Утверждаю |
Глава Администрации |
ЗАТО Межгорье |
Республики Башкортостан |
___________ В. В.Панченко |
«03» 11 2016 г. |
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивной службе Администрации городского округа
закрытое административно-территориальное образование
город Межгорье Республики Башкортостан
1. Общие положения
1.1. Архивная служба Администрации городского округа закрытое административно-территориальное образование город Межгорье Республики Башкортостан (муниципальный архив) (далее - Архив) является структурным подразделением Администрации городского округа закрытое административно-территориальное образование город Межгорье Республики Башкортостан (далее - Администрация ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан) без права юридического лица, созданным для выполнения функции местного самоуправления в области архивного дела, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
1.2. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Башкортостан, законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Республики Башкортостан, указами и распоряжениями Главы Республики Башкортостан, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Башкортостан, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы, нормативно-методическими документами Управления по делам архивов Республики Башкортостан, муниципальными нормативными правовыми актами ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан, Уставом городского округа закрытое административно-территориальное образование город Межгорье Республики Башкортостан, локальными правовыми актами Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан и настоящим Положением.
1.3. В своей деятельности Архив взаимодействует с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан, государственными архивами Республики Башкортостан и другими муниципальными архивами.
1.4. Архив содержится за счет бюджета городского округа ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан. Штатная численность Архива устанавливается главой Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан.
1.5. Архив пользуется печатью Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов. Архив имеет угловой штамп и бланки с указанием своего наименования.
1.6. Архив осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан; Архив хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями Архива являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:
хранение и учет архивных документов, принятых в Архив;
проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности; обеспечение охранного и противопожарного режимов;
обеспечение соблюдения правил хранения, учета и использования архивных документов в учреждениях являющихся источниками комплектования Архива;
предоставление в установленном порядке учетных данных в Управление по делам архивов Республики Башкортостан.
2.1.1. Архив обеспечивает хранение:
документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в муниципальной собственности;
документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности в случае наделения органа местного самоуправления городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории городского округа;
документов по личному составу ликвидированных органов и организаций.
2.1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности могут поступать на хранение в Архив в порядке и на условиях договора, определяемых собственниками или владельцами с соблюдением норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».
2.2. Комплектование Архива:
составление списков источников комплектования Архива, представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления по делам архивов Республики Башкортостан и на утверждение - главе Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан, систематическая работа по уточнению списков;
отбор и прием документов постоянного хранения и по личному составу;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архиве.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация документов в делопроизводстве, включая:
рассмотрение и предоставление в Управление по делам архивов Республики Башкортостан для утверждения и согласования поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в источниках комплектования и других организациях на территории городского округа;
рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел в организациях - источниках комплектования, инструкций по делопроизводству;
оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с архивными документами.
проведение проверок архивного делопроизводства и условий хранения документов.
2.4. Использование архивных документов:
информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
предоставление архивных документов пользователям;
экспонирование архивных документов на выставках;
использование архивных документов в средствах массовой информации;
публикация архивных документов;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства, подготовка проектов постановлений, распоряжений главы Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан в области обеспечения сохранности документов.
3. Права и обязанности
3.1. Архиву для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
представлять Администрацию ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан по всем вопросам, входящим в компетенцию Архива;
вносить на рассмотрение Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан и Управления по делам архивов Республики Башкортостан предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Архиве; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий;
запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории городского округа, необходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возложенных на Архив задач и функций;
проверять исполнение организациями, расположенными на территории городского округа, независимо от их ведомственной подчиненности, требования архивного законодательства, в том числе запрашивать и получать необходимую информацию и информировать руководителей организаций о состоянии хранения документов;
давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории городского округа, обязательные для исполнения указания по вопросам архивного дела и организации делопроизводства, в том числе и по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов;
принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий;
ставить вопросы перед органами местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, к ответственности за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации;
при Архиве для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах совет, состав которого утверждается постановлением Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан по представлению заведующего Архивом;
при наличии свободных площадей и по просьбе источников комплектования Архив может осуществлять досрочный прием документов, а также временное хранение архивных документов на основе договора.
3.2. При выполнении своих функций и в порядке реализации прав Архив обязан:
информировать Администрацию ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан, ее структурные подразделения и другие заинтересованные организации о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике;
разрабатывать и вносить в установленном порядке на утверждение проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Архива;
информировать Администрацию ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан, Управление по делам архивов Республики Башкортостан о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях и организациях, других нарушениях законодательства об архивном деле.
4. Организация работы
4.1. Архив возглавляет заведующий архивной службой Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан, исполняющий свои обязанности в порядке, определенном настоящим Положением и должностной инструкцией.
4.2. Заведующий Архивом назначается и освобождается от должности главой Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.
4.3. Заведующий Архивом:
организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;
представляет интересы Архива в отношениях с другими организациями;
отчитывается о работе Архива и состоянии архивного дела в ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан перед Администрацией ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан и в установленном порядке перед Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.
4.4. При смене заведующего Архивом ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается главой Администрации ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан и представляется в Управление по делам архивов Республики Башкортостан.
4.5. Деятельность Архива в области обеспечения сохранности, организации хранения, учета комплектования, и использования архивных документов организуется в соответствии с правилами и инструкциями Федерального архивного агентства, методическими рекомендациями Управления по делам архивов Республики Башкортостан, настоящим Положением.
4.6. Архив осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, организациями и общественными объединениями, Башкирским Республиканским отделением Российского общества историков-архивистов и другими учреждениями.
4.7. Обеспечение Архива помещениями, отвечающими требованиям постоянного, долговременного хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других, необходимых для работы условий, осуществляется Администрацией ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан за счет местных бюджетных ассигнований.
4.8. Ликвидация и реорганизация Архива осуществляется Администрацией ЗАТО Межгорье Республики Башкортостан по согласованию с Управлением по делам архивов Республики Башкортостан.
Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого Архива, передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы передаются на постоянное хранение в Национальный архив Республики Башкортостан.
Управляющий делами
Администрации ЗАТО Межгорье
Республики А.Ростовщиков
Начальник юридического отдела
Администрации ЗАТО Межгорье
Республики В.Елисеева
Основные порталы (построено редакторами)