Справочник сотрудника

СПРАВОЧНИК СОТРУДНИКА

Содержание:

Обращение к сотруднику

1.  Краткая информация о компании

1.  История компании

2.  Ассортимент

3.  Структура компании

4.  Основная деятельность отделов

2.  Правила поведения и традиции компании

2.1.  Правила командной работы

2.2.  Корпоративные мероприятия

3.  Процедуры, принятые в компании

3.1.  Процедура приема

3.2.  Процедура адаптации и введения в должность

3.3.  Оценка деятельности сотрудников (аттестация)

3.4.  Обучение в компании

3.5.  Карьерный рост и развитие сотрудников

3.6.  Процедура увольнения

4.  Информация

4.1.  Коммерческая тайна, вопросы безопасности

4.2.  Ведение и хранение информации о сотрудниках

4.3.  Внутренняя передача информации

4.4.  Телефонный справочник

5.  Правила и расписание работы

5.1.  Правила внутреннего трудового распорядка

5.2.  Внешний вид и рабочее место

5.3.  Служебные документы

5.4.  Учет рабочего времени

5.5.  Командировки и другие поездки

6.  Сервисная поддержка. Телефоны и компьютеры

6.1.  Инструкция по работе с компьютером

6.2.  Телефон

6.3.  Схема расположения офисных помещений

Обращение к сотруднику

Уважаемый сотрудник!

Вы становитесь частью коллектива Группы компаний «____________». Мы надеемся, что наше сотрудничество будет успешным и длительным.

Чтобы начало нашей совместной работы было максимально эффективным, Вам необходимо иметь информацию о компании и о правилах работы в ней. Данная книга поможет Вам в получении этой информации.

Вначале хотелось бы сказать об основных принципах, которых мы придерживаемся во взаимоотношениях с сотрудниками:

·  Каждый сотрудник важен и ценен для нас.

·  Мы стараемся повышать социальную защищенность сотрудников, предоставляя им различные льготы и компенсации.

·  Мы всегда готовы выслушать предложения наших сотрудников по улучшению их работы и деятельности всей компании.

·  Мы предоставляем всем сотрудникам равные возможности.

·  Мы ожидаем от каждого сотрудника соблюдения норм и правил, принятых в нашей компании.

1. Краткая информация о компании

1.1. История компании

1.2. Ассортимент

1.3. Структура компании

Для оптимизации деятельности компании утверждена генеральным директором и принята к исполнению организационная структура, с которой Вас познакомит менеджер по персоналу. Организационную структуру также можно найти на общесетевом ресурсе: Информация для руководителей / орг. структура или (см. Приложение 1).

В каждом подразделении есть отделы, которые возглавляют начальники. Деятельность каждого подразделения прописана в положении о подразделении и регламентах. Эти документы находятся в отделе персонала и на общесетевом ресурсе.

Должностные обязанности по каждой должности прописаны в должностной инструкции, с которой знакомится каждый сотрудник при приеме на работу. На каждую должность также существует описание рабочего места. В описании прописаны основные знания и характеристики, которыми должен обладать сотрудник, работающий на данной должности. Все перечисленные документы можно найти в отделе персонала или на общесетевом ресурсе.

1.4. Основная деятельность отделов

Техническое подразделение

Технический директор — вопросы обеспечения безопасности предприятия

Отдел IT — обеспечивает пользователей компьютерами и офисной техникой; техническое обслуживание орг. техники; обеспечение работы пользователей с программным обеспечением и базами данных.

Хозяйственный отдел — хозяйственное обслуживание предприятия.

Отдел офисного обеспечения — организация и сопровождение документационного и информационного обеспечения деятельности подразделений предприятия; учет и обеспечение сохранности архивного фонда документов; содержание в надлежащем состоянии офисных помещений.

Финансовое подразделение

Организация, анализ и оценка финансово-экономической деятельности предприятия.

Обеспечение своевременных налоговых платежей, расчетов с кредиторами и поставщиками.

Бухгалтерия — организация бухгалтерского учета на предприятии.

Отдел операций — учет и контроль движения товарно-материальных ценностей, ценообразование, обеспечение клиентов сопутствующей документацией, заполнение справочников в базе данных; контроль дебиторской задолженности и исполнения бюджета.

Юрист — юридическая поддержка деятельности предприятия.

Коммерческое подразделение

Отдел розничных продаж — организация розничной торговли через розничные филиалы и магазины предприятия.

Отдел оптовых продаж — организация сбыта продукции и формирование сбытовой сети.

Отдел по работе с сетевой розницей — организация сбыта пиротехнических изделий через крупные розничные сети; организация и проведение пиротехнических представлений.

Отдел региональных представительств — организация сбыта продукции в регионах.

Отдел маркетинга — обеспечение мониторинга тенденций развития рынка, анализа товарного ассортимента; разработка и проведение рекламных компаний; обеспечение мониторинга конкурентов и исследование потребителей.

Подразделение по управлению человеческими ресурсами:

Отдел персонала — организация поиска и отбора персонала; организация расстановки и перемещения сотрудников внутри компании; формирование кадрового резерва; учет кадров; изучение деловых и личностных качеств, основных социальных потребностей и проблем работников; оценка персонала; организация и проведение обучения.

Отдел контроля качества — внутренний и внешний аудит выполнения стандартов качества.

Подразделение логистики

Склад — прием, учет, хранение и отгрузка товара.

Транспортный отдел — транспортное обеспечение деятельности предприятия.

Отдел закупок — обеспечение подразделений предприятия товарами.

Отдел упаковки — предпродажная подготовка товаров.

2. Правила поведения и традиции компании

В компании разработаны определенные правила поведения и стиль работы, которым следуют все сотрудники компании:

2.1. Правила командной работы

·  Обращаться по имени (на ты или на вы) ко всем без исключения сотрудникам.

·  Проявлять взаимное уважение:

¨  направлять ответы на полученные письма не позднее 2 часов с момента получения;

¨  отвечать на заданные вопросы или назначать время, когда ответ будет предоставлен;

¨  сообщать о выполнении задач в назначенные сроки или заранее предупредить о переносе сроков;

¨  задавая вопрос (ставя проблему), предлагать варианты ее решения.

·  Говорить по существу, лаконично, работать над культурой речи.

·  Не отклоняться от темы обсуждения.

·  Придерживаться принятой процедуры обсуждения.

·  Отвечать за свои сказанные и несказанные слова и действия (говорить от «себя», а если промолчал — значит, сам выбрал молчание).

·  Доводить до логического конца (выполнять) то, о чем договорились.

·  Не переходить на «личности» (обсуждать проблему, а не человека).

·  Говорить по очереди, не перебивать друг друга.

·  Не интерпретировать чужие мысли, а задавать вопросы, уточнять.

·  Не бояться спрашивать, что не понял.

·  Не бояться ошибаться.

·  Не бояться высказать свое несогласие (высказывать аргументированно и/или предлагать варианты решения).

·  Придерживаться установленного регламента (повестки дня, целей, временных интервалов).

·  Учитывать цену вопроса (обсуждения).

·  Готовиться к проведению совещаний (читать и обдумывать повестку, готовить вопросы и выступления).

2.2. Корпоративные мероприятия

Один из эффективных способов формирования корпоративного духа, создания в коллективе дружного человеческого контакта и ощущения «сопричастности» общей цели — это проведение внутреннего корпоративного мероприятия.

В группе компаний «____________» ежегодно проводятся корпоративные праздники:

·  8 Марта;

·  23 февраля;

·  День рождения фирмы (празднуется летом);

·  Новый год.

В процессе подготовки мероприятий участвуют сотрудники разных отделов.

Компания старается, чтобы корпоративные праздники были запоминающимся отдыхом, где коллеги могут пообщаться в неформальной обстановке, потанцевать. Ежегодно, при праздновании Нового года, мы информируем о тех достижениях, которые произошли в прошедшем году.

На новогоднем вечере проводится награждение сотрудников по итогам работы за прошедший год и в сезон. Отдел персонала создает приказ о поощрении, который на празднике зачитывает Генеральный директор. Сотрудники награждаются почетной грамотой или почетной грамотой и ценным подарком.

3. Процедуры, принятые в компании

3.1. Процедура приема

В компании приняты документы, регламентирующие процедуру приема на работу.

Мы постараемся предоставить основную информацию, которая нужна новому сотруднику в первые дни работы.

Какие документы нужны для оформления?

·  паспорт

·  трудовая книжка

·  ИНН

·  страховое пенсионное свидетельство

·  справка о доходах с предыдущего места работы

·  свидетельство о рождении детей, свидетельство о браке (для мужчин)

·  документы об образовании

·  военный билет

Кто организует рабочее место?

·  При выходе на работу нового сотрудника непосредственный руководитель дает заявку в технический отдел на оборудование нового рабочего места.

Кто знакомит нового сотрудника с сотрудниками компании?

·  Непосредственный руководитель проводит нового работника по отделам, знакомя с сотрудниками.

Как осуществляется процесс вхождения в должность?

·  Непосредственный руководитель знакомит сотрудника с планом стажировки и обозначает задачи в соответствии с должностными обязанностями.

Как получить доступ для работы на ПК?

·  Отдел персонала заполняет карточку сотрудника в базе1С на вновь принятого работника, а непосредственный руководитель прописывает, какие права ему необходимы для работы. На основании этих данных технический отдел создает на сотрудника учетную запись.

Как получить канцелярские товары?

·  Канцелярские товары можно заказать у офис-менеджера 3-го этажа.

Как получить SIM карту корпоративного тарифа?

·  После успешного прохождения сотрудником испытательного срока, руководитель подразделения делает запрос в технический отдел на оформление работнику корпоративной SIM карты.

Как заказать обед?

·  Посмотреть меню и заказать обед можно у офис-менеджера не позднее 10.00. В случае незапланированного отсутствия на работе (напр. болезнь) можно отказаться от обеда, позвонив офис-менеджеру до 10.00.

Когда выплачивается заработная плата?

·  Заработная плата выплачивается в финансовом отделе 2 раза в месяц: 25-го — аванс, 10-го заработная плата. Часть заработной платы переводится на пластиковую карточку — 15-го числа каждого месяца.

Как заказать визитные карточки?

·  Визитные карточки заказываются в отделе маркетинга и рекламы у менеджера по рекламе.

Использование служебного транспорта?

·  Заявка на использование служебного транспорта подается в транспортный отдел начальнику отдела за день до запланированной поездки.

3.2. Процедура адаптации и введения в должность

Для упорядочения процесса адаптации в компании нового сотрудника был разработан регламент вхождения в должность.

При выходе на работу нового сотрудника менеджер по персоналу знакомит его с организационной структурой компании, правилами трудового распорядка, положением об отделе и его должностной инструкцией.

Для каждой должности составляется план стажировки, в котором прописывается, что необходимо изучить сотруднику и в какие сроки. По окончании стажировки непосредственный руководитель информирует сотрудника и отдел персонала о результатах.

В случае успешного прохождения стажировки работнику назначается испытательный срок и обозначаются задачи и план работ на этот период. По окончании испытательного срока непосредственный руководитель проводит собеседование с сотрудником о выполнении поставленного плана и сообщает о результатах беседы менеджеру по персоналу.

3.3. Оценка деятельности сотрудников (аттестация)

Для улучшения эффективности работы и взаимодействия между сотрудниками отделов и руководителями, в компании регулярно проводится оценка персонала. В компании принято положение об аттестации сотрудников. Аттестации подлежат все постоянные сотрудники организации. Оценка проводится не реже 1 раза в год. В качестве экспертов в оценке участвуют: руководитель, коллеги и сам сотрудник.

Собеседование с сотрудником проводит аттестационная комиссия. Состав аттестационной комиссии утверждается генеральным директором. Перед собеседованием комиссия имеет право ознакомиться с результатами предыдущей аттестации сотрудника.

По результатам аттестации выявляются сотрудники:

·  аттестованные и признанные соответствующими занимаемой должности;

·  аттестованные и зачисленные в кадровый резерв;

·  не аттестованные.

3.4. Обучение в компании

Наша компания приветствует стремление сотрудников повышать свою квалификацию и знания. Наша организация старается обеспечивать работникам возможность обучаться как вне, так и внутри компании. Сотрудники постоянно повышают уровень своих знаний и проходят обучение в организации.

В 2005 году директора и руководители отделов компании проходили обучение по курсу «Эффективное управление подразделением».

В компании была разработана программа обучения для консультантов и менеджеров, работающих с магазинами. После проведения обучения по данной программе проводится анализ качества обучения. По результатам проведенного анализа программа изменяется и дополняется.

3.5. Карьерный рост и развитие сотрудников

Наша компания предоставляет всем работникам равные возможности для профессионального развития. В компании разработана система профессионального и карьерного роста сотрудников. На начало 2006 года 21% сотрудников получили возможность карьерного роста в нашей организации.

В компании проводится работа с кадровым резервом. Работа проходит по плану, в котором предусмотрены мероприятия по приобретению необходимых знаний и навыков.

3.6. Процедура увольнения

Для того чтобы обеспечить единую процедуру при увольнении, в нашей компании был разработан регламент при увольнении сотрудников.

Сотрудник предупреждает о своем увольнении за 2 недели. За 1–2 дня до увольнения работник обязан передать дела. В последний рабочий день сотрудник подписывает обходной лист, сдает в отдел персонала медицинский полис, полученный в компании, и получает расчет и трудовую книжку. Днем увольнения является последний рабочий день сотрудника.

Если сотрудник не прошел испытательный срок, то решение о сроке увольнения непосредственный руководитель согласовывает с руководителем подразделения.

4. Информация

4.1. Коммерческая тайна, вопросы безопасности

В компании разработано положение о правилах работы с информацией, содержащей коммерческую тайну. В данном положении прописаны сведения, которые составляют коммерческую тайну организации и правила доступа к конфиденциальным документам. Документы, содержащие коммерческую тайну, помечаются грифом «конфиденциально» с указанием собственника информации.

При приеме на работу менеджер отдела персонала знакомит сотрудников с обязательством о неразглашении коммерческой тайны предприятия.

Вопросами безопасности в компании занимается технический директор.

4.2. Ведение и хранение информации о сотрудниках

Вся информация о сотрудниках храниться в отделе персонала.

·  На сотрудников ведется личное дело, куда входит:

¨  копия паспорта,

¨  копия ИНН,

¨  копия пенсионного свидетельства,

¨  анкета,

¨  копия документов об образовании,

¨  информация о прохождении дополнительного обучения,

¨  результаты оценки, аттестации, прохождения стажировки,

·  Личная карточка, в которой фиксируется информация обо всех перемещениях, награждениях, оценке, обучении и отпусках сотрудника.

·  Трудовые книжки.

Сотрудник обязательно должен своевременно информировать отдел персонала об изменениях: адреса, телефона, семейного положения, образования.

4.3. Внутренняя передача информации

Важно, чтобы сотрудник понимал, что от результатов его работы зависит благополучие компании. Для повышения эффективности работы сотруднику необходимо иметь информацию об изменениях и текущих событиях. В нашей компании вы можете получать информацию из следующих источников:

·  Электронная почта. Большая часть информации о текущих событиях передается по почте.

·  Общесетевой ресурс. На общесетевом ресурсе можно найти некоторые необходимые документы, положения, регламенты. На каждого вновь принимаемого сотрудника в техническом отделе создается учетная запись, где непосредственный руководитель прописывает права доступа к тем или иным папкам (в зависимости от должности) на общесетевом ресурсе.

·  Совещания. В компании проводятся различные совещания, на которых обсуждаются текущие вопросы. 25-го числа каждого месяца согласовываются планы на предстоящий месяц, 5-го числа каждого месяца — предоставляется отчет о выполнении плана за прошедший месяц.

·  Документооборот. Все документы регламентирующие деятельность компании хранятся в отделе персонала.

4.4. Телефонный справочник

Для быстрого поиска необходимого номера телефона в компании ведется телефонный справочник, где указаны местные и сотовые телефоны сотрудников.

Где взять телефонный справочник?

·  Распечатанный справочник с телефонами сотрудников можно получить у офис-менеджера 2-го этажа (также его можно найти в электронной почте / в общих папках). Все изменения в телефонный справочник вносит офис-менеджер, поэтому при изменении номера вашего сотового телефона необходимо ставить ее в известность.

Как найти сотрудника по громкой связи?

·  Снять трубку, набрать 32*. После того как Вы услышали гудок, можно начинать говорить.

5. Правила и расписание работы

5.1. Правила внутреннего трудового распорядка

В компании разработаны правила внутреннего трудового распорядка, которым должны следовать все сотрудники компании.

В правилах прописан порядок приема на работу; процедура проведения отбора соискателей; перечень документов, необходимых при приеме; оформление перевода и увольнения сотрудников; регламентируются основные права и обязанности работника и работодателя.

Правила прописывают время работы и отдыха сотрудников:

График работы в компании установлен с 9.00 до 18.00, выходные: суббота и воскресенье. На осенне-зимний период устанавливается скользящий график работы. Каждый сотрудник компании имеет право на отпуск в размере 28 календарных дней, с разбивкой на 2 части — по 14 календарных дней. Первый рабочий год исчисляется со дня поступления на работу. Право на получение первого ежегодного оплачиваемого отпуска наступает по истечении 6-и месяцев работы в компании.

Также в правилах внутреннего трудового распорядка имеется информация о мерах поощрения и взыскания, принятых в компании.

5.2. Внешний вид и рабочее место

Определенных требований к форме одежды в компании не предъявляется, но сотрудник должен иметь опрятный внешний вид.

Рабочее место:

При подаче заявки на поиск нового сотрудника, руководитель согласовывает с техническим директором рабочее место для нового работника (№ рабочего места указывается в заявке). Оборудованием рабочего места занимается:

·  установка ПК и телефона — отдел IT;

·  мебель — хозяйственный отдел;

·  канцелярия — офис-менеджер (по заявке непосредственного руководителя отдела нового сотрудника).

5.3. Служебные документы

В компании разработаны регламенты по документообороту:

·  документооборот между центральным офисом и региональными представительствами;

·  регистрация входящих и исходящих документов;

·  регламент по документообороту (взаимодействие с отделом операций).

В организации существуют следующие способы передачи информации:

Наименование	Определение	Кому предоставляется
Докладная записка	Документ, адресованный руководителю организации, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями	Непосредственному руководителю с копией в отдел персонала
Служебная записка	Документ, составляемый работником или руководителем на имя руководителя другого подразделения, близкий по содержанию докладной записке	Руководителю другого подразделения с копией непосредственному руководителю
Объяснительная записка	Документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, составляемый работником и предоставляемый вышестоящему должностному лицу	Непосредственному руководителю
Заявление	Официальное письмо, излагающее какую-нибудь просьбу, предложение. Пишется на имя генерального директора	Непосредственному руководителю
Заявка	Просьба предоставить право на что-либо. В некоторых отделах компании существуют стандартные формы заявок	Руководителю соответствующего отдела

5.4. Учет рабочего времени

Для информирования сотрудников и клиентов об отсутствии в офисе, был разработан регламент по учету рабочего времени.

В регламенте прописана процедура уведомления сотрудников о своем отсутствии в офисе (опоздания, больничные, отпуска).

О своем незапланированном отсутствии сотрудник должен предупредить руководителя и офис-менеджера по телефону в начале рабочего дня.

В случае запланированного отсутствия на работе сотрудник обязан:

·  при уходе в отпуск — предоставить подписанное руководителем заявление в отдел персонала за неделю до отпуска;

·  при отгуле — предоставить подписанное руководителем заявление в отдел персонала за 3 дня до даты предполагаемого отсутствия;

·  при отъезде в местную командировку — делается запись в журнале учета рабочего времени у офис-менеджеров 2-го или 3-го этажей.

В случае несвоевременного предоставления информации на виновного сотрудника может быть наложен штраф.

В регламенте также можно найти информацию о мерах наказания за прогул.

5.5. Командировки и другие поездки

Сотрудники компании периодически выезжают в командировки.

Командировки могут быть:

1.  В дальние регионы.

2.  В ближние регионы.

3.  Местные командировки.

Командировки планируются заранее. Сотрудник передает информацию о планируемой командировке офис-менеджеру, который заказывает билеты и, при необходимости, бронирует гостиницу. Сотруднику, в зависимости от дальности и срока командировки, выдается определенная подотчетная сумма, за которую он отчитывается, вернувшись из командировки. В компании принята процедура расчета и выплаты командировочных.

При выезде в местные командировки (в пределах города и Лен. области) работнику может предоставляться транспорт компании. Для этого сотруднику необходимо отправить заявку на транспорт, по утвержденной в транспортном отделе форме, начальнику транспортного отдела за день до запланированной поездки. Заявка оформляется в базе 1С (документы / заявка на транспорт).

6. Сервисная поддержка. Телефоны и компьютеры

6.1. Инструкция по работе с компьютером

При приеме на работу сотрудник должен пройти вводный инструктаж по работе с ПК в техническом отделе. На работника создается учетная запись и присваивается пароль для входа в компьютер. Согласно правам, которые прописывает руководитель в карточке сотрудника, работнику создается электронный адрес и доступ в Интернет.

Электронная почта

Почти на каждого сотрудника компании создается свой адрес электронной почты. Помимо этого есть общая электронная почта. Офис-менеджер ежедневно просматривает приходящие на этот адрес сообщения и, в зависимости от темы сообщения, рассылает их соответствующим сотрудникам.

Отправка и получение обычной (не электронной) почты также входит в обязанности офис-менеджера.

Все вопросы, касающиеся работы с ПК находятся в ведении технического отдела.

Возникающие вопросы при работе с:	Решаются с:
Программа 1С	Программисты
Компьютер, офисные программы, Интернет, почта, телефон	Системные администраторы
Доступ к папкам и документам, которые не находятся в общем доступе	Непосредственный руководитель

6.2. Телефон

В компании установлена громкая связь, которой пользуются при необходимости оповещения группы сотрудников или передачи информации недоступному в данный момент лицу. При использовании громкой связи необходимо снять трубку и набрать номер 32*. После 2 коротких сигналов можно произносить сообщение. Если необходимо перевести звонок на сотрудника, которого нет на месте, то можно поместить звонок в системный буфер, нажав FLASH и набрав номер 52 и номер линии (от 1 до 9), и воспользоваться громкой связью для оповещения нужного сотрудника. Услышав сообщение, сотруднику нужно снять трубку ближайшего телефона и набрать 52 и номер соответствующей линии.

7.2. Компенсационный пакет

Для повышения социальной защищенности сотрудников, закрепления ключевых специалистов и руководителей, повышения лояльности к компании был разработан и принят компенсационный пакет. Компенсационный пакет включает:

·  Страхование:

Сотрудники, проработавшие в компании более 1 года, имеют право на компенсацию по добровольному медицинскому страхованию (для себя и своих детей).

·  Транспорт:

Сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях (водители и администраторы), компенсируется 50% стоимости авто страховки (ОСАГО). Также сотрудникам оплачиваются расходы на бензин и амортизацию автомобиля.

·  Обучение:

В зависимости от вида обучения сотруднику может выплачиваться компенсация в размере от 50% до 100% от стоимости обучения или предоставляться беспроцентная ссуда на оплату обучения.

·  Мобильная связь:

В компании установлен корпоративный тариф, к которому может подключиться сотрудник после успешного прохождения им испытательного срока. Сотруднику компенсируются затраты на мобильную связь, размер компенсации устанавливается непосредственным руководителем. Сумма задолженности сотрудника за телефонные разговоры, за вычетом компенсации, вычитается из его заработной платы. Для упорядочивания правил оплаты мобильных телефонов принято положение «о порядке расходования средств на оплату мобильной связи в ГК «_________».

·  Другие компенсации:

¨  компенсация расходов на обеды, заказываемые в компании, в размере 50%;

¨  приобретение сотрудниками товаров компании по оптовым ценам;

¨  компенсация расходов на детский сад и школу;

¨  обеспечение сотрудников фирменной спецодеждой (работники склада и водители