Документированная процедура (стр. 1 )

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

__________________________________________

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

дп 133.025-2015

Костанай

Предисловие

1 РазработанА отделом документационного обеспечения

2 ВНЕСЕНА отделом документационного обеспечения

3 УтвержденА и введенА в действие приказом ректора

от 01.01.2001г. № 000 ОД

4 Разработчик:

Е. Книга - начальник отдела документационного обеспечения

5 Эксперты:

С. Нугманова – начальник юридической службы;

А. Щербаков – старший преподаватель кафедры технологии переработки и стандартизации, кандидат технических наук

6 Периодичность проверки 2 года

7 ВВЕДЕНА ВЗАМЕН ДП 111.037-2012. Документированная процедура. Управление документацией.

Настоящая документированная процедура не может быть полностью или частично воспроизведена, тиражирована и распространена без разрешения ректора РГП «Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова»

© Костанайский государственный

университет имени А. Байтурсынова, 2015

Содержание

1	Область применения………………………………………………………..	4
2	Нормативные ссылки……………………………………………………….	4
3	Определения…………………………………………………………………	4
4	Обозначения и сокращения………………………………………………...	4
5	Ответственность и полномочия……………………………………………	5
6	Входные данные…………………………………………………………….	5
7	Общие положения…………………………………………………………..	5
8	Идентификация нормативно-справочных документов ……………..…	6
9	Требования к структуре нормативно-справочных документов, должностных инструкций и положений подразделений…………………	7
10	Требования к содержанию и оформлению документов………………….	11
11	Основные этапы разработки нормативно-справочных документов ……	13
12	Введение документов в действие…………………………………………..	16
13	Анализ и актуализация документов……………………………………….	16
14	Порядок внесения изменений в документы……………………………….	16
15	Обеспечение наличия и сохранности документов в местах применения…………………………………………………………………..	18
16	Защита и восстановление документов……………………………………..	18
17	Управление документацией внешнего происхождения………………….	18
18	Выходные данные …………………………………………………………..	19
19	Согласование и рассылка …………………………………………………..	19
	бразец титульного листа нормативно-справочного документа…………………………………………………………………….	20
	орма предисловия (второй страницы) документа……...	21
	орма листа согласования………………………………...	22
	орма журнала регистрации нормативно-справочных документов (ОДО), должностных инструкция и положений подразделений (СУП) ……………………………………………………...	22
	орма листа ознакомления с документами……………...	23
	орма извещения об изменениях………………………..	24

1. Область применения

1. Настоящая документированная процедура устанавливает способ и порядок управления документацией РГП «Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова» (далее - КГУ имени А. Байтурсынова или университет) согласно требованиям системы менеджмента качества, а также содержит требования к построению, изложению и оформлению нормативно-справочных документов университета.

2. Нормативные ссылки

2. В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на следующие нормативные документы:

- СТ РК ИСО 9000-2007 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

- СТ РК ИСО 9001-2009 Системы менеджмента качества. Требования;

- СТ РК ИСО 10014-2009 Менеджмент организации. Руководящие указания по достижению экономического эффекта в системе менеджмента качества

- Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях. Утверждены приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014года, № 000;

- СО 133.026-2015. Стандарт организации. Делопроизводство.

3 Определения

3. В настоящей процедуре применяются термины и определения в соответствии со СТ РК ИСО 9000-2007.

4 Обозначения и сокращения

4. В настоящей документированной процедуре применяются следующие сокращения:

-  КГУ имени А. Байтурсынова – Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова» Министерства образования и науки Республики Казахстан;

-  СО – стандарт организации;

-  ДИ – должностная инструкция;

-  ДП – документированная процедура;

-  ОДО – отдел документационного обеспечения;

-  МИ – методическая инструкция;

-  МОН РК – Министерство образования и науки Республики Казахстан;

-  СМК – система менеджмента качества;

-  ПП – положение подразделения;

-  УМиМО – управление менеджмента и мониторинга образования;

-  ДАВ – департамент по академическим вопросам;

-  ГОСО – государственный общеобязательный стандарт образования;

-  ИОЦ – информационно-образовательный центр;

-  НСД – нормативно-справочная документация;

-  СУП – служба управления персоналом;

-  ОБУиО – отдел бухгалтерского учета и отчетности.

5. Ответственность и полномочия

5. Настоящая документированная процедура утверждается ректором КГУ имени А. Байтурсынова.

6. Ответственность за внедрение, актуализацию и соответствие процедуры требованиям СТ РК ИСО 9000:2007 несет начальник ОДО.

7. Ответственность за организацию и координацию деятельности по выполнению требований настоящей документированной процедуры и качество конечных результатов несут руководители подразделений, являющиеся участниками выполнения каждого конкретного этапа деятельности университета.

8. Ответственность за сохранность, несанкционированное копирование документа, находящегося в подразделении, и утечку служебной информации несет руководитель подразделения.

6. Входные данные

9. Входными данными для настоящей документированной процедуры являются: выходные данные всех документов университета, указания высшего руководства по изменению документации, внешние документы.

10. Руководитель подразделения назначает ответственных за обработку входных данных.

7. Общие положения

11. Настоящая процедура регламентирует действия руководителей и специалистов, участвующих в управлении документацией университета.

12. Настоящая процедура устанавливает:

- классификацию и способ идентификации документации;

- порядок разработки и утверждения НСД университета;

- требования к актуализации, внесению изменений и переутверждению НСД университета;

- систему обеспечения соответствующих редакций документов в местах их применения и предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов.

8. Идентификация нормативно-справочных документов

13. Нормативно-справочные документы должны иметь идентификацион­ный код.

14. В таблице 1 приведены возможные коды групп документов.

Таблица 1- Коды групп документов

Код группы	Группа документа
ДП СО П ПП ПФ ПК МИ ДИ ПР АФ Р	документированная процедура Стандарт организации Положение положение подразделения положение факультета положение кафедры методическая инструкция должностная инструкция Правила Альбом форм Рекомендации

15. Формат идентификационного кода НСД следующий:

ХХ ХХХ. ХХХ-ХХХХ

			год утверждения документа
порядковый номер по журналу регистрации НСД в ОДО
код подразделения (в соответствии с организационной структурой управления КГУ имени А. Байтурсынова) *
код группы документа (по таблице 1)

* - Для должностных инструкций и положений подразделений указывается код подразделения, для которого разработаны ДИ или ПП, во всех остальных документах - код подразделения-разработчика документа.

Пример - ДИ 232.024–2015, где ДИ – Должностная инструкция, 232 – код подразделения (по организационной структуре КГУ им. А. Байтурсынова), 024 – регистрационный номер в журнале регистрации НСД в ОДО, 2015 – год утверждения документа.

16. Присвоение кодов должностным лицам и подразделениям

17. Нумерация кодов должностных лиц и подразделений приведена в таблице 2.

Таблица 2 – Нумерация кодов (по оргструктуре университета)

Код	Должностное лицо или подразделение
001	Ректор
010-040	Коллегиальные органы и общественные организации
050-090	Проректоры
100-190	Подразделения, находящиеся в прямом подчинении ректору
210-280	Деканаты факультетов, кафедры и колледж

18. Порядок присвоения кодов подразделениям