О взаимодействии архивных учреждений Оренбургской области
с отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации
по Оренбургской области. Опыт и перспективы
Выступление консультанта комитета по делам архивов Оренбургской области на заседании коллегии 20 марта 2017 года |
Уважаемые коллеги!
Обеспечение социальных гарантий граждан России и своевременное предоставление им государственных и муниципальных услуг, связанных с исполнением социально-правовых запросов является одной из основных задач архивистов.
На протяжении последних полутора десятков лет наблюдается стабильный рост количества социально-правовых запросов, поступающих в архивы Оренбургской области. Если в 2005 году архивистами Оренбуржья исполнено около 35 тысяч запросов, то в 2016 году – почти 83 тысячи запросов.
В условиях ограниченности кадровых и материальных ресурсов руководителям архивных учреждений нелегко организовывать эту работу. Как и в ряде других регионов нашей страны, архивисты Оренбургской области, чтобы справиться с большим объемом поступающих социально-правовых запросов, вынуждены были остановить исполнение генеалогических запросов, отказаться от некоторых других видов работ.
Архивы всех уровней при этом активно взаимодействуют с соответствующими территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации. Архивисты предоставляют гражданам справки о стаже работы и заработной плате, а учреждения Пенсионного фонда на их основании оформляют документы, связанные с различными социальными выплатами.
Постоянно осуществляются взаимные консультации. Работники ПФР проверяют качество исполнения так называемых «льготных справок» и уточняют наличие документов, подтверждающих льготный характер работ. Отрадно отметить, что грубых нарушений сроков и качества исполнения запросов граждан в архивных учреждениях области не выявлено.
На расширенных заседаниях коллегии комитета по делам архивов специалисты и руководители Отделения периодически выступают перед работниками государственных и муниципальных архивов по проблемным темам.
Для повышения качества совместной работы архивных учреждений и территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации между комитетом по делам архивов Оренбургской области и Государственным учреждением - Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Оренбургской области 25 июня 2009 года заключено Соглашение о сотрудничестве и взаимодействии по эффективной реализации конституционных прав граждан в области пенсионного обеспечения.
Данным Соглашением узаконены правоотношения сторон, конкретизированы их обязанности при взаимодействии.
В рамках реализации Соглашения, Комитет предоставляет Отделению сведения о фондах государственных и муниципальных архивов, содержащих документы по личному составу, что значительно облегчает поиск необходимой информации по запросам граждан. Ежегодно для Отделения Пенсионного фонда РФ по Оренбургской области готовятся сведения о документах, которые находятся на хранении в государственных и муниципальных архивах Оренбургской области. К сожалению, это не сказывается на объеме запросов о подтверждении сведений о стаже и заработной плате работников организаций, документы которых в архив на хранение не поступали - количество непрофильных запросов, поступающих от органов ПФР, продолжает расти.
Во исполнение пункта 2.2.3 Соглашения Отделение информирует Комитет об организациях и предприятиях, находящихся в стадии ликвидации. Данные сведения направляются на электронные адреса архивов, размещаются на сайте комитета по делам архивов Оренбургской области и используются для организации работы по обеспечению сохранности документов по личному составу.
Отделение и комитет обмениваются нормативными и методическими документами. По наиболее важным вопросам в подведомственные организации направляются письма и рекомендации за подписью двух руководителей. Так, «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера в государственном учреждении «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (ГУ «ЦДНИОО»), 2009 г., прошли рецензирование специалистами Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Оренбургской области. В свою очередь, архивисты внесли предложения и поправки в «Методическое письмо о включении в страховой стаж периодов нахождения в учебных отпусках и периодов обучения на курсах по подготовке кадров», подготовленное Отделением в сентябре 2010 года для начальников управлений (отделов) ПФ РФ в городах и районах Оренбургской области, руководителей архивных учреждений области.
В соответствии с Федеральным законом -ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» федеральные органы исполнительной власти, органы государственных внебюджетных фондов, исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, а также органы местного самоуправления обязаны предоставлять государственные или муниципальные услуги, в том числе в электронной форме.
В целях совершенствования информационного взаимодействия между Комитетом по делам архивов Оренбургской области и Государственным учреждением – Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Оренбургской области 12 мая 2011года заключено Соглашение об обмене документами в электронном виде.
Во исполнение Соглашения в 2013 году разработаны Методические рекомендации об информационном обмене между управлениями (отделами) Пенсионного фонда Российской Федерации в городах и районах Оренбургской области и государственными, муниципальными архивами.
Тогда же разработан РЕГЛАМЕНТ информационного обмена между управлениями (отделами) Пенсионного фонда и государственными, муниципальными архивами Оренбургской области. Но, к сожалению, он не получил юридического оформления, на что до сих пор сетуют представители Пенсионного фонда.
В соответствии с действующим законодательством по организации предоставления государственных и муниципальных услуг, переводу их в электронный вид архивистами совместно со специалистами пенсионных органов внедрено программное обеспечение ViPNet Client с использованием средств криптографической защиты информации и с функциями электронной цифровой подписи.
Обмен электронными документами между государственными, муниципальными архивами области и управлениями (отделами) Пенсионного фонда Российской Федерации упростил получение заявителями государственных услуг, сделал обслуживание населения более качественным и доступным, сократил сроки исполнения социально-правовых запросов.
Количество запросов, поступивших от пенсионных органов по системе информационного взаимодействия, ежегодно увеличивается, что подтверждает важность и актуальность предоставления государственных и муниципальных услуг в режиме удаленного доступа.
Так, в ГБУ «ГАОО» в 2014 году от органов Пенсионного фонда по каналу ViPNet поступило 2,3% запросов, в 2015 году – 59%, в 2016 году -77% запросов.
Тем не менее, периодически возникают определённые трудности, связанные с предъявлением некоторыми работниками территориальных отделений Пенсионного фонда необоснованных требований к содержанию архивных справок и сроков их исполнения. На протяжении длительного периода преодолевались разногласия между архивами и территориальными органами ПФР при оформлении архивных справок в связи с тем, что от архивов требовали производить арифметические расчеты для определения суммы, необходимой для начисления пенсии. Органы ПФР настаивали на подготовке архивных справок по имеющимся у них образцам и формам. Кроме того, в разных территориальных органах ПФР подходы и требования сотрудников нередко отличаются друг от друга.
Эти проблемы - неизбежное явление в любом деле с участием двух и более ведомств. Все нюансы предусмотреть невозможно.
Комитетом по делам архивов Оренбургской области осуществлен ряд конкретных мероприятий, позволивших отстоять интересы архивной службы.
В 2013 году комитетом по делам архивов Оренбургской области разработана Анкета о взаимодействии архивных учреждений области с территориальными органами ПФР по Оренбургской области, благодаря которой проведен анализ состояния этой работы. В начале 2014 года итоговые данные были направлены Управляющему Государственным учреждением-Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Оренбургской области .
Это сыграло определенную роль в снижении количества взаимных претензий сотрудников архивов и отделений Пенсионного фонда. Во всяком случае, большинство информаций, полученных по итогам 2016 года из муниципальных образований Оренбуржья очень похожи на ту, что поступила из архивного отдел администрации Соль-Илецкого городского округа (цитирую): « Необоснованных требований к содержанию архивных справок и сроков их исполнения со стороны Пенсионного фонда не было. Запросы в муниципальный архив направляются периодически, а не одновременно по несколько запросов.
По факту льготной работы сотрудники пенсионного фонда сами работают в муниципальном архиве с документами, а затем составляют акт проверки факта льготной работы. В процессе сотрудничества между муниципальным архивом и Управлением ПФ РФ в Соль-Илецком районе трудностей не возникает, постоянно проводятся взаимные консультации, жалоб и претензий друг к другу нет».
При этом начальник архивного отдела администрации Соль-Илецкого городского округа Ольга Федоровна Вдовкина подчеркивает: «Хотелось бы отметить, что увеличилась запрашиваемая информация по исчислению трудового стажа и заработной платы от Пенсионного фонда, в связи с этим объем каждой архивной справки иногда достигает 40 лет выборки зарплаты и включает в себя информацию по нескольким организациям. На исполнение одной архивной справки уходит намного больше времени, чем раньше».
Действительно, если 5-7лет назад фиксировались случаи передачи из отделений ПФР на исполнение в муниципальные архивные учреждения до 70 запросов одновременно, то в последние годы их количество не превышает 15-20- да и это редкость. Но по прежнему от территориальных пенсионных организаций поступают запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы за хронологический период, охватывающий 10-20 и более лет, что затрудняет исполнение запросов в установленные законодательством сроки.
Архивисты на протяжении многих лет пытаются добиться, чтобы в одном запросе не указывался хронологический период более 10 лет. Оптимальным вариантом в таких ситуациях могло бы быть точное обозначение работниками ПФР периода для выявления сведений о заработной плате гражданина с учетом наилучшего коэффициента. В ходе работы возникают и другие сложности.
Больше всего претензий к сотрудникам отделений Пенсионного фонда у специалистов государственных архивов Оренбургской области
В этом случае архивы оперативно информируют комитет о проблемах, возникающих при взаимодействии с территориальными отделениями ПФР, которые обсуждаются и решаются на уровне Комитета и Отделения, направляются письма руководителям архивов и территориальных отделений с разъяснением того или иного вопроса. Подобные мероприятия, как правило, дают положительные результаты, но не снижают количество запросов, поступивших из отделений Пенсионного фонда, в которых указаны неполные или неверные сведения для поиска архивной информации.
(слайд с письмом)
От Управляющего Отделения Пенсионного фонда РФ по Оренбургской области 9 марта 2017 года в адрес комитета направлено письмо, в котором говорится: (цитирую) «Для исключения повторного направления в архивные органы запросов о подтверждении сведений о заработной плате, ранее представленных гражданами самостоятельно, просим указанные сведения выдавать по запросам органов Пенсионного фонда РФ».
Чтобы разрешить все трудности, которые возникнут у архивистов в связи с этим письмом, Комитетом по делам архивов и Отделением Пенсионного фонда РФ по Оренбургской области в ближайшее время планируется проведение совместной видеоконференции. К ней необходимо серьезно подготовиться. Должны быть озвучены и конкретные примеры необоснованных требований к содержанию архивных справок, и предложения по улучшению взаимодействия архивистов и специалистов Пенсионного фонда, по поиску выхода из сложившейся ситуации.
