиц хранения их количеству, числящему по учетным документам, выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.

В ходе проверки наличия и физического состояния НТД осуществляются: уста-новление фактического наличия единиц хранения (документов) в описи, находящихся на хранении; выявление и устранение недостатков в учете документов; выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обра-ботки; выявление непрофильных документов, литерных и пропущенных номеров единиц хранения; соответствие наличия документов указанным во внутренней описи единиц хранения.

Проверка наличия графической документации осуществляется полистно выборочно по внутренним описям единиц хранения, при этом сверяются наименования реквизитов внутренней описи с наименованием каждого листа чертежа (по штампу чертежа), входящего в единицу хранения. Одновременно проверяется соответствие внутренней описи заверительной надписи. Дела, подлежащие хранению в несброшюрованном виде, проверяются полистно.

При проверке наличия НТД на машинных носителях записи (МНЗ) проверяется соответствие фактического количества НТД на машинных носителях итоговой записи описи; соответствие видов машинных носителей указанным в ведомости МНЗ; соот-ветствие номера тома каждого машинного носителя НТД ведомости МНЗ; соответствие наличия имен файлов каждого машинного носителя НТД ведомости МНЗ.

Проверка наличия и технический контроль кино - фото- фоно - видео - и телеметрических документов, входящих в состав НТД, а также микрофотокопий (негативов и позитивов) осуществляется в соответствии с действующими нормативными документами.

3.4.4. Оформление результатов проверки наличия и состояния НТД.

3.4.4.1. Обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния НТД недостатки фиксируются в листе проверки. Лист проверки заполняется на каждую опись отдельно. При небольших объемах фонда допускается составление единого листа на все описи фонда. Листы проверки нумеруются в валовом порядке и подписываются исполнителями.

3.4.4.2. На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния НТД (приложение N 1). Листы проверки прилагаются к акту.

Акт проверки наличия и состояния НТД, подписывается исполнителями и ут-верждается директором архива. В необходимых случаях одновременно с актом проверки наличия и состояния хранения НТД составляются акт о технических ошибках в учетных документах, акты обнаружения единиц хранения, акты о неисправимых повреждениях единиц хранения.

На основании актов и листов проверки принимаются необходимые меры для уст-ранения обнаруженных недостатков. Акты и листы проверки включаются в дело фонда. Физическое состояние документов отражается в соответствующей картотеке, которая ведется в традиционном или автоматизированном режиме.

3.4.4.3. Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов (приложение N 2) и в акте проверки наличия и состояния документов (приложение N 1). По результатам проверки корректируются учетные документы архива. Внесение изменений в учетные документы осуществляется на основании соответствующих актов (акта о технических ошибках в учетных документах и актов о выделении к уничтожению НТД, актов об обнаружении в фонде непрофильных или неучтенных документов, акта об необнаружении единиц хранения, акта о неисправимом повреждении единиц хранения (приложение N 25).

3.4.5. На все не обнаруженные при проверке наличия единицы хранения со-ставляются карточки учета необнаруженных документов (приложение N 3). Ведение картотеки может осуществляться как традиционным, так и автоматизированным спосо-бом. Допускается ведение книги учета необнаруженных единиц хранения.

3.4.6. Организация розыска не обнаруженных при проверке наличия единиц хра-нения проводится в установленном порядке.

3.4.6.1. При обнаружении единиц хранения в ходе работы по их розыску делается от-метка в картотеке необнаруженных дел.

3.4.6.2. На НТД, не обнаруженную в результате розыска, составляется акт о необна-ружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 4), который служит основанием для снятия необнаруженной НТД с учета, и подробная справка о проведении розыска. Решение о снятии их с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения органа управления архивным делом. В картотеке необнаруженных документов за подписью хранителя фондов делается отметка о снятии документов с учета.

3.4.7. При обнаружении непрофильных для данного архива единиц хранения (доку-ментов) составляется акт об обнаружении непрофильных единиц хранения (докумен-тов), на основании которого документы исключаются из учетных документов, а не-профильные документы передаются по принадлежности в соответствующие архивы.

3.5. Выдача НТД и описей из архивохранилищ

Выдача НТД и описей единиц хранения из архивохранилищ, контроль за сохран-ностью выданных документов, возвращение документов и описей в архивохранилища производится в установленном порядке.

НТД и описи выдаются из хранилища при наличии оформленного в надлежащем порядке требования (или заказа) на документы и описи: пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и организациям, физическим лицам-фондообразователям во временное пользование; работникам архива в рабочие помещения; в лабораторию ар-хива, сторонним организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов.

3.5.1. Для работы в читальном зале НТД выдается на основании заказа-требования на выдачу НТД (приложение N 34).

3.5.2. Выдача НТД во временное пользование осуществляется в случае отсутствия в архиве копировального оборудования, на основании официальных запросов организаций и предприятий (на срок до 3 месяцев), договоров о проведении выставок и условиях экспонирования документов (на срок до 6 месяцев), договоров о проведении работ по копированию документов, о проведении реставрационных работ, с разрешения директора архива или его заместителя. Демонстрируемая на выставках НТД должна быть предварительно застрахована. Выдача документов оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (Приложение )

3.5.3. Выдача НТД из архивохранилищ для дезинфекции, дезинсекции и реставрации, создания страхового фонда и фонда пользования осуществляется на основании заказа (договора) для проведения выше названных работ. В заказ вносится отдельно каждая единица хранения с указанием номера фонда, описи, количества листов единицы хранения (отдельно текст и графика), общее количество дел и листов. Заказ подписывается директором архива, заведующим архивохранилищем (главным специалистом), хранителем фондов (специалистом).

3.5.4. На место каждой выдаваемой из архивохранилища единицы хранения или до-кумента помещается карта (лист)-заместитель (приложение N 5).

3.5.5. Учет выдачи из архивохранилища НТД на бумажном и пленочном носителе осуществляется в книгах выдачи документов в зависимости от цели выдачи. Выдача НТД может учитываться в автоматизированном режиме в соответствующей базе данных. Выдача НТД из архивохранилищ и прием их обратно производится хранителем фондов (специалистом).

3.5.5.1. Выдача НТД на машинных носителях производится на автоматизированные рабочие места (АРМ) государственного архива. На АРМ производится первичная ре-гистрация пользователя и регистрация дат и сеансов работ пользователя. Работа поль-зователя начинается с ввода регистрационного номера и фамилии. В процессе работы на АРМ пользователю предоставляются услуги: поиск НТД на машинном носителе с помощью НСА (по электронному каталогу и описям НТД на машинных носителях); просмотр НТД на машинном носителе; копирование НТД на машинном носителе.

Доступ к НТД на машинном носителе осуществляется в соответствии с требо-ваниями к защите НТД на машинных носителях. При этом возможны следующие варианты: разрешены все виды работ с НТД на машинных носителях; разрешен только просмотр НТД на машинных носителях; разрешены просмотр и копирование НТД на машинных носителях.

В случае "пофайловой защиты" НТД на машинных носителях устанавливаются сле-дующие виды доступа: разрешены все виды работ с файлами; разрешен только прос-мотр; разрешен просмотр и копирование файла.

Пользователь обеспечивает информационную и физическую сохранность НТД на машинных носителях.

3.6. Выявление уникальной и особо ценной НТД

Для обеспечения сохранности уникальной и особо ценной НТД осуществляется ее выявление и создание страхового фонда особо ценной НТД и фонда пользования НТД.

Выявление уникальных и особо ценных документов производится наиболее квали-фицированными сотрудниками федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации на основании отраслевых научно-методических разработок и методичесих пособий, разработанных в архиве. Результаты работы по выявлению об-суждаются соответственно на ЭПК федерального архива и органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Выявление осуществляется как в плановом порядке, так и по заявлениям владельцев (физических и юридических лиц) уникальной и особо ценной НТД.

3.7. Создание страхового фонда НТД и фонда пользования

3.7.1. Страховой фонд НТД представляет собой совокупность страховых копий уникальной и особо ценной НТД. В соответствии с "Положением об Архивном фонде Российской Федерации", НТД передается на постоянное хранение вместе со страховыми копиями на особо ценную и уникальную НТД, подготовка которых осуществляется за счет средств организаций-сдатчиков.

Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения НТД. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от НТД, с которой изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда с регулируемым климатом.

Объектами страхового копирования является особо ценная и уникальная НТД независимо от времени ее создания, материала и техники изготовления, а также описи единиц хранения, в которых учтена особо ценная НТД.

Страховыми копиями НТД на бумажной основе являются негативы микроформ (микрофильмов, микрофиш) I-го поколения; документов в составе НТД: для кинодо-кументов - первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на кинопленке методом контактной печати; для фотодокументов - первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке или фотопластинке методом репродуцирования или контактной печати; для фонодокументов - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте или металлический граммофонный оригинал; для видеофонограмм - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной видеозвукозаписи на магнитной ленте шириной 25,4 мм (формат С); для документов на машинных носителях - первая копия оригинала, изготовленная на магнитном или оп-тическом носителе.

3.7.2. Страховое копирование НТД осуществляется в соответствии с типовыми тех-нологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

3.7.3. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования. Фонд пользования НТД представляет собой совокупность копий научных и технических документов на различных материальных носителях для использования их вместо подлинников с целью обеспечения сохранности оригиналов НТД.

Фонд пользования НТД Архивного фонда РФ составляют копии: уникальных и особо ценных документов; наиболее часто используемых документов; подлинников, хра-нящихся в других государственных хранилищах.

3.8. Специальная физико-химическая и техническая

обработка НТД

Комплекс работ по специальной физико-химической и технической обработке НТД (обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность документов), проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений, или архивы. Эти работы осуществляются в соответствии с "Основными правилами работы государ-ственных архивов Российской Федерации".

4. УЧЕТ НТД ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

4.1. Учет документов как составная часть работы

по обеспечению их сохранности

4.1.1. НТД государственной собственности, НТД, переданная на временное, в том числе, депозитарное хранение, независимо от вида, носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.

Основными единицами учета НТД являются архивный фонд (архивная коллекция), единица хранения.

Единица хранения НТД – физически обособленный научный, научно-технический и/или технический документ либо совокупность названных документов.

Под учетом НТД понимается определение ее количества и состава в установленных единицах учета, отражение этого количества и состава в учетных документах.

Учет НТД в государственных архивах осуществляется в целях упорядочения и обе-спечения сохранности НТД, контроля за ее наличием и состоянием, организации адрес-ного поиска и использования.

Централизованный государственный учет НТД осуществляется на основании Регла-мента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.1.2. Основными принципами учета НТД являются: централизация, унификация, динамичность, полнота и достоверность учета.

4.1.3. В государственных архивах, имеющих несколько архивохранилищ, кроме централизованного учета НТД, ведется учет документов в каждом архивохранилище. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы архива, а также порядок передачи соответствующих учетных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учета регламентируется приказом директора архива.

С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии) единиц хранения, с указанием по каждому этапу, где, какие документы и кем заполняются; отражается взаимосвязь централизованного учета и учета по архивохранилищам.

4.2. Система основных и вспомогательных документов

по учету НТД в архиве

Учет НТД в архиве осуществляется посредством системы основных и вспомога-тельных учетных документов. Для централизованного государственного учета архивом составляются документы централизованного государственного учета. Учет НТД в основных учетных документах и централизованный государственный учет являются обязательными.

4.2.1. Основные учетные документы: книга учета поступлений документов, фик-сирующая итоги поступлений документов в архив за год по общему количеству единиц хранения и по видам документов, список фондов, лист фонда, опись единиц хранения, научных, научно-технических и технических документов, реестр описей, инвентарная книга учета единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, паспорт архивохранилища, комплекс учетных документов по учету уникальной и особо ценной НТД и отснятых с нее страховых копий (лист учета и описания уникального документа, список фондов, содержащих особо ценные документы, опись единиц хранения и документов или перечень номеров особо ценных единиц хранения и документов (номерник), реестр описей особо ценных единиц хранения и документов (номерников), книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда НТД, дело фонда, лист-заверитель).

4.2.1.1. Количественный учет фондов (объединенных архивных фондов, архивных коллекций), присвоение им номеров осуществляется по списку фондов. В список фондов фонд вносится только при первом поступлении его в архив. Каждому поступающему в архив фонду присваивается очередной порядковый номер по списку фондов в валовой последовательности. В случае передачи фонда в другой архив, освободившийся номер другому фонду не присваивается. Название фонда вносится в список на основании исторической справки или титульного листа описи и состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращения названия организации-фондообразователя, его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название орга-низации менялось, то в списке фондов указывается только последнее его название на конечную дату документов, поступивших на постоянное хранение. Все предыдущие названия приводятся только в листе фонда. К списку фондов составляется итоговая за-пись на 01.01. каждого года.

Для объединенных фондов в списке фондов дается обобщенное название объеди-ненного фонда.

4.2.1.2. Лист фонда предназначен для учета количества и состава описей и их нуме-рации; количества, состава и содержания НТД, динамики изменений их объема по каждой описи и фонду в целом; фиксации изменений в названии фонда.

4.2.1.3. Лист фонда составляется на каждый фонд. В нем учитываются все документы фонда, включая неописанные, секретные.

Лист фонда (приложение N 6) заводится при первом поступлении фонда.

В листе фонда указываются крайние даты каждого названия фонда (начальная и конечная даты фактического существования организации-фондообразователя под одним названием); название фонда (перечисляются все названия учреждения-фондо-образователя с момента его возникновения в хронологическом порядке с указанием изменения подчиненности и местонахождения. Для объединенного фонда в графе "Название фонда" сначала приводится обобщенное название, затем названия всех ор-ганизаций, документы которых вошли в состав объединенного фонда, и номер фонда; при поступлении фонда из другого государственного архива - прежний номер фонда; дата записи (учета) документов; номер описи, состоящий из номера описи и буквенного обозначения вида НТД, присваиваемого по листу фонда по мере их поступления в государственный архив; годы документов; учет поступления неописанных документов (осуществляется в графе "Учет неописанных документов" в условных единицах хранения, листах или в документах). После составления на неописанные документы описи и утверждения ее на ЭПК, документы на основании актов описания документов снимаются с учета как неописанные и ставятся на учет как описанные, что отражается в соответствующих графах листа фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен после переработки фонда, в случае неис-правимого повреждения листа фонда.

Листы фондов располагаются в порядке номеров фондов в папках с клапанами и в зависимости от количества листов, могут составить один или несколько томов. К каж-дому тому делается лист-заверитель, в котором указываются конечные и начальные номера фондов, количество фондов, листы которых находятся в папке, листы каждого фонда нумеруются отдельно. По необходимости заводятся "листы-продолжение", ко-торые подкладываются за основными листами.

4.2.1.4. Опись единиц хранения, НТД предназначена для поединичного и суммарного учета единиц хранения НТД, закрепления порядка их систематизации, учета изменений составе и объеме документов, включенных в данную опись.

Опись единиц хранения составляется на каждый вид НТД (научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, программную, проектную и другие виды НТД), входящий в состав фонда. При составлении описей на уникальные и особо ценные единицы хзранения в них сохраняются их шифры по общим описям. Вместо описей ОЦД могут составляться перечни номеров ОЦД. В описях учитываются и страховые копии.

4.2.1.5. Инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, предназначена для поединичного и суммарного учета количества, состава и состояния таких дел.

4.2.1.6. На каждый фонд (коллекцию), содержащие НТД, ведется дело фонда. Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда (коллекции), содержащих НТД, включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, акты о рассекречивании документов, копия характеристики фонда, составленной для путеводителя (справочника), рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации документов фонда, Перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение и др. Все листы дела фонда должны быть подшиты и про-нумерованы, на документы дела фонда составляется внутренняя опись.

4.2.2. Централизованный государственный учет НТД осуществляется в следующих учетных документах: паспорт архива, карточка фонда, сведения об изменении в составе и объеме фондов на О1.О1.ОО следующего за отчетным года.

4.2.2.1. Паспорт архива предназначается для отражения состояния архива на О1.О1. каждого года. Паспорт архива раз в три года представляется в вышестоящий архивный орган согласно Регламента государственного учета документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации.

4.2.2.2. Карточка фонда составляется для централизованного государственного учета состава, содержания, объема и динамики развития фонда. Карточка фонда (прил. N 7) заводится на каждый впервые поступивший фонд.

4.2.2.3. Сведения об изменении в составе и объеме фонда на О1.О1. каждого года (приложение N 8) отражают изменения в составе и объеме фондов, включая сведения о результатах рассекречивания дел. Раз в год, в установленные сроки "сведения" представляются в архивный орган для внесения изменений в фондовый каталог.

4.2.3. Вспомогательные учетные документы: книги и карточки движения фондов, описей, документов, книги учета текущих изменений в составе и объеме фондов, внут-ренние описи, карточки и книги учета выбытия единиц хранения, паспорта фондов, книги и карточки повидового учета документов и др.

4.2.4. Учет особо ценной и уникальной НТД.

4.2.4.1. Учет особо ценной и уникальной НТД ведется по списку фондов, содержащих особо ценные единицы хранения, в описях особо ценных единиц хранения и в реестрах описей особо ценных единиц храгнения.

4.2.4.2. На уникальную НТД в архиве составляется лист учета и описания уни-кального документа, который представляется в орган управления архивным делом для решения вопроса о включении в Государственный реестр уникальных документов. По-рядок составления и представления их в органы управления архивным делом определен Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации.

4.2.5. Учет НТД на машинных носителях.

4.2.5.1. Учет НТД на магнитных носителях должен производиться с учетом требова-ний ГОСТ 28388-89; Межгосударственных ГОСТ ЕСКД 2.501-88* (для конструкторских и технологических МНЗ); ГОСТ СТД АСУ 24.4О2-85* (для МНЗ на АС); ГОСТ ЕСПД 19. 602-78*, ГОСТ 19.601-78* и ГОСТ 19.106-78* (для программных МНЗ); ГОСТ СПДС 21.2О3-78 (для проектных МНЗ по строительству); учет НТД на микроформах - с учетом ГОСТ 13.1.205-85, ГОСТ 13.1.101-93.

4.2.5.2. Функции учета НТД на машинных носителях на внутриархивном и межар-хивном уровне могут выполнять автоматизиорованные системы (АС), автоматизи-рованные информационно-поисковые системы (АИПС) и базы данных, в том числе: АСУ архива, с функциями контроля за работой архивов, организацией хранения и размещения документов, их движения, учета документов и их использования; учетно-регистрационные (в т. ч., тематические) межархивные и внутриархивные БД на доку-менты архива (ряда архивов).

Автоматизированный учет документов в архиве осуществляется в целях: информа-ционной поддержки учета; составления в автоматизированном режиме документов централизованного государственного учета; подготовки в автоматизированном режиме статистических сведений о динамике изменений объема, состава и состояния НТД; поиска информации по названиям и переименованиям организаций, номерам фондов; оперативного представления сведений о наличии в архиве документов комплексов НТД по конкретным объектам за определенные периоды времени.

4.2.5.3. Учет единиц хранения и документов на машинных носителях внутри ар-хивного фонда осуществляется согласно их порядкового номера. Единица учета доку-ментов на машинных носителях - комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект.

Единица хранения и НТД на машинных носителях включаются в описи с указанием: их принадлежности к АС (БД), подсистеме, задаче; объема; вида (видов) носителя;

дат разработки; организации-разработчика. В описании должна также указываться взаимосвязь между научными/техническими документами на машинных носителях. Научные/технические документы на машинных носителях могут состоять из одного или нескольких файлов.

4.2.6. Учет секретной и рассекреченной НТД.

4.2.6.1. Учет секретной НТД ведется в соответствии с требованиями специальной

инструкции.

4.2.6.2. Учет рассекреченной НТД аналогичен учету рассекреченной управленческой документации.

4.2.7. Порядок снятия НТД с учета.

НТД может быть снята с учета на основании: акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 9); акта об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т. д. (приложение N 27); акта о неисправимых повреждениях документов (приложение N 25); акта приема-передачи документов на хранение (приложение N 28); акта описания документов, переработки описей (приложение N 10); акта о технических ошибках в учетных до-кументах (приложение N 11); акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 4), акта возврата документов собственнику (приложение N 12), акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов (приложение N 13).

Учет выбытия НТД из архива осуществляется как традиционно, в описях дел, в листе фондов, в списке фондов, так и в автоматизированном режиме. В описи против каждой выбывшей единицы хранения в графе "Примечание" ставится штамп "Выбыло". В описи делается новая итоговая запись.

В листе фондов в графе "Выбытие" указывается номер акта, на основании которого выбыли документы и количество выбывших документов раздельно по каждой описи. В графе "Наличие" проставляется количество документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

В случае выбытия всего фонда в списке фонда в графе "Отметка о выбытии" ука-зывается, куда выбыл фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче фонда из одного архива в другой передаются 3 экз. описи и дело фонда.

4.3. Учет страхового фонда и фонда пользования

Учет страховых копий НТД и копий фонда пользования НТД на различных носителях информации осуществляется раздельно по технологии, регламентированной "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации".

5. ОПИСАНИЕ НТД И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ

К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА

5.1. Понятие описания и научно-справочного аппарата

5.1.1. Основой для подготовки традиционных и автоматизированных справочников всех типов и видов и построения системы НСА к научным/техническим документам архива является описание документов, позволяющее раскрыть их содержание и получить необходимую информацию для дальнейшего поиска и использования.

5.1.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к научным/техническим документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников на различных носителях информации (включая базы данных) о составе и содержании НТД, создаваемых на единой научно-методической основе, для поиска находящейся на постоянном хранении НТД и документной информации в целях организации ее эффективного использования.

5.1.3. Состав СНСА НТД.

В зависимости от целевого назначения все архивные справочники делятся на типы: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми и внутрифондовыми.

5.1.4. Обязательными элементами СНСА являются описи, путеводители по фондам архива, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников; допол-нительными - указатели и обзоры документов.

5.1.5. СНСА НТД обеспечивает многоаспектный поиск информации о составе и содержании НТД на всех уровнях ее классификации и реализует преемственность учетно-справочного аппарата СНТД (СТД) и СНСА государственных архивов, основанную на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в архивах организаций описей научных/технических документов.

В комплекте с НТД в архив поступают описи документов, подготовленные по результатам экспертизы ценности, которые становятся частью СНСА архива, а также каталоги и картотеки, которые могут быть использованы при ее построении.

5.1.6. Построение СНСА НТД архива осуществляется с применением дифференцированного подхода, заключающегося в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с фондами зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей.

5.1.7. В целях дальнейшего совершенствования СНСА НТД государственный архив проводит учет состояния НСА к НТД как традиционным способом в журнале по учету состояния НСА или в картотеке, так и с применением средств электронно-вычислитель-ной техники.

При учете состава и состояния СНСА НТД указываются: номер фонда, номер описи и имеющиеся виды НСА.

5.2. Описание НТД

5.2.1. Под описанием научных/технических документов понимается: создание вторич-ной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в научных/технических документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о научных/технических документах для их дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании доку-ментов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т. п.

Описание НТД архива осуществляется на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения (единица учета), документ. Единицами описания являются фонд, единица хранения (единица учета), документ. Дополнительными объектами описания могут быть: группа фондов, опись, группа документов, часть документа.

5.2.2. Основными принципами многоуровневого описания являются: соответствие информации уровню единицы описания; взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

5.2.3. Элементами описания НТД на всех уровнях являются: информация по идентификации; информация по истории образования и хранения НТД; информация о ее составе и содержании; информация об условиях доступа и использования; дополнительная информация.

Информация по идентификации единицы описания НТД включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учета, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра); объема единицы описания; крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вида носителя информации.

Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения НТД до приема в архив и в архиве (история фонда).

Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и документа - сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права; условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания; порядок доступа и пользования им; подлинность/копийность; степень сохранности; способ воспроизведения, внешние и другие особенности.

Дополнительная информация содержит сведения о местонахождении подлинников документов, наличии и местонахождении копий документов, наличии документов по данной проблеме (теме, проекту, объекту) в составе других видов НТД или в составе других фондов и других архивов; библиографию.

5.2.4. Элементами описания на уровне фонда являются: название фонда, справочные данные, информация по истории образования и хранения фонда, аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования.

5.2.4.1. В состав справочных данных входят: поисковые данные (номер фонда); объем фонда в единицах хранения и единицах учета по видам НТД; крайние даты документов по каждому виду НТД; указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата.

5.2.4.2. Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) включает историю фондообразователя и историю фонда.

История фондообразователя включает следующие сведения: характеристику исторических условий возникновения организаций; даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-предшественника; название организации-приемника; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; место организации в системе экономической жизни; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

История фондообразователя включает также информацию об основных направлениях деятельности организации и научно-технических проблемах, тематике научно-техниче-ских разработок и организации их документирования, значении их в решении задач, стоявших перед отраслью; нормативных документах (ГОСТы, ОСТы, руководящие документы), регламентировавших процессы ведения научно-технических разработок и их документирования (этапность, стадийность разработок, видовой состав документов).

История фонда включает: дату первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; сведения об изменении в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты); сведения о степени сохранности документов; сведения об особенностях формирования, описания и систематизации документов; сведения о формах приема НТД (НТД, поступившей в архив в необработанном и неописанном виде; НТД, прошедшей научно-технический контроль); сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в составе других фондов или хранилищ, и местах их хранения; сведения о наличии в фонде документов организаций-соразработчиков, участвовавших в проведении научно-технической разработки (фондовые включения); сведения о НСА, поступившем из организации в комплекте с НТД (каталоги, описи, картотеки), и сведениях о дальнейшем приеме НТД.

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя.

5.2.4.3. Аннотация к документам фонда содержит: краткую обобщенную характеристику состава документов по их видам, содержание документов по темам научных исследований и прикладных разработок (ОКР, ОТР, проектные работы), отражающим основные направления деятельности фондообразователя.

5.2.4.4. Библиография включает список опубликованных справочников и документальных публикаций по фонду.

5.2.4.5. Условия доступа и использования см. п.5.2.3.

5.2.5. Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает элементы: название фонда, вида НТД; заголовок; стадию (этап) разработки; комплектность; справочные данные; вид носителя информации; подлинность, информацию об условиях доступа и использования.

5.2.5.1. Заголовок единицы хранения НТД включает: производственный индекс (шифр) проблемы (темы), проекта (объекта); наименование проблемы (темы), проекта (объекта); наименование документа (документов).

Заголовок кино - видеодокумента содержит: авторское название фильма, его фрагмента, телепередачи, телесюжета или события, отраженного в кинодокументе; фамилию автора (режиссера); наименование организации-производителя (студии, организации); дату съемки; дату производства.

Заголовок фотодокумента включает: аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма; фамилию автора съемки; дату и место съемки.

В заголовок фонодокумента входят: название отраженного в документе события, выступления, интервью; место и дата события; жанр фонодокумента; дата записи и перезаписи, подлинность.

Заголовок документа на машинном носителе (ДМН) включает: вид представления информации (база данных, текстовой файл, оцифрованное изображение и др.) и ее краткое содержание, обозначение и название документа; наименование организации-разработчика; фамилию автора; дату документа.

5.2.5.2. Заголовок единицы хранения может сопровождаться аннотацией отдельных документов или группы документов.

Аннотация составляется на уникальные и особо ценные научные/технические документы, а также кино - фото - фоно - видеодокументы и документы на машинных носителях, входящие в их состав, и является необходимым условием их дальнейшего хранения и использования.

Аннотация к заголовку единицы хранения НТД раскрывает содержание документа.

При аннотировании кино - видеодокументов, отражающих процесс научно-технических разработок, дается содержание отдельных кино - видеодокументов, запечатлевших наиболее важную информацию.

Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документах, его содержании; описание изображенных событий, лиц и предметов; дату и место съемки; фамилию автора съемки.

Аннотация фонодокумента включает краткие сведения о содержании документа; дате и месте записи и перезаписи; подлинности.

Аннотация документа на машинном носителе содержит обозначение; краткое содержание; технические характеристики (единицы измерения, объем измерения); сведения о применяемых кодах; состав комплекта; перечень сопроводительных документов.

5.2.5.3. В состав справочных данных единицы хранения НТД входят: поисковые данные (номер фонда; номер описи; учетный номер по описи); крайние даты создания документа; объем единицы описания в соответствии с единицей измерения данного вида документов; вид носителя; сведения о наличии сопроводительной документации.

5.2.6. Описание на уровне документа включает: заголовок документа с производственным индексом (шифром) и наименованием проблемы (темы), проекта (объекта); обозначение; этап разработки; название местности, с которой связано событие; фамилию автора-разработчика; наименование организации-разработчика; содержание (аннотацию); указание на подлинность; справочные данные (в том числе поисковые данные: номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи, номера листов, дата создания документа); вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования.

5.3. Традиционный НСА к НТД

5.3.1. Опись - архивный справочник, раскрывающий состав и содержание научных/технических документов по каждому виду НТД (НД, КД, ПД, ТД и т. д.), закрепляющий систематизацию НТД внутри фонда и обеспечивающий учет НТД. Опись НТД является источником информации для создания других справочников СНСА государственного архива - путеводителя, каталога, обзора и др.

Описи составляются отдельно на каждый вид НТД. В зависимости от объема опись может состоять из одного или нескольких томов.

Документы систематизируются в описи по проблемам (темам), объектам, (проектам).

Подготовка описей осуществляется в организации-источнике комплектования, либо в государственном архиве - в процессе описания и экспертизы ценности НТД, поступившей в необработанном виде.

Описи составляются традиционным способом или с применением электронно-вычислительной техники. Каждая опись при новом поступлении получает в государст-венном архиве самостоятельный номер на основании записи в листе фонда.

[Описи научно-исследовательской документации на традиционных носителях информации присваивается индекс N 1, описи конструкторской документации на традиционных носителях информации - N 2, описи технологической документации на традиционных носителях информации - N 3, описи градостроительной и проектной документации на традиционных носителях информации - N 4 , описи патентной документации на традиционных носителях информации - N 5, описи картографических документов - N 6, описи документов на магнитных носителях, созданных средствами ВТ, - N 7, описи НТД на оптических дисках - N 8, описи кинодокументов, входящих в состав НТД, - N 9, описи фотодокументов, входящих в состав НТД, - N 1О, описи фонодокументов, входящих в состав НТД, - N 11, описи видеодокументов, входящих в состав НТД, - N 12 и т. д.]

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета НТД на бумажном, пленочном, магнитном, оптическом или ином носителе информации.

Составление описей на разные виды НТД, а также их усовершенствование и переработка осуществляются с учетом дифференцированного подхода, заключающегося в установлении очередности работы, отборе сведений, выборе методики описания каждого вида НТД, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к описи.

Опись состоит из: описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

5.3.1.1. Описательная статья описи включает: порядковый номер; архивный номер в организации; производственный индекс (шифр) разработки; заголовок единицы хранения, единицы учета; стадию или этап разработки; фамилию автора-разработчика; наименование организации-разработчика, соразработчиков; крайние даты; количество листов; указание на подлинность; способ воспроизведения; степень сохранности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

5.3.1.2. К описи составляется научно-справочный аппарат, состоящий из титульного листа; перечня переименований названия фондообразователя, относящихся к периоду за который документы включены в опись; содержания (оглавления); предисловия; списка сокращений; списка проблем, тем, объектов, проектов, НТД по которым включена в опись; указателей.

На титульном листе (приложение N 14) указываются: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только те годы, за которые имеются документы).

После титульного листа описи помещается перечень переименований организации и ее подчиненности, в котором в хронологической последовательности указываются все названия организации, относящиеся к периоду времени, за который документы включены в опись, начальная и конечная дата существования организации под каждым названием.

В содержании (оглавлении) к описи перечисляются все ее составные части: список сокращений, предисловие, названия всех разделов и подразделов, указатели и т. д.

Предисловие к описи (описям) фонда содержит краткую историю организации фондообразователя и фонда (в основном, на базе исторической справки), данные о целевом назначении научных исследований и прикладных разработок, включенных в опись (с перечнем организаций-соразработчиков); сведения: об авторах и датах начала и завершения НИР; о сдаче промышленных изделий или внедрении технологических процессов в производство, сдаче объектов строительства в эксплуатацию; о принципиальной новизне, социально-экономической значимости результатов исследований и разработок; характеристику включенной в опись НТД: количественный и видовой состав документов, подлинность и виды носителей НТД, в обобщенном виде - содержание и стадийность наиболее типичных по разновидностям документов, техническое состояние документов, наличие ранее составленных описей на части НТД соответствующего комплекса НТД; принципы, систематизации документов в описи, методы описания документов и другие особенности описи; сведения об отсутствующих научных и технических документах, состав научно-справочного аппарата к описи.

К описи составляются указатели: для научно-исследовательской документации – указатель тем (подтем), алфавитный указатель авторов (разработчиков); для конструкторской документации - указатель изделий; для проектной документации – алфавитный (организаций-соразработчиков), указатель проектов и другие.

Итоговая запись закрепляет количество и объем единиц хранения научных/технических документов, включенных в опись, отражает особенности ее нумерации, изменения в количественном составе.

К описи составляется лист-заверитель описи, в котором указывается номер описи, количество пронумерованных листов в описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи (приложение N 15).

5.3.1.3. Для повышения информативности описей, находящихся в государственном архиве, проводится их усовершенствование: уточнение и редактирование заголовков, составление справочного аппарата или отдельных его элементов.

Описи подлежат переработке в случае, если они не отвечают требованиям поиска и учета НТД.

5.3.2. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Путеводители подразделяются на архивные и межархивные.

Архивные путеводители подразделяются на путеводители по фондам; тематические путеводители по фондам, краткие справочники по фондам архива, путеводители по архиву; межархивные путеводители - на путеводители по фондам архивов, тематические путеводители по фондам архивов, краткие справочники по фондам архивов.

Подготовка путеводителя осуществляется с применением дифференцированного подхода, заключающегося в отборе фондов, дел и документов, сведения о составе и содержании которых должны войти в справочник, применении различной методики предоставления информации о фонде, группе фондов (для каждого вида НТД), выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата.

5.3.2.1. Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата.

Схема построения путеводителя определяется составом фондов архива и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи.

5.3.2.2. Путеводитель по фондам архива (архивов) – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объемов фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам НТД, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду.

Перечень характеристик может быть дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них.

Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) является фонд.

Информация о составе и содержании научных/технических документов в путеводителе по фондам архива (архивов) систематизируется в аннотации отдельно по каждому виду НТД.

5.3.2.3. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик документов фонда (фондов) по определенной проблеме (теме), проекту (объекту).

Объектом описания в тематическом путеводителе является НТД по видам НТД, по проблеме (теме), объекту (проекту).

Характеристика документов фонда (фондов) в тематическом путеводителе включает: название фонда; крайние даты документов фонда; номера описей; аннотации документов фонда (фондов) по теме. В тематических путеводителях по фондам архивов указывается также название архива.

Информация о составе и содержании научных/технических документов в тематическом путеводителе по фондам архива (архивов) систематизируется в аннотации по стадиям и этапам научно-технической разработки.

5.3.2.4. Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающих названия архивных фондов и справочные данные о них.

В краткий справочник могут входить сведения обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях, рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.).

Краткие справочники подразделяются на анотированные и неаннотированные.

Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации (с указанием основных проблем, тем, объектов, проектов и видов НТД).

Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных.

Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об условиях доступа и использования, библиографией.

5.3.2.5. Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа.

Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом.

Основная часть путеводителя состоит из характеристики состава и содержания документов фондов (соответствующих организации фондов в архиве) и сведений о НСА к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловии.

5.3.2.6. К путеводителю составляется справочный аппарат, в состав которого входят: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, приложения, указатели, общая библиография.

5.3.3. Каталог НТД - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов сгруппирована по предметам (отраслям, проблемам, темам, объектам, проектам и т. д.), расположенным согласно принятой для соответствующего вида каталога схеме классификации документной информации.

Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов НТД представляет собой систему каталогов архива.

При определении состава каталогов конкретного архива учитывается: его уровень и профиль, структура, состав и содержание, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников.

В зависимости от схемы построения каталогов, в соответствии с которой организуется входящая в них документная информация, каталоги НТД подразделяются на систематические, тематические, предметные (объектные, именные). Каталоги могут быть внутриархивными и межархивными.

5.3.3.1. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета, опись, фонд (группа фондов, содержащих информацию по определенной теме).

5.3.3.2. В архиве основу системы каталогов НТД составляют систематический и именной каталоги.

Систематический каталог НТД создается на весь документальный массив архива. Документная информация систематизируется в нем в соответствии с схемой классификации, определенной данным архивом (по отраслям и др.).

К систематическому каталогу могут быть составлены предметный, именной, гео-графический указатели.

5.3.3.3. В тематическом каталоге документная информация систематизируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам, затем в логической последовательности.

5.3.3.4. В предметных каталогах (объектных и именных) документная информация может группироваться по алфавиту предметных понятий: названий проблем; объектов; проектов; изделий и т. д.); по фамилиям авторов-разработчиков.

5.3.3.5. В основе схемы объектного каталога лежит принцип распределения инфор-мации по объектам, проектам, изделиям; систематизация проводится по видам НТД, далее по этапам и стадиям разработки, по производственным номерам документов. При подготовке объектного каталога применяются также принцип систематизации по шифрам и производственным индексам разработок и хронологический принцип.

5.3.3.6. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий авторов-разработчиков проблем, объектов, проектов, изделий. Затем систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

5.3.3.7. Каталогизация НТД - комплекс работ по подготовке, созданию и ведению каталогов.

Каталогизация НТД в государственном архиве проводится как самостоятельный вид работы (целевая каталогизация) или в процессе других видов работ, связанных с выявлением и описанием документов.

Каталогизация НТД проводится с применением дифференцированного подхода, заключающегося в определении очередности выбора архивных фондов, отборе дел, документов и сведений из них, применении соответствующих приемов описания документной информации.

5.3.3.8. В состав описательной статьи каталога НТД входят: название архива; индекс, рубрика, подрубрика, наименование проблемы; наименование проекта (объекта, изделия, АС, БД), проблемы (темы НИР, ОКР); наименование части проекта (узла, марки, сборочной единицы, тома файлов), темы; вид НТД; стадия, этап разработки; дата окончания разработки; местонахождение объекта; фамилия, имя, отчество составителя документа, руководителя темы, ГИП; наименование организации-разработчика, вид носителя информации; поисковые данные: номер фонда, номер описи; номер единицы хранения и номера листов, с которых берутся сведения; фамилия составителя и дата составления описательной статьи (приложение N 16).

5.3.3.9. Ведение каталога НТД - это комплекс работ, обеспечивающий его функцио-нирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы (разработки методических пособий по каталогизации НТД в архиве, с учетом дифференцированного подхода); разработка схемы для каждого вида каталога; индексирование информации, входящей в каталог; выбор проблем (тем), объектов (проектов) для описания НТД; систематизация описаний по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учета работы по каталогизации и использованию каталогов.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их групп), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются.

Индексирование – выбор или составление того или иного индекса (индексов) по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки.

Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описания (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

Для пополнения каталогов используется (после частичного редактирования) имеющийся в архиве массив карточек с информацией о содержании НТД, составленных в процессе описания документов, тематического выявления НТД, использования НТД организациями и предприятиями.

Источниками пополнения каталогов архива также могут быть каталоги научных/технических документов, поступившие в архив на хранение из организаций в комплекте с НТД.

5.3.3.10. Государственный архив осуществляет учет работы по каталогизации. Учету подлежит каталогизация научных/технических документов на любом носителе информации. Обязательным условием учета каталогизации является проставление в описи отметок («разработана тематически»).

При завершении тематической разработки всего фонда исполнитель сдает темати-ческие карточки ответственному за каталогизацию НТД по акту (приложение N 17). Акт составляется в одном экземпляре и по завершению работы по учету каталогизации фонда помещается в дело фонда.

Учет каталогизации в пределах фонда осуществляется на карточке учета каталоги-зации НТД фонда (приложение N 18), которая также помещается в дело фонда. Заполняет карточки ответственный за каталогизацию по мере поступления актов о сдаче-приемке тематических карточек.

Для учета каталогизации НТД по архиву ведется книга учета каталогизации доку-ментов архива (приложение N 19).

5.3.4. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, сис-тематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в научных/технических документах, с указанием поисковых данных этих документов.

Основные виды указателей: предметный (тематический, именной, географический, отраслевой, объектный, по видам НТД); хронологический.

Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми.

По структуре рубрик указатели делятся на глухие, включающие предметные понятия и их поисковые данные, и аннотированные, где предметные понятия сопровождаются пояснениями.

По признакам систематизации предметных понятий указатели делятся на алфавитные, систематические, хронологические.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

5.3.4.1. Указатели составляются на документы одной описи, нескольких описей од-ного фонда (указатель на документы вида НТД, документы по прикладной разработке или проблеме/теме; фонда или нескольких фондов архива (архивов), когда разработ-чиками являются несколько организаций; отраслевой указатель).

5.3.4.2. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, не имеющей подрубрик, или сложной, имеющей одну подрубрику или определение понятия.

5.3.4.3. Поисковыми данными указателя к единицам хранения одной описи являются номера единиц хранения; в указателе к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей и фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения фондов нескольких архивов дополняются названиями архивов.

Поисковые данные указателя к документам, кроме вышеуказанных реквизитов, содержат номера листов единиц хранения.

Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; указателя к документам нескольких архивов - названиями архивов.

5.3.5. Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов с источниковедческим анализом документов.

Видами обзора НТД являются обзор фонда, тематический обзор (отраслевой обзор по видам НТД).

Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда.

Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов) по определенной теме.

Объектом описания для тематического обзора по отрасли и по видам НТД является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда или группы фондов.

5.3.5.1. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

5.3.5.2. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании НТД по выбранной проблеме (теме), проекту (объекту) одного фонда, группы фондов, одного или нескольких архивов.

5.3.5.3. Составление обзора строится с применением дифференцированного подхода при выборе фондов и документов, подлежащих описанию, при определении тематики обзора, методики и приемов описания НТД и представления информации; при выборе справочного аппарата обзора.

5.3.5.4. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата. В аннотации излагается содержание групп единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, их подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единиц хранения; в межархивном и межфондовом тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными названиями архивов, номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структура обзора, составе справочного аппарата; предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.

5.3.5.5. При подготовке обзора применяется отраслевой, предметно-тематический, хронологический и другие принципы систематизации документной информации. Далее информация распределяется по видам НТД, затем по производственным номерам.

5.4. Автоматизированный научно-справочный аппарат

5.4.1. Автоматизированный НСА (АНСА) к НТД архива представляет собой совокупность описаний НТД, помещенной в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА к НТД реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных об НТД. Информационное наполнение АНСА составляют описания НТД на уровне фонда, единиц хранения и учета НТД, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие НТД, ее цифровые копии.

АНСА к НТД реализует все функции традиционной системы НСА архива и пре-доставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оператив-ного и многоаспектного поиска НТД, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа).

5.4.2. Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА. Обязательными рекви-зитами баз данных НСА на уровне фонда являются элементы описания фонда, для уровня единицы хранения и - элементы описания единиц хранения и учета, для уровня документа - элементы описания документа. Для заполнения БД НСА к НТД используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.

5.4.3. Обязательным элементом описания для всех трех основных уровней в БД АНСА к НТД являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения и учета, до-кумента). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов.

Обязательными видами ключевых слов являются:

“тематика” — термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды и объекты деятельности, и т. д., отраженные в документах объекта описания;

“персоналии” — термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня. Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фа-милии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т. д.;

“география” — термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т. д.).

В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.

5.4.4. Выходными формами АНСА к НТД являются перечни фондов, единиц хра-нения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в АНСА архива, могут формироваться тексты справочников с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.

5.4.5. Для каждого уровня описаний в БД АНСА к НТД создаются рубрикаторы (систематические, тематические) для поиска данных, автоматизированного формиро-вания текстов справочников. Для уровня фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по фондам архива, является схема систематизации фондов в путеводителе. Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни фондов (НТД) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования.

5.4.6. Для каждого уровня описания в базах данных НСА к НТД архива в обя-зательном порядке предусматривается набор процедур многоаспектного поиска инфор-мации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных названий объекта описания, полных и сокращенных переиме-нований фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам НТД, входящей в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов.

5.4.7. Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах: база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса; текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу.

5.4.8. Справочный аппарат к базам данных НТД архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных — название БД, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на СУБД или язык программирования, использованных для создания базы данных.

КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД

6.1.  Понятие и правовые основы комплектования архива

научно-технической документацией

6.1.1. Комплектование архива научно-технической документацией (НТД) – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива НТД включает следующие основные виды работ: опреде-ление источников комплектования архива НТД; определение состава НТД, подлежащей постоянному хранению в архиве;  организация приема-передачи НТД в архив.

6.1.2. Правовой основой комплектования архива НТД служат законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, распорядительные и нормативные акты органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, договоры (соглашения) с собственниками архивных документов.

6.1.3. На основе законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в случаях, определенных Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации и настоящими Правилами, архив может осуществлять отдельные виды работ по комплектованию на платной основе.

6.2. Определение источников комплектования архива НТД

6.2.1. Источниками комплектования архива НТД являются научно-исследователь-ские, проектные, конструкторские, технологические организации, научно-производствен-ные (научно-технические) и производственные объединения, промышленные предприя-тия, учебно-научные комплексы (академии, вузы), научные фонды, а также физические лица (граждане), в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Рос-сийской Федерации.

Организации, хранящие НТД Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной собственности, в соответствии с установленными критериями (см. п. 6.2.2.) относятся к источникам комплектования архива в обязательном порядке.

Организации частной и иных форм собственности, а также физические лица могут стать источниками комплектования архива на добровольной основе после изучения состава и содержания их документального фонда архивом на основании соглашения (договора).

6.2.2. Отнесение организаций всех форм собственности к источникам комплек-тования архива осуществляется на основе следующих основных критериев: роль орга-низации в научно-техническом процессе и общественном разделении труда; масштаб деятельности организации; оригинальность и новизна произведенной научно-технической продукции (услуг); степень разносторонности и/или комплексности научно-технической деятельности; уровень научно-технического влияния организации и степень обществен-ного признания её деятельности; соответствие организации профилю комплектования архива.

Определение состава физических лиц, документы личного происхождения которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев, изложенных в Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации.

6.2.3. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками организаций и физических лиц – источников комплектования архива.

Списки составляются на основе упомянутых критериев (см. п. 6.2.2.), а также в соответствии с утверждаемыми Федеральной архивной службой России документами о порядке распределения между государственными архивами организаций – источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации (приложения NN 20-21).

Организац