Лабораторная работа № 4 | Авторская платформа Pandia.ru

3.1 Лабораторная работа № 4

2.1 Лабораторная работа № 4

2.1.1 Изучение приемов работы и интерфейса Outlook

Цель работы: Изучить основные элементы интерфейса Outlook, научиться пользоваться панелями инструментов и меню программ. Научиться создавать личные папки.

Порядок выполнения работы:

1. Запустите программу Microsoft Outlook.

8. Щелкните на группе Другие ярлыки на панели ярлыков.

9. Щелкните на ярлыке Мой компьютер и перейдите на жесткий диск С:.

10. Запустите способами, стандартными для Проводника исполняемый файл программы калькулятор Calc.

11. Запустите способами, стандартными для Проводника какой-нибудь документ Microsoft Word.

12. Закройте открытые программы и документы кроме Outlook и откройте панель Ярлыки Outlook.

13. Откройте окно Создание личных папок (Файл-Создать-Файл личных папок). Назначьте имя файлу личных папок по своей фамилии и щелкните кнопку Создать.

14. В появившемся окне Создание личных папок Microsoft введите пароль по своему усмотрению и его подтверждение, установите переключатель Шифрование со сжатием. В поле имя введите свою фамилию. Установите флажок Сохранить пароль в списке паролей. Закройте окно.

15. Щелчком правой кнопки мыши в строке заголовка рабочего поля откройте контекстное меню и выберите пункт Создать папку.

16. В открывающемся окне Новая папка в поле Поместить папку в выберите название только что созданной личной папки.

17. В раскрывшемся списке Содержимое папки выберите вид папки и присвойте ей соответствующее имя в поле Имя папки.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

18. Создайте полный набор папок всех типов в своей папке. Заполните таблицу.

Тип папки	Имя файла
Личная папка
Встреча
Дневник
Задача
Заметки
Контакт
Почта

19. Выйдите из программы Outlook. Запустите Проводник. Найдите созданную структуру папок.

2.1.2 Приемы работы с папкой Контакты

Цель работы: Изучить функцию Контакты. Научиться заполнять форму Контакты, пересылать данные контакта другим лицам, создавать задачи для контакта и отправлять сообщения электронной почты.

Порядок выполнения работы:

1. Запустите программу Microsoft Outlook. На панели ярлыков щелкните на ярлыке Контакты.

2. Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму Контакт.

3. Заполните три формы на сотрудников: на Иванова (руководитель предприятия), Петрова и Сидорова.

4. После этого в рабочем поле папки Контакты должны присутствовать три адресные карточки. Установите границы карточек так, чтобы видны были все данные, отображаемые на карточках.

5. Щелкните правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта Иванов и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Новая встреча с контактом

6. В открывшейся форме Встреча заполните необходимые поля. Даты и время должны приходиться на будущий период. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть.

7. Щелкните правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта Петров и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать задачу для контакта, заполните необходимые поля формы Задача и щелкните на кнопке Сохранить и закрыть

8. Щелкните правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта Сидоров и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать сообщение для контакта, заполните необходимые поля формы Сообщение и щелкните на кнопке Отправить.

Выберите адресную карточку контакта Иванов. Щелкните правой кнопкой мыши в поле адресной карточки контакта Петров и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Переслать. Заполните форму Сообщение. Щелкните на кнопке Отправить. Тем самым мы переслали адресную карточку Иванову сотруднику Петрову.

2.1.3 Приемы работы с папкой Задачи и Календарь

Цель работы: Изучить функцию Контакты и Календарь. Научиться создавать разовые и повторяющиеся события, организовывать собрания, правильно заполнять формы, оповещать участников собраний, планировать свой рабочий день.

Порядок выполнения работы:

1. Запустить программу Outlook.

2. На панели ярлыков щелкнуть на ярлыке Задачи.

3. В раскрывающемся списке Вид ~ Текущее представление выберите представление По ответственным.

4. Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму Задача.

5. Заполните форму Задача (Тема «Подготовка к собранию», установить срок, кем поручена, ответственного)

6. Отправьте созданную задачу исполнителям Петрову и Сидорову (Действия - Переслать).

7. Перейдите к папке Календарь.

8. В раскрывающемся списке Текущее представление выберите представление Активные встречи. Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму Встреча. Заполните (Тема «Защита лабораторной работы», установить дату, время и оповещение за 15 мин. до окончания занятия).

9. Выберите в раскрывающемся списке Текущее представление строку День/неделя/месяц и перейдите к числу, на которое назначена Встреча. В рабочем поле календаря должна отображаться строка с сообщением о собрании.

11. Прейдите к папке Контакты, откройте адресную карточку контакта Иванов (полное имя, адрес, уточните дату его рождения).

12. Вернитесь к папке Календарь и выберите дату, соответствующую дню рождения контакта Иванов. Проверьте отображение.

13. Создать повторяющееся событие. Для этого щелкните в рабочем поле Календаря правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Создать повторяющееся событие.

14. В открывшейся форме Повторение встречи установите время начала и окончания встречи (то есть празднование дня рождения вашего клиента Иванова),ее продолжительность. Установите переключатели: в группе Повторять — ежегодно и каждого; в группе Пределы повторения — нет конечной даты.

15. Самостоятельное задание: заполнить в папке Календарь все оставшееся от собрания рабочее время мероприятиями по своему усмотрению.

16. Создать еженедельное Событие «Планерка» (по понедельникам, в 14 часов, с оповещением за 15 минут до начала). Проверить отображение события в папке Календарь.

17. Сформируйте отчет по проделанной работе.

2.1.4 Приемы работы с папкой Дневник.

Цель работы: Научиться работать с папкой Дневник. Организовывать его взаимодействие с другими элементами Outlook. Научиться записывать в Дневник разовые и повторяющиеся события. Научиться автоматически фиксировать в дневнике

Порядок выполнения работы:

1. На панели ярлыков щелкните на ярлыке Дневник.

2. В раскрывающемся списке Текущее представление на панели инструментов выберите представление По типу.

3. Двойным щелчком на пустом месте рабочего поля откройте форму Запись в дневнике.

4. Заполните форму Запись в дневнике, указав тему Договор с фирмой «Три ключа». В поле Тип выберите строку Microsoft Word. Время поставьте по своему усмотрению.

5. Запустите текстовый процессор Microsoft Word, создайте пустой документ и сохраните его под именем Договор Три ключа.doc. Закройте Microsoft Word.

6. Перейдите к папке Календарь.

7. Создайте встречу для собрания по обсуждению договора с фирмой «Три ключа». Выделите эту запись и методом перетаскивания поместите на ярлык Дневник.

8. Прейдите к папке Задачи, создайте задачу Разработка условий договора с фирмой «Три ключа» и также методом перетаскивания поместите ее на ярлык Дневник.

9. Вернитесь к папке Дневник и проверьте, соответствуют ли записи заданию. В дневнике должно содержаться три типа записей: Microsoft Word, Задача, Собрание. В каждом из разделов должны содержаться, соответственно: ссылка на документ Договор с фирмой «Три ключа», на задачу Разработка условий договора с фирмой «Три ключа» и на собрание Обсуждение условий договора.

10. Пользуясь навыками, полученными ранее, поместите в Дневник запись о праздновании дня рождения вашего клиента Иванова, присвоив ей тип Разговор.

14. Аналогично, поместите в Дневник записи о сообщениях, находящихся в папке Исходящие.

15. Составьте отчет по проделанной работе. Результат выполнения команд представьте в виде окон программы Outlook.

11. Заполните таблицу, что нашло отражение в вашем Дневнике (Представление по типу).

16. Перейдите в папку: С:\ Windows\ и выберите файл с расширением .pst, с именем, соответствующем своей фамилии. - это файл созданных вами личных папок.

17. По указанию преподавателя скопируйте свой файл личных папок Outlook в личную папку для проверки.

Тип записи	Название записи
Microsoft Word
Задача
Запрос о собрании
Разговор
Собрание
Сообщение электронной почты