Шампань дизайн-отель
Базой для создания электронного документооборота будет являться реально существующее коммерческое предприятие Шампань дизайн-отель, которое предоставляет услуги питания, размещения клиентов в одноместных и двуместных номерах, а также номерах класса полулюкс и люкс на городском и региональном уровне. Основным видом деятельности является - организация комплексного туристического обслуживания. Внутри предприятия выделяются 5 подразделений:
- директор по размещению;
-директор по общественному питанию;
- финансовый директор;
- технический директор, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий - клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве (-Москва). В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор. Структура организации представлена на рисунке 1.
Управление любым гостиничным предприятием осуществляется на базе организационной структуры, представляющей собой совместную деятельность нескольких организационных структур или служб:
Название службы | Состав |
Служба управления номерным фондом | директор или менеджер по эксплуатации номеров |
Служба общественного питания | кухня, ресторан, бары и кафе, секция уборки внутренних помещений и мойки посуды, отдел обслуживания массовых мероприятий, обслуживание номеров |
Административная служба | секретариат, финансовая служба, кадровая служба, инспекторы по противопожарной безопасности и технике безопасности |
Коммерческая служба | коммерческий директор, служба маркетинга |
Инженерные (технические) службы | |
Вспомогательные службы |
Таким образом, в документационном обмене задействовано 5
подразделений. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает
соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также
внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной
компании.
Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру
организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – являясь филиалом
Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы
электронного управления документами происходило на базе уже внедренных
систем внутри Ставропольского филиала.
Рисунок 1 – Структура предприятия
Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив. Служба делопроизводства в отеле «Шампань-отель» представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
В состав Общего отдела входит:
-Секретариат Генерального Управления.
-Административно – хозяйственный отдел.
Организационная структура службы документационного обеспечения управления отеля «Шампнь-Дизайн» – Общего отдела
– непосредственное подчинение
– функциональное подчинение
Организация документооборота включает в себя: порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции, порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов, организация контроля исполнения документов, поисковая система по документам, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, экспертиза ценности документов, передача дел в архив. Подразделения отеля «Шампань дизайн» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.
Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве Шампань дизайн-отель
Сводная номенклатура дела гостиницы «Турист» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние.
Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
– Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т. п.);
– Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
– Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т. д.). Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел – гостиницы «Турист».
Схема движения входящей документации в гостинице
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в гостинице «Турист» осуществляется централизованно секретарем-референтом Генерального управления. При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.
Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора Шампань дизайн-отель передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям.
Схема прохождения исходящих документов в гостинице
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
Ø составление проекта документа исполнителем;
Ø проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
Ø согласование проекта документа;
Ø подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
Ø регистрация документа;
Ø отправка документа адресату;
Ø подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. В Шампань дизайн-отель проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.
