РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ
Управления архивами Свердловской области
15 октября 2003 г. г. Нижний Тагил
Об итогах паспортизации архивов
организаций - источников
комплектования архивных органов
и учреждений Свердловской области
по состоянию на 01.12.2002 г.
Коллегия Управления архивами Свердловской области рассмотрела итоги паспортизации архивов организаций по состоянию на 01.12.2002. В процессе анализа изучалась динамика паспортных данных о состоянии ведомственного хранения документов с 1996 года.
За указанный период значительно (на 512 организаций) увели чился список источников комплектования Архивного фонда области.
В ведомствах возросло количество согласованных с ЭПК Управлением архивами нормативно-методических документов в сфере организации делопроизводства: конкретные номенклатуры разработаны в 87 % организаций (в 1996 г. - 79 %), инструкции по делопроизводству в 66 % организаций (в 1996 г. - 55%).
Увеличилось количество архивохранилищ, штатных работников архивов (со 176 в 1996 г. до 375 в 2002 г.). Положительная динамика наблюдается в сфере подготовки документов к сдаче на государственное (муниципальное) хранение: в 1996 г. организаций, полностью подготовивших документы, было 68 %, на 01.12.2002 - 76%.
Активизировался процесс проведения совещаний и семинаров с организациями - источниками комплектования Архивного фонда Свердловской области, на которых рассматриваются проблемы паспортизации.
Областными госархивами разработаны методические пособия по составлению паспортов.
Коллегия, вместе с тем, отметила ряд негативных моментов, наблюдающихся в работе с ведомствами.
Не удалось переломить стойкую тенденцию к уменьшению в организациях количества упорядоченных дел. В 1996 г. Упорядо ченных дел постоянного хранения в ведомствах было 84 %, в 2002 г. - 65 %. На 20 % снизилось упорядочение в источниках комплектования государственных архивов. На 12 % (по сравнению с 2001 г.) - в архивных органах и учреждениях муниципальных образований.
Нельзя признать удовлетворительным состояние описания дел по личному составу в организациях - источниках комплектования областных государственных архивов: с 40 % в 1996 г. показатель упорядочения снизился до 24 % в 2002 г.
Отрицательным является и факт хранения в архивах ведомств третьей части Архивного фонда Свердловской области.
В организациях - источниках комплектования Государственного архива Свердловской области сверх установленного срока хранится 35 % дел постоянного хранения, что негативно сказывается на обеспечении сохранности и введении в научный оборот значительного информационного комплекса.
Нерешенной продолжает оставаться проблема заключения договоров с негосударственными организациями.
Вызывает тревогу состояние описания и учета в организациях документов на нетрадиционных носителях, а также научно-технической документации, особенно в ведомствах, курируемых Государственным архивом Свердловской области.
Есть претензии к качеству и количеству представленных организациями паспортов.
Для активизации работы по паспортизации организаций - источников комплектования архивных органов и учрежденийСвердловской области
Коллегия решила:
1. Управлению архивами Свердловской области:
1.1. Представить в Росархив сведения о состоянии хранения документов в ведомствах по состоянию 01.12.2003 в соответствии с Регламентом учета документов;
1.2. В IV квартале 2003 г. провести семинар со специалистами архивных органов и учреждений Свердловской области по составлению паспортов архивов организаций и сведений о состоянии хранения документов в организациях;
1.3. Организовать внедрение БД по учету документов в ведомствах (после получения из Росархива).
2. Архивным органам и учреждениям Свердловской области:
2.1. Учитывать итоги паспортизации ведомственных архивов в организации работы с источниками комплектования, составлении плановых заданий и повышении квалификации сотрудников;
2.2. Разработать и обсудить на заседаниях архивных совещательных органов планы мероприятий по устранению негативных явлений в работе с организациями - источниками комплектования Архивного фонда Свердловской области;
2.3. Регулярно проводить семинары с сотрудниками, ответственными за архив, по составлению паспортов архивов организаций;
2.4. Ввести в практику информирование руководителей организаций о негативных явлениях в состоянии ведомственного хранения документов и документационного обеспечения управления;
2.5. Выявлять объективность паспортных данных в процессе комплексных и тематических проверок организаций;
2.6. Принять эффективные меры по упорядочению дел в организациях, в том числе дел по личному составу;
2.7. Особое внимание при проведении паспортизации архивов организаций уделить учету аудио, видео и научно-технической документации.
3. Государственному архиву Свердловской области (В. И.Коновалову):
3.1. Приоритетным направлением в деятельности отдела комплектования и обеспечения сохранности научно-технической документации считать работу по учету и описанию НТД в ведомствах;
3.2. Изучить и представить в Управление архивами Свердловской области в I квартале 2004 года информацию о возможности создания объединенных отраслевых ведомственных архивов.
4. Государственному архиву административных органов Свердловской области (Л. Г.Сорокиной):
4.1. Уведомить организации - источники комплектования о порядке представления паспортов архивов и определить структуру представляемых ими сведений о состоянии хранения документов в ведомствах.
5. Контроль за выполнением данного решения возложить на заместителя начальника Управления архивами И.
Председатель коллегии А. А.Капустин
Секретарь коллегии В. Б.Строганова
Основные порталы (построено редакторами)