УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства культуры,
печати и по делам национальностей Республики Марий Эл
от 12 апреля 2017 г. № 000 вр
П О Л О Ж Е Н И Е
о республиканском конкурсе
«Лучший муниципальный архив в Республике Марий Эл»
I. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет порядок проведения республиканского конкурса «Лучший муниципальный архив в Республике Марий Эл» (далее – конкурс).
2. Конкурс проводится в целях обобщения и распространения в Республике Марий Эл передового опыта и лучшей практики работы муниципальных архивов, стимулирования внедрения в них передовых технологий хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, выявления и поощрения лучшего муниципального архива.
Конкурс призван способствовать:
достижению высоких показателей в работе по комплектованию, обеспечению сохранности, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
повышению качества услуг, предоставляемых муниципальными архивами;
привлечению внимания к проблемам архивного дела и повышению ответственности органов местного самоуправления в Республике Марий Эл за сохранность архивных документов.
3. Участниками конкурса являются архивные отделы администраций муниципальных районов, городских округов в Республике Марий Эл (далее – муниципальные архивы).
II. Организация проведения конкурса
4. Организатором конкурса является Министерство культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее – Министерство).
5. Для проведения конкурса Министерством создаётся конкурсная комиссия по проведению республиканского конкурса «Лучший муниципальный архив в Республике Марий Эл» (далее - конкурсная комиссия).
Состав конкурсной комиссии утверждается приказом Министерства.
6. Министерство:
размещает информацию о проведении конкурса и его результатах в средствах массовой информации и на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
осуществляет прием и регистрацию конкурсной документации, представленной участниками конкурса;
организует награждение победителей конкурса;
решает иные вопросы, связанные с проведением конкурса.
7. Конкурсная комиссия:
рассматривает представленные на конкурс документы;
подводит итоги и определяет победителей конкурса.
8. Заседание конкурсной комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины членов комиссии.
9. Решение конкурсной комиссии принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов конкурсной комиссии по итогам открытого голосования.
10. При равенстве голосов решающим является голос
председателя конкурсной комиссии.
11. В период отсутствия председателя конкурсной комиссии заседание конкурсной комиссии проводит заместитель председателя комиссии.
12. Решение конкурсной комиссии оформляется протоколом, который подписывается председателем и всеми членами конкурсной комиссии.
III. Порядок проведения конкурса
13. Конкурс объявляется приказом Министерства.
Начало конкурса – 15 апреля 2017 г.
14. Конкурс проводится в два этапа: I этап – прием конкурсной документации, срок - с 15 апреля до 15 октября 2017 г., II этап – рассмотрение конкурсной документации и подведение итогов конкурса, срок – с 16 октября до 15 декабря 2017 г.
15. На первом этапе участники конкурса в срок до 15 октября 2017 г. представляют в Министерство конкурсную документацию, содержащую:
сопроводительное письмо о направлении конкурсной документации за подписью главы администрации муниципального района, городского округа;
заполненную анкету участника конкурса по форме, установленной приложением № 1 к настоящему Положению (далее – анкета);
копию положения о муниципальном архиве;
отчет муниципального архива о выполнении основных направлений развития архивного дела и плановых показателей деятельности за 9 месяцев 2017 г.;
презентацию в электронном виде или видеопрезентацию муниципального архива продолжительностью не более 10 мин.;
документы, отражающие основную деятельность муниципального архива (фотографии архивохранилищ, отзывы пользователей, вырезки из газет со статьями, фото проведенных выставок, методические разработки и др.).
Конкурсная документация представляется в Министерство по адресу: г. Йошкар-Ола, ул. Кремлевская, д. 41.
16. Поступившая в Министерство конкурсная документация в день поступления регистрируется специалистом отдела организационной работы Министерства и передается для рассмотрения в конкурсную комиссию.
Конкурсная документация, поступившая после 15 октября 2017 г., не рассматривается.
17. На втором этапе конкурса конкурсная комиссия рассматривает конкурсную документацию, представленную участниками конкурса.
Конкурсная комиссия вправе запросить дополнительную информацию, относящуюся к деятельности муниципального архива, участвующего в конкурсе, с целью его эффективной оценки.
18. Каждый муниципальный архив оценивается конкурсной комиссией по результатам рассмотрения соответствующей конкурсной документации с присвоением рейтинга в баллах на основании критериев оценки, установленных приложением № 2 к настоящему Положению.
При оценке муниципального архива используются также сведения из годовых отчетов о работе, представленных муниципальными архивами в управление по делам архивов Министерства, результаты проверок соблюдения законодательства об архивном деле, сведения о результатах рассмотрения документов, представляемых на заседание экспертно-проверочной комиссии Министерства.
Каждому из установленных критериев выставляется оценка в баллах по соответствующему показателю согласно приложению № 2 к настоящему Положению.
19. Дополнительные бонусные баллы (до 5) даются конкурсной комиссией муниципальному архиву за презентацию (видеопрезентацию).
Критерии оценки презентации (видеопрезентации):
полнота освещения деятельности архива;
творческий поход;
оригинальность подачи материалов.
IV. Подведение итогов конкурса
20. Результаты конкурса подводятся на итоговом заседании
конкурсной комиссии.
21. Присуждение каждому участнику конкурса места производится по результатам расчета итогового рейтинга. Муниципальный архив, набравший наибольший итоговый рейтинг, становится победителем конкурса. Распределение последующих мест осуществляется в порядке убывания итогового рейтинга.
При равенстве баллов, набранных участниками конкурса, применяются дополнительные критерии, дающие преимущество муниципальному архиву, имеющему (последовательно):
больший объем хранимых документов;
большее число организаций - источников комплектования;
большее число исполненных социально-правовых запросов.
22. По итогам конкурса определяются три призовых места. Муниципальные архивы, занявшие призовые места, награждаются дипломами.
23. Результаты конкурса оформляются протоколом заседания конкурсной комиссии, на основании которого готовится приказ Министерства о награждении победителя и призеров конкурса.
24. Конкурсная комиссия вправе принять дополнительно решение о награждении муниципального архива, добившегося высоких показателей в одном из следующих направлений деятельности:
в области обеспечения сохранности и учета архивных документов;
в области комплектования архивных документов;
в области использования архивных документов
с вручением соответствующего диплома.
25. Информация об итогах конкурса размещается на официальном сайте Министерства в структуре официального Интернет-портала Республики Марий Эл и на сайте «Архивы Марий Эл».
____________
Основные порталы (построено редакторами)