Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто
- 30% recurring commission
- Выплаты в USDT
- Вывод каждую неделю
- Комиссия до 5 лет за каждого referral
После заполнения анкеты пользователя (Приложение ) в электронном режиме отпадает необходимость дублирования указанной в ней информации в других источниках учета, поскольку, находясь уже в БД «ЭЧЗ», данная информация автоматически попадает во все учетные документы. Например, дата регистрации и ФИО пользователя отражаются в разделе «Книга регистрации посещения пользователями читального зала», а такие параметры, как ФИО пользователя, место работы (учебы) и должность, цель работы и тема исследования одновременно попадают в разделы «Книга учета тематики исследований» и «Карточка учета тематики исследований». Кроме того, с ФИО пользователя можно связать все данные о нем: основные анкетные данные, номер личного дела, тему исследования (и возможную замену ее в процессе работы в архиве), количество посещений, поисковые данные использованных для работы и копирования архивных дел и т. д. Таким образом, становится более простым, доступным и прозрачным процесс поиска необходимой информации обо всех основных видах работы в читальном зале архива.
Необходимо учесть и возможность редактирования анкетных данных сотрудником читального зала (при ошибках в заполнении, при изменении сведений и т. п.) с последующей распечаткой анкеты для помещения в личное дело пользователя (поскольку ведение традиционной документации на бумажных носителях с появлением электронной БД не отменяется полностью).
БД «ЭЧЗ» должна позволять оперативно составлять статистические отчеты о работе читального зала за день, месяц, квартал, год по разным параметрам: количество посещений, количество зарегистрированных пользователей, количество выданных дел и описей, количество предоставленных копий документов, тематика исследований, цель занятий, статус пользователя (возраст, профессия, интересы, гражданство и т. п.) и др.
2.6. Перспективные возможности базы данных «Электронный читальный зал»
Разработка БД «ЭЧЗ» и внедрение ее в практику работы читального зала архива раскрывает большие возможности в процессе использования данной автоматизированной системы.
Так, например, из данных, представленных в анкете пользователя, можно сформировать и при необходимости впоследствии распечатать (для помещения в личное дело пользователя) следующие бланки документов:
- заявление на разрешение работать в читальном зале (Приложение );
- заявление на разрешение использовать персональный компьютер для работы в читальном зале (Приложение );
- обложку личного дела пользователя (для приклеивания на папку личного дела);
- талон на единовременное посещение читального зала и др.
Из данных, указанных в анкете пользователя, формируются страницы основных учетных журналов, обязательных для ведения в читальном зале:
1) Книги регистрации посещения пользователями читального зала
№№ п/п | Дата посещения | ФИО пользователя | Подпись пользователя |
2) Книги регистрации пользователей и их личных дел
№ личного дела пользователя | № предыдущего личного дела | ФИО пользователя |
3) Книги учета тематики исследований
Дата регист-рации | № личного дела поль-зователя | ФИО пользо-вателя | Место работы (учебы), должность | Название направившей организации | Цель работы | Тема исследо-вания | Приме-чание |
При работе в системе «ЭЧЗ» появляется возможность оперативно проводить процедуру перерегистрации пользователей в начале каждого календарного года, при этом новым оказывается только личный номер пользователя, а все анкетные данные сохраняются, за исключением тех, в которых произошли изменения (фамилия, место работы, тема исследования и т. д.). Сохраняется также вся информация о работе пользователя за предыдущие годы (темы исследований, используемые для работы архивные дела).
БД «ЭЧЗ» целесообразно совместить с ИПС «ЭНСА». Благодаря этому, появляется возможность вносить данные о пользователе сразу в опись личных дел пользователей фонда № Р-6774 «Государственный архив социально-политической истории Кировской области». Также пользователь, зарегистрировавшись в системе, будет иметь возможности доступа к электронным информационно-справочным ресурсам архива, оформления заказа-требования на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей и т. п. Кроме информационных ресурсов непосредственно самого архива, у пользователя появится возможность обращения к различным внешним справочно-поисковым системам («Гарант», «Консультант+» и др.), электронным ресурсам других архивов, правовым актам, регламентирующим работу архивных учреждений. Благодаря переводу картотеки СИФ архива в электронный формат, может появиться возможность ее пополнения (ведения картотеки) и контроля над движением документальных материалов СИФ внутри архива. Совмещение данной картотеки с БД «ЭЧЗ» позволит сотрудникам архива и пользователям осуществлять поиск необходимой информации в книгах, периодических изданиях, методических материалах, хранящихся в СИФ. Таким же образом можно организовать работу по функционированию и других вспомогательных каталогов и картотек архива.
Возможность посредством системы «ЭЧЗ» процесса регистрации пользователей (путем утверждения в электронной форме анкеты пользователя и выдачи пропусков для работы в читальном зале и т. п.), оформления заказа-требования на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей и т. п. подразумевает введение в практику работы архива основных направлений электронного документооборота. Это связано с тем, что все необходимые документы в данном случае нужно визировать подписью руководителя архива или соответствующего подразделения и передавать на исполнение из отдела в отдел. Электронный документооборот сокращает затраты рабочего времени сотрудника читального зала, отводимые на согласование, подписание, консультирование и т. п., поскольку полноценная и эффективная деятельность читального зала архива напрямую зависит от тесного взаимодействия со всеми структурными подразделениями данного учреждения.
3. Заключение
Внедрение современных информационных технологий в практику работы читального зала архива подразумевает разработку БД «Электронный читальный зал». В данной работе мы постарались раскрыть возможности данной системы, проанализировать опыт работы архивных учреждений РФ и ближнего зарубежья в области информатизации архивного дела, особенности ведущих автоматизированных информационных систем РФ.
БД «Электронный читальный зал» имеет ряд преимуществ. Благодаря ее внедрению, можно в полной мере использовать весь потенциал компьютерного парка архива и архивного программного обеспечения, оперативно и в полном объеме получать нужную информацию о составе информационных ресурсов архива, пользоваться собственными техническими средствами в автономном режиме (без подключения к сети архива), иметь выход к внешним базам данных. Автоматизация основных процессов в работе читального зала - это существенная экономия времени и трудозатрат, обеспечение сохранности документов на бумажных носителях посредством преимущественного предоставления пользователям электронных копий документов, уменьшение бумажного документооборота и, как следствие, переход к системе электронного документооборота.
Однако, исходя из практических возможностей КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области», на данном этапе возможна организация в системе «ЭЧЗ» только первой ступени - электронной регистрации пользователей. Причем весь груз ответственности по заполнению электронных анкет пользователей, консультированию ложится на плечи сотрудника читального зала, поскольку не все посетители читального зала являются уверенными пользователями персональными компьютерами и Интернетом (среди них немало людей рабочих специальностей, старшего возраста и т. п.). Пользование ИПС «ЭНСА» в достаточном объеме невозможно из-за отсутствия полностью оцифрованных описей фондов и единиц хранения (работа в этом направлении ведется в плановом режиме). Также система «ЭЧЗ» подразумевает установку в читальном зале архива АРМ пользователей. Все это говорит о том, что для полноценного функционирования системы «ЭЧЗ» необходимо провести ряд мероприятий по улучшению электронной информационно-справочной среды архива, обеспечению программно-аппаратным комплексом и оборудованием. Все это является перспективным планом работы в области информатизации архивного учреждения.
1 А. Создание общедоступных баз данных как инструмент интеграции архива в информационное общество // Информационный бюллетень № 27 / сост. Г. А. Шестакова. - Нижний Новгород: Комитет по делам архивов Нижегородской области, 2013. - С. 154
2 Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. Москва, 2011 // URL: http://archives. ru/programs/informatization. shtml
3 Г. Информационные потребности непрофессионального пользователя государственных архивов: ожидания и реальность // Отечественные архивы. - 2010. - № 3. - С. 32
4 И. Обеспечение доступа пользователей к архивным документам в Государственном архиве Саратовской области, в том числе с использованием автоматизированных архивных технологий // Информационный бюллетень № 26 / сост. Г. А. Шестакова. - Нижний Новгород: Комитет по делам архивов Нижегородской области, 2012. - С. 67
5 С. Информатизация центральных государственных архивов Узбекистана // Отечественные архивы. - 2011. - № 4. - С. 83
6 «Задача сегодняшнего дня - компьютеризация всех привычных архивных процессов». В. Мироненко и О. Н. Копыловой к 90-летию Государственного архива Российской Федерации // Отечественные архивы. - 2010. - № 5. - С. 95
7 А. Создание общедоступных баз данных как инструмент интеграции архива в информационное общество // Информационный бюллетень № 27 / сост. Г. А. Шестакова. - Нижний Новгород: Комитет по делам архивов Нижегородской области, 2013. - С. 159
8 И. Обеспечение доступа пользователей к архивным документам в Государственном архиве Саратовской области, в том числе с использованием автоматизированных архивных технологий // Информационный бюллетень № 26 / сост. Г. А. Шестакова. - Нижний Новгород: Комитет по делам архивов Нижегородской области, 2012. - С. 76
9 Там же. - С. 75
1 0 Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986-2002 гг.) // Отечественные архивы. - 2002. - № 5. - С. 26
1 1 Л. Архив электронных документов: белорусский опыт // Отечественные архивы. - 2002. - № 1. - С. 46
1 2 С. Информатизация центральных государственных архивов Узбекистана // Отечественные архивы. - 2011. - № 4. - С. 86-88
1 3 А., В., В. Автоматизированная система учета, заказа и контроля движения дел: опыт ГАРФ и РГАЭ // Отечественные архивы. - 2007. - № 2. - С. 36, 39-40
1 4 «Задача сегодняшнего дня - компьютеризация всех привычных архивных процессов». В. Мироненко и О. Н. Копыловой к 90-летию Государственного архива Российской Федерации // Отечественные архивы. - 2010. - № 5. - С. 94
1 5 «Кто не любит свою работу - в архиве не задерживается». Н. Амиантова, Г. В. Горской, С. М. Розенталь, В. Н. Шепелева к 90-летию РГАСПИ // Отечественные архивы. - 2010. - № 6. - С. 71
1 6 А. «Опыт внедрения цифровых инноваций в РГАЛИ... открывает большие интеграционные перспективы...». Интервью с директором РГАЛИ Т. М. Горяевой о ходе информатизации архива и ее результатах // Отечественные архивы. - 2013. - № 3. - С. 80-81
1 7 Электронная Тюменская область // URL: http://edok-journal. ru/?p=537
1 8 Создание подсистемы «Электронный читальный зал Центрального государственного архива Самарской области» // URL: http://egov1.samregion. ru/projects/22.12.2010/252/
1 9 С. Разработка баз данных на основе MYSQL SERVER, полностью совместимых с браузерами для работы в Интернете: из опыта работы Центрального архива Нижегородской области // Информационный бюллетень № 27 / сост. Г. А. Шестакова. - Нижний Новгород: Комитет по делам архивов Нижегородской области, 2013. - С. 127
2 0 Автоматизированная информационная система по документам архивного фонда Мурманской области // URL: http://web-archiv. ru/index. php? sect=databases&act=view_db&id=77
2 1 А. Создание общедоступных баз данных как инструмент интеграции архива в информационное общество // Информационный бюллетень № 27 / сост. Г. А. Шестакова. - Нижний Новгород: Комитет по делам архивов Нижегородской области, 2013. - С. 155
2 2 И. Обеспечение доступа пользователей к архивным документам в Государственном архиве Саратовской области, в том числе с использованием автоматизированных архивных технологий // Информационный бюллетень № 26 / сост. Г. А. Шестакова. - Нижний Новгород: Комитет по делам архивов Нижегородской области, 2012. - С. 71-73
2 3 М. Госархив Омской области // Отечественные архивы. - 2003. - № 1. - С. 27
2 4 Н. Компьютеризация московских архивов: от простой базы данных к интегрированной информационной системе (1986-2002 гг.) // Отечественные архивы. - 2002. - № 5. - С. 21-22, 24-25
2 5 С. Информационные технологии в Озерском муниципальном архиве // Отечественные архивы. - 2008. - № 4. - С. 41
2 6 Электронный читальный зал архива корпорации «ЭЛАР» // URL: http://www. elar. ru/solutions/branch_solutions/for_archives/electronic_reading_room/
2 7 А., Е. Информатизация по-новому организует работу основных служб архива // Отечественные архивы. - 2011. - № 3. - С. 81, 83
2 8 Комплексная информатизация архивов // URL: http://www. altsoft. spb. ru/index. php? option=com_content&task=view&id=10&Itemid=14
2 9 Интегрированная автоматизированная информационная система объединения архивов http://www. insoft. ru/insoft/products/products_iais_ARHIVI/Opisanie_iais_ARHIVI. pdf; информационный проспект
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
Основные порталы (построено редакторами)