РАСПОРЯЖЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА № 000 ОТ 08.04.2013
Об утверждении положения о печатях
и штампах в Администрации города
и ее структурных подразделениях
В целях создания единой системы пользования печатями и штампами в Администрации города, ее структурных подразделениях, руководствуясь Федеральным конституционным законом -ФКЗ «О Госу-дарственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 01.01.2001), Федеральным законом -ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (с изменениями от 01.01.2001), Уставом города Сургута:
1. Утвердить:
- положение о печатях и штампах в Администрации города и ее струк-турных подразделениях согласно приложению 1;
- состав комиссии по проверке учета и хранения, уничтожению печатей и штампов в Администрации города согласно приложению 2.
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города в течение месяца со дня подписания настоящего распоряжения:
- зарегистрировать действующие печати, а также штампы в управлении общего обеспечения деятельности Администрации города;
- издать приказы о назначении лиц, ответственных за хранение печатей и штампов, и лиц, имеющих право заверять документы.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы Администрации города П.
Глава города Д. В. Попов
Приложение 1
к распоряжению
Администрации города
от ____________ № ______
Положение
о печатях и штампах в Администрации города ее структурных подразделениях
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение определяет порядок использования печатей и штампов в Администрации города и ее структурных подразделениях, а также порядок их изготовления, учета и хранения.
1.2. В Администрации города и ее структурных подразделениях исполь-зуются:
- круглые гербовые печати с изображением герба Российской Федерации;
- круглая гербовая печать с изображением герба города Сургута;
- круглые печати с наименованием структурных подразделений Администрации города;
- угловые и простые штампы.
2. Использование гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации
2.1. Для исполнения государственных полномочий Российской Федерации, возложенных законодательством на органы местного самоуправления, при оформлении документов общегосударственного образца используется круглая гербовая печать с изображением Государственного герба Российского Федерации:
- в управлении записи актов гражданского состояния Администрации города – для совершения актов гражданского состояния;
- в департаменте образования Администрации города – для выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании в случае ликвидации образовательного учреждения.
2.2. Изготовление гербовых печатей осуществляется только штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции.
2.3. Гербовая печать должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Феде-рации. Форма, размеры и технические требования».
2.4. На печати с изображением Государственного герба Российской Федерации должно значиться полное наименование структурного подразделения Администрации города.
2.5. Ответственность за соблюдением порядка использования и хранения печати возлагается на руководителей структурных подразделений Админист-рации города, указанных в пункте 2.1 настоящего положения.
3. Использование печати с гербом города Сургута
3.1. Печать с гербом города Сургута используется в Администрации города Сургута при оформлении документов, действующих на территории муниципального образования, для заверения подписей должностных лиц, а также для заверения финансовых документов.
3.2. Ответственность за соблюдением порядка использования и хранения печати с гербом города возлагается на заместителя главы Администрации города, курирующего управление общего обеспечения деятельности Администрации города, в его отсутствие – на начальника управления общего обеспечения деятельности Администрации города.
4. Использование круглых печатей с наименованием структурных подразделений Администрации города
4.1. Простая круглая печать с наименованием структурного подразделения Администрации города используется для заверения подписей руководителей структурных подразделений Администрации города и лиц их замещающих, в том числе подписей, которые ставятся в силу полномочия, основанного на доверенности либо акте органа местного самоуправления, при подписании муниципальных контрактов и гражданско-правовых договоров.
4.2. Ответственность за соблюдением порядка пользования и хранения печати структурного подразделения Администрации города возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений Админист-рации города.
5. Использование углового штампа и других штампов
5.1. Все структурные подразделения Администрации города вправе использовать угловой штамп на документах нестандартного образца (справка о заработной плате, командировочное удостоверение и др.).
На угловом штампе должно значиться:
- полное наименование структурного подразделения;
- адрес;
- номер телефона;
- адрес электронной почты;
- факс;
- дата;
- регистрационный номер.
5.2. Структурные подразделения Администрации города могут использовать простые штампы с названием подразделения, отдела, штампы входящей и исходящей корреспонденции, пломбиры и т. д.
5.3. Ответственность за пользование и хранение штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации города.
6. Изготовление круглых гербовых печатей, печатей с наименованием структурного подразделения Администрации города и штампов
6.1. Решение об изготовлении круглой гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации принимает Глава города на основании заявки управления записи актов гражданского состояния Администрации города или департамента образования Администрации города, согласованной с заместителем главы Администрации, курирующим управление общего обеспечения деятельности Администрации города.
6.2. Решение об изготовлении круглой гербовой печати с изображением герба города Сургута принимает Глава города на основании заявки управления общего обеспечения деятельности Администрации города, согласованной с курирующим заместителем главы Администрации города.
6.3. Решение об изготовлении круглой печати с наименованием структурного подразделения Администрации города, углового и простого штампа принимает заместитель главы Администрации города, курирующий управление общего обеспечения деятельности Администрации города, на основании заявки структурного подразделения Администрации города.
6.4. Заявка об изготовлении круглой гербовой печати, печати с наименованием структурного подразделения Администрации города, углового и простого штампа должна содержать:
- обоснование, в связи с чем необходима печать или штамп (подлежат изготовлению впервые, переименование подразделения, в связи с износом и т. д.);
- необходимое количество экземпляров печатей, штампов (с обоснованием);
- сведения о лицах, ответственных за получение и хранение данных печатей, штампов;
- приложение эскизов печатей, штампов.
6.5. В случае, если соответствующая печать изготавливается не в единственном экземпляре, на ней указывается номер печати, обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры «2» для второй печати.
6.6. Решение об изготовлении соответствующих печатей и штампов в течение двух рабочих дней со дня его принятия направляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города в муниципальное казенное учреждение «Хозяйственно-эксплуатационное управление» для исполнения в установленном порядке.
7. Учет и выдача печатей и штампов
7.1. После изготовления круглых гербовых печатей, печатей с наименованием структурного подразделения Администрации города и штампов, они в обязательном порядке передаются в управление общего обеспечения деятельности Администрации города.
Передавать печати и штампы в структурные подразделения Админист-рации города, минуя управление общего обеспечения деятельности Администрации города, запрещается.
7.2. Учет и выдача печатей и штампов осуществляется управлением общего обеспечения деятельности Администрации города по журналу учета и выдачи печатей и штампов согласно приложению 1 к настоящему положению. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью.
7.3. Выдача гербовых печатей, простых печатей и штампов структурным подразделениям Администрации города производится под роспись в книге учета и выдачи печатей и штампов по акту приема-передачи печатей (штампов) согласно приложению 2 к положению.
8. Порядок хранения печатей и штампов
8.1. Руководители структурных подразделений Администрации города своим приказом назначают работников, ответственных за получение, хранение и использование печатей и штампов, устанавливая персональную ответственность этих работников за получение печатей и штампов, а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании. Копии приказов предоставляются в управление общего обеспечения деятельности Администрации города.
8.2. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения Администрации города (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск и т. п.) осуществляется по акту согласно приложению 2 к настоящему положению, с приложением оттисков передаваемых печатей и штампов. Данный акт утверждается руководителем структурного подразделения Администрации города.
8.3. При увольнении ответственного лица или переводе его на другую должность числящиеся за ним печати и штампы передаются другому лицу через управление общего обеспечения деятельности Администрации города под роспись в журнале учета и выдачи печатей и штампов.
8.4. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей и штампов за пределы зданий Администрации города и ее структурных подразделений (если это не связано с исполнением должностных обязанностей), не допускается.
8.5. В структурных подразделениях Администрации города печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах, доступ к которым имеет ответственное лицо.
8.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией по проверке учета и хранения, уничтожения печатей и штампов в Администрации города (далее – комиссия). Результат проверки отражается в акте произвольной формы.
9. Ответственность за утрату печатей и штампов или нарушение порядка их учета, хранения и использования
9.1. В случае утери печати, штампа или нарушения порядка их учета, хранения и использования руководитель структурного подразделения Администрации города незамедлительно ставит в известность управление общего обеспечения деятельности Администрации города, заместителя главы Админист-рации города, курирующего управление общего обеспечения деятельности Администрации города.
9.2. По фактам утраты печатей и штампов или нарушения порядка их учета, хранения и использования комиссией проводится служебное расследование.
По результатам служебного расследования составляется акт согласно приложению 3 к настоящему положению.
Материалы расследования вместе с выводами и предложениями направляются заместителю главы Администрации города, курирующему управление общего обеспечения деятельности Администрации города, для принятия решения.
10. Порядок уничтожения печатей и штампов
10.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче в комиссию.
10.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией.
10.3. Комиссией на все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт в двух экземплярах согласно приложению 4 к настоящему положению.
10.4. Комиссия проверяет наличие всех печатей и штампов, включенных в акт.
По окончании проверки все члены комиссии подписывают акт, который утверждается заместителем главы Администрации города, курирующим управление общего обеспечения деятельности Администрации города.
10.5. Печати и штампы, подлежащие уничтожению и включенные в акт, складываются в конверт (папку, коробку) и опечатываются. Конверт (папка, коробка) с одним экземпляром акта передается в муниципальное казенное учреждение «Хозяйственно-эксплуатационное управление» для последующего уничтожения.
10.6. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.
Мастичные печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями или путем спили-вания всего текста.
10.7. Муниципальное казенное учреждение «Хозяйственно-эксплуата-ционное управление» после уничтожения печатей и штампов делает отметку об уничтожении в акте о выделении к уничтожению печатей (приложение 4) и возвращает в управление общего обеспечения деятельности Администрации города.
10.8. Управление общего обеспечения деятельности Администрации города на основании отметки муниципального казенного учреждения «Хозяйственно-эксплуатационное управление» делает соответствующие записи в журнале учета и выдачи печатей и штампов.
10.9. Документация по вопросам изготовления и уничтожения печатей и штампов подшивается в отдельное номенклатурное дело управления общего обеспечения деятельности Администрации города.
Приложение 1
к положению о печатях
и штампах в Администрации города и ее структурных
подразделениях
Журнал учета и выдачи печатей и штампов
Начат:______________
Окончен:____________
№ п/п | Оттиск печати (штампа) | Структурное подразделение, должность, Ф. И.О. получившего печати (штампы) | Дата и подпись работника, получившего печати (штампы) | Дата, номер акта о выделении к уничтожению печатей и штампов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Приложение 2
к положению о печатях
и штампах в Администрации
города и ее структурных
подразделениях
Утверждаю:
Руководитель структурного
подразделения
____________ _______________
(подпись) (Ф. И.О.)
«____» _______________________ г.
АКТ
приема-передачи печатей (штампов)
Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что ________________________________________________________________,
(Ф. И.О., должность, структурное подразделение передающего)
в связи с _____________________________________________________ передал,
(указать причину)
а __________________________________________________ принял следующие
(Ф. И.О., должность, структурное подразделение принимающего)
печати (штампы):
№ п/п | Учетный номер печати (штампа) по журналу учета и выдачи печатей и штампов управления общего обеспечения деятельности Администрации города | Оттиск печати (штампа) | Количество печатей (штампов) |
1 | 2 | 3 | 4 |
Всего: __________________ штук.
(количество прописью)
Передал:
Должность И.О.
Принял:
Должность И.О.
Приложение 3
к положению о печатях
и штампах в Администрации
города и ее структурных
подразделениях
Утверждаю:
Заместитель главы
Администрации города,
курирующий управление
общего обеспечения
деятельности Администрации города
________________Ф. И.О.
«____» __________ 20__ г.
АКТ
об утрате печати
Комиссия в составе:____________________________________________
(Ф. И.О., должность)
___________________________________________________________________,
провела в___________________________ проверку наличия печатей (штампов).
(структурное подразделение)
В результате проверки установлено отсутствие печати (-ей) (штампа (-ов), иные нарушения в использовании печатей (штампов) ____________________________________________________________________.
(указать причину)
Принятые к розыску меры положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета и провести списание утраченной (-ых) печати (-ей) (штампа (-ов)_____________________________________________.
Итого _____________________ печатей (штампов).
(цифрами и прописью)
Приложение: оттиски печатей (штампов) на _______ листах.
Председатель комиссии: ____________ _________________________
(подпись) (Ф. И.О.)
Члены комиссии: ____________ __________________________
(подпись) (Ф. И.О.)
____________ __________________________
(подпись) (Ф. И.О.)
Приложение 4
к положению о печатях
и штампах в Администрации
города и ее структурных
подразделениях
Утверждаю:
Заместитель главы
Администрации города,
курирующий управление
общего обеспечения
деятельности
Администрации города
________________Ф. И.О.
«____» __________ 20__ г.
АКТ
о выделении к уничтожению печатей и штампов
Комиссия по проверке учета и хранения, уничтожения печатей и штампов в Администрации города, назначенная распоряжением от _________ № ______, произвела отбор к уничтожению утративших практическое значение и пришедших в негодность следующих печатей и штампов:
№ п/п | Учетный номер печати (штампа) по журналу учета и выдачи печатей и штампов управления общего обеспечения деятельности Администрации города | Наименование печати (штампа) | Оттиск печати (штампа) | Количество печатей (штампов) | Основание для уничтожения |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Всего подлежит уничтожению _________________ (количество прописью) наименований. Записи с учетными данными сверены:
Председатель комиссии: ____________ _________________________
(подпись) (Ф. И.О.)
Члены комиссии: ____________ __________________________
(подпись) (Ф. И.О.)
____________ __________________________
(подпись) (Ф. И.О.)
После утверждения акта перечисленные печати (штампы) перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожил и путем ___________________ «____» ______ 20__ г.
(способ уничтожения)
Уничтожил: _________________ ___________ _________________________
(должность) (подпись) (Ф. И.О.)
Отметки в журнале учета и выдачи печатей и штампов произвел(а): __________ ____________ ___________________ «____» __________ 20__ г. (должность) (подпись) (Ф. И.О.)
Приложение 2
к распоряжению
Администрации города
от ____________ № _______
Состав
комиссии по проверке учета и хранения,
уничтожения печатей и штампов в Администрации города
Алешкова Наталья Павловна | - | заместитель главы Администрации города, председатель комиссии |
|
Красильникова Наталья Леонидовна | - | начальник управления общего обеспечения деятельности Администрации города, секретарь комиссии |
|
члены комиссии: |
| ||
Лазарев Андрей Геннадьевич | - | начальник правового управления Администрации города | |
По согласованию | - | руководитель структурного подразделения Администрации города |
|
Основные порталы (построено редакторами)