Стандарт качества предоставления государственной услуги: «Выдача архивных документов во временное пользование»
Приложение № 2
к приказу Комитета ГАС РС (Я)
от «18» марта 2010 г. № 31
СТАНДАРТ КАЧЕСТВА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ:
«ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ»
I. ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
1.1. Цель оказания государственной услуги:
реализация права пользователей и фондообразователей на использование архивных документов вне архивохранилищ и административных зданий Государственного учреждения «Национальный архив Республики Саха (Якутия)»[1], в случаях предусмотренных действующим законодательством (выставки документов, изъятие документов судебными и правоохранительными органами, создание страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов).
1.2. Правовые основы оказания государственной услуги:
Конституция Российской Федерации принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г. (текст Конституции опубликован в "Российской газете" от 25 декабря 1993 г. N 237);
Конституция Республики Саха (Якутия) принята Верховным Советом Республики Саха (Якутия) 4 апреля 1992 г. (текст Конституции опубликован в газете "Якутия" от 12 ноября 2002 г. N 210, газете "Сокуоннар. Уураахтар. Дьаhаллар." (приложение к газете "Саха Сирэ") от 12 ноября 2002 г. N 27, парламентской "Ил Тумэн" 15 ноября 2002 г. N 47);
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (текст Федерального закона опубликован в "Парламентской газете" от 27 октября 2004 г. N 201, в "Российской газете" от 27 октября 2004 г. N 237, в Собрании законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169);
Федеральный конституционный закон «О судебной системе Российской Федерации» от 31 декабря 1996 года №1–ФКЗ (текст Федерального конституционного закона опубликован в «Российской газете» от 6 января 1997 года №3, в Собрании законодательства Российской Федерации от 6 января 1997 года №1, ст.1);
Закон Российской Федерации «О милиции» от 18 апреля 1991 года № 1026-1 (текст Закона Российской Федерации опубликован в «Российской газете» от 16 мая 1991 года № 101, в Собрании законодательства Российской Федерации, 1999, № 14, ст. 1666, в Ведомостях Съезда НД РСФСР и ВС РСФСР, № 16, 18 апреля 1991 года, ст. 503, 504);
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 (текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20);
Закон Республики Саха (Якутия) от 31 января 2005 года 551-З № 1117-III «Об архивном деле в Республике Саха (Якутия)» (текст Закона опубликован в газете "Якутские ведомости" (приложение к газете "Якутия") от 5 марта 2008 г. N 10, "Сборнике законов Республики Саха (Якутия)" (за 2007 - январь 2008 г.) от 30 января 2009 г., том 3);
Устав Государственного учреждения «Национальный архив Республики Саха (Якутия)», утв. Распоряжением Минимущества Республики Саха (Якутия) от 2 ноября 2006 года № Р-2114.
1.3. Организация, оказывающая государственную услугу:
Государственное учреждение «Национальный архив Республики Саха (Якутия)».
1.4. Потенциальные пользователи государственной услуги:
1. | Фондообразователи (юридические и физические лица) |
2. | Судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы |
3. | Специализированные организации |
1.5. Основные действия по оказанию государственной услуги:
1) Прием запроса/заявления от пользователей и фондообразователей о выдаче архивных документов во временное пользование, получение письменного разрешения директора Архива или его заместителя;
2) Подготовка архивных документов к выдаче во временное пользование (полистная проверка наличия и состояния архивных дел, выемка архивных документов).
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
§ выемку архивных документов;
§ сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;
§ полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.
Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.
Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
§ несброшюрованные архивные документы;
§ дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;
§ дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством Архива на основе решения экспертно-методической комиссии.
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе
На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.
Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист – заверитель и лист использования документов;
3) Выдача дел во временное пользование:
Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища;
4) Оформление выдачи архивных документов:
Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование;
5) Транспортировка архивных документов:
При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
Для перемещения архивных документов внутри Архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.
Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта;
6) Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Прием архивных документов от пользователя государственной услуги (сверка с учетными документами, проверка физического состояния документов):
Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков, возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством Архива.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников Архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства Архива.
Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), Архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения Архива, в трехдневный срок информирует Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия), принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации;
7) Помещение архивных документов в архивохранилище.
1.6. Документы, необходимые для получения государственной услуги.
1.6.1. Для фондообразователей – юридических лиц, судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов:
§ письмо-запрос о выдаче архивных документов во временное пользование;
§ гарантийное письмо;
§ документ, удостоверяющий личность пользователя государственной услуги и его право на получение архивных документов.
1.6.2. Для фондообразователей – физических лиц:
§ заявление о выдаче архивных документов во временное пользование;
§ гарантийное письмо;
§ документ, удостоверяющий личность пользователя государственной услуги и его право на получение архивных документов.
1.6.3. Для организаций, занимающихся реставрацией архивных документов или выставочной деятельностью (специализированные организации):
§ письмо-запрос о выдаче архивных документов во временное пользование;
§ гарантийное письмо;
§ договор о проведении реставрационных работ архивных документов или выставки;
§ документ, удостоверяющий личность пользователя государственной услуги и его право на получение архивных документов.
1.7. Основания для отказа в оказании государственной услуги:
§ заявитель не относится ни к одной из категорий получателей услуги, указанных в пункте 1.4 настоящего Стандарта;
§ архивные документы, требуемые для выдачи во временное пользование, находятся в неудовлетворительном физическом состоянии;
§ проведение научно-технических и реставрационных работ с документами на момент обращения пользователя государственной услуги;
§ нарушение пользователем государственной услуги сроков возврата архивных документов без уважительной причины, при предыдущем получении государственной услуги;
§ утрата или повреждение архивных документов, в том числе внесение в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), при предыдущем получении государственной услуги;
§ архивные документы, запрашиваемые во временное пользование, содержат конфиденциальную информацию, персональные данные, кроме установленных законодательством случаях;
§ заявитель представил неполный комплект документов;
§ заявитель сообщил недостоверные сведения о себе или организации.
1.8. Обжалование действий (бездействий) и решений, осуществляемых в ходе оказания государственной услуги:
1.8.1. Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе оказания государственной услуги могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.
1.9. Ограничения по предоставлению государственной услуги:
§ выдача архивных документов во временное пользование из личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение;
§ объем и тематика архивных документов, запрашиваемых к выдаче во временное пользование, должен соответствовать цели запроса.
1.10. Архивные документы во временное пользование выдаются на срок:
§ фондообразователям – до трех месяцев;
§ правоохранительным, судебным и иным уполномоченным органам – до окончания следственного и судебного производства;
§ для экспонирования – на срок, определенный договором о проведении выставки;
§ для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки – в соответствии с планами работы Архива и договорами на проведение соответствующих работ с организациями, осуществляющими указанную деятельность.
Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства Архива.
II. СПОСОБЫ ПОЛУЧЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ И ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЯМИ ИНФОРМАЦИИ О ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГЕ
Способ | Характеристика |
Телефонная консультация | В случае обращения пользователя государственной услуги по телефону сотрудники Архива в вежливой (корректной) форме предоставляют информацию об оказываемой услуге. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, пользователю должен быть сообщён телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. |
Информация в помещениях Архива, в сети Интернет | В помещениях Архива в удобном для обозрения месте, в сети Интернет должна размещаться следующая информация: § информация о наименовании, адресе и контактных телефонах Архива; § информация о порядке оказания государственной услуги; § текст Стандарта; § выдержки из нормативных правовых актов, регулирующих оказание государственной услуги; § перечень документов, представляемых для получения государственной услуги; § перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги |
III. ПОКАЗАТЕЛИ ОЦЕНКИ КАЧЕСТВА ОКАЗАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ
№ | Показатели |
1. | Выдача запрашиваемых архивных документов во временное пользование в сроки, установленные пунктом 2.11.10.1 Правил от 18 января 2007 г. № 19 |
Конечный результат: -Выдача запрашиваемых архивных документов во временное пользование -Отказ в выдаче запрашиваемых архивных документов во временное пользование |
[1] Далее - Архив
