ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
на предоставление субсидии некоммерческой организации,
не являющейся государственным (муниципальным) учреждением,
на организацию участия Самарской области в 17-й Международной выставке химической промышленности и науки «ХИМИЯ-2013»
I. Общие требования к подготовке и проведению выставочного/презентационного мероприятия:
Организация участия Самарской области в 17-й Международной выставке химической промышленности и науки «ХИМИЯ-2013» (далее – мероприятие) включают в себя:
1. Формирование программы участия делегации Самарской области в мероприятии;
2. Формирование состава участников мероприятия (делегации Самарской области);
3. Организационно-техническое обеспечение участия делегации Самарской области в мероприятии;
4. Подготовка дизайн-проекта и формирование выставочной экспозиции Самарской области;
5. Разработка и исполнение логистического плана участия в мероприятии;
6. Разработка и изготовление информационно-презентационных материалов;
7. Информационное сопровождение и продвижения участия Самарской области в мероприятии.
1. Формирование программы участия делегации Самарской области в мероприятии.
Сроки и место проведения мероприятия: с 28 по 31 октября 2013 года, г. Москва.
Программа участия Самарской области в мероприятии формируется Исполнителем в соответствии с общей программой мероприятия и согласовывается с Заказчиком в максимально короткие сроки, но не позднее чем за 30 дней до начала мероприятия.
Формирование программы участия представителей Самарской области включает в себя следующие разделы:
- разработка программы участия в мероприятии официальной и деловой части делегации;
- организация участия в официальной программе: оплата регистрационных и других необходимых взносов по участию в мероприятии представителей Правительства Самарской области (не более 6 человек), организационная подготовка (подача заявок на участие, обеспечение бейджами, сопровождение представителей Правительства Самарской области, информационное обеспечение);
- организация участия в деловой программе мероприятия: организационная работа с организациями Самарской области по формированию деловой программы (подача заявок, обеспечение бейджами, сопровождение представителей организаций Самарской области, информационное обеспечение). Необходимо обеспечить участие не менее 12 организаций;
- биржа деловых контактов (организация двусторонних переговоров представителей делегации Самарской области и организаций, принимающих участие в мероприятии);
- организация участия делегации Самарской области в дополнительных мероприятиях, в том числе торжественных;
- организация размещения информации о Самарской области и организациях Самарской области в каталоге мероприятия (бронирование места в каталоге мероприятия – не более 10 стр., сбор материалов, в т. ч. от организаций Самарской области – участников мероприятия, организация размещения информации).
Все разделы программы мероприятия согласовываются с Заказчиком. Выполнение данного пункта должно быть завершено не менее чем за 30 дней до даты начала мероприятия.
2. Формирование состава участников мероприятия (делегации Самарской области).
Для участия в мероприятии формируются официальный и деловой составы делегации.
В выполнение пункта входят:
- формирование официального состава делегации (по согласованию с Заказчиком);
- формирование делового состава делегации (по согласованию с Заказчиком);
- разработка проекта информационного письма-приглашения для рассылки потенциальным участникам мероприятия и согласование его с Заказчиком;
- рассылка информационных писем-приглашений тремя доступными видами связи одновременно: почтой России либо курьерской службой, по факсу и по электронной почте (не менее 62 адресатов), а также сбор откликов;
- мониторинг отправленных адресных писем, фиксация информации в виде заполнения таблицы:
№ п/п | Название предприятия | Профиль компании | Контактный телефон, почтовый адрес | Эл. почта/ факс | Контактное лицо | Руководитель компании | Дата контакта | Результат проведенных переговоров, прохождение приглашения (в случае отказа необходимо указать причины) |
3. Организационно-техническое обеспечение участия делегации Самарской области в мероприятии.
Исполнитель обеспечивает привлечение, координацию и обеспечение необходимым для работы на мероприятии сотрудников по направлениям:
- общее организационное и техническое сопровождение участия Самарской области в мероприятии (обеспечение дежурным персоналом стенда Самарской области и всех мест проведения запланированных мероприятий – не более 2 человек);
- сопровождение участников мероприятия;
- поддержание контактов со всеми структурами и частными специалистами, задействованными при подготовке и проведении мероприятия;
- техническое и IT сопровождение;
- привлечение и обеспечение работы в течение всего мероприятия профессионального фотографа, организация видеосъемки (по согласованию с Заказчиком);
- организация кофе-брейков для официальной и деловой части делегации Самарской области. При проведении централизованного кофе-брейка на мероприятии – обеспечение участия в нем участников делегации Самарской области, при отсутствии такового – подготовка предложений по питанию участников делегации во время пребывания на мероприятии.
Исполнитель обеспечивает оперативное решение сложностей, возникающих в ходе мероприятия.
4. Подготовка дизайн-проекта и формирование выставочной экспозиции Самарской области.
Исполнитель, на основе переговоров с принимающей стороной:
- формирует предложения по возможным вариантам размещения стенда (экспозиции) Самарской области и зоны переговоров и согласовывает их с Заказчиком. Общая площадь – не менее 48 кв. м.;
- заключает от своего имени договор аренды выставочной площади для размещения экспозиции Заказчика, зоны проведения индивидуальных переговоров.
В выполнение пункта входят:
– разработка концепции экспозиции;
– разработка и согласование с Заказчиком дизайн-проекта экспозиции на основе разработанных вариантов в 3D формате (общее планировочное решение, схемы размещения экспонатов и оборудования, варианты изготовления элементов оформления стендов с учетом единого стиля). Тематика дизайн-проекта должна содержать информацию о Самарской области и учитывать тематику мероприятия;
- организация застройки выставочной экспозиции в соответствии с утвержденным дизайн-проектом, включающим натурные образцы и макеты (не менее 10 по представлению организаций Самарской области), планшеты (не менее 2 по представлению Самарской области и не менее 10 по представлению организаций Самарской области).
При застройке стенда необходимо предусмотреть: переговорную зону, оснащенную кулером для воды с бутылью – 1 шт., вода в бутылях для кулера – не менее 2 шт. На стенд должно быть подведено: электропитание суммарной выходной мощностью необходимой для безопасного и бесперебойного функционирования оборудования на стенде, и разводкой по стенду в соответствии с дизайн-проектом. Должна быть предусмотрена ежедневная уборка стенда и его охрана в нерабочие часы выставки.
- изготовление и размещение баннеров с символикой Самарской области (не менее 2 шт.) согласно утвержденному дизайн-проекту экспозиции;
- обеспечение стенда необходимым оборудованием: ноутбук (не менее 2 шт.), плазменная панель диагональю не менее 42 дюймов (не менее 2 шт.), сетевое оборудование;
- обеспечение необходимой мебелью для ведения переговоров и для работы на стенде (информационная стойка – не менее 2 шт., буклетница – не менее 4 шт.);
- изготовление элементов оформления стенда, транспортировка, монтаж/демонтаж выставочной экспозиции в соответствии с утвержденным дизайн-проектом;
- осуществление транспортировки выставочного груза (элементы стенда и баннеры) и информационно-презентационных материалов из Самарской области к месту проведения мероприятия и обратно, обеспечение погрузо-разгрузочных работ.
5. Разработка и исполнение логистического плана участия в мероприятии.
В течение всего периода пребывания делегации Самарской области на 17-й Международной выставке химической промышленности и науки «ХИМИЯ-2013» составляется схема транспортного обеспечения и сопровождения делегации.
В выполнение пункта входит:
- формирование предложений по доставке делегации Самарской области к месту проведения мероприятия, бронирование билетов для участников делегации Самарской области по маршруту Самара-Москва-Самара;
- организация трансфера из аэропорта в гостиницу и из гостиницы в аэропорт делегации Самарской области;
- ежедневное транспортное обеспечение делегации на период проведения выставки;
- бронирование номеров для проживания участников делегации Самарской области в гостинице в г. Москве на срок не менее трех суток: однокомнатные одноместные номера не ниже категории «стандарт».
6. Разработка и изготовление информационно-презентационных материалов.
В выполнение пункта входит:
- подготовка и согласование с Заказчиком дизайн-проекта и содержательного наполнения информационно-презентационных материалов;
- изготовление оригинал-макетов каждого наименования информационной и презентационной продукции, которые в обязательном порядке должны быть согласованы Заказчиком до передачи в печать (изготовление) не позднее чем за 20 дней до начала мероприятия;
- изготовление (печать, тиражирование) информационно-презентационных материалов;
- количество экземпляров: каталог «Химия Самарской области» – 200 шт., флэш-карта USB – 200 шт., пакеты бумажные для раздаточного материала – 200 шт., блокноты – 200 шт., ручки с нанесением – 200 шт., календари с символикой Самарской области – 200 шт.;
- приобретение памятных подарков (не более 5, стоимостью не более 2000 руб. каждый) и изготовление сувенирной продукции с логотипом Самарской области по согласованию с Заказчиком.
Изготовление оригинал-макетов каждого наименования информационной и презентационной продукции, в обязательном порядке должен быть утвержден Заказчиком до передачи в печать (изготовление).
7. Информационное сопровождение и продвижения участия в мероприятии.
Выполнение пункта включает в себя:
подготовка и размещение информационных материалов, посвященных участию Самарской области в мероприятии (в региональных, федеральных СМИ Самарской области (не менее 2 публикаций в СМИ объемом не менее ¼ полосы каждая).
II. Подготовка отчета о проведении в мероприятии.
По результатам проведения мероприятия Заказчику предоставляется:
- итоговый отчет о проведении мероприятия (информация об организационно-технических деталях, количестве участников, состоявшихся официальной и деловой программ);
- подборка фото - и видеоматериалов не менее 20 цветных фотографий разрешением не менее 10 Мpix всех значимых событий выставки, размер не менее 10*15 см.;
- подборки информационных материалов, изданных в средствах массовой информации в отношении проведенного мероприятия;
- оставшиеся после проведения мероприятия у Исполнителя информационно-презентационные материалы, а также иная продукция и информация;
- фактическая смета с приложением подтверждающих финансовых документов, расчетов и калькуляций.
Срок представления семь рабочих дня с даты окончания мероприятия.
Основные порталы (построено редакторами)