Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу
Государственное бюджетное учреждение Республики Татарстан
«Государственный архив Республики Татарстан»
Порядок
использования архивных документов пользователями в читальных залах
ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан»
I. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок работы пользователей в читальных залах ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан» (далее – Порядок) разработан в соответствии с:
- Федеральным законом -Ф3 «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611);
- Законом Республики Татарстан «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах» (Республика Татарстан, № 000, 09.07.1996, с изменениями -ЗРТ);
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 000);
- Административным регламентом предоставления государственной услуги по организации работы пользователя в читальном зале государственного архива, утвержденным приказом ГАУ при КМ РТ (зарегистрирован Министерством юстиции Республики Татарстан 19.07.2012, регистрационный № 000);
- Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства культуры России от 3.06.2013 № 000 (зарегистрирован Минюстом РФ 14.11.2013, регистрационный № 000);
- Приказом Министерства культуры РФ, МВД РФ и ФСБ РФ от 01.01.2001 (№ 000/584/352) «Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов РФ, прекращенных уголовных административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел».
1.2. Настоящий Порядок регламентирует организацию работы пользователей с архивными документами, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, фильтрационно-проверочных дел (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах архива.
1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам архива и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с действующим законодательством.
1.4. Читальные залы архива обслуживают российских и иностранных пользователей без взимания платы за пользование делами, документами и справочно-информационными средствами к ним.
1.5. Платные услуги пользователям представляются архивом в соответствии с действующим Прейскурантом цен работ и услуг.
1.6. Распорядок работы читального зала устанавливается директором архива. Читальный зал может быть закрыт для посещений в дни проведения внутренних профилактических работ, тематических мероприятий, во время архивной практики студентов университета и санитарных дней.
1.7. Архив, исходя из конкретных возможностей обслуживания определенного количества пользователей, имеет право устанавливать очередность и время посещения ими читального зала.
II. Порядок допуска пользователей в читальные залы
ГБУ «Государственный архив Республики Татарстан»
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления (Приложения 1, 2) или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования. Пользователь предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.
2.2. Иностранные пользователи допускаются на основании официального письма принимающей российской организации, письма зарубежного научного учреждения, дипломатического учреждения или личного заявления.
2.3. Студенты высших учебных заведений, учащиеся средних специальных заведений представляют письмо учебного заведения за подписью руководителя с обоснованием необходимости работы с архивными документами.
2.4. Учащиеся школ допускаются к работе с документами читального зала только в присутствии сопровождающих лиц (учителей, родителей, совершеннолетних родственников).
2.5. Пользователь знакомится с настоящим Порядком, заполняет анкету установленного образца (Приложение 3).
2.6. Разрешение на работу в читальном зале дается директором архива или его заместителем, курирующим данное направление работы (далее – руководитель архива) на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.
Временный пропуск выдается сроком на один месяц.
Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя.
Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.
III. Права, обязанности и ответственность пользователей
3.1. Пользователь вправе:
3.1.1. Получать для изучения по теме исследования дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.
Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение. Фильтрационно-проверочные и архивно-следственные дела выдаются родственникам по предъявлении документов, подтверждающих родство, другим лицам право доступа представляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатным изданиям и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.
3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях представления архивом государственных услуг на сайте http:/www. archive. gov. tatarstan. ru.
3.1.4. Заказать непосредственно в архиве или с использованием информационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.
3.1.5. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.
3.1.6. Получать консультации специалистов по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.
3.1.7. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.
3.1.8. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.
3.1.9. Получать платные услуги в соответствии с действующим Прейскурантом цен работ и услуг.
3.1.10. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.
3.1.11. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним (за исключением копирования) собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива.
3.1.12. С разрешения директора архива копировать собственными фотоаппаратами, видеокамерами в специально отведённых помещениях архива и под контролем сотрудников читальных залов с соблюдением правил сохранности документов.
3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы, письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы.
3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.
3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива.
3.1.16. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.
3.1.17. Получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.
3.1.18. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
3.2. Пользователи обязаны:
3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.
3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.
3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.
3.2.4. Сдавать при входе в читальный зал верхнюю одежду, оставлять сумки размером более 200 х 300 мм., зонты, пакеты и другие предметы в шкафах-ящиках, кроме указанных в пунктах 3.1.12, 3.1.13.
3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200 х 300 мм.
3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.
3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
3.2.8. Обеспечивать при использовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.
3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер проведенной работы (просмотр, выписки, фотокопирование и т. д.), номера использованных листов (Приложение 4).
3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала и не позже, чем за 15 минут до окончания работы читального зала, предоставленные ему дела, документы, поисково-справочные средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.
3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.
3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.
3.2.13. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).
3.2.14. Предъявлять сотруднику охранной службы в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.
3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.
3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные.
3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с действующим законодательством.
IV. Порядок выдачи дел, документов, описей, микрокопий,
печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата
4.1. Дела, описи дел и другие архивные справочники предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (требований). (Приложение 5)
4.2. Единовременно могут быть выданы:
- 5 описей;
- 10-20 ед. хранения общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;
- 1-3 ед. хранения особо ценных дел (в т. ч. консисторские метрические книги, не имеющие фонда пользования) общим объемом не более 900 листов;
- 1 ед. хранения нестандартного объема, если количество листов превышает 900;
- 5 ед. хранения научно-технической документации (эскизы, пленки, карты и другие документы графического исполнения);
- до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
4.3. Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 10 единиц хранения.
4.4. Описи, справочно-информационные и другие печатные издания выдаются в день оформления заказа.
4.5. Дела выдаются в течение 2-х рабочих дней со дня оформления заказа.
4.6. Описи, другие архивные справочники представляются на срок до 5 дней.
4.7. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца.
4.8. Подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух дней по разрешению директора архива.
4.9. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
- их плохого физического состояния;
- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Татарстан или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проверки наличия документов, реставрации или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирования заказанных материалов на выставке;
- выдачи их другому пользователю;
В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.
4.10. В целях обеспечения сохранности архивных документов запрещается:
4.10.1. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, копировать (обводить) с использованием кальки документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое, перелистывать документы мокрыми руками.
4.10.2. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.
4.10.3. Вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
4.10.4. Курить, употреблять продукты питания, напитки в читальном зале.
V. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей
5.1. По заказам пользователей изготавливаются копии документов на различных видах носителей, в зависимости от физического состояния документов, в соответствии с Прейскурантом цен работ и услуг. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивом.
5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями в 2-х экземплярах на специальном бланке (Приложение 6) и передаются сотруднику читального зала.
5.3. Копирование документов негосударственных организаций, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение или депозитарное хранение.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
5.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с Четвертой частью Гражданского кодекса РФ (Глава 70. Авторское право; глава 71. Права, смежные с авторскими), утвержденным Президентом РФ 18 декабря 2006 г., 3.
5.5. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения директора архива.
Не принимаются заказы на копирование документов, при выполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается директором архива в каждом конкретном случае.
5.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.
5.7. Порядок копирования подлинных архивных дел и документов техническими средствами пользователей.
5.7.1. Копирование документов собственными техническими средствами при работе с подлинными делами, документами в читальном зале архива пользователю необходимо уведомить о своем намерении заведующего читальном залом, оговорив цель копирования, вид копирующего устройства (телефон, фотоаппарат, планшет) и предполагаемые объемы копирования (фрагменты текста документа, отдельные листы дела, отдельное дело в полном объеме) в заявлении (отношении) при оформлении в читальный зал, либо заполнив отдельное заявление о необходимости проводить копирование при работе с подлинными делами, документами собственными техническими средствами также с указанием цели копирования, вида копирующего устройства и предполагаемых объемов копирования.
5.7.2. При копировании подлинных архивных дел, документов пользователи обязаны использовать бесконтактные виды копирующих технических средств (телефоны, фотоаппараты, планшеты) с выключенными функциями вспышки, подачи звуковых сигналов, без подключения к локальной сети архива. Применение контактных технических средств (ручной, планшетный, протяжной сканеры, копиры и др.) и различного рода прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые могут повредить документы или переплет дела, запрещается.
5.7.3. Копирование подлинных архивных дел, документов техническими средствами пользователя организуется архивами в специально отведенном для этих целей месте в присутствии специалиста архива, который контролирует обеспечение сохранности подлинников архивных дел, документов, в том числе недопустимость принудительного распрямления пользователем листов, «разламывания» переплета дел, прижимания документов, а также контролирует использование пользователем копирующего технического средства.
5.7.4. Архивы вправе, при отсутствии (сложности создания) условий для организации отдельного рабочего места для копирования либо при указанной пользователем в заявлении (отношении) необходимости произвести копирование отдельных фрагментов текста документа, отдельных листов в деле, разрешить пользователю осуществлять копирование на своем рабочем месте, если это не влияет на работу других пользователей.
5.7.5. Копирование техническими средствами пользователей несброшюрованных дел (в т. ч. документов фондов личного происхождения), дел, документов, прошедших рассекречивание и находящихся в открытом доступе, осуществляется только на специально отведенном для целей копирования месте, под контролем сотрудника архива, в последнем случае с обязательным погашением грифа «секретно», «совершенно секретно».
5.7.6. При осуществлении копирования подлинных дел, документов собственными техническими средствами пользователь обязан отмечать в листе использования дела способ копирования (собственными техническими средствами) и номера листов, с которых сделаны копии фрагментов текста или документа полностью.
5.7.7. Архивы не несут ответственность за идентичность подлиннику и качество самостоятельно изготовленных пользователем копий дел, документов, заверка копий при самостоятельном копировании архивами не осуществляется.
5.7.8. При организации копирования подлинных архивных дел, документов собственными техническими средствами архивы вправе:
- регламентировать копирование подлинных дел, документов с учетом специфики документов архива, в т. ч. устанавливать очередность и порядок работы пользователей на специально отведенном для целей копирования рабочем месте;
- требовать от пользователей заполнения листа использования каждого дела с указанием способа копирования (собственными техническими средствами) и номеров листов, с которых сделаны копии;
- осуществлять контроль соблюдения обеспечения сохранности документов при организации их копирования техническими средствами пользователя;
- вести учет копирования дел, документов собственными техническими средствами пользователя на бумажном носителе или в автоматизированной форме, требовать от пользователей заполнения соответствующих учетных форм;
- в случае нарушения пользователем установленного Порядка копирования собственными техническими средствами подлинных архивных документов запрещать проведение работы.
5.8. Порядок копирования фонда пользования микрофотокопий (МФК), справочно-поисковых средств к делам и документам техническими средствами пользователей.
5.8.1. Копирование техническими средствами пользователей справочно-поисковых средств к делам и документам архива, переведенных в электронную форму, осуществляется пользователем с экрана монитора компьютера, предоставленного ему для работы в читальном зале архива.
5.8.2. Копирование техническими средствами пользователей справочно-поисковых средств к делам и документам архивов в виде традиционных (бумажных) каталогов, картотек осуществляется строго на специально отведенном для целей копирования месте, под контролем сотрудника соответствующего структурного подразделения архива. Выемка карточек каталога производится сотрудником соответствующего структурного подразделения архива согласно заявлению (отношению).
5.8.3. Низкое качество копий, полученных в результате копирования собственными техническими средствами пользователей, не является основанием к выдаче в читальный зал подлинников дел и документов при наличии в архивах копий фонда пользования.
5.8.4. При организации копирования копий фонда пользования, справочно-поисковых средств к делам и документам собственными техническими средствами пользователя архивы вправе вести учет копирования на бумажном носителе или в автоматизированной форме, требовать от пользователей заполнения соответствующих учетных форм.
Основные порталы (построено редакторами)