ПРОЕКТ
Регламент автоматизированного документооборота между
Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации
и
Федеральным агентством по управлению особыми экономическими зонами Российской Федерации
Москва, 2007
СОДЕРЖАНИЕ
1 Термины и определения. 3
2 Общие положения. 4
3 Порядок межведомственного взаимодействия Министерства с Агентством 4
3.1 Подготовка и регистрация исходящего документа в Министерстве в адрес Агентства 4
3.2 Наложение в Министерстве резолюции на входящий/внутренний документ, где исполнитель – Агентство. 5
3.3 Передача документа в Агенство по каналу МВО.. 5
3.4 Проверка доставки документа/поручения в Агентство по каналу МВО.. 5
3.5 Регистрация в Агентстве входящего документа из Министерства, с использованием РК полученной по каналу МВО.. 6
3.6 Корректировка сведений о зарегистрированном входящем документе, полученном по каналу МВО 6
4 Порядок межведомственного взаимодействия Агентства с Министерством 6
4.1. Подготовка и регистрация исходящего документа в Агентстве в адрес Министерства 7
4.2. Передача документа в Министерство по каналу МВО.. 7
4.3. Проверка доставки документа в Министерство по каналу МВО.. 7
4.4. Регистрация в Министерстве входящего документа из Агентства, с использованием РК полученной по каналу МВО.. 8
4.5. Корректировка сведений о зарегистрированном входящем документе, полученному по каналу МВО.. 8
5 Обязанности и ответственность участников. 9
12 Термины и определения
Регистрационная карточка документа – учетная форма документа в системах электронного документооборота Минэкономразвития России (далее - Министерство) и РосОЭЗ России (далее - Агентство), предназначенная для внесения сведений о документе.
Система межведомственного обмена документами (далее МВО) – автоматизированная информационная система, обеспечивающая электронное взаимодействие между органами государственной власти, в части обмена документами, зарегистрированными в системах электронного документооборота, и поручениями по документам.
Система электронного документооборота Министерства (далее – СЭДО Министерства) – автоматизированная информационная система, в которой осуществляется обработка всей регистрируемой корреспонденции Министерства.
Система электронного документооборота Агентства (далее – СЭД Агентства) – автоматизированная информационная система, в которой осуществляется обработка всей регистрируемой корреспонденции Агентства.
Исполнитель – любой сотрудник Министерства/Агентства, исполняющий резолюцию документа.
Регистратор в Министерстве – ответственный за делопроизводство в департаменте Министерства, сотрудник отдела документационного обеспечения Департамента управления делами Министерства, осуществляющий регистрацию документов в СЭДО Министерства.
Регистратор в Агентстве – сотрудник общего отдела Управления делами РосОЭЗ, осуществляющий регистрацию документов в СЭД Агентства.
Ответственный регистратор – назначенный сотрудник из отдела, осуществляющего регистрацию входящих документов в Министерстве, который проводит мониторинг РК документов, не зарегистрированных в течение месяца, и формирует заявки на их удаление.
Советник – сотрудник организационного отдела Департамента управления делами Министерства, осуществляющий наложение резолюции на документ.
Контролер – сотрудник отдела контрольно-аналитической работы и приказов Департамента управления делами.
23 Общие положения
2.1. Данный Регламент определяет порядок межведомственного взаимодействия Минэкономразвития и РосОЭЗ. Межведомственное взаимодействие в рамках данного проекта Регламента представляет собой обмен документами, зарегистрированными в Системе электронного документооборота, между Министерством и Агентством по каналу межведомственного обмена документами.
2.2. Данный Регламент предназначен для сотрудников Министерства и Агентства, осуществляющих подготовку и регистрацию входящих и исходящих документов в Системе электронного документооборота (далее – Исполнитель и Регистратор соответственно), а так же накладывающих резолюции на документы (далее - Советник).
2.3. Данный Регламент основывается на Инструкции по делопроизводству Минэкономразвития России от 01.01.2001 г. № 000 и Временной инструкции по делопроизводству РосОЭЗ утвержденной приказом № П/0087 от 29.06.07.
34 Порядок межведомственного взаимодействия Министерства с Агентством
Взаимодействие Министерства с Агентством включает в себя следующее:
- отправка исходящих документов из Министерства в Агентство (см. п. 3.1) и регистрация данных документов в Агентстве как входящих (см. п. 3.5);
- создание в Министерстве поручений по документам, в том числе по организационно-распорядительным документам, в Агентство (см. п. 3.2) и регистрация данных поручений в Агентстве как входящих документов (см. п. 3.5).
3.14.1 Подготовка и регистрация исходящего документа в Министерстве в адрес Агентства
3.1.14.1.1 Исполнитель готовит проект документа во исполнение поручения или инициативного исходящего документа.
3.1.24.1.2 Исполнитель создает в СЭДО Министерства регистрационную карточку (РК) исходящего документа с временным номером.
3.1.34.1.3 Исполнитель в РК исходящего документа заполняет следующие обязательные поля:
- Вид документа;
- Доступ;
- Экз. №, если Доступ - ДСП;
- Подписал;
- Адресат;
- Кому;
- Вид доставки;
- Состав;
- Содержание;
- Исполнитель;
- Визы;
-Номер бланка.
3.1.44.1.4 Заполнение поля Содержание. Поле Содержание должно отражать суть письма. В данном поле должны содержаться основные факты, присутствующие в письме.
3.1.54.1.5 Исполнитель прикрепляет к РК исходящего документа файл документа и связывает РК с другими РК документов, на которые ссылается регистрируемый документ, если такие связи присутствуют.
3.1.64.1.6 Исполнитель передает исходящий документ на регистрацию.
3.1.74.1.7 Регистратор в Министерстве проверяет правильность заполнения полей РК документа в СЭДО и наличие прикрепленного файла.
3.1.84.1.8 Регистратор в Министерстве присваивает РК исходящего документа постоянный номер в СЭДО, с фиксацией даты регистрации, после чего документ передается адресату почтовой, фельдъегерской связью, курьерской доставкой, средствами факсимильной связи и посредством электронной почты или выдается лично исполнителю.
3.1.94.1.9 Регистратор передает РК документа адресатам.
3.24.2 Наложение в Министерстве резолюции на входящий/внутренний документ, где исполнитель – Агентство
3.2.14.2.1 Советник создает в СЭДО Министерства проект резолюции на документ, кроме организационно-распорядительных документов.
3.2.24.2.2 После подписания проекта резолюции руководителем Советник утверждает проект резолюции на документ в СЭДО.
3.2.34.2.3 Контролер выполняет в СЭДО рассылку организационно-распорядительного документа наложением резолюции без автора.
3.34.3 Передача документа в Агентство по каналу МВО
3.3.1. После присвоения регистрационного номера РК исходящего документа/ утверждения проекта резолюции в СЭДО автоматически производится отправка документа в Агентство по каналу межведомственного обмена документами
3.44.4 Проверка доставки документа/поручения в Агентство по каналу МВО
3.4.14.4.1 После регистрации исходящего документа в СЭДО Исполнитель уведомляется, по электронной почте, о фактах отправки и доставки документа адресату по каналу межведомственного обмена документами.
3.4.24.4.2 После утверждения проекта резолюции в СЭДО Министерства Советник/Контролер уведомляется, по электронной почте, о фактах отправки и доставки документа с резолюцией адресату по каналу межведомственного обмена документами.
3.4.34.4.3 Исполнитель/Советник/Контролер, при необходимости, может самостоятельно контролировать отправку и доставку документа (поручения по документу) адресату по каналу межведомственного обмена документами.
3.4.3.14.4.3.1 Исполнитель/Советник/Контролер находит в СЭДО РК документов, доставку которых необходимо проверить.
3.4.3.24.4.3.2 В РК каждого документа Исполнитель/Советник/Контролер открывает историю событий, где может отслеживать отправку и доставку документа (поручения по документу) в Агентство.
3.4.44.4.4 В случае если Исполнитель/Советник/Контролер, в течение 24 часов, не получил уведомления, по электронной почте, о факте доставки документа адресату, или не обнаружил соответствующую запись в истории событий РК, Исполнитель/Советник/Контролер уведомляет, в электронном виде, Службу СЭДО об этом факте.
3.54.5 Регистрация в Агентстве входящего документа из Министерства, с использованием РК полученной по каналу МВО
3.5.14.5.1 Регистратор в Агентстве после получения оригинала входящего документа по почте, фельдъегерской связью, курьерской доставкой, средствами факсимильной связи или посредством электронной почты на регистрацию от Министерства, с которым организовано межведомственное взаимодействие, находит в СЭДО РК входящего документа, который необходимо зарегистрировать.
3.5.24.5.2 Регистратор в Агентстве проверяет соответствие заполненных в РК полей и прикрепленного файла оригиналу документа, присваивает постоянный регистрационный номер документу с фиксацией даты регистрации.
3.5.34.5.3 Регистратор в Агентстве направляет документ на рассмотрение адресату.
3.64.6 Отказ от регистрации входящего документа в Агентстве, полученного по каналу МВО.
3.6.1. Входящий документ, полученный по каналу МВО из Министерства, может быть отклонен от регистрации, в случае обнаружения следующих ошибок:
§ Ошибка в заполнении РК документа: не совпадает содержание РК документа и содержание прикрепленного файла,;
§ Содержание прикрепленного файла не соответствует значению РК документа или прикрепленный файл отсутствует;
§ Документ (поручение по документу) направлен не по адресу.
3.6.2. Регистратор в Агентстве находит документ, который должен быть отклонен от регистрации из-за ошибки.
3.6.3. Регистратор в Агентстве, отклоняет входящий документ, при этом указывает одну из предопределенных причин, и при необходимости, комментирует отказ в регистрации.
3.6.4. В РК документа, в СЭДО, в историю событий РК, добавляется запись об отказе в регистрации, с указанием причины отказа. В зависимости от типа ошибки в подготовке документа, регистрации документа, или подготовки и утверждения резолюции, Исполнитель/Регистратор/Советник/Контролер будет проинформирован об этом факте по электронной почте.
3.74.7 Корректировка сведений о зарегистрированном входящем документе, полученном по каналу МВО
3.7.14.7.1 Если у Министерства-отправителя документа в СЭДО изменится РК документа или резолюция в Агентство, то у Агентства-получателя документа в поле Примечание измененной РК добавляется запись об изменении. Например, «22.10.2007 Внимание! Изменение в исходных данных. Изменен документ: Содержание – О реформе ЖКХ 2007 г.». Кроме того, система межведомственного обмена документами уведомляет, по средствам электронной почты, Регистратора, производившего регистрацию данного документа, об этом факте.
3.7.24.7.2 Регистратор в Агентстве вносит изменения в РК документа в СЭД.
45 Порядок межведомственного взаимодействия Агентства с Министерством
Взаимодействие Агентства с Министерством включает в себя следующее:
4. Отправка исходящих документов из Агентства в Министерство (см. п. 4.1) и регистрация данных документов в Министерстве как входящих документов (см. п. 4.4).
4.6. Подготовка и регистрация исходящего документа в Агентстве в адрес Министерства
4.6.1. Исполнитель готовит проект инициативного исходящего документа или документа во исполнение поручения и передает, в бумажном и электронном виде, в общий отдел для регистрации и отправки.
4.6.2. Регистратор в Агентстве создает в СЭД Агентства регистрационную карточку (РК) исходящего документа.
4.6.3. Регистратор в Агентстве в РК исходящего документа заполняет следующие обязательные поля:
- Вид адресата;
- Дело;
- Подписал;
- Дата подписания;
- Исполнитель;
- Структурное подразделение отправитель;
- Вид документа;
- Содержание;
- Количество листов;
- Количество приложений
- Количество листов приложений
- Прикрепленный файл
- Адресаты;
- Вид доставки;
4.6.4. Заполнение поля Содержание. Поле Содержание должно отражать суть письма. В данном поле должны содержаться основные факты, присутствующие в письме.
4.6.5. Регистратор в Агентстве вносит в поле Документ РК исходящего документа файл документа и связывает РК с другими РК документов, на которые ссылается регистрируемый документ, если такие связи присутствуют.
4.6.6. Регистратор в Агентстве присваивает РК исходящего документа постоянный номер в СЭДО, с фиксацией даты регистрации, после чего документ передается адресату почтовой, фельдъегерской связью, курьерской доставкой, средствами факсимильной связи и посредством электронной почты.
4.7. Передача документа в Министерство по каналу МВО
4.2.1. После присвоения регистрационного номера РК исходящего документа в СЭД Агентства автоматически производится отправка документа в Министерство по каналу межведомственного обмена документами.
4.8. Проверка доставки документа в Министерство по каналу МВО
4.8.1. После регистрации исходящего документа в СЭД Агентства система МВО уведомляет Регистратора, по электронной почте, о доставке документа адресату.
4.8.2. Регистратор, при необходимости, может самостоятельно контролировать доставку документа адресату по каналу межведомственного обмена документами.
4.2.2.1. Регистратор находит в СЭД РК документов, доставку которых необходимо проверить.
4.2.2.2. В РК каждого документа Регистратор находит поле Уведомление о доставке, где может удостовериться, в том, что документ доставлен в Министерство.
4.3.1. В случае, если Регистратор, в течение 24 часов, не получил уведомления, по электронной почте, о факте доставки документа адресату, и не обнаружил запись в поле Уведомления о доставке, о том, что документ бы доставлен, Регистратор уведомляет Службу СЭД Агентства об этом факте.
4.9. Регистрация в Министерстве входящего документа из Агентства, с использованием РК полученной по каналу МВО
4.9.1. Регистратор в Министерстве после получения входящего бумажного оригинала документа по почте, фельдъегерской связью, курьерской доставкой, средствами факсимильной связи или посредством электронной почты от Министерства, с которым организовано межведомственное взаимодействие, просматривает папку На регистрацию, в которой содержатся РК документов, созданные и полученные по каналу МВО в течение месяца.
4.9.2. Регистратор в Министерстве находит в папке РК входящего документа, который необходимо зарегистрировать.
4.9.3. Регистратор в Министерстве проверяет соответствие заполненных в РК полей оригиналу документа, присваивает постоянный регистрационный номер документу, с фиксацией даты, и печатает штамп и штрих код на документе.
4.9.4. Регистратор в Министерстве сканирует документ и направляет бумажный оригинал документа на рассмотрение адресату.
4.9.5. Ответственный регистратор не реже одного раза в неделю просматривает папку На регистрацию более месяца назад, в которой содержатся РК документов, созданных более одного месяца назад.
4.9.6. Ответственный регистратор формирует в электронном виде в Службу СЭДО заявку на удаление РК, которые находятся в папке На регистрацию более месяца назад.
4.9.7. Служба СЭДО на основании заявки Ответственного регистратора удаляет РК. Исполнителям, создавшим данные РК, автоматически отсылаются уведомления об их удалении.
4.10. Отказ от регистрации входящего документа в Министерстве, полученного по каналу МВО
4.10.1. Входящий документ, полученный по каналу МВО из Агентства, может быть отклонен от регистрации, в случае обнаружения следующих ошибок:
§ Ошибка в заполнении РК документа: не совпадает содержание РК документа и содержание прикрепленного файла,;
§ Содержание прикрепленного файла не соответствует значению РК документа или прикрепленный файл отсутствует;
§ Документ (поручение по документу) направлен не по адресу.
4.10.2. Регистратор в Министерстве находит документ, который должен быть отклонен от регистрации из-за ошибки.
4.10.3. Регистратор в Министерстве, отклоняет входящий документ, при этом указывает одну из предопределенных причин, и при необходимости, комментирует отказ в регистрации.
4.10.4. В РК исходного документа, в СЭД Агентства, в поле Зарегистрировано, появится запись об отказе в регистрации, с указанием причины отказа. Регистратор в Агентстве, проводивший регистрацию производивший регистрацию данного документа, будет проинформирован об этом факте по электронной почте.
4.11. Корректировка сведений о зарегистрированном входящем документе, полученному по каналу МВО
4.11.1. Если у Агентства-отправителя документа в СЭД изменится РК документа, то у Министерства-получателя документа, в историю событий РК добавляется соответствующая запись. Регистратор в Министерства, производивший регистрацию данного документа, будет проинформирован об этом факте по электронной почте.
4.11.2. Регистратор в Министерстве вносит изменения в РК документа в СЭДО Министерства.
56 Обязанности и ответственность участников
5.1. Исполнитель обязан прикреплять последнюю версию файла документа к регистрационной карточке исходящего документа в СЭДО Министерства/СЭД Агентства.
5.2. Регистратор в Министерстве/Агентстве обязан по мере поступления документов на регистрацию просматривать папку На регистрацию, проверять правильность заполнения автоматически созданных РК документов и присваивать им регистрационные номера с фиксацией даты регистрации.
5.3. Ответственный регистратор обязан просматривать папку На регистрацию более месяца назад не реже одного раза в неделю и формировать, в электронном виде, заявки в Службу СЭДО на удаление РК, которые находятся в этой папке.
5.4. Исполнитель/Советник/Контролер в Министерстве обязан убедиться в том, что документ (поручение по документу) доставлен в Агентство в течение 24 часов, и в случае сбоя в доставке обязан уведомить, в электронном виде, Службу СЭДО.
5.5. Регистратор в Агентстве обязан убедиться в том, что документ доставлен в Министерство в течение 24 часов, и в случае сбоя в доставке обязан уведомить, службу СЭД Агентства.
Лист согласования
СОСТАВИЛИ
Наименование организации | Должность | Фамилия, имя, отчество | Подпись / Дата |
ЗАО "Диджитал Дизайн" | Системный аналитик | ||
ЗАО "Диджитал Дизайн" | Руководитель проекта |
СОГЛАСОВАНО
Наименование организации | Должность | Фамилия, имя, отчество | Подпись / Дата |
Минэкономразвития России | референт отдела документационного обеспечения Департамента управления делами | Тимонин А. В. | |
РосОЭЗ | заместитель начальника Управления делами РосОЭЗ | Клецова Т. В. |
