Методическое письмо по уточнению списка организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов Псковской области
1. Работа по уточнению списка организаций-источников комплектования архива должна проводиться по списку № 1 на 01.01.2013. Все количественные изменения уточненного списка по сравнению со списком на 01.01.2013 должны быть отражены в объяснительной записке (аналитической справке), прилагаемой к проекту уточненного списка организаций-источников комплектования архива, представляемому для рассмотрения на ЭПМК Государственного архивного управления Псковской области.
2. Отнесение организации к источникам комплектования, исключение из списка источников комплектования проводятся в соответствии с разделом 1 Рекомендаций по проведению работы по уточнению списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов Псковской области, подготовленных Государственным архивным управлением Псковской области и одобренных решением ЭПМК управления -3 (далее – Рекомендации).
3. Документы о включении (исключении) из списка оформляются в соответствии с пунктом 10.2. (подпункты 10.2.1, 10.2.1.1, 10.2.2, 10.2.2.1) Административного регламента по исполнению Государственным архивным управлением Псковской области государственной функции «Ведение сводного списка организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов Псковской области».
4. Уточненный список источников комплектования составляется по установленной форме (Приложение 1) в соответствии с Классификационной схемой построения Списка организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов Псковской области (Приложение 2).
4.1. В графе 1 указывается порядковый номер, который присваивается последовательно по всему списку, т. е. в валовом порядке.
4.2. При первоначальном составлении графа 2 – индекс организации, который состоит из индекса организации, присвоенного согласно Классификационной схеме, и порядкового номера организации внутри данного раздела (подраздела). Номера разделяются между собой дефисом, например, 13.5-3.
Внутри разделов (подразделов) организации располагаются по алфавиту наименований.
В случае если какой-либо раздел (подраздел) из-за отсутствия организаций будет пропущен, его номер в списке сохраняется, что необходимо:
- для составления сводного списка источников комплектования по Классификационной схеме с сохранением индексов организаций согласно списку конкретного архива (в сводном списке предусматривается добавление к индексу номера, который будет присвоен каждому архиву и порядкового номера организации внутри раздела (подраздела) по сводному списку);
- для включения в список пропущенного раздела в случае внесения в него новой организации, соответствующей данному разделу.
После составления сводного списка дополненные индексы организаций вносятся в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
Пример:
Собрание депутатов Бежаницкого района первоначально может иметь индекс 1.1.2-1, где 1.1.2 - индекс раздела (подраздела) 1 - порядковый номер организации внутри данного раздела.
После составления сводного списка эта организация должна иметь индекс, состоящий из 4 частей: 1.1.2-1-5-3, где 5 - номер архива, 3 - порядковый номер организации внутри раздела (подраздела).
Индекс организации сохраняется за ней в списке на весь период его действия до следующего уточнения и переутверждения и в дальнейшем обязательно указывается в справке архива о внесении изменений в список источников комплектования.
В решениях ЭПМК о внесении изменений в списки архивов и в сводный список (включение, исключение, изменение названия организации) в обязательном порядке вместе с названием организации, относительно которой вносятся изменения, указывается индекс, состоящий из 4 частей.
В случае ликвидации организации и ее исключения из списка ее номер внутри раздела (подраздела) не присваивается другой организации, новая организация, включенная в список, будет получать следующий по порядку номер в соответствующем разделе (подразделе).
4.3. В графе 3 указывается полное (в скобках сокращенное) наименование организации строго по учредительным документам.
При наличии вышестоящей организации ее название указывается с новой строки в именительном падеже после наименования самой организации.
Например:
Государственное казенное учреждение «Государственный архив в г. Великие Луки» (ГКУ ПО «ГАВЛ»)
Государственное архивное управление Псковской области.
4.4. В графе 4 отражается форма собственности: федеральная, области, муниципальная, частная, в т. ч. общественных объединений.
4.5. В графе 5 указывается форма приема документов:
1 – полная, когда от организации принимается весь комплекс документов;
2.1 – выборочная повидовая, когда принимаются отдельные категории документов от каждой организации данного вида (например, областной отдел ЗАГС сдает только акты гражданского состояния, срок ведомственного хранения которых истек), для муниципальных архивов данная форма приема применяется крайне редко;
2.2 – выборочная групповая, когда принимается полный комплекс документов постоянного хранения от отдельных, специально отобранных организаций данного вида (например, школы, детские сады, сельскохозяйственные предприятия и пр.).
4.6. Графа 6 заполняется в случае наличия в организации, помимо управленческой, научно-технической документации, аудиовизуальных и электронных документов. В этом случае проставляется помета с указанием конкретного вида передаваемой документации (НТД, фото, фоно, видео, ЭД).
4.7. В графе 7 «Примечания» указываются наименования и даты документов о включении или исключении организации из списка, срок действия договора, например, «Исключена», решение ЭПМК от 01.01.2001; «Включена» договор от 01.01.2001, бессрочный, решение ЭПМК от 01.01.2001).
5. Количество экземпляров списка, порядок составления объяснительной записки (аналитической справки) определяются соответственно п. 2.3 и 2.4 Рекомендаций.
6. Порядок работы со списками источников комплектования научно-технической документацией, аудиовизуальными и электронными документами, граждан-источников комплектования определен пунктами 1.7, 1.8, 1.9, 2.8 и 2.9 Рекомендаций.
7. При составлении списка возможных источников комплектования (см. п. 1.10 Рекомендаций) следует включать в него следующие графы: графа 1 – раздел (подраздел) списка организаций-источников комплектования соответствующего архива; графа 2 – наименование организации; графа 3 – краткая характеристика организации (форма собственности, вид деятельности); графа 4 – юридический адрес, контактные телефоны; графа 5 – стадия работы (установление контакта; анализ функций организации и ее документов; переговоры; подготовка к рассмотрению вопроса на ЭПМК (экспертного заключения, справки, в случае необходимости – договора, соглашения); графа 6 – отметка о принятии решения о включении в список источников комплектования архива.
8. Список источников комплектования составляется и предоставляется в Государственное архивное управление в электронном и бумажном вариантах.
9. Порядок согласования и утверждения уточненных списков источников комплектования определяется в разделе 3 Рекомендаций.
10. Порядок внесения изменений в списки и составления итоговой записи на конец года определены в разделе 4 Рекомендаций.
Следует обратить внимание, что для внесения изменений в название организации, входящей в список, вместе со справкой о необходимости внесения изменений представляется копия нормативного акта, на основании которого произошли изменения.
Основные порталы (построено редакторами)