Порядок поддержания сертификации, повторной сертификации, расширения, возобновления, сокращения, приостановки или отмены оценки соответствия
Надзор за СУК в течение срока действия сертификата
Плановые надзорные аудиты проводятся не реже, чем один раз в год на протяжении срока действия сертификата. Первый плановый надзорные аудит проводится не позже чем через 12 месяцев от даты проведения заключительного совещания сертификационного аудита.
За 3 месяца до проведения любого из наблюдательных аудитов, специалист отдела оценки соответствия направляет клиенту письмо относительно необходимости проведения соответствующего аудита и проект Дополнительного соглашения к Договору.
Условия и периодичность проведения наблюдательных аудитов устанавливается Договором на проведение работ по сертификации и Дополнительным соглашением к договору, который заключается перед проведением соответствующего наблюдательного аудита. За весь период надзора проверкой должны быть охвачены все процессы, необходимые для СУК конкретного клиента.
ООС может проводить внеплановые аудиты в таких случаях:
а) при поступлении к ООС обоснованных жалоб на клиента, претензий к нему со стороны контролирующих органов;
б) в случае изменений, связанных с:
- юридическим, коммерческим, организационным статусом или правом собственности (если существенно влияет на функционирование СУК);
- организацией и управлением (например, изменения, которые касаются ключевого управленческого персонала, который принимает решения или технического персонала);
- местом нахождения производственных мощностей;
- сферой деятельности в рамках действующей системы управления;
- существенными изменениями в системе управления и процессах.
Если по результатам внепланового аудита клиент подтверждает соответствие системы управления требованиям стандарта, принимается решение о продолжении действия сертификата соответствия с плановым наблюдательным аудитом. В ином случае принимается решение о приостановке действия сертификата, аннулировании сертификата или другое.
Внеплановые проверки проводятся на основании отдельного договора. Отказ со стороны клиента в подписании договора относительно проведения немедленной проверки приведет к отмене сертификации.
ООС -СЕРТ» останавливает срок действия сертификата если:
- сертифицированная система управления клиента постоянно или существенно не отвечает требованиям сертификации, в частности требованиям относительно результативности системы управления;
- сертифицированный клиент не позволяет проводить надзорные аудиты или повторные сертификационные аудиты с необходимой периодичностью;
- сертифицированный клиент добровольно подал просьбу относительно приостановки;
- наличие обоснованных претензий потребителей клиента (после подтверждения);
- выявление неправильного использования сертификата;
- выявление нарушений правил или процедур, установленных ООС;
- невыполнение клиентом финансовых обязательств перед -СЕРТ».
Если сертифицированный клиент создает условия, которые не позволяют провести наблюдательный аудит в отмеченные сроки, то специалист отдела оценки соответствия по поручению директора или его заместителя на следующий день после просроченной даты аудита отправляет письмо клиенту о приостановке срока действия сертификата максимум на три месяца. Если в течение 3-х месяцев клиент не смог устранить причины, которые не позволяют провести плановый аудит, специалист отдела оценки соответствия по поручению директора или его заместителя на следующий день по завершению 3-х месячного срока временной приостановки сертификата, отправляет письмо клиенту о его аннулировании.
Во всех иных определенных случаях приостановки срока действия сертификата, специалист отдела оценки соответствия по поручению директора или его заместителя также отправляет письмо клиенту о приостановке срока действия сертификата на срок, который не превышает шести месяцев. В случае неспособности клиента устранить причины, которые привели к приостановке срока действия сертификата, в течение установленного -СЕРТ» срока, сертификат аннулируют. Срок устранения несоответствий устанавливается, с учетом важности несоответствия и риска доверия к продукции и услугам клиента. В противоположном случае ООС принимает решение о возобновлении срока действия сертификата.
На срок приостановки действия сертификата клиент не может использовать ссылки на сертификацию в любом виде.
ООС аннулирует сертификат соответствия на систему управления в таких случаях:
- закончился период приостановки действия сертификата;
- если результаты наблюдательного аудита свидетельствуют о принципиальном несоответствии системы управления действующим требованиям;
- клиент не желает или не способен устранить несоответствия;
- если в случае изменения правил системы сертификации производитель не может обеспечить соответствия новым требованиям;
- если производитель в течение длительного времени не изготовляет продукцию или не предоставляет услуг;
- клиент продолжает использовать сертификацию в рекламных целях после приостановки сертификата;
- клиент использует сертификацию так, что это ставит под сомнение репутацию -СЕРТ»;
- клиент разорвал договорные отношения из -СЕРТ»;
- наличию официальной просьбы производителя.
О факте аннулирования сертификата соответствия на систему управления клиенту сообщается листом, информация об аннулировании сертификата заносится к Журналу регистрации заявок и сертификатов.
Расширение и сокращение сферы сертификации
Для расширения отрасли сертификации заявитель должен подать к -СЕРТ» заявку на сертификацию с определением дополнительной сферы сертификации.
По желанию клиента расширения отрасли сертификации может быть проведено:
- в сочетании с наблюдательным аудитом на основании заявки с определением дополнительной отрасли сертификации;
- в период между плановыми аудитами. В таком случае работы относительно расширенной сферы проводятся как для первичной сертификации. Но, во время определения количества аудитодней для такого аудита необходимо учитывать фактор, который уменьшает трудоемкость - предыдущую осведомленность с системой управления клиента.
По результатам аудита по расширению сферы сертификации выдается отдельный сертификат. Срок действия сертификата с расширением - такой же, как у сертификата, который действовал на время расширения. В дальнейшем, во время ресертификации, может быть выдан единый сертификат.
-СЕРТ» имеет право сократить сферу сертификации клиента по результатам надзорного аудита, чтобы исключить части, которые не отвечают требованиям, когда клиент постоянно или серьезно не отвечает требованиям сертификации относительно этих частей сферы сертификации.
Ресертификация
По окончанию срока действия сертификата возможное возобновление сертификации. За 6 месяцев до окончания срока действия сертификата соответствия специалист отдела оценки соответствия направляет клиенту письмо относительно ресертификации, в котором, в частности, сообщается о том, что сертификация не будет обновлена, если мероприятия по ресертификации не будут завершены к окончанию срока действия сертификата, а также о последствиях такого решения.
Для возобновления сертификации заявитель должен предоставить заявку на сертификацию не позже чем за три месяца до окончания срока действия сертификата.
По результатам ресертификации возможны такие случаи:
1. Если мероприятия по ресертификации успешно завершены к окончанию срока действия сертификата, дата окончания срока действия нового сертификата должна основываться на дате окончания срока действия действующего сертификата. Дата издания на новом сертификате должна быть одинаковой или позже, чем дата решения относительно ресертификации. В таком случае решение о выдаче сертификата должен содержать такую информацию «выдать сертификат соответствия № ___ (версия ___) на замену сертификата соответствия №___ (версия _____)».
2. В случае, если ООС не завершен аудит повторной сертификации или не имеет возможности проверки внедрения корректировок и корректирующих действий относительно любых существенных несоответствий:
а) в срок до 6 месяцев по завершению срока действия предыдущего сертификата - возможно возобновление сертификата; клиент должен быть проинформирован о том, что на данный период времени СУК считается не сертифицированной и он нет вправе делать любых заявлений относительно сертификации. При возникновении такой ситуации при проведении процедуры ресертификаци по сертификату, который был выдан по результатам оценки соответствия с применением схемы 3 согласно МП 008, клиент должен быть поставлен в известность, что продукция, изготовленная в данный период времени, не может считаться такой, которая отвечает соответствующему НД/НПА и клиент не имеет права наносить на нее идентификационный номер ООС.
б) в срок после 6 месяцев и не больше 1 года по завершению срока действия предыдущего сертификата - ООС проводит аудит 2-го этапа повторно; клиент должен быть проинформирован о таком.
Данное сообщение осуществляется в письме относительно ресертификации, которое упомянуто в первом абзаце пункта 7.11 данной методики.
Дата вступления в силу сертификатом должна быть одинаковой или позже, чем дата решения относительно повторной сертификации. Дата окончания срока действия сертификата должна основываться на предыдущем цикле сертификации.
Основные порталы (построено редакторами)