Методические рекомендации
по выявлению уникальных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках на территории Красноярского края
1. Общие положения
1.1. Настоящие рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации , Регламентом государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 09.10.2001 № 75, Законом Красноярского края -4022 «О полномочиях органов государственной власти Красноярского края в области архивного дела» и Положением об архивном агентстве Красноярского края, утвержденным постановлением Правительства Красноярского края -п.
1.2. Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
1.3. К уникальным документам, подлежащим включению в реестр уникальных документов архивных фондов Красноярского края (далее – Реестр Красноярского края), относятся документы, обладающие выдающимися духовными, эстетическими или документирующими достоинствами, представляющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории развития Красноярского края, невосполнимые при утрате с точки зрения их информативности, юридического значения, автографичности, внешних признаков.
2. Выявление уникальных документов
2.1. Выявление уникальных документов для включения в Реестр Красноярского края осуществляют специалисты государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, расположенных на территории Красноярского края.
2.2. Выявление уникальных документов может производиться в любых комплексах документов, независимо от техники и способа закрепления информации, вида носителя, даты создания документов.
2.3. Выявление уникальных документов архивных фондов Красноярского края рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с самых ранних документов и заканчивая документами, образовавшимися не позже первой половины XX века. За более поздний период выявление документов для включения в Реестр Красноярского края рекомендуется осуществлять лишь по отношению к бесспорным, не вызывающим сомнений документальным ценностям и раритетам.
2.4. Объектом, включаемым в Реестр Красноярского края, может быть отдельный документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов.
2.5. Выявление уникальных документов может быть как самостоятельным видом работы, так и сопутствующим тематической работе с фондом.
2.6. Выявление уникальных документов проводится вначале по описям особо ценных документов (далее – ОЦД) с обязательным изучением самих документов.
Если отбор ОЦД ранее был произведен некачественно и не соответствует современным требованиям, то выявление уникальных документов проводится независимо от ранее выявленных ОЦД.
Если в архивных фондах ОЦД не были выявлены, это не может являться препятствием для продолжения работ по выявлению уникальных документов.
3. Критерии определения уникальности документов
3.1. При выявлении уникальности документов акцент делается не на ценности информации как таковой, не на принадлежность к фонду высокой категории, а на общекультурной значимости отдельного документа, его мемориальность, единственность в своем роде по содержанию и месту в истории края.
3.2. Для выявления уникальных документов применяются следующие критерии:
древность документа – является самодостаточным и не требует применения каких-либо других критериев.
Четыре следующих критерия – подлинности, бесспорности культурно-исторической значимости документа, публичности, высокой материальной ценности документа должны применяться в совокупности ко всем остальным документам, не отнесенным к древним, но относящимся хотя бы к одному из следующих четырех критериев:
- отношение документа к историческому событию,
- отношение документа к исторической личности,
- юридическое значение документа,
- художественные и оформительские особенности документа.
3.2.1. Древность документа. По этому критерию включению в реестр подлежат документы, созданные до 1719 года, как подлинники, так и некоторые изготовленные тогда же копии. В качестве древних могут рассматриваться грамоты, договоры, картографические документы и др.
3.2.2. Подлинность документа – обязательный критерий для всех уникальных документов, включаемых в реестр, исключая те, которые оговорены в п. 3.2.1. В порядке исключения также могут рассматриваться копии на правах подлинников или копии документов, если известно место хранения подлинника.
3.2.3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа. Этот критерий обусловлен требованием выделения из всего состава архивных фондов Красноярского края уникальных документов, общенациональная ценность которых бесспорна.
Критерий бесспорности культурно-исторической значимости документа должен пониматься в своем прямом смысле и значении – значение документа в качестве культурной ценности как таковой для жителей края, и не имеет в виду его научно-информационную или историческую ценность с точки зрения исследовательских интересов, возможностей использования (например: дарственная надпись на книге, сделанная выдающимся человеком, рукопись его письма, автограф его научного, публицистического или литературного произведения). В рамках критерия бесспорности культурно-исторической значимости можно использовать понятие «первый» (например: первый звуковой фильм).
3.2.4. Публичность документа. В соответствии с этим критерием в реестр не могут быть включены документы, содержащие государственную тайну, или те, которые не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например: документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывшего владельца). Перед включением в реестр секретные документы, отвечающие критериям уникальности, должны быть рассекречены, их содержание должно стать доступным для использования.
3.2.5. Высокая материальная ценность документа – обязательный критерий. Этот критерий обусловлен тремя предыдущими и выражается в страховой оценке документа. Определение материальной ценности документов производится в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
3.2.6. Отношение документа к историческому событию. В этом критерии на первое место ставится само отношение, принадлежность документа к важному историческому событию, явлению, процессу. В соответствии с данным критерием включению в реестр могут подлежать законодательные акты Красноярского края и другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, определяющие судьбу края, народов, проживающих на его территории, преобразования и реформы, революционные события, международные отношения, касающиеся судеб жителей края.
В эту группу могут войти документы, непосредственно относящиеся к событиям или объектам в области науки и техники, в которых зафиксированы крупные открытия и изобретения, повлиявшие на уровень культуры, развитие производительных сил, а также документы, представляющие большую художественно-эстетическую ценность, документы, отражающие редкие природные явления (уникальная запись исполнения художественного произведения великим артистом, падение Тунгусского метеорита и др.).
3.2.7. Отношение документа к исторической личности. Критерий, близкий по своему значению и характеру применения к предыдущему, но более трудный с точки зрения его совместимости с одним из общих критериев – бесспорность культурно-исторической ценности. По этому критерию выявляются документы, относящиеся к личностям, по отношению к которым общеупотребительны эпитеты «великий», «выдающийся» - общепризнанные деятели науки, культуры и искусства, литературы, крупнейшие военачальники и руководители политических партий, национальные и народные герои. По своему характеру документы, принадлежащие к исторической личности, это, прежде всего, автографы (рукописи) и другие подлинные документы, личные документы. В некоторых случаях это могут быть документы, имеющие к данному лицу не прямое, а косвенное отношение (адресованные ему письма, упоминания о нем в других документах). Не следует давать при использовании данного критерия этическую оценку личности.
В рамках этого критерия должен учитываться объем документов. Автограф или дарственная надпись на книге, сделанная великим, выдающимся человеком, не равноценна по историко-культурному значению рукописи его письма, а письмо – автографу (рукописи) его научного, литературного или публицистического произведения. При отборе документа для включения в Реестр Красноярского края предпочтение отдается рукописи письма или произведения. При отсутствии рукописей писем или произведений может быть предложен автограф (дарственная надпись).
3.2.8. Юридическое значение документа. Юридическое значение документа может рассматриваться в качестве отдельного критерия лишь в некоторых случаях и должен совпадать с юридической силой документа. Этот критерий не всегда совпадает с критерием подлинности документа. Не всякий подлинный документ имеет юридическую силу, и не всякий документ, имеющий юридическую силу, является подлинником. Юридическую силу может иметь дубликат или соответствующим образом заверенная копия документа. Этот критерий может быть применен к законодательным актам органов власти, он может быть также применен к отдельным документам личного происхождения (завещаниям, дарственным и т. п.), если юридическое значение этих документов существенно воздействует на их ценность, продолжая влиять на законные имущественные и другие права юридических и физических лиц.
3.2.9. Художественные и оформительские особенности документа. Специфические (художественные, оформительские и другие) внешние особенности могут в отдельных случаях влиять на ценность документа, превращая его в уникальное культурное явление, в том числе и художественно-эстетического характера (уникальные печати, художественные украшения грамот, договоров, дипломов, акварели-рисунки и т. д.).
Наличие в оформлении документа драгоценных камней и металлов также должно быть учтено при отборе документов по этому критерию, но само по себе еще не является основанием для включения в Реестр Красноярского края.
3.3. Все критерии определения уникальности документов применяются в комплексе, например: критерии подлинности, бесспорности культурно-исторической значимости, публичности и высокой материальной ценности документа применяются только в группе ко всем документам, не являющимся древними. Указанная группа критериев применяется в совокупности с одним из следующих четырех критериев: отношение документа к историческому событию, отношение документа к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа.
Таким образом, при выявлении уникальных документов возможны следующие комбинации критериев:
1. Подлинность, бесспорность культурно-исторической значимости, публичность, высокая материальная ценность документа и отношение документа к историческому событию.
2. Подлинность, бесспорность культурно-исторической значимости, публичность, высокая материальная ценность документа и отношение документа к исторической личности.
3. Подлинность, бесспорность культурно-исторической значимости, публичность, высокая материальная ценность документа и юридическое значение документа.
4. Подлинность, бесспорность культурно-исторической значимости, публичность, высокая материальная ценность документа и художественные и оформительские особенности документа.
Применение критериев при выявлении уникальных документов должно быть не формальным, а обоснованным и согласованным.
3.4. По результатам экспертизы ценности составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности/невозможности включения документа в Реестр Красноярского края.
3.5. В случае если наличие уникального документа нельзя определить из заголовка единицы хранения, то заголовок в описи и на обложке единицы хранения дополняется аннотацией. После аннотирования отдельные листы описи перепечатываются.
4. Описание выявленных уникальных документов
4.1. Описание уникальных документов производится в соответствии с правилами описания уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (приложение № 3 к Регламенту государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации).
5. Представление предложений о включении документов
в Реестр уникальных документов архивных фондов Красноярского края
5.1. По итогам выявления уникальных документов в архивное агентство Красноярского края предложения о включении документов в Реестр Красноярского края представляют государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки.
5.2. Предложения представляются в виде заполненных в 2-х экземплярах листов учета и описания уникальных документов (приложение № 31 к Приказу министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук») с приложениями экспертных заключений.
Основные порталы (построено редакторами)