Методические рекомендации «О порядке подготовки похозяйственных книг для передачи на государственное хранение администрациями городских (сельских) поселений»
Комитет по управлению архивным делом
Администрации Ростовской области
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
«О порядке подготовки похозяйственных книг
для передачи на государственное хранение
администрациями городских (сельских)
поселений»
СОГЛАСОВАНО
Экспертно-проверочной комиссией
комитета по управлению архивным
делом Администрации Ростовской области
Протокол от 3 августа 2007 № 14
г. Ростов-на-Дону
2007 г.
Оглавление
1. Общие положения_____________________________________3
2. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив_______3
2.1. Проверка нумерации (нумерация) листов_________________4
2.2. Составление листа-заверителя дела ______________________4
2.3. Оформление обложки дела______________________________4
3. Составление и оформление описей дел _____________________5-7
Приложение 1. Образец заполнения описи на похозяйственные
книги___________________________________________________8-9
Список нормативно-методической литературы_________________7
Методические рекомендации
«О порядке подготовки похозяйственных книг для передачи на государственное хранение администрациями городских (сельских) поселений»
1. Общие положения
Методические рекомендации подготовлены для использования в работе городских, сельских поселений по формированию архивных фондов поселений.
Методические рекомендации подготовлены с учетом требований федеральных законов от 01.01.2001 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", #M12291 982300317от 01.01.2001 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"#S, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) и Основных правил работы архивов организаций (М., 2002). Использование настоящих методических рекомендаций органами местного самоуправления городских и сельских поселений позволяет обеспечить единый подход в части комплектования (формирования) и описания документов Архивного фонда Российской Федерации.#M12291 982300896
Федеральным законом от 22 октября 2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» установлен срок временного хранения похозяйственных книг в архивах городских, сельских поселений, до их передачи в государственные и муниципальные архивы – 75 лет.
По истечении срока их временного хранения в соответствии с п.2. ст.23. Федерального закона органы местного самоуправления обеспечивают в соответствии с правилами отбор, подготовку и передачу документов в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, передающих документы.
2.Требования к оформлению дел, принимаемых в архив.
В процесс работы по оформлению похозяйственных книг входят:
- проверка нумерации (нумерация) листов;
- составление листа-заверителя дела;
- оформление обложки дела.
2.1. Проверка нумерации (нумерация) листов.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются отдельно. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела (свыше 10 листов) проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах по согласованию с муниципальным архивом допускается употребление литерных номеров листов.
2.2. Составление листа-заверителя дела.
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах – оборотной стороне чистого последнего листа. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности нумерации (наличие литерных, пропущенных, незаполненных (чистых) листов и т. д.). Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т. д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
2.3. Оформление обложки дела.
При оформлении обложки дела проводятся необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре дел, архивного шифра дела, крайних дат дела, заголовка дела, количества листов в деле, срока хранения дела). При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию на обложке дела указывается новое название этой организации или организации правопреемника, а прежнее наименование организации заключается в скобки. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – годы заведения и окончания дела. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»). Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел, согласованной с муниципальным архивом. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.
На дела проставляются тома в том случае, если дела содержат одну и ту же информацию за один хронологический период и невозможно эту информацию разделить ни по географическому, ни по предметному принципу.
Например: Похозяйственные книги х. Веселый, т.1 (нет улиц).
То же т.2
Проводится сверка элементов архивного шифра с описью дел(номера фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения).
3. Составление и оформление описей дел.
В соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Принципы и определения» и «Основными правилами работы архивов организаций» (М. 2002), архивной описью является архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц архивного фонда или коллекции и предназначенный для их учета, раскрытия содержания и поиска.
Описи, поступающие на ЭПК комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области (далее ЭПК комитета), должны отвечать требованиям, предъявляемым Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), и Основным правилам работы архивов организаций (М., 2002) к описанию дел, имеющих научно-историческое значение.
Опись дел составляется на все завершенные в делопроизводстве организации дела. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел постоянного хранения по номенклатуре дел организации. При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки и переплета дела, правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел принимаются меры к их устранению.
На похозяйственные книги составляются самостоятельные описи. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Опись дел составляется по установленной форме.
Опись включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома) по описи;
- индекс дела (тома);
- заголовок дела (тома) полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
- даты дела (тома);
- количество листов в деле (томе).
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело (том), законченное в делопроизводстве, вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, порядок нумерации дел в описи валовый, графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. В случае, если в опись включаются несколько дел подряд с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Дела в опись вносятся в порядке алфавита наименований населенных пунктов, а в пределах пункта по алфавиту улиц. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т. д.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем организации.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества (не более 3-5 дел) могут быть внесены в годовой раздел ранее составленной описи под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела последней описи с продолжением нумерации, представленной на ЭПК комитета. Сводная итоговая запись при этом пересоставляется.
Годовой раздел описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК организации, после чего в случае согласования, в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.
Описи на похозяйственные книги представляются в муниципальный архив в 4 экземплярах, а затем на ЭПК комитета для рассмотрения и утверждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей на ЭПК комитета, но не позднее чем через 2 года после окончания ведения книг в делопроизводстве.
При печатании описи оставляется поле для подшивки шириной 20-30 мм на лицевой стороне листа слева, а на оборотной стороне листа справа. Между заголовками дел в описи необходимо соблюдать 1,5 интервала, между строк заголовка 1 интервал, между обозначением даты и первым заголовком 2 интервала. Опись печатается 14 шрифтом.
Список нормативно-методической литературы
Федеральный закон -ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»
Федеральный закон -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (Росархив. ВНИИДАД. М., 2007),
Основные правила работы архивов организаций (Росархив. ВНИИДАД. М., 2002)
ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Принципы и определения»
Органы местного самоуправления Приложение 1
территории Александровского
сельского поселения Азовского
района Ростовской области УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
Подпись Расшифровка
Подписи
Ф О Н Д № ___________
ОПИСЬ № 3__________
дел постоянного хранения
за 2001-2003год
№№ п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
500 | Похозяйственная книга № 1 хут. Веселый, ул. Горького | 45 | |||
501 | То же № 2 ул. Лесная | 40 | |||
502 | То же № 3 ул. Садовая, ул. Угловая | 48 | |||
503 | То же № 4 с. Ивановка | 46 | |||
504 | То же № 5 хут. Косенко | 45 | |||
505 | То же № 6 с. Ленинка, т.1 | 40 | |||
506 | То же № 7 т.2 | 40 | |||
507 | То же № 8 с. Ново-Николаевка, т.1 | 45 | |||
508 | То же № 9 т.2 | 40 | |||
509 | То же № 10 т.3 | 45 | |||
510 | То же № 11 хут. Очаков | 100 | |||
511 | То же № 12 хут. Потапов | 95 | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
512 | Похозяйственная книга № 13 хут. Таловый | 40 | |||
513 | Алфавитная книга хозяйств | 50 |
В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) ед. хр. с № 000 по № 000, в том числе:
литерные номера: _______________________
пропущенные номера: ___________________
Специалист И.Иванова
19.03.2007
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК организации
От 19.03.2007 № 1
Примечание: в соответствии с методическими рекомендациями по ведению похозяйственного учета в сельских администрациях, утвержденных распоряжением Главы Администрации (Губернатора) области , похозяйственные книги сельской администрации нумеруются после их закладки сквозной нумерацией. Присвоенный похозяйственной книге номер используется при заполнении алфавитной книги хозяйств.
Образец описи на похозяйственные книги
Основные порталы (построено редакторами)