Порядок организации и проведения работ по закупкам товаров, работ, услуг

Порядок организации и проведения работ

по закупкам товаров, работ, услуг

При реализации бизнес-процесса организации и проведения выбора потенциальных контрагентов, структурные подразделения и работники, участвующие в данном процессе, руководствуются следующими основными принципами:

§  выбор организации-контрагента осуществляется на тендерной основе;

§  привлечение максимального количества квалифицированных контрагентов для участия в тендерах;

§  недопущение до участия в тендерах неквалифицированных организаций.

§  участие в одном и том же тендере (т. е. представление оферт) аффилированных (между собой) организаций не допускается за исключением случаев, когда имеется соответствующее решение тендерной комиссии ВНК», с записью в протоколе заседания коллегиального органа.

Выполнение данных принципов достигается путем:

§  принятия решений по выбору потенциальных контрагентов тендерными комиссиями Общества по результатам проведения закрытых (открытых) тендеров и на основании сопоставления не менее 3 оферт;

§  централизованное планирование проведения тендеров, ведение банка данных потенциальных контрагентов Общества;

§  проведение аккредитации потенциальных контрагентов, претендующих на участие в тендерах Общества, путем анализа и проверки данных об их опыте работ, технической и кадровой оснащенности, финансовой устойчивости и т. д.

Общество формирует Тендерные комиссии:

Тендерная комиссия Общества – формируется под председательством Генерального директора Общества. На ТКО рассматриваются лоты третьего лимита ответственности.

Тендерные комиссии по направлениям деятельности – формируются под председательством Заместителей Генерального директора. На ТКНД рассматриваются лоты четвертого лимита ответственности.

Персональный состав Тендерных комиссий утверждается Приказом Генерального директора Общества.

Заседания Тендерных комиссий Общества проводятся по мере необходимости, в соответствии с планами проведения тендеров.

При проведении тендера к работе в составе тендерной комиссии организатором тендера могут привлекаться в качестве экспертов разработчики проектов, специалисты экспертных‚ научно-исследовательских и консультационных организаций, представители различных федеральных‚ местных и муниципальных органов, специалисты организаций‚ работающих в сфере работ, выставляемых на тендер, представители структурных подразделений Общества. Эксперты могут давать оценку квалификации участников, проводить анализ и сопоставление заявок, поданных на участие в тендере‚ участвовать в заседаниях тендерной комиссии, однако не имеют права голоса.

Решения Комиссии являются легитимными в случае участия в заседании не менее 2/3 утвержденного состава Комиссии.

Инициатор на основании проекта ежегодного бизнес-плана (плана капитальных вложений - для капитального строительства) формирует проект плана тендеров на следующий год (с учетом времени, необходимого для проведения тендерных процедур, в том числе аккредитации и предквалификации) и направляет его в Департамент по направлению деятельности для рассмотрения утверждения. В план тендеров включаются объекты, финансирование которых предусмотрено в бизнес-плане / плане КВ.

Аккредитация претендентов на участие в тендерах общества

Аккредитация потенциальных претендентов является обязательным этапом, предшествующим процедуре проведения отбора потенциальных поставщиков, вне зависимости от уровня лимитов ответственности.

Целью аккредитации является определение возможности потенциальных претендентов участвовать в тендерных процедурах.

Аккредитация потенциальных претендентов первого и второго уровня лимита ответственности проводится в центральном аппарате управления Компании.

Аккредитация потенциальных претендентов третьего, четвертого и пятого уровня лимита ответственности проводится непосредственно в Обществе.

Инициатор передает полученные документы в управление экономической безопасности и казначейско-финансовую службу для подготовки заключения о соответствии претендента базовым критериям.

По результатам рассмотрения представленных потенциальными претендентами документов, Управление экономической безопасности / Казначейско-финансовая служба направляют Инициатору Заключение о соответствии претендента требованиям, предъявляемым к потенциальным контрагентам Компании. Заключение служб должно носить однозначный характер – прошел / не прошел. При наличии отрицательного заключения, необходимо давать дополнительные пояснения причины такого заключения. Срок подготовки Заключений составляет от двух до пяти дней, в зависимости от объема представленного материала. При необходимости получения дополнительных материалов и/или проведения более углубленного изучения, срок может быть увеличен до 10 рабочих дней.

На основании заключений Управления экономической безопасности и Казначейско-финансовой службы, Инициатор оформляет результаты аккредитации потенциальных претендентов. Результаты аккредитации визируются Инициатором, Руководителем СП и утверждаются Заместителем Генерального директора по направлению деятельности.

После утверждения Заместителем Генерального директора по направлению деятельности результатов аккредитации, Инициатор вносит данные об организациях, прошедших аккредитацию, в Банк данных и направляет уведомления о результатах прохождения аккредитации потенциальным претендентам, представившим документы. Претендентам, не прошедшим аккредитацию, сообщаются критерии оценки, по которым получены отрицательные заключения от структурных подразделений Общества в случае получения от них письменного запроса.

Срок действия аккредитации 1 год от даты утверждения результатов аккредитации.

Организации, не имеющие действующей аккредитации (в Обществе или Компании), не могут принимать участие в процедурах отбора потенциальных контрагентов, оказывающих услуги (выполняющих работы), осуществляющих поставку материально-технических ресурсов для нужд ВНК», которые проводятся в закрытой форме.

порядок организации выбора поставщиков мтр, РАБОТ, УСЛУГ

В случае, когда стоимость Лота не превышает лимит до 100 тысяч рублей включительно, с учетом НДС (пятый уровень лимита ответственности) решение о выборе поставщика принимает Заместитель Генерального директора по направлению деятельности.

Решение принимается на основании Служебной записки за подписью руководителя структурного подразделения - инициатора.

В случае, когда стоимость Лота не превышает лимитов ответственности 4 уровня, заказы на поставку товаров, работ услуг размещаются Инициатором способом запроса котировок. Под запросом котировок понимается способ размещения заказа, при котором информация о потребностях в товарах, работах, услугах сообщается неограниченному кругу лиц путем размещения на корпоративном сайте Роснефть» извещения о проведении запроса котировок[1].

Приоритетной является открытая форма выбора контрагента (открытый запрос котировок).

При проведении открытого запроса котировок по выбору поставщика на оказание услуг, выполнение работ и т. п., размещение объявления в разделе «тендеры» интернет-сайта «Роснефть» http://tender. rosneft. ru/ является обязательным. Для размещения на интернет-сайте «Роснефть», уполномоченные представители Инициатора (соответствующее письмо о таких представителях должно быть направлено на имя директора Департамента информационных технологий Компании) направляют заявки по установленной форме на адрес *****@***ru. Срок размещения запроса, составляет не менее 15 рабочих дней.

Применение закрытой формы выбора контрагента (закрытый запрос котировок) должно иметь обоснование, которое указывается в протоколе ТКНД. Рассылка приглашений принять участие в закрытом запросе котировок производится Инициатором по списку участников закрытого запроса котировок, утвержденного ТКНД. При этом в состав участников закрытого запроса котировок включаются только организации, прошедшие аккредитацию.

Инициатор организует вскрытие полученных конвертов с документами на прохождение аккредитации и организует проведение аккредитации, в соответствии с требованиями настоящего Стандарта. По результатам проведенной аккредитации составляется заключение, которое утверждается Заместителем Генерального директора по направлению деятельности. Претенденты на участие в запросе котировок, имеющие на дату подачи котировочных заявок действующую аккредитацию, имеют право не подавать документы для прохождения повторной аккредитации.

Вскрытие второго конверта котировочных заявок (технико-коммерческой части) производится на заседании ТКНД. Второй конверт вскрывается только у тех претендентов, которые прошли аккредитацию (имеют действующую на момент подачи котировочных заявок), тем самым допущены до участия в запросе котировок. Невскрытые конверты с технико-коммерческой частью котировочной заявки возвращаются претендентам на участие в запросе котировок одновременно с рассылкой участникам запроса котировок адресных извещений о принятом ТКНД решении об итогах запроса котировок.

По итогам вскрытия второго конверта котировочных заявок (технико-коммерческой части) участников запроса котировок производится проверка на соответствие предложенных условий выполнения работ (поставки МТР/оказание услуг) требованиям указанным в объявлении о проведении запроса котировок и в дополнительных материалах, выданных всем претендентам на участие в запросе котировок (проект договора, техническое задание к выполнению работ/оказанию услуг, технические требования к МТР и т. д.) для подготовки котировочной заявки. Котировочные заявки, которые не соответствуют вышеуказанным требованиям Инициатора по предмету запроса котировок, не рассматриваются. При необходимости котировочные заявки направляются на рассмотрение в соответствующие СП Общества. Результатом рассмотрения материалов является протокол выбора поставщиков МТР, работ, услуг.

Техническая часть всех поступивших предложений направляется на рассмотрение в соответствующие технические службы Общества. Результатом рассмотрения материалов является при закупке МТР - Техническое заключение, при выполнении работ, оказании услуг - Квалификационное заключение.

Аналитическая справка подписывается Исполнителем, согласовывается с Инициатором, УЭБ и направляется на утверждение Заместителю Генерального директора по КО и МТС. Аналитические справки регистрируются в специальном Журнале, сквозной нумерацией с начала года и являются обязательным Приложением к Протоколу выбора поставщика.

При предложении наиболее низкой стоимости выполнения работ (поставки МТР/оказания услуг) несколькими участниками запроса котировок победителем в проведении запроса котировок признается участник, котировочная заявка которого поступила ранее котировочных заявок других участников запроса котировок.

В течение 15 дней с даты утверждения протокола вскрытия котировочных заявок и выбора победителя Инициатор организует заключение договора с победителем запроса котировок. В случае отказа победителя запроса котировок от заключения договора организация, признанная победителем запроса котировок, заносится в список недобросовестных подрядчиков (поставщиков), а договор заключается со следующим по цене участником запроса котировок.

Порядок принятия решения по выбору поставщика МТР (работ, услуг) по договорам третьего уровня лимита ответственности

В случаях, когда стоимость лота по утвержденному в Компании плану тендеров Инициатора не превышает лимитов ответственности 3 уровня, тендер проводится Инициатором, в том числе: опубликование объявления на интернет-сайте Компании, адресная рассылка приглашения на аккредитацию / предварительную квалификацию; аккредитация / предквалификация; адресная рассылка участникам (прошедшим предквалификацию) приглашений делать оферты, получение и вскрытие оферт, подготовка заключения по результатам рассмотрения оферт; организация рассмотрения ТКО.

Приоритетной является открытая форма организации выбора контрагента. Решение по выбору контрагента принимается ТК Общества, оформляется протоколом, а результаты проведенного тендера предоставляются Куратору для организации согласования и утверждения в ЦАУК (утверждаются курирующим вице-президентом). В случае отсутствия в ЦАУК Куратора, ответственного за направление производственной деятельности, по которому требуется проведение тендерных процедур дочернему обществу Компании, Инициатор направляет в адрес курирующего Вице-президента (копию в Департамент по направлению деятельности) запрос о назначении Куратора над проведением тендерных процедур, либо согласовании самостоятельного проведения тендерных процедур в ВНК», без утверждения результатов выбора контрагентов в ЦАУК.

При организации поставки МТР[2] Инициатор до начала проработки вопроса поставки (до размещения информации на сайте Компании и направления запросов поставщикам) направляет в Департамент Компании (Куратору) Уведомление о начале проработки закупки МТР с приложением Перечня предполагаемых поставщиков.

Расчетная продолжительность процедуры предварительной квалификации составляет не менее 30 календарных дней для решений, принимаемых на ТК Общества. Предварительная квалификация может проводится одновременно с процедурой аккредитацией. Для этого потенциальный контрагент направляет Заявку на предквалификацию с одновременной аккредитацией с приложением документов.

Инициатор на основании плана проведения тендеров подготавливает комплект тендерной документации и документации для проведения предварительной квалификации.

Комплект документации подготавливается с учетом времени, необходимого для проведения всех необходимых процедур, но не менее чем за 60 дней до даты завершения тендера в соответствии с планом.

ТК Общества рассматривает предложение Инициатора и принимает решения:

о форме проведения тендера:

§  Открытой - путем опубликования объявления о проходящем тендере на сайте Компании или путём рассылки приглашений в адрес всех потенциальных претендентов, прошедших ранее аккредитацию по общим критериям и в области предмета тендера, при условии, что объявление о проведении аккредитации публиковалось ранее на сайте Компании.

§  Закрытой – путём рассылки приглашений в адрес потенциальных претендентов, прошедших ранее аккредитацию по общим критериям и в области предмета тендера, при условии, что аккредитация проходила в закрытом виде среди ограниченного круга потенциальных претендентов, а также претендентов, дополнительно рекомендованных к участию в этапе предквалификации Инициатором

о сроках получения квалификационных предложений от претендентов на участие в тендере, сроках подготовки и предоставления Инициатором заключения по результатам предквалификации предложений претендентов;

об утверждении критериев предквалификации и оценки оферт.

В случае открытого тендера ТК Общества также:

§  утверждает критерии предварительной квалификации (квалификационные требования к контрагентам и перечень необходимых документов, которыми они должны быть подтверждены);

§  определяет способ его размещения (Интернет-сайт Компании, другие СМИ).

В случае принятия решения о проведении закрытого тендера, ТК Общества также утверждает список контрагентов, которым будут направлены приглашения на предквалификацию.

Инициатор организует опубликование объявлений на корпоративном сайте[3] и адресную рассылку документации для проведения предварительной квалификации.

Инициатор - производит оценку квалификационных предложений (заявок) Претендентов, на соответствие квалификационным требованиям, утвержденным для конкретного тендера.

В случае если согласно квалификационному заключению, предложения Претендентов не соответствуют требованиям документации для проведения предварительной квалификации, Инициатор дополнительно прорабатывает с Претендентами возможность Претендента выполнить предмет тендера в соответствии с требованиями, либо получение отказа Претендента от выполнения требований.

По результатам оценки предложений Претендентов на предварительную квалификацию, Инициатор подготавливает квалификационное заключение.

ТК Общества рассматривает Квалификационное заключение Инициатора и принимает решение об утверждении результатов предквалификации и списка участников тендера.

По результатам прохождения предварительной квалификации претендентам, не прошедшим ее и не допущенным до тендера решением ТК Общества, направляется соответствующее уведомление с кратким описанием причин недопуска. Претендентам, прошедшим предквалификацию и допущенным до тендера, направляется тендерная документация по предмету тендера.

Базовые критерии для подготовки заключения о выборе победителя тендера:

§  стоимость оферты (предложения на поставку МТР, выполнение работ, оказание услуг);

§  соответствие тендерных предложений требованиям тендерной документации (в т. ч., техническим требованиям);

§  согласие с проектом договора заказчика

Заключение по результатам оценки оферт составляется строго на основании утвержденных критериев оценки оферт. Отклонение оферт по критериям предквалификации и изменение утвержденного ТК Общества списка участников тендера на стадии оценки оферт не допускается

В случае если члены ТК Общества согласны с предложениями Инициатора о лучшей оферте для заключения договора, ТКО одобряет результаты рассмотрения оферт и принимает решение о выборе рекомендованного Инициатором контрагента.

В случае если члены ТК Общества не согласны с предложениями Инициатора, Члены ТКО самостоятельно рассматривают оферты и формируют решение о выборе контрагента.

Одностороннее (без соответствующего запроса со стороны Инициатора) изменение стоимости участником тендера после окончания срока для подачи оферт и их вскрытия не допускается.

Все изменения предложенных участниками тендера стоимостей (при их наличии) доводятся до членов ТК Общества в раздаточных материалах.

порядок подготовки документов для организации тендерного отбора поставщиков мтр, работ, услуг компетенции цаук (Лимит ответственности 1 и 2 уровня)

В случаях, когда стоимость лота по утвержденному плану тендеров относится к лимиту ответственности 1 и 2 уровня, либо вид услуг, принятие решений по которому нормативными документами «Роснефть» отнесены к компетенции ЦАУК, либо ЦАУК принято решение о рассмотрении лота на заседании ЦТК (ТПК) вне зависимости от его стоимости, тендер проводится в ЦАУК. Приоритетной является открытая форма организации выбора контрагента. Принятие решения о применении закрытой формы проведения тендера находится в компетенции соответствующего коллегиального органа. Решение по выбору контрагента принимается на заседании ЦТК (ТПК).

БезаЛЬТЕРНАТИВНЫЙ ВЫБОР КОНТРАГЕНТОВ (ВЫБОР БЕЗ ТЕНДЕРА)

ТК Общества (ТКНД) в пределах своей компетенции, установленной лимитами ответственности, может принять решение о выборе контрагента без проведения тендера в следующих случаях:

В случаях срочной закупки в связи с чрезвычайными обстоятельствами;

В случае фактической безальтернативности контрагента: контрагент включен в Реестр субъектов естественных монополий либо не включен, но конкуренция отсутствует (например, когда требуемые Обществу товары, работу, услуги предоставляются только одним поставщиком (подрядчиком, исполнителем) или оборудование запатентовано и может быть приобретено только из единственного источника, и равноценная замена отсутствует), либо приобретается программное обеспечение, которое предлагается на рынке только правообладателем.

ТК Общества (ТКНД) имеет право принять решение о выборе контрагента без проведения тендера в случае доказанного наличия факта его безальтернативности.

Организация, выбираемая без проведения тендера в качестве поставщика/подрядчика (исполнителя), должна пройти аккредитацию в Обществе.

порядок подготовки и оформления квалификационных заключений

Для подготовки Квалификационного заключения техническая часть поступивших оферт направляется Инициатором на рассмотрение специалистам профильных структурных подразделений Общества.

Срок рассмотрения представленных материалов и направления результатов Инициатору Квалификационного заключения – не более 10 рабочих дней с момента поступления информации.

Квалификационное заключение должно быть подписано руководителем (главным специалистом) соответствующих технических служб по направлению деятельности.

порядок подготовки и оформления технических заключений

Для подготовки Технического заключения техническая часть поступивших оферт направляется Инициатором на рассмотрение специалистам профильных структурных подразделений Общества.

Срок рассмотрения представленных материалов и направления Инициатору Технического заключения – 10 рабочих дней с момента поступления информации.

Анализ технических предложений на соответствие техническому заданию должен подтверждаться соответствующими материалами. Заявлять о техническом несоответствии предложения можно только в случае получения письменного отказа от устранения замечания / невозможности его устранения или непредставления ответа.

Техническое заключение должно быть подписано руководителями соответствующих технических служб и утверждено Первым заместителем Генерального директора - Техническим директором.

Заключение о технологической приемлемости поданных технических предложений должно быть в обязательном порядке приложено в пакет материалов тендерной документации, высылаемых в ЦАУК на согласование.

[1] Для закупки МТР размещение заказа производится в соответствии с «Порядком размещения информации о закупках МТР на корпоративном сайте «РОСНЕФТЬ»», установленным письмом № ПЗ-6535 от 01.01.2001 г. (Приложение )

[2] при проведении тендерной работы по выбору подрядчика на оказание услуг, выполнение работ данная работа не проводится

[3] При проведении открытого тендера размещение объявления в разделе «тендеры» интернет-сайта «Роснефть» http://tender. rosneft. ru является обязательным. Для размещения на интернет-сайте «Роснефть», уполномоченные представители ДКЗ/Инициатора/Куратора (соответствующее письмо о таких представителях должно быть направлено на имя директора Департамента информационных технологий Компании) направляют заявки по установленной форме на адрес *****@***ru. По желанию инициатора возможно размещение объявлений в СМИ дополнительно к размещению объявления на интернет-сайте «Роснефть».