ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
на предоставление субсидии некоммерческой организации,
не являющейся государственным (муниципальным) учреждением,
на организацию визита делегации Злинского края Чешской Республики в Самарскую область
Даты проведения: 22 – 25 мая 2017 года. Даты проведения визита согласовываются с Заказчиком. Возможна корректировка сроков проведения визита при изменении даты проведения визита организаторами от самарской и чешской сторон.
Место проведения: Самарская область.
В состав делегации Злинского края Чешской Республики входят представители официальной делегации (не более 12 человек) и бизнес-делегации (не более 15 человек).
Организация визита в Самарскую область делегации Злинского края Чешской Республики (далее – мероприятие) включает в себя:
1. Разработку и исполнение логистического плана мероприятия.
2. Организационно-техническое обеспечение мероприятия.
3. Организацию питания участников мероприятия.
Организация мероприятия осуществляется Исполнителем в соответствии с представленной Заказчиком программой мероприятия.
1. Разработка и исполнение логистического плана мероприятия.
В выполнение пункта входят:
- обеспечение необходимым количеством микроавтобусов, исходя из количества представителей делегации Злинского края Чешской Республики, для осуществления перемещения участников мероприятия по Самарской области на весь период проведения мероприятия в соответствии с представленной Заказчиком программой мероприятия, в том числе при организация встреч/проводов из/в аэропорт «Курумоч» (по согласованию с Заказчиком).
2. Организационно-техническое обеспечение мероприятия.
Исполнитель по согласованию с Заказчиком обеспечивает аренду и необходимую техническую подготовку площадки (в г. о. Самара) для проведения мероприятия, в том числе:
- предоставление зала для проведения презентаций представителей органов исполнительной власти Самарской области, предприятий и организаций Самарской области и представителей чешской делегации;
- предоставление зала для проведения деловых переговоров представителей органов исполнительной власти Самарской области, предприятий и организаций Самарской области с представителями чешской делегации.
Площадка должна соответствовать следующим требованиям:
- наличие околозальной инфраструктуры (туалетные комнаты, зоны отдыха);
- наличие прилегающего к залам пространства, достаточного по площади для обеспечения проведения регистрации участников;
- наличие парковочных мест.
Площадка для проведения мероприятия должна удовлетворять следующим условиям: изолированность, возможность монтажа и подключения оборудования, активное кондиционирование, звукоизоляция. Выбор площадки должен быть согласован с Заказчиком.
Требования к застройке помещений.
Застройке подлежат следующие помещения:
- зал для проведения презентаций представителей органов исполнительной власти Самарской области, предприятий и организаций Самарской области и представителей чешской делегации должен быть оснащен столами для президиума (посадочных мест – до 10 человек) либо декорированными столами (посадочных мест – до 20 человек); дополнительными посадочными местами (не более чем на 70 человек); оборудованием, обеспечивающим показ презентаций (в том числе проектор, экран, ноутбук, лазерная указка и т. д.), стойкой (кафедрой) для выступлений, микрофонами (не более 3 ед.), питьевой водой объёмом 0,5 литра на 1 участника (исходя из количества участников за столом президиума/ декорированными столами), стаканами и др. Зал должен быть приспособленным для проведения мероприятий на должном протокольном уровне;
- зал для проведения деловых переговоров представителей органов исполнительной власти Самарской области, предприятий и организаций Самарской области с представителями чешской делегации должен быть оснащен мебелью исходя из количества участников переговоров;
- зона регистрации участников мероприятия: стол для персонала.
Необходимость организации и конкретная площадь каждого из залов, а также схема размещения и технические характеристики каждого из залов дополнительно согласовываются с Заказчиком.
Исполнитель обеспечивает сопутствующие мероприятия в рамках организации мероприятия:
- техническое и IT сопровождение мероприятия;
- общее сопровождение мероприятия на площадке проведения мероприятия, поддержание необходимых контактов со всеми организациями (структурами) и специалистами, в случае их привлечения для подготовки мероприятия, обеспечение работы зоны регистрации;
- обеспечение безопасности при проведении мероприятия;
- организация экскурсии с экскурсоводом по территории г. о. Самара и г. о. Тольятти (по согласованию с Заказчиком).
Исполнитель обеспечивает привлечение, координацию и обеспечение необходимым для решения поставленных задач количеством сотрудников.
3. Организация питания участников мероприятия включает в себя:
- организация кофе-брейка (не более чем на 80 человек);
- организация 1 торжественного приёма от имени Правительства Самарской области (не более чем на 20 человек).
Необходимость организации и проведения кофе-брейка и торжественного приёма от имени Правительства согласовывается с Заказчиком и должно быть скоординировано по времени с представленной Заказчиком программой мероприятия.
Места организации кофе-брейка и торжественного приёма, варианты меню, количество и состав их участников согласовываются с Заказчиком.
Подготовка отчёта о проведении мероприятия.
По результатам организации и проведения мероприятия Заказчику предоставляются:
1. Отчёт об организации и проведения мероприятия, включающий:
- информацию об организационно-технических деталях мероприятия в соответствии с Техническим заданием;
- фактическую смету по итогам организации и проведения мероприятия.
2. Документы, подтверждающие фактически произведенные расходы, или документы, подтверждающие возникновение соответствующих денежных обязательств и содержащие условие перечисления авансовых платежей по ним в размере, не превышающем 30% от суммы соответствующего денежного обязательства.
3. Цветные фотографии всех значимых событий мероприятия (разрешение не менее 8 Mpix, размер 10*15 см) – не менее 20 ед., фотографии о мероприятии в электронном виде на электронном носителе (разрешение не менее 8 Mpix) – не менее 50 ед.
4. Электронная версия указанных в пунктах 1-3 настоящего раздела материалов и документов в формате PDF на электронном носителе.
Основные порталы (построено редакторами)