Аккредитация сотрудников, водителей и транспортных средств
Приложение № 2
к Договору поставки № __
от «___» ______________ 201__ г.
Аккредитация сотрудников, водителей и транспортных средств
Аккредитацию на период монтажа/демонтажа проходят те сотрудники, водители и транспортные средства подрядных организаций, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения ПМЭФ с 08:00 29 мая 2016 г. до 18:00 13 июня 2016 г. и с 08:00 19 июня 2016 г. до 24:00 24 июня 2016 г.
Аккредитацию на период Форума проходят те сотрудники, водители и транспортные средства подрядных организаций, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения ПМЭФ с 18:00 13 июня 2016 г. до 08:00 19 июня 2016 г.
Поставщик обязан после заключения договора с Фондом «Росконгресс»:
Ø Согласовать с руководителем направления Фонда «Росконгресс» квоты на сотрудников по зонам (количество сотрудников, которые могут находиться на территории проведения ПМЭФ в период проведения Форума в Красной + Зал Конгрессов, Красной, Синей, Зеленой зонах соответственно и в период монтажа/демонтажа).
Ø Заполнить карточку организации (Приложение № 2.1 к настоящему Приложению), поставить подпись и печать руководителя организации, завизировать ее:
· у руководителя направления Фонда «Росконгресс»;
· у руководителя дирекции аккредитации Фонда «Росконгресс»;
· у директора Фонда «Росконгресс» — если есть сотрудники, которым необходим доступ в Красную и Красную + Зал Конгрессов зоны.
Ø Передать завизированную карточку организации в Отдел аккредитации техперсонала, ТС и водителей (далее «Отдел аккредитации») не позднее 15 апреля 2016 г.
Ø Получить лично, по электронной почте от менеджера Отдела аккредитации, курирующего вашу организацию, индивидуальное имя пользователя (логин) и пароль для входа в Личный кабинет на официальном сайте Форума www. forumspb. com.
Ø Заполнить анкету подрядчика (Приложение № 2.2 к настоящему Приложению), поставить подпись и печать руководителя, передать лично или в отсканированном виде отправить по электронной почте менеджеру Отдела аккредитации. Организациям, являющимися субподрядчиками, также необходимо заполнить анкету подрядчика.
Для аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств необходимо:
1. На официальном сайте Форума, используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет.
2. Заполнить анкеты на сотрудников по указанной форме (по каждой зоне количество анкет, доступных для заполнения, соответствует согласованным квотам на сотрудников по зонам).
В каждой анкете обязательно указать, на какой период требуется аккредитация:
· на период монтажа/демонтажа;
· на период Форума;
· на период монтажа/демонтажа и на период Форума.
3. Если необходимо аккредитовать транспортные средства и водителей, заполнить анкеты на транспортные средства и водителей по указанной форме.
В каждой анкете обязательно указать, на какой период требуется аккредитация:
· на период монтажа/демонтажа;
· на период Форума.
Обращаем ваше внимание на то, что:
· Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно. Необходимо выбрать требуемого водителя из списка зарегистрированных сотрудников.
· Если транспортное средство и водитель зарегистрированы в заявке на период Форума, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.
· При подаче заявки на аккредитацию одного транспортного средства на период Форума возможно подать только две заявки на аккредитацию водителей.
· При подаче заявки на аккредитацию водителей / транспортных средств на период монтажа/демонтажа транспортные средства и водители не имеют взаимной привязки.
· Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.
4. Загрузить фотографии сотрудников, водителей.
Фотографии на бедж требуются только тем сотрудникам, водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения ПМЭФ:
1) в период Форума;
2) в период монтажа/демонтажа и в период Форума.
Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:
1) размер фотографии 480х640 pixels;
2) фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
3) разрешение 300 dpi (качество фотографии);
4) изображение должно быть анфас, без головного убора;
5) изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.
Прием заявок на аккредитацию сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется с 14 марта 2016 г. по 13 мая 2016 г.
5. После заполнения анкет на всех сотрудников, водителей и транспортные средства в Личном кабинете сторонней организации распечатать:
· контрольный список сотрудников на период монтажа/демонтажа;
· контрольный список водителей на период монтажа/демонтажа;
· контрольный список транспортных средств на период монтажа/демонтажа;
· контрольный список сотрудников на период Форума;
· контрольный список водителей на период Форума;
· контрольный список транспортных средств на период Форума.
6. В печатном виде списки с подписью руководителя организации и печатью передать в Отдел аккредитации не позднее 13 мая 2016 г.
Изменения и дополнения к спискам согласовываются с руководителем направления Фонда «Росконгресс» и могут быть произведены до 16 мая 2016 г.
Изменения и дополнения после 16 мая 2016 г. согласовываются только с директором Фонда «Росконгресс».
7. Изменения данных:
· сотрудников или их состава в рамках квот;
· транспортных средств;
· водителей
производятся самостоятельно ответственным представителем подрядной организации с учетом того, что:
1) после сохранения данных сотрудников / водителей / транспортных средств их редактирование из Личного кабинета сторонней организации становится невозможным;
2) внесение любых изменений производится путем удаления записи сотрудника / водителя / транспортного средства из списка и повторного заполнения анкеты;
3) в случае замены одного сотрудника / водителя / транспортного средства на другого(-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого сотрудника / водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового;
4) после выдачи беджа / транспортного пропуска самостоятельное удаление сотрудника / водителя / транспортного средства невозможно;
5) после выдачи временного пропуска самостоятельное удаление данных сотрудника / водителя / транспортного средства невозможно;
6) замена или удаление таких сотрудников / водителей / транспортных средств, а также замена сотрудников / водителей / транспортных средств, которым было отказано в аккредитации, производится через менеджера Отдела аккредитации.
8. Для того чтобы получить беджи/пропуска по доверенности, необходимо:
· распечатать доверенность и список сотрудников на получение беджей на период Форума (в список включаются только те сотрудники организации, у которых загружена фотография, есть результаты проверки и которые еще не получили беджи);
· распечатать доверенность и список водителей на получение беджей на период Форума (в список включаются только те водители организации, у которых загружена фотография, есть результаты проверки и которые еще не получили беджи);
· распечатать доверенность и список транспортных средств на получение пропусков на транспортные средства на период Форума (в список включаются только те транспортные средства организации, у которых есть результаты проверки и на которые еще не получены транспортные пропуска);
· распечатать доверенность и список сотрудников на получение временных пропусков на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те сотрудники организации, у которых есть результаты проверки и которые еще не получили временные пропуска);
· распечатать доверенность и список водителей на получение временных пропусков на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те водители организации, у которых есть результаты проверки и которые еще не получили временные пропуска);
· распечатать доверенность и список транспортных средств на получение временных пропусков на транспортные средства на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те транспортные средства организации, у которых есть результаты проверки и на которые еще не получены временные пропуска).
9. Получение беджей/пропусков представителем организации возможно только пакетно по доверенности с паспортом в период с 11 мая 2016 г. по 31 мая 2016 г. в Центре аккредитации № 1 после предварительного согласования времени получения с менеджером Отдела аккредитации, который будет курировать вашу организацию.
Получение беджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!
10. В случае наличия ошибки в напечатанном бедже/пропуске его замена производится оператором аккредитации после заполнения заявления на замену данных и его подписания у администратора аккредитации, а также после внесения изменения в БД менеджером Отдела аккредитации.
11. В случае потери беджа/пропуска решение о выдаче дубликата принимает руководитель дирекции аккредитации Фонда «Росконгресс» в индивидуальном порядке. Заявление на выдачу дубликата выдается оператором аккредитации, заполняется и сдается менеджеру Отдела аккредитации, курирующему вашу организацию.
В случае возникновения вопросов по аккредитации сотрудников, транспортных средств и водителей вашей организации, пожалуйста, обращайтесь в Отдел аккредитации по телефону: +7 (812) 635 8013.
Приложения:
· Приложение № 2.1. Карточка подрядной организации.
· Приложение № 2.2. Анкета подрядчика.
Поставщик: | Покупатель: Фонд «Росконгресс» |
Директор _____________________ _____________________ | Директор _____________________ |
