Одобрены Советом по вопросам кадровой политики при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе 31 мая 2012 года
Рекомендации по разработке должностного регламента
государственного гражданского служащего
Общие положения
Настоящие рекомендации составлены по результатам методического семинара по вопросам разработки и применения должностных регламентов государственных гражданских служащих (15-16 марта 2012 года, г. Новосибирск), и на основе методических рекомендаций, принятых в органах государственной власти субъектов Российской Федерации Сибирского федерального округа:
Методические рекомендации по разработке должностных регламентов государственных гражданских служащих Алтайского края, замещающих должности государственной гражданской службы Алтайского края в Администрации края и иных органах исполнительной власти Алтайского края (утверждены начальником департамента Администрации края по вопросам государственной службы и кадров И. В.Гниденко 07.10.2010 года);
Методические рекомендации по подготовке должностных регламентов (приложение к письму Администрации Губернатора Красноярского края от 01.01.2001 года 7, http://www. kadry24.ru/gosluzhba/regl);
Рекомендации о порядке разработки и утверждения должностных регламентов государственных гражданских служащих в органах исполнительной власти Омской области (утверждены приказом начальника Главного организационно-кадрового управления Омской области от 01.01.2001 года № 2);
Методические рекомендации по составлению должностных регламентов государственных гражданских служащих Томской области, замещающих должности государственной гражданской службы в исполнительных органах государственной власти Томской области (http://www. /ru/civil-service).
Рекомендации подготовлены в целях совершенствования должностных регламентов государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации Сибирского федерального округа и урегулирования проблемных вопросов, возникших при их разработке и применении.
Порядок разработки должностного регламента
Должностной регламент – локальный нормативный акт, определяющий организационно-правовые основы служебной деятельности государственных гражданских служащих (далее – гражданские служащие).
Основным документом, определяющим структуру должностного регламента и предъявляемые к нему требования, является Федеральный закон от 01.01.2001 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).
Должностной регламент составляется для каждой штатной должности государственной гражданской службы, установленной реестром должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации и предусмотренной штатным расписанием органа государственной власти (государственного органа) субъекта Российской Федерации, независимо от того, является ли эта должность вакантной или замещена гражданским служащим. Должностной регламент носит обезличенный характер.
Должностные регламенты разрабатываются на основании следующих документов:
· Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
· регламент государственного органа;
· регламент взаимодействия[1];
· административный регламент оказания государственной услуги или исполнения государственной функции;
· положение о государственном органе;
· положение о структурном подразделении государственного органа;
· штатное расписание государственного органа.
В случае если соответствующие требованиям законодательства должностные регламенты разрабатываются впервые, целесообразно дополнительно к изучению и анализу названных выше документов предварительно провести работу по описанию должностных обязанностей. Описание может осуществляться путем интервьюирования сотрудников или самостоятельно сотрудниками, замещающими соответствующие должности, по предложенному им перечню вопросов[2].
Корректировка должностных регламентов чаще всего осуществляется в случаях:
· изменения функций структурного подразделения, государственного органа, в т. ч. обусловленного изменением законодательства;
· изменения штатной численности структурного подразделения, государственного органа (сокращение или увеличение штата);
· изменения технологии принятия решений, системы обеспечения деятельности;
· перераспределения должностных обязанностей между сотрудниками.
В разработке должностного регламента принимают участие следующие лица:
· представитель нанимателя;
· непосредственный руководитель гражданского служащего (руководитель подразделения);
· вышестоящий руководитель гражданского служащего (возможно, руководитель структурного подразделения государственного органа, заместитель руководителя государственного органа);
· гражданский служащий, замещающий должность, на которую разрабатывается должностной регламент;
· подразделение по вопросам государственной службы и кадров, в т. ч. должностное лицо, ответственное за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений;
· подразделение по правовым вопросам;
· орган по управлению государственной службой;
· эксперты, консультанты, работающие в образовательных и научных учреждениях и являющиеся специалистами по вопросам государственной службы, направлению деятельности государственных органов (по согласованию и при необходимости).
Функции должностных лиц (подразделений),
участвующих в разработке должностного регламента
Представитель нанимателя:
· может инициировать разработку должностного регламента;
· распределяет функции (сферы ответственности) между подразделениями;
· утверждает должностной регламент.
Непосредственный руководитель гражданского служащего:
· может инициировать разработку должностного регламента;
· распределяет обязанности между работниками подразделения, которым он руководит;
· непосредственно участвует в разработке должностного регламента, формулировании должностных обязанностей, перечней вопросов, показателей эффективности и результативности, определении сроков и процедур подготовки решений, схемы взаимодействия.
Вышестоящий руководитель гражданского служащего:
· может инициировать разработку должностного регламента;
· может участвовать в разработке должностного регламента, формулировании должностных обязанностей, перечней вопросов, показателей эффективности и результативности, определении сроков и процедур подготовки решений, схемы взаимодействия;
· контролирует разработку должностных регламентов.
Гражданский служащий, замещающий должность, на которую разрабатывается должностной регламент:
· может инициировать разработку должностного регламента;
· непосредственно участвует в формулировании должностных обязанностей, схемы взаимодействия;
· знакомится с утвержденным должностным регламентом.
Подразделение по вопросам государственной службы и кадров:
· может инициировать разработку должностного регламента;
· обеспечивает разработку должностного регламента;
· анализирует должностной регламент на соответствие нормам законодательства о гражданской службе;
· формулирует квалификационные требования к должности гражданской службы;
· может участвовать в формулировании показателей эффективности и результативности, определении сроков и процедур подготовки решений, схемы взаимодействия;
· согласовывает должностной регламент.
Должностное лицо, ответственное за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений, осуществляет оценку коррупционных рисков по должности.
Подразделение по правовым вопросам осуществляет проверку должностного регламента на соответствие нормам законодательства, согласовывает должностной регламент.
Орган по управлению государственной службой:
· разрабатывает и утверждает примерные должностные регламенты;
· оказывает методическую помощь по разработке и применению должностных регламентов;
· контролирует правильность содержания должностного регламента.
Эксперты, консультанты могут осуществлять внешнюю независимую оценку должностных регламентов и вносить предложения рекомендательного характера, обеспечивая тем самым возможность общественной оценки деятельности государственного органа.
Таким образом, инициатива разработки должностного регламента может принадлежать представителю нанимателя, непосредственному или вышестоящему руководителю гражданского служащего, подразделению по вопросам государственной службы и кадров, самому гражданскому служащему.
Содержание должностного регламента
Начинать разработку должностного регламента (после формулирования общих положений – наименования должности, ее места в государственном органе и т. д.) следует с раздела «Должностные обязанности». Содержание других разделов должностного регламента будет вытекать из содержания данного раздела.
В данном разделе указываются обязанности гражданского служащего, возлагаемые на него по занимаемой должности. Не следует переписывать в качестве должностных обязанностей служебные (установлены статьей 15 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Недопустимо включение в должностной регламент гражданского служащего обязанностей, выходящих за рамки компетенции соответствующего органа.
Типичная конструкция описания должностной обязанности выглядит следующим образом: содержание действия (глагол или отглагольное существительное) с указанием результата.[3] (Например, подготовка аналитических и справочных материалов по кадровым вопросам и вопросам государственной гражданской службы.)
Необходимо формировать закрытый перечень должностных обязанностей, обеспечивая разумную степень их детализации.
При формулировке обязанностей руководителей указываются их обязанности планировать, организовывать, координировать, контролировать, анализировать, принимать решения и оценивать результаты их выполнения,[4] а также распределять обязанности между сотрудниками.
Все функции подразделения должны быть закреплены в виде обязанностей сотрудников подразделения в их должностных регламентах. Случаи дублирования обязанностей у разных сотрудников должны быть обоснованы.
В раздел о квалификационных требованиях к должности гражданской службы включаются требования к:
· уровню профессионального образования (установлены Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
· стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности (установлены законом субъекта Российской Федерации);
· профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей (устанавливаются правовым актом государственного органа).
При разработке квалификационных требований к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения обязанностей, следует разграничивать знания, умения и навыки, а также не путать их с профессионально значимыми личностными качествами. Под профессиональными знаниями, умениями и навыками понимают следующее.
Профессиональные знания – совокупность систематизированной информации, приобретенной в результате специальной подготовки и практического опыта государственного служащего, позволяющей эффективно выполнять работу в определенной области профессиональной деятельности.
Умение – освоенный государственным служащим способ выполнения действия, сформированный в процессе обучения и обеспечиваемый совокупностью приобретенных знаний и навыков в процессе достижения цели деятельности.
Навык – это определенное действие, сформированное в процессе обучения и тренировки, для решения конкретной профессиональной задачи, поставленной перед государственным служащим. Навыки проявляются в виде устойчивых способов профессиональной деятельности, которые позволяют государственному служащему эффективно взаимодействовать с организационной средой и достигать поставленных целей деятельности.
Таким образом, знания – результат мыслительной деятельности, означающий усвоение понятий, постулатов, фактов, законов и пр., умения – знания, воплощенные в действиях и решениях, а навыки – умения, доведенные до уровня автоматизма и существующие частично на бессознательном уровне.
В должностные регламенты следует включать требования к знаниям и навыкам в сфере информационно-коммуникационных технологий[5].
Перечни вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения, и по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, должны формироваться исходя из задач, которые стоят перед государственным органом и (или) структурным подразделением, быть непосредственно связаны с должностными обязанностями гражданского служащего, отражать реальное распределение обязанностей в подразделениях.
Раздел о сроках и процедурах подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядке согласования и принятия данных решений непосредственно связан с разделом «Должностные обязанности». Содержание данного раздела определяется регламентом государственного органа, административными регламентами оказания государственных услуг и выполнения государственных функций, инструкцией по делопроизводству, иными правовыми актами.
Сроки, процедуры, порядок указываются конкретно, без ссылки на соответствующий нормативный правовой акт.
Установление сроков и процедур подготовки, рассмотрения, согласования и принятия управленческих и иных решений должны соответствовать требованиям административных регламентов оказания государственных услуг или исполнения государственных функций.
Раздел о порядке служебного взаимодействия отражает вертикальные и горизонтальные связи гражданского служащего при исполнении им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, с организациями и гражданами, исходя из его должностных обязанностей. В данном разделе отражается в каких случаях и с кем взаимодействует гражданский служащий, в чем содержательно (описание действия) и формально (указание на форму документа) выражается это взаимодействие.
Раздел «Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям» заполняется в должностных регламентах гражданских служащих, которые непосредственно участвуют в оказании государственных услуг.
Перечень государственных услуг формируется в соответствии с положением о государственном органе, регламентом государственного органа, административными регламентами оказания государственных услуг. Такой перечень также формируется при отсутствии административного регламента и фактическом оказании государственной услуги.
Показатели эффективности и результативности деятельности гражданских служащих определяются для решения следующих задач:
· организация материального и морального стимулирования;
· оценка гражданских служащих при проведении очередной и внеочередной аттестации, в ходе текущей деятельности;
· организация работы по рациональному использованию кадров;
· планирование и проведение мероприятий по повышению квалификации сотрудников.
Показатели эффективности и результативности могут быть:
· количественными (характеризуют объем выполненной работы);
· качественными (характеризуют степень соответствия выполненной работы установленным требованиям);
· своевременности исполнения (характеризуют объем работ, выполненных в сроки, установленные нормативными актами, планами работы, руководителями гражданского служащего).
Показатели эффективности и результативности деятельности гражданских служащих должны быть измеримыми. Их количество должно быть необходимым и достаточным для оценки деятельности гражданского служащего, целесообразно использовать набор показателей. Предметом оценки должен быть результат деятельности гражданского служащего, а не состояние сферы государственного управления в целом. Затраты на администрирование показателей не должна превышать позитивный эффект от внедрения системы показателей.
При разработке данного раздела должностного регламента следует учитывать, что показателями эффективности и результативности не являются отсутствие нарушений норм этики, соблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности, неразглашение служебной информации, добросовестность, ответственность и отсутствие взысканий.
Оформление должностного регламента
Должностные регламенты утверждает представитель нанимателя. Гриф утверждения оформляется в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в государственном органе, и в обязательном порядке содержит дату утверждения.
Название должностного регламента включает наименование должности, структурного подразделения, государственного органа. Текст должностного регламента должен быть разбит на разделы и пункты в соответствии с примерным должностным регламентом (при отсутствии примерного должностного регламента – в соответствии с частью 2 статьи 47 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).
Должностной регламент подписывается лицом, его разработавшим, согласовывается подразделением по вопросам государственной службы и кадров, правовым подразделением, содержит лист ознакомления.
Должностной регламент может иметь приложения (в виде таблиц, схем, форм документов и т. д.).
Департамент по кадровым вопросам, государственным наградам
и государственной службе аппарата полномочного представителя
Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе
Сибирский институт – филиал Российской академии народного хозяйства
и государственной службы при Президенте Российской Федерации
март 2012 года
[1] Например, Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 года № 30.
[2] См. например, Методические рекомендации по составлению должностных регламентов государственных гражданских служащих Томской области, замещающих должности государственной гражданской службы в исполнительных органах государственной власти Томской области.
[3] Методические рекомендации по подготовке должностных регламентов (http://www. kadry24.ru/gosluzhba/regl).
[4] Рекомендации о порядке разработки и утверждения должностных регламентов государственных гражданских служащих в органах исполнительной власти Омской области (утверждены приказом начальника Главного организационно-кадрового управления Омской области от 01.01.2001 года № 2).
[5] См. приказ Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации от 01.01.2001 года N 147 «Об утверждении квалификационных требований к федеральным государственным гражданским служащим и государственным гражданским служащим субъектов Российской Федерации в области использования информационных технологий».
Основные порталы (построено редакторами)