РЕШЕНИЕ
коллегии комитета по делам архивов Нижегородской области
20 апреля 2016 года № 2/2
Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов Нижегородской области
и других архивных документов
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (1997) государственными и муниципальными архивами Нижегородской области были подготовлены сводные паспортные показатели за 3 года. Анализ представленных паспортов, показал, что работа архивов стабильна, показатели работы сохраняют положительную динамику.
За 2013-2015 годы поступило в результате комплектования 205 фондов 135251 дел (государственные архивы) и 506 фондов 198301 ед. хр. (муниципальные архивы).
Большой объем внутриархивной работы проведен за эти 3 года. Отбор документов по личному составу на постоянное хранение и их включение в состав Архивного фонда Российской Федерации 48 фондов 1115 дел (госархивы), 20 фондов 1961 ед. хр. (мунархивы).
Сняты с учета ЭПМК комитета по актам о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, 7 фондов 217 дел управленческой документации (далее – УД) и 1962 фотодокумента, также по актам о выделении к уничтожению 652 ФД, 6 фоно, 100 видео документов (госархивы), 290 дел (мунархивы).
Проводились усовершенствование и переработка описей дел. Обнаружено и поставлено на учет 6052 ед. хр. (госархивы), 5133 ед. хр. (мунархивы).
На 01.01.2016 в описи внесено 96% дел. Показатель неописанных дел ежегодно увеличивается. По состоянию на 01.01.2016 не описано 198735 дел.
В муниципальных архивах значительно активизировалась работа по выявлению особо ценных дел. Если на 01.01.2010 этим видом архивной работы занимались 18 архивов, то на 01.01.2016 - 46. За 2013-2015 годы поступило 8948 особо ценных дел УД.
Продолжалась работа по созданию страхового фонда копий в количестве 1585 ед. хр. 496958 кадров (1330 ед. хр. 491110 кадров УД для 4-х государственных архивов и 255 ед. хр. 5848 кадров научно-технической документации (далее – НТД) для ГКУ ГАСДНО). В связи со снижением с 2015 года бюджетного финансирования для закупки расходных материалов ГКУ ЛОСДНО показатель немного уменьшился.
Для ГКУ ГАСДНО с 2015 года ГКУ ЛОСДНО создается фонд пользования, сделано 145 ед. хр. УД и 13 ед. хр. НТД.
С 2014 года для муниципальных архивов начата работа по созданию страхового фонда. ГКУ ЛОСДНО создан страховой фонд в количестве 39 ед. хр. 13338 кадров УД.
На 01.01.2016 числится 28450 описей, из них в полном комплекте 14790, что составляет 52% от общего количества описей, для сравнения на 01.01.2007 этот показатель составлял только 25% (госархивы). На 01.01.2016 числится 14492 описи, из них в полном комплекте 14461 опись, что составляет 99,8% от общего количества описей (мунархивы).
В отчетном периоде госархивами проведена большая работа по созданию тематических баз данных в электронном формате. За 2013-2015 года количество баз данных увеличилось на 13.
За 2013-2015 годы освоено дополнительно площадей 259,2 кв. м. (ГКУ ГАСДНО и ГКУ ГАНО документов по личному составу). В 2015 году осуществлен переезд ГКУ ГАНО, г. Арзамас с площади 778,5 кв. м. на площадь 1717 кв. м., все площади на 100% оснащены охранной и пожарной сигнализацией.
Прибыло 9696 пог. м. металлических стеллажных полок (6142 пог. м. – прирост, выбыло 3554 пог. м. - замена деревянных на металлические).
В муниципальных архивах выделены помещения 4 архивам (Воскресенский, Лукояновский, Сергачский, Шахунский). Площади увеличились на 1390 кв. м. при освоении которых установлено 2401 пог. м. металлических стеллажей (1867 – прирост, 534 – замена деревянных на металлические).
Общая протяженность стеллажных полок составляет 35031 пог. м., из них в основном металлические 31780 пог. м.
В 2764 организациях–источниках комплектования 7 государственных и 50 муниципальных архивов, прошедших паспортизацию по состоянию на 1 декабря 2015 года, из 2829, стоящих в списках, поставлено на учет 401089 дел УД за 1930-2012 годы, из них подготовлено к постоянному хранению 358184 дел (89,3%,), 2696112 дел по личному составу, из них упорядочено 93,2%, 3567756 ед. хр. НТД, из них внесено в описи 10592 ед. хр., 11916 неупорядоченных ед. хр. фото - и 578 ед. хр. видеодокументов.
Паспортизация показала, что количество организаций, имеющих номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, согласованные в установленном порядке, а также помещения архивов и штатных работников по сравнению с итогами паспортизации 2012 года в процентном соотношении осталось практически на том же уровне (86,8% , 75,9%, 48,3% и 21,3% соответственно). Увеличилась доля организаций, полностью подготовивших документы к постоянному хранению - с 74% в 2012 году до 82,5% в 2015. Объем неупорядоченных дел УД сократился с 46776 дел до 42905 в основном за счет организаций–источников комплектования муниципальных архивов, процент подготовки указанной документации в которых вырос до 98%.
Вместе с тем, 483 организации имеют на хранении неупорядоченные дела УД, в т. ч. 282 организации списков государственных архивов, 201 – муниципальных. Наибольший объем неупорядоченных дел по-прежнему хранится в организациях списка ГКУ ЦАНО, ГКУ ГАСДНО, муниципальных архивов городских округов Нижний Новгород и Дзержинск.
Незначительно снизилось за период с 2012 года количество дел УД, находящихся в организациях сверх срока, установленного действующим законодательством об архивном деле (с 24 250 до 21538 дел), и составило 5,4% от общего объема. Основные причины обусловлены загруженностью архивохранилищ муниципальных архивов, а также нежеланием федеральных организаций передавать дела на возмездной основе.
По состоянию на 1 января 2016 года проведена паспортизация 2 государственных и 54 муниципальных музеев и 1 государственной библиотеки, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. В государственных музеях и библиотеке на учет поставлено 43 фонда, 100161 ед. хр., в т. ч. 48446 ед. хр. на бумажной основе и 51715 ед. хр. фотодокументов. В муниципальных музеях: 140 фондов, 341999 ед. хр., в т. ч. 77547 ед. хр. на бумажной основе, 15 ед. хр. кино-, 263885 ед. хр. фото-, 513 ед. хр. фонодокументов, 30513 ед. хр. видеофонограммы и 9 ед. хр. МЧД. Проведенный анализ данных паспортизации показал, что общее количество дел, значащихся на учете в государственных музеях и библиотеке, за последние 3 года сократилось на 69% в связи с переходом 5-ти учреждений культуры в муниципальную собственность.
В целях совершенствования работы по организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, архивах организаций
КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА:
1. Информацию об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, архивов организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов Нижегородской области и других архивных документов, принять к сведению. Отметить работу, проведённую государственными и муниципальными архивами и архивными учреждениями Нижегородской области по подготовке документов организаций–источников комплектования и передаче их на постоянное хранение.
2. Отделу мониторинга и регулирования архивного дела комитета по делам архивов Нижегородской области А. А.Глазырина) продолжить практику проведения мониторингов состояния хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов по отраслевым системам и информирования об итогах мониторингов территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов исполнительной власти Нижегородской области, головных организаций, глав администраций муниципальных районов и городских округов.
3. Государственным и муниципальным архивам:
3.1. Проанализировать итоги паспортизации архивов организаций и наметить мероприятия по активизации работы по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу в организациях-источниках комплектования.
3.2. Продолжить практику оказания организациям–источникам комплектования необходимой организационно-методической и особенно практической помощи (на возмездной и безвозмездной основе) в обеспечении сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и подготовке их к передаче на хранение в государственные и муниципальные архивы.
3.3. Обеспечить проведение мероприятий по передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в организациях в сроки, определенные действующим законодательством об архивном деле.
3.4. Продолжить работу по:
3.4.1. Описанию документов, принятых в неописанном виде;
3.4.2. Восстановлению экземплярности описей;
3.4.3. Картонированию неформатных дел и документов.
3.5. Обеспечить полноту и достоверность данных государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
3.6. Осуществлять необходимую организационно-методическую и практическую помощь в обеспечении сохранности документов основного фонда государственных и муниципальных музеев и библиотек Нижегородской области.
3.7. Продолжить работу по включению государственных и муниципальных музеев Нижегородской области в списки организаций–источников комплектования;
4. Рекомендовать государственным и муниципальным музеям и Нижегородской государственной областной универсальной научной библиотеке Нижегородской области:
4.1. Обеспечить описание и оформление архивных описей на архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки, и представлять их на рассмотрение ЭПС ЭПМК комитета по делам архивов в установленном порядке в целях осуществления учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
5. Контроль за исполнением решения возложить на заместителя руководителя комитета по делам архивов Нижегородской области Т. В.Соколову.
Председатель коллегии,
руководитель комитета Б. М.Пудалов
Секретарь коллегии И. В.Полушина
Основные порталы (построено редакторами)