Профессия секретаря

Профессия секретаря является одной из наиболее универсальных. Грамотный специалист должен успевать выполнять самую различную работу, начиная от организации встреч и заканчивая обязанностями личного помощника шефа. Только секретарю известно, где и почему находится тот или иной документ, когда и с кем назначены встречи на ближайшие дни, кто и зачем звонил начальнику. Секретарь должен знать деловой этикет, уметь принять гостей, обслужить их красиво и с достоинством, быть в курсе всех событий и уметь лавировать между разными группами людей. Пока работодатель решает главные вопросы развития предприятия, секретарь занимается обеспечением управленческой и административной деятельности. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.

Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт, секретарь-переводчик и другие. Секретарь, по сути, совмещает в себе несколько профессий, и каждой из них он должен отдавать себя полностью.

Представителю этой профессии необходимо обладать базовыми знаниями в области секретарской работы: специалист должен уметь обращаться с любыми документами, быть знакомым со стандартными офисными процессами, иметь навыки пользования персональным компьютером и пакетом программ Microsoft Office.

Профессиональные обязанности секретаря весьма разнообразны:

-прием посетителей;

-ведение делопроизводства (регистрация входящей и исходящей документации);

-обслуживание руководителя (нередко планирование его рабочего дня);

-прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих руководителю;

-заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие);

-организация приемов и совещаний, заказ гостиниц и авиабилетов (для руководителя, а также для всех остальных сотрудников) и многое другое.

Специфика работы секретаря - многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. А потому доброжелательность, коммуникабельность и культура общения (деликатность и тактичность) для секретаря просто незаменимы. У любого человека после общения с секретарем должно остаться ощущение, что фирма сделает все возможное, чтобы разрешить его проблему.

Важным умением для секретаря является способность организовать свое рабочее место и время. Опоздания совершенно не допустимы! Это касается как времени прихода на работу, так и своевременности подготовки документов и доклада их руководителю. Также сюда можно отнести профессионализм, ответственность, дипломатичность и хорошую память.

Профессия секретарь — это зачастую ненормированный рабочий график, поэтому ее представителям нужно быть готовым к тому, что свой рабочий день придется подстроить под расписание начальника.

Карьерная лестница секретаря во многом зависит от профессиональных качеств, амбиций и образования. Известно много случаев, когда специалист со «светлой головой» через 1-2 года работы получал должность помощника менеджера, затем менеджера и так далее. Особенно большие перспективы в крупных компаниях с большим штатом сотрудников. Полностью вникнув в структуру и специфику работы компании, практически любой грамотный специалист со временем может претендовать на самые высокие должности, при этом, желательно иметь высшее профильное образование.

Вокруг профессии секретаря витает много мифов. Насколько они реальны?

Миф 1. Секретарем может стать каждый, т. к. ему не требуется большого ума и способностей.

Чтобы работать секретарем, достаточно окончить специализированные курсы или получить диплом о среднем профессиональном образовании. Однако психологи утверждают, что ум человека - не только всем известный показатель IQ, но и так называемый эмоциональный интеллект: умение личности тонко чувствовать и правильно реагировать на поведение окружающих. Хороший секретарь имеет очень высокий уровень эмоционального интеллекта, он прекрасно разбирается в людях, весьма тактичен и ответственен. Назвать такого человека неумным никак нельзя!

Миф 2. Секретарь - очень легкая профессия. В его обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.

Секретарь должен уметь находить общий язык и с начальником, и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Секретарь - это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом. Нормы этики не рекомендуют секретарю заводить на работе дружбу или враждовать с кем-либо. Помимо этой тонкой психологической работы, в обязанности секретаря входит планирование рабочего дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные звонки, прием гостей, контроль работы приемной или всего офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным, выдержанным, предельно тактичным. Это очень большой объем работы.

Миф 3. Секретарь - профессия не престижная.

Хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, - это человек, который незримо, но существенно влияет на работу компании. Секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и часто может дать правильный совет. Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь руководству всегда приятно утром увидеть готовый к трудовому дню кабинет, лежащие на столе новые документы, необходимые сводки, справки, аналитическую информацию и т. д.

Миф 4. Секретари лишены возможности карьерного роста.

Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, потому что это и правая рука, и первый помощник, и человек, на которого можно положиться в любых обстоятельствах. Так профессионализм и преданность могут сыграть с секретарем злую шутку. С другой стороны, именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.

Миф 5. Секретарь - сугубо женская профессия.

Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроиться под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т. д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным кабинет и придать уютно-деловой стиль офису. Но мужчины тоже вполне способны справиться с этой работой. Сейчас многие крупные фирмы предпочитают брать на эту должность представителей сильной половины человечества, даже переименовав ее на «помощник руководителя».

Как видите, профессия секретаря и привлекательна, и трудна одновременно. Если Вы считаете, что все необходимые качества и умения у Вас присутствуют, — дерзайте. Сначала получите образование (напомним, среднего специального достаточно). В дальнейшем Вас ждет нелёгкая, но очень интересная работа!