Регламент по оценке рисков, связанных с недобросовестными контрагентами

Данный регламент носит рекомендательный характер.

Каждая организация может вносить в него изменения в соответствии с собственными

опытом и спецификой

Регламент по оценке рисков, связанных с недобросовестными контрагентами

Часть 1. Перед заключением договора необходимо запросить пакет документов, позволяющих проверить потенциального контрагента:

Для контрагента - юридического лица:

·  Копию актуального устава (заверенную печатью и подписью гендиректора) со всеми дополнениями и изменениями, действующими на отчетную дату;

·  Копию решения (протокола) о назначении единоличного исполнительного органа;

·  Выписку из ЕГРЮЛ, выданную не ранее чем за месяц до момента заключения договора;

·  Копию свидетельства о регистрации, при этом, если фирма меняла название – копию соответствующего свидетельства (листа записи);

·  Копию лицензии или иного документа, если такой документ/лицензия предусмотрен действующим законодательством в качестве необходимого для осуществления деятельности, предусмотренной в договоре;

·  Копию доверенности (при этом предъявляется оригинал для сличения с копией) в случае подписания договора от имени контрагента лицом, не являющимся единоличным исполнительным органом;

·  В случае необходимости – разрешение компетентного органа контрагента на совершение сделки;

·  Ксерокопию паспорта гендиректора (для идентификации подписи);

·  Бухгалтерскую отчетность за несколько периодов и аудиторское заключение, если таковое имеется;

·  Справку об отсутствии задолженности по налоговым платежам

·  Сведения о среднесписочной численности работников;

·  Сведения о составе объектов основных средств с приложением подтверждающих документов (например, копии свидетельств о регистрации транспортных средств);

·  Налоговые декларации по НДС за несколько периодов или декларация УСН.

Для контрагента - индивидуального предпринимателя:

·  Копию свидетельства о внесении записи в ЕГРИП;

·  Копию свидетельства о постановке на налоговый учет, выданного налоговым органом;

·  Копию лицензии или иного документа, если такой документ/лицензия предусмотрен действующим законодательством в качестве необходимого для осуществления деятельности, предусмотренной в договоре;

·  Ксерокопию паспорта гендиректора (для идентификации подписи);

·  Бухгалтерскую отчетность за несколько периодов и аудиторское заключение, если таковое имеется;

·  Справку об отсутствии задолженности по налоговым платежам

·  Сведения о среднесписочной численности работников;

·  Сведениями о составе объектов основных средств с приложением подтверждающих документов (например, копии свидетельств о регистрации транспортных средств);

·  Налоговые декларации по НДС за несколько периодов или декларация УСН.

Часть 2. После выполнения части 1 данного регламента, следующим шагом необходимо:

·  Удостоверится в том, что бизнесом управляет не номинальный, а реальный гендиректор

·  Проверить, что у контрагента имеется заключенный договор с ветеринарными врачами;

·  Проверить наличие договора аренды офиса и склада у контрагента;

·  Проверить адрес контрагента с целью выявления возможной массовой регистрации компаний по данному адресу (необходимо проверять, но не применять данный критерий в том случае, если контрагент сидит в бизнес - центре, на крупных складах и т. д.);

·  Проверить наличие/отсутствие информации о гендиректоре в реестре дисквалифицированных лиц;

·  Проверить контрагента (юр. лицо), в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица;

·  Проверить наличие/отсутствие информации об юридическом лице в перечне компаний, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более года.

Для проверки можно использовать официальный сайт nalog. ru и/или другие официальные источники.

Часть 3. Заключение договора

·  Содержание вышеуказанных документов необходимо проанализировать, дать оценку рискам и совершить аналитические процедуры в отношении показателей отчетности (оформить в форме Check List, см. приложение №1);

·  После проведения всех необходимых мероприятий, связанных с проверкой контрагента на добросовестность и принятия положительного решения, можно заключать договор, при этом при заключении договора, по возможности, следует включать в него пункт о раскрытии информации.

Приблизительный текст данного пункта в договоре поставки товара :

Данным пунктом, Покупатель выражает свое согласие на использование, раскрытие и предоставление Поставщиком/Поставщику любой информации в рамках данного договора поставки (закупки), а также любой информации о Покупателе и/или его аффилированных лицах (включая, но не ограничиваясь данными бухгалтерского баланса и иной информацией, необходимой для оценки финансового состояния Покупателя), которая известна либо станет известна Поставщику в ходе его деловых отношений с покупателем и/или любым из его аффилированных лиц (далее - “Информация”). Такое согласие распространяется на использование, раскрытие и предоставление Поставщиком Информации в органах Федеральной налоговой службы, правоохранительных и прочих государственных органах РФ.

Настоящим Покупатель, в соответствии с положениями п. 4 ст. 185 ГК РФ, уполномочивает представителей Поставщика, получать Информацию в период с даты заключения данного Договора до истечения 3 (трех) летнего срока с Даты последней поставки в адрес Покупателя.

Приблизительный текст данного пункта в договоре покупки товара: Данным пунктом, Поставщик выражает свое согласие на использование, раскрытие и предоставление Покупателем/Покупателю любой информации в рамках данного договора поставки, а также любой информации о Поставщике и/или его аффилированных лицах (включая, но не ограничиваясь данными бухгалтерского баланса и иной информацией, необходимой для оценки финансового состояния Поставщика), которая известна либо станет известна Покупателю в ходе его деловых отношений с поставщиком и/или любым из его аффилированных лиц (далее -“Информация”). Такое согласие распространяется на использование, раскрытие и предоставление Покупателем Информации в органах Федеральной налоговой службы, правоохранительных и прочих государственных органах РФ.

Настоящим Поставщик, в соответствии с положениями п. 4 ст. 185 ГК РФ, уполномочивает представителей Покупателя, получать Информацию в период с даты заключения данного Договора до истечения 3 (трех) летнего срока с Даты последней поставки в адрес Покупателя

·  Лицом, заключающим договор от имени юридического лица, может быть генеральный директор организации (или же иначе названный единоличный исполнительный орган общества, например, президент, руководитель) или лицо, действующее по доверенности. Перед заключением договора необходимо проверить полномочия подписанта;

·  Если договор подписывает генеральный директор общества, необходимо удостовериться, что директор действующий (можно проверить в выписке из ЕГРЮЛ). Не редко владельцы бизнеса при найме генерального директора ставят ограничения на совершение сделок, например, с недвижимостью или устанавливают определенный лимит сделки, выше которого единоличный исполнительный орган не может самостоятельно заключать договора. Поэтому целесообразно изучить положения устава – удостовериться, имеет ли генеральный директор право заключать подобные договора, нет ли необходимости утверждения сделки советом директоров или общим собранием участников. Рекомендуется также выяснить, когда истекают полномочия генерального директора;

·  В случае подписания договора лицом, действующим по доверенности, нужно получить ее заверенную копию. На доверенности обязательно должна стоять дата ее выдачи – доверенность без даты признается ничтожной. Необходимо также обратить внимание на срок действия доверенности. Если он не указан, срок признается равным году согласно ГК РФ. На доверенности должны стоять подпись и печать организации. Также необходимо выяснить, кем подписана доверенность, и провести аналогичную проверку генерального директора или иного лица, выдавшего доверенность от лица компании. Целесообразным является и телефонный звонок в организацию.

После подписания договора, все копии документов, указанных в ч. 1-2 настоящего регламента (в том числе Check List), а также оригинал подписанного договора, со всеми приложениями/дополнениями необходимо разместить в архиве организации (на электронном или физическом носителе).

Также обращаем ваше внимание на то, что в период работы с контрагентом необходимо осуществлять действия, направленные на уменьшение рисков, связанных с недобросовестными контрагентами.

·  Проверять ветеринарные свидетельства/справки, выписанные в адрес вашей организации. В обязательном порядке ветеринарное свидетельство/справка должны быть выдана вашему контрагенту для дальнейшего «следования» в ваш адрес (см. приложение №2);

·  Сохранять переписку с контрагентами;

·  В случае принудительной закупки через неизвестных для Вас контрагентов записывать разговоры, сохранять переписку и сообщать о данных случаях в Ассоциацию производственных и торговых предприятий рыбного рынка;

·  Проверять подлинность (правомерность) подписанта первичной документации, (обязательно наличие доверенностей на подписантов);

·  По истечению каждого квартала запрашивать выписку из книги продаж (книги покупок) в ваш адрес и декларацию по НДС с подтверждением сдачи и получения декларации в ИФНС, заверенные подписью (гл. бухгалтера/директора) и печатью контрагента;

·  Проверять декларации по НДС на предмет суммы оборота указанного в строках 010-060 декларации. Сумма оборота должна превышать сумму вашего оборота с контрагентом.

·  По истечению каждого квартала связываться со своей налоговой инспекцией на предмет выявления налоговых разрывов. В случае выявлении таковых незамедлительно связываться с контрагентами для устранения разрывов. Если налоговые разрывы постоянно возникают с одними и теми же контрагентами, сообщать об этом в Ассоциацию производственных и торговых предприятий рыбного рынка;

·  Каждые полгода повторно проверять всех действующих контрагентов согласно п. 1-2 настоящего регламента.

Часть 4. Рекомендовано разработать положение по проверке контрагентов для отделов закупки/продаж и дополнить должностные инструкции.

Блок схемы для положения приведены ниже.

·  Убедитесь, что копии учредительных документов заверены руководителем контрагента.

·  Выписка из ЕГРЮЛ показывает, что контрагент действительно работает и его директор не дисквалифицирован.

Приложение к Общей инструкции по

уменьшению рисков связанных с

недобросовестными контрагентами

Check List

Наличие документа	Да/нет		Выполнения действий	Выполнено (Да/нет)
Копия актуального устава			Удостоверится в реальности и полномочиях директора
Копию решения (протокола) о назначении единоличного исполнительного органа			Проверка заключенного договора с ветврачами у контрагента
Выписка из ЕГРЮЛ			Проверка заключенного договора аренды офиса и склада у контрагента
Копия свидетельства о регистрации			Проверка адрес контрагента на предмет массовой регистрации
Копия лицензии либо иного документа			Проверка директора в реестре дисквалифицированных лиц
Копия доверенности на подписанта			Проверка контрагента (юр. лицо), в составе исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица
Ксерокопия паспорта ген директора			Проверка сведения о юридическом лице, в списке имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более года
Бухгалтерская отчетность			Проверка полномочия подписанта договора
Налоговая декларации по НДС (УСН)			Переписка с поставщиком
Справку об отсутствии задолженности по налоговым платежам			Иные предпринятые действия:
Копию свидетельства о внесении записи в ЕГРИП
Сведения о среднесписочной численности
Сведениями о составе основных средств с приложением подтверждающих документов (например, копии свидетельства о регистрации транспортного средства)
Иные документы:
Дата
подпись
Расшифровка

Приложение к Общей инструкции по

уменьшению рисков связанных с

недобросовестными контрагентами