Реферат на тему «Особенности работы в MS Access» (стр. 1 )

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» в г. Таре

филиал ОмГПУ в г. Таре

Реферат на тему «Особенности работы в MS Access»

Выполнил: студент 5 курса

Заочной формы обучения

Профиля «Информатика и ИКТ в образовани»

Проверил: ст. преподаватель

Тара, 2015 г.

Оглавление

Введение. 3

§1 Характеристика MS Access. 5

§2. Функциональные возможности MS Access. 10

Заключение. 23

Список литературы.. 25

Введение

Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL-сервере. В работе будут рассмотрены основные характеристики и возможности данной СУБД, сравнение с другими системами подобного класса.

Целью работы является определение сферы применения MS Access и круга решаемых ею задач. Необходимо определить, в какой области применение Access позволяет достичь максимальной эффективности. Для этого в работе будут решены такие задачи, как: рассмотрение возможностей MS Access, изучение факторов, влияющих на выбор СУБД, степень реализации в MS Access функциональных потребностей пользователей разного уровня. На основании этих данных будут указаны такие примеры применения этой СУБД, где она имеет максимальную эффективность.

В большинстве существующих источников по MS Access, упор сделан либо на подробное изучение функций и меню, либо на автоматизацию конкретной задачи, либо на сравнение с другими СУБД. Новизна данной работы заключается в том, что в ней Access будет рассмотрена с точки зрения применимости к тем или иным задачам.

Это актуально в данное время, так как рынок программного обеспечения постоянно изменяется, стремительно развивается компьютерная техника, и нужно иметь представление, какие возможности предоставляет то или иное программное обеспечение.

Практическое применение данная работа может найти при выборе средства для решения какой-либо задачи в бизнесе или управлении.

Microsoft Office Access 2007 предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями баз данных, пользователи могут быстро создавать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразования существующих баз данных или создания новой базы данных. С помощью Office Access 2007 можно легко адаптировать приложения базы данных и отчеты к меняющимся потребностям бизнеса. Расширенная поддержка компонента «Microsoft Windows SharePoint Services 3.0» в Office Access 2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими.

§1 Характеристика MS Access

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т. е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т. д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

При работе с Microsoft Access 2003 и Microsoft Access 2007 используются следующие типы данных [11]:

Тип данных	Описание	Примеры
Текстовый (Text)	Числа, буквы, знаки пунктуации и сим­волы, не более 255 (абзац среднего размера)	Имена, адреса, номера телефонов и описания товаров. Это наиболее распространенный тип данных
Поле MEMO (Memo)	Большие обьемы неформатированного текста до 65 536 символов (среднего размера глава в романе)	Статьи, заметки, письма, ордера на арест и другие короткие документы
Числовой (Number)	Все многообразие числовых данных, включая отрицательные и дробные числа	Любой тип чисел за исключением де­нежных значений. Хранит измерения, итоги и проценты
Денежный (Currency)	Аналогичен числовому типу, но опти­мизирован для хранения сумм в де­нежном выражении	Цены, платежи и статьи расходов
Дата/время (Date/Time)	Календарная дата или время суток (или и то и другое). Не применяйте этот тип данных для задания временных интервалов (количество минут в песне или продолжительность вашей трени­ровки), для этого больше подойдет числовой тип данных	Дни рождений, даты заказов, даты доставки, свидания и время наблюде­ний НЛО
Логический (Yes/No)	Содержит одно из двух значений: Да или Нет. (Вы можете их считать значе­ниями Истина (True) или Ложь (False)	Строго двухвариантные поля, как мужской/женский или санкционирован­ный/несанкционированный
Гиперссылка (Hyperlink)	URL (uniform resource locator, унифици­рованный указатель информационного ресурса) Web-сайта, адрес электрон­ной почты или полное имя файла	www. FantasyPets. com, nore-plies@antisocial. co. uk, f:\Documents\Report. doc
Вложение (Attachment)	Один или несколько отдельных фай­лов. Содержимое этих файлов колиру­ется в БД	Изображения, документы Word, элек­тронные таблицы Excel, звуковые фай­лы и т. д.
Счетчик (AutoNumber)	Хранит число, генерируемое програм­мой Access при вставке новой записи. Каждой записи автоматически при­сваивается уникальный номер, иден­тифицирующий ее	Применяется для уникальной иденти­фикации каждой записи, в особенности для первичного ключа (primary key) (см. разд. "Первичный ключ" далее в этой главе). Обычно столбец называется Код (ID)
Поле объекта OLE (OLE Object)	Хранит встроенные двоичные данные, соответствующие стандарту OLE (Object Linking and Embedding, приме­няется для обозначения технологий на основе СОМ, используемых для созда­ния составных документов внедрением и связыванием) ОС Windows. Приме­няется редко, т. к. приводит к быстро­му увеличению размера БД и другим проблемам. Почти всегда лучше выби­рать тип данных Вложение (Attachment)	Некоторые типы изображений и доку­ментов, созданных в других програм­мах. Главным образом, применяется в БД Access старого стиля. В наши дни проектировщики БД используют тип данных Вложение (Attachment) вместо поля объекта OLE

Текстовый (Text) — это универсальный тип данных. Он принимает любую комбинацию букв, цифр и других символов. Итак, вы можете применять текстовое поле для хранения двух слов (например, "Мэри Поппинс"), предложения ("Кандидатура — английская няня, склонная поэтическим взлетам.") или что-нибудь еще ("@#$d sf_&!") [11].

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

·  байт (Byte) – целые числа от 0 до 255 (1 байт);

·  целое (Integer) – целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

·  длинное целое (Long Integer) – целые числа от минус 2147483648 до [phone] (4 байта);

·  одинарное с плавающей точкой (Single) – числа от минус 3,4´1038 до +3,4´1038 с точностью до 7 знаков (4 байта);

·  двойное с плавающей точкой (Double) – числа от минус 1,797´10308 до +1,797´10308 с точностью до 15 знаков (8 байт).

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15–20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть[2].