ФГБОУ ВО Новосибирский ГАУ
Система менеджмента качества
Предупреждающие действия
Документированная процедура
СМК ДП 06–01–2016
Версия 1
Вводится в действие
Приказом № 000
от "1" сентября 2011 г.
Экз. №___
СОДЕРЖАНИЕ
1. НАЗНАЧЕНИЕ. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ…………………………………………….. | 4 |
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ……………………………………………………………... | 4 |
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ………………………………………… | 4 |
4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ………………………………………………………………. | 4 |
4.1 Общие положения………………………………………………………………………… | 4 |
4.2 Установление и регистрация потенциальных несоответствий………………………… | 6 |
4.3 Определение и планирование предупреждающих действий…………………………... | 7 |
4.4 Реализация предупреждающих действий……………………………………………….. | 7 |
5. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПД………………………………………………………. | 7 |
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ……………………………………………………………………. | 8 |
ПРИЛОЖЕНИЯ | |
Приложение 1 Отчет о потенциальном несоответствии…………………………………… | 10 |
Приложение 2 План предупреждающих действий………………………………………… | 11 |
Лист рассылки………………………………………………………………………................ | 12 |
Лист регистрации изменений………………………………………………………………… | 13 |
Лист ознакомления……………………………………………………………………………. | 14 |
1 НАЗНАЧЕНИЕ. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Настоящая документированная процедура применяется во всех подразделениях ФГБОУ ВО Новосибирский ГАУ и содержит описание порядка выполнения работ по проведению предупреждающих действий, а также ответственности и полномочий в рамках данной процедуры.
Распределение ответственности при проведении предупреждающих действий определяется в разделе 6.
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
ГОСТ Р ИСО 9000-2015 | Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь |
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 | Системы менеджмента качества. Требования |
3 ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ
Термины и определения, используемые в настоящей Документированной процедуре соответствуют ГОСТ Р ИСО 9000-2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации (3.12.1).
Продукция - выход организации, который может быть произведен без какого-либо взаимодействия между организацией и потребителем (3.7.6).
Несоответствие – невыполнение требования (п. 3.6.9).
Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным (п. 3.6.4).
Используемые сокращения:
БЖД – безопасность жизнедеятельности;
ВО – высшее образование;
ГОСТ Р – государственный стандарт Российской Федерации;
ДП – документированная процедура;
ЖЦП – жизненный цикл продукции;
НД – нормативный документ;
ОМК - отдел менеджмента качества
ОПОП - основная профессиональная образовательная программа
ПД – предупреждающие действия;
СМК – система менеджмента качества;
УО – учебная организация;
УМК – учебно-методический комплекс.
4 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ
4.1 Общие положения
Документированная процедура СМК ДП 06–01–2016 разработана в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Целью процедуры «Предупреждающие действия» является установление порядка выполнения ПД в системе менеджмента качества университета.
Предупреждающие действия направлены на выявление, анализ и устранение причин потенциальных несоответствий, связанных с продукцией, процессами и системой менеджмента качества в целом.
Предупреждающие действия представляют собой совокупность организационно-технических мероприятий по надзору за СМК, за ходом процессов, за деятельностью подразделений, по выявлению обстоятельств, способных вызвать несоответствия, анализу причин и выполнению необходимых действий по предотвращению потенциальных несоответствий, связанных с продукцией, процессами и системой менеджмента качества в целом.
Следовательно, предупреждающими являются действия по выявлению на основе анализа возможных опасностей и устранению рисков.
Предупреждающие действия могут быть направлены на изменение:
o стратегии организации;
o позиционирования организации на рынке;
o номенклатуры оказываемых услуг; видов деятельности; перечня ОПОП выпускаемых специалистов;
o уровня выпускаемых специалистов (бакалавр, специалист, магистр, кадров высшей квалификации);
o объема набора абитуриентов по направлениям (специальностям);
o политики и целей в области качества;
o структуры документации СМК;
o организационной структуры вуза;
o ответственности и полномочий в системе менеджмента качества;
o распределения ресурсов;
o процессов СМК;
o методов работы в процессах ЖЦП;
o методик измерения параметров продукции и процессов;
o применяемой техники и др.
С целью максимального снижения рисков предупреждающие действия должны быть реализованы на начальных стадиях. Это такие работы, как:
o анализ внешних факторов, тенденций в развитии системы ВПО, экономики и выстраивание стратегии и политики организации;
o анализ СМК, выявление ошибок, устранение несоответствий и развитие СМК;
o определение всех необходимых требований к персоналу и обеспечение подбора, обучения, инструктажей, мотивации и т. д.
o определение всех необходимых требований к информации и документации и обеспечение информацией и документацией в полном объеме;
o разработка и анализ УМК; программ обучения, методик работы с контингентом, при обучении которого существуют значительные риски возникновения несоответствий;
o определение всех необходимых требований к продукции и обеспечение их выполнения;
o определение и выполнение всех необходимых требований к материалам, учебным пособиям, к поставщикам, к входному контролю;
o анализ обязательств заказчиков и поставщиков и выстраивание взаимовыгодных отношений (относится как поставщикам абитуриентов, так и поставщикам материалов, учебных пособий, услуг, в т. ч. – поставщикам производственных баз для практики студентов);
o определение всех необходимых требований к инфраструктуре и производственной среде, а именно: требований к зданиям; учебным, вспомогательным, бытовым, спортивным и др. помещениям; компьютерной и др. технике; к обеспечению энергоресурсами, обеспечению БЖД; условиям пребывания студентов в университете; обеспечение выполнения требований;
o привлечение при необходимости экспертов и получение заключений экспертов по выявленным проблемам, по степени риска;
o определение, разработка и внедрение необходимых документов, методов ужесточения контроля, направленных на снижение выявленных рисков;
o идентификация рисков, связанных с качеством.
Идентификация рисков осуществляется путем составления перечня возможных источников рисков, проведения их классификации и присвоения им порядковых номеров в перечне. Затем выявленные потенциальные риски сравниваются с составленной классификацией и выявленным потенциальным рискам присваиваются соответствующие номера.
4.2 Установление и регистрация потенциальных несоответствий
Установление потенциальных несоответствий и их причин – это выявление возможных проблем до их появления и установление причин возникновения этих проблем.
Основанием для выполнения процедуры являются:
- прогнозируемые требования потребителей и данные оценки удовлетворенности заинтересованных сторон;
- оценка и анализ руководством состояния и эффективности СМК;
- анализ данных по характеристикам и тенденциям процессов и их результатов (продукции);
- обзоры состояния рынка ВО;
- информация о ситуациях, возникших в аналогичных УО,
- исследования новшеств и прогрессивных тенденций в сфере ВО;
- анализ данных по направлениям развития сельскохозяйственных технологий в других странах;
- информация о новейших научных разработках и открытиях в сферах, связанных с процессом обучения в университете;
- результаты экспертных проверок;
- прогноз политической, экономической и социальной ситуации;
- прогноз техногенных и природных факторов;
- отчеты о бенчмаркинговых исследованиях и т. д.
Потенциальные несоответствия и их причины могут быть выявлены путем анализа перечисленных факторов, а так же в СМК, в процессах, на всех стадиях жизненного цикла продукции.
Выявленные персоналом различного уровня потенциальные несоответствия подлежат идентификации и регистрации путем оформления "Отчета о потенциальном несоответствии" (Форма Приложение 2). Формулировка потенциального несоответствия должна быть подписана сотрудником, ее оформившим.
Отчет передается в подразделение, ответственное за СМК. Руководитель отдела менеджмента качества передает отчет о потенциальном несоответствии руководителю подразделения, в котором выявлено потенциальное несоответствие. Получив отчет, он прорабатывает его со своими специалистами с тем, чтобы определить предупреждающие действия. Запись о разработанных действиях вносится в полученный подразделением отчет о потенциальном несоответствии, после чего он передатся обратно в подразделение, ответственное за СМК для дальнейшего контроля.
Информацию о потенциальных несоответствиях и предложениях о ПД начальник отдела менеджмента качества передает представителю руководства по качеству с приложением копии отчета о потенциальном несоответствии, который, в свою очередь, доводит информацию до ректора.
4.3 Определение и планирование предупреждающих действий
На основании анализа процессов и СМК в целом, анализа факторов успеха и обеспечения безопасности организации, а так же на основании анализа отчетов о выявленных потенциальных несоответствиях ректор принимает решение о разработке предупреждающих действий и дает задание представителю руководства по качеству о разработке плана ПД (форма Приложение 3).
Предупреждающие действия планируются исходя из следующих моментов:
- уровня риска потенциального несоответствия;
- потерь или затрат при превращении данного потенциального несоответствия в реальное;
- затрат на выполнение предупреждающих действий.
Если потенциальное несоответствие имеет невысокий уровень риска и не грозит большими затратами в будущем, то предупреждающие действия по нему допускается не проводить. Если потенциальное несоответствие имеет высокий уровень риска и грозит большими затратами (потерями) при превращении его в реальное несоответствие, то предупреждающие действия должны быть адекватными и выполнены в кратчайшие сроки.
В План ПД представитель руководства по качеству включит решения ректора, решения Ученого Совета и Совета по качеству, направленные на предупреждение рисков и устранение причин потенциальных несоответствий. При разработке Плана ПД отделом качества определяются и фиксируются срок и метод определения результативности (эффективности) предупреждающего действия.
Определение предупреждающих действий и оценка риска осуществляется совместными усилиями владельца процесса, в рамках которого было выявлено данное потенциальное несоответствие, подразделения, ответственного за СМК, и руководства университета.
Определение результативности (эффективности) предупреждающих действий находится в компетенции представителя руководства по качеству, который получает всю необходимую информацию от подразделения, ответственного за СМК.
4.4 Реализация предупреждающих действий
Предупреждающее действие должно быть выполнено в срок, определенный в Плане ПД. Информация от подразделения о выполнении запланированных мероприятий, поступающая в ОМК.
Если замечаний к исполнителю нет, то данное предупреждающее действие считается закрытым.
Если запланированное ПД не выполнено в установленные сроки или выполнено с замечаниями, представитель руководства по качеству выясняет причины принимает решение о корректировке срока или других действиях.
5 Оценка РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ (эффективности) предупреждающих действий
Критерием результативности (эффективности) является соотношение потерь от возникновения несоответствия, если оно станет реальным (затрат на устранение несоответствий и их последствий) к затратам на предупреждение причин их появления.
Если предупреждающее действие признано неэффективным, то создается новый документ "Отчет о потенциальном несоответствии", в котором заполняется графа "Формулировка потенциального несоответсвия" с учетом исходной формулировки и имеющейся на тот момент информации. Дальнейший порядок работы определен п. п. 4.3-4.4.
6 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Ответственность за выполнение процедуры ПД распределяется соответствующим образом:
Высшее руководство (ректор) несет ответственность за:
o анализ данных и факторов успеха организации;
o результативность (эффективность) процессов СМК и своевременное принятие решений о необходимости предупреждающих действий;
Представитель руководства по качеству несет ответственность за:
o планирование ПД и их выполнение;
o координацию и мониторинг всей деятеятельности в организации по осуществлению процедуры;
o оценку результативности (эффективности) предпринятых действий;
o составление и предоставление ректору отчета и предложений по улучшению СМК;
Руководитель подразделения, ответственного за СМК (отдел менеджмента качества) несет ответственность за:
o сбор информации о выявленных потенциальных несоответствиях;
o обеспечение поддержания в рабочем состоянии и хранение записей, подтверждающих выполнение процедуры.
Руководители подразделенй несут ответственность за выполнение ПД в касающейся их части и предоставление информации в СК и представителю руководства по качеству.
Определение и выполнение предупреждающих действий производится в соответствии с блок-схемой (рисунок 1), приведенной ниже.
Подпись разработчика Начальник отдела менеджмента качества / /
(Должность, ФИО) (подпись)
 |
Рисунок 1 - Блок-схема процедуры «Предупреждающие действия»
Приложение 1
Отчет о потенциальном несоответствии № _________ от «___» ______________ 20__ г. | ||
| ||
Подразделение: ___________________________________________________________________ Проект: ________________________________ Процесс: _________________________________ Нормативный документ: _____________________________________________________________ | ||
Формулировка потенциального несоответствия: | ||
ПД отложено | Дата: | Подпись: |
Ответственный по ПД: | ||
Предупреждающие действия: | ||
Дата: | Подпись: | |
Выполнение ПД | ||
Дата: | Подпись: | |
Критерии эффективности ПД: | ||
Дата: | Подпись: | |
Комментарий: |
Продолжение – протокол № __________ | |
Дата: | Подпись: |
Новое потенциальное несоответствие Продолжение по протоколу №__________
Высокий Средний НизкийПриложение 2
УТВЕРЖДАЮ
Ректор
__________
«___»__________20__ г.
ПЛАН ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ
На________20__ г.
№№ п/п | Подразделение | Наименование предупреждающих действий | Срок внедрения | Затраты на внедрение Тыс. руб. | Положительный экономический эффект от внедрения Тыс. руб | Эффективность % | Ответственный исполнитель | Подпись лица ответственного за исполнение | Отметка об исполнении |
Представитель руководства по качеству_________________(Ф. И.О.)
лист РАССЫЛКИ
№№ п/п | Наименование подразделения | Номер экземпляра | Подпись и расшифровка подписи должностного лица, получившего док. | Примечание |
Подпись лица, произведшего рассылку _________________________ / /
(Должность, ФИО) (роспись)
Дата рассылки «____» _________ 20 г.
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
№ п/п | Номера страниц | № "Извещения об изменении" | Дата введения изменения, № приказа и дата | Подпись | |||
измененных | замененных | новых | аннулированных | ||||
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
Дата ознакомления | Наименование должности | Подпись | Расшифровка подписи | Номер изменения |
