Министерство образования Российской Федерации
Барнаульский государственный педагогический университет
________________________________________________________________
Утверждаю
Ректор БГПУ
________________
"____"_______________ 2004 г.
Технологическая инструкция по созданию аналитического описания статьи из сборника в АБИС «Руслан» в справочно-библиографическом отделе НПБ БГПУ
Проректор по инновациям и информационным технологиям
__________
"____"__________ 2004 г.
Директор НБ
________
"____"____________ 2004 г.
2004 г.
Целью работы является создание машиночитаемых библиографических записей в формате RUSMARC на документы аналитического уровня. Работа производится средствами АРМа комплектатора-каталогизатора в программе «Руслан».
Описание документов создается в отделе комплектования, дорабатывается в отделе каталогизации, поэтому при создании записи на статью ряд полей уже заполнен, для некоторых полей значения установлены по умолчанию или автоматически.
Задача библиографа - дополнить необходимыми элементами описания данный документ, заполнив недостающие поля.
При заполнении полей и подполей следует помнить:
- знаки препинания в конце полей и подполей не ставятся;
- для ввода данных необходимо выделить нужное поле (подполе), установить курсор в правой части экрана – редакторе значения текущего элемента, ввести нужные сведения, нажать клавишу «Enter»;
- для ввода данных из раскрывающегося в правой части экрана-редактора списка необходимо выделить нужную строку (одним щелчком левой клавиши мыши) и нажать клавишу «Enter»;
- для удаления поля или подполя необходимо выделить удаляемое поле или подполе и нажать клавишу «Delete»;
- для добавления поля необходимо выделить строку любого другого поля, нажать правую кнопку мыши, выбрать из списка строку «Добавить поле», выбрать строку с нужным блоком полей, выбрать нужное поле и щелкнуть один раз левой клавишей мыши;
- для добавления подполя необходимо выделить строку «Добавить подполе» и один раз щелкнуть левой клавишей мыши.
Сокращать слова только в подполе $е в 200-м поле в соответствии с ГОСТ 7.12-93. Все остальные поля заполнять без сокращений.
Поступления документов в справочно-библиографический отдел:
Все документы на описание поступают в СБО с выставки «Новые поступления».
Документы предварительно отмечаются вкладышем в кармашек книги сотрудником СБО согласно закрепленным за ним разделом ББК по должностной инструкции.
Аналитическая обработка документа:
Проводится систематизация статей по таблицам ББК (Библиотечно-библиографическая классификация).
Определяются ключевые слова согласно «Методическим рекомендациям по координатному индексированию».
Создание новой библиографической записи:
Выбрать название нужного шаблона записи из меню главного окна «Запись - Создать новую библиографическую» - «Аналитика из книги» или воспользоваться кнопкой «Б».
Поля (подполя) шаблона настроены заранее.
Проверить правильность заполнения параметров Маркера.
Маркер записи (указатель) находится в начале каждой записи Российского коммуникативного формата. Сдержит данные, необходимые при обработке записи.
6 Тип записи (а) – текстовые материалы, печатные - установлен по умолчанию.
7 Библиографический уровень (а) – аналитический.
8 Код иерархического уровня (2) .
17 Уровень кодирования (#) – полный уровень – выбрать из списка.
1. Блок кодированной информации.
Блок содержит кодированные элементы данных фиксированной длины.
Данные в этих полях определяются относительной позицией символа, считая первый символ, следующий за идентификатором подполя, нулевым. Если данное поле не является обязательным и библиографическое агентство не предоставляет соответствующей кодированной информации, поле не приводится. Если данные, не являющиеся обязательными, не используются, их позиции в поле содержат символы-заполнители ' | '.
100 Данные общей обработки.
Поле содержит кодированные данные фиксированной длины, применимые к записям о документах, представленных на любых носителях.
0-7 Дата ввода записи в файл устанавливается автоматически.
8 Тип даты публикации <d> - монография.
9-12 Дата публикации1 -<> - год издания документа.
13-16 Дата публикации 2 - <>
17-19 Код целевого назначения <k> - для взрослых, научная – устанавливается по умолчанию.
20 Код правительственной публикации <у>-неправительственная публикация – устанавливается по умолчанию.
21 Код модифицированной записи <0>.
22-24 Язык каталогизации “rus” – устанавливается по умолчанию.
34-35 Графика заглавия (алфавит) «rus» - по умолчанию.
101 Язык документа.
Поле содержит кодированную информацию о языке каталогизируемого документа, его частей и заглавия, а также указывает на язык оригинала, если документ является переводом. Обязательное
И 1 Индикатор перевода 0-документ на языке оригинала - по умолчанию.
$а - язык текста «rus» - по умолчанию.
Повторяется, когда текст написан более чем на одном языке.
Если документ является переводом, следует установить:
И 1 Индикатор перевода 1 - документ является переводом оригинала.
$а - язык текста «rus»;
$c - язык оригинала - выбрать из списка.
102 Страна публикации или производства.
Поле содержит коды одного или более наименований стран публикации или производства документа.
$а - страна публикации «RU» - по умолчанию.
2 Блок описательной информации.
200 Заглавие и сведения об ответственности. Обязательное. Не повторяется.
Поле соответствует области основного заглавия ГОСТ 7.1-84. Поле содержит в форме и последовательности, определяемой Правилами: Основное заглавие, Параллельные заглавия, Сведения, относящиеся к заглавию, Сведения об ответственности.
И 1 Заглавие как точка доступа <1> является точкой доступа. По умолчанию.
$а Основное заглавие – название статьи.
$е Сведения, относящиеся к заглавию - продолжение заглавия. Повторяется.
$f Первые сведения об ответственности - Ф. И. О. – копируется автоматически из полей 700, 701 при добавлении данного подполя. Заполняется в конце создания записи. Не повторяется.
$g Последующие сведения об ответственности – копируется автоматически из полей 702. Заполняется в конце создания записи. Повторяется.
3 Блок примечаний.
320 Примечания о наличии в документе библиографии/указателя.
Поле содержит примечания о справочном аппарате (библиографических списках, вспомогательных указателях и т. д.), имеющемся в документе. Факультативное. Повторяется.
4 Блок связи записей.
Каждое поле связи должно содержать поля данных с встроенными метками, индикаторами и идентификаторами подполей, определяющими документ, с которым необходимо осуществить связь. Поле должно содержать достаточное количество данных для идентификации записи (если она существует) о каталогизируемом документе, с которым должна осуществляться связь, или, если запись отсутствует, - для идентификации самого документа.
Техника связи записей:
Выделить в навигаторе записи формируемое поле связи (одним щелчком левой клавиши мыши). Перейти «Tab» на страницу «Запись» редактора записи. В верхнем правом окне выбрать исходный каталог, с которым устанавливается связь – «Основной каталог». Ввести поисковый признак (название сборника). Здесь доступны функции простого поиска с усечением значения слева и справа (используйте символ *). Нажать на рисунок бинокля. 
Связываемая запись может быть также извлечена из каталога с помощью окна «Поиск в каталоге». После выполнения запроса посмотреть извлеченные записи. Для просмотра полной записи можно использовать окно в нижней части списка. Выделить строку с нужной записью и дважды щелкнуть левой клавишей мыши (или нажать кнопку «Связать записи»). В навигаторе записи появится встроенная запись на документ, с которым устанавливается связь.
Применяется следующее поле:
463 Уровень физической единицы.
Поле применяется для идентификации иерархической связи с документом на уровне физически отдельной единицы. Запись, с которой устанавливается связь, имеет уровень физической единицы, а содержащая это поле запись имеет аналитический уровень, уровни набора или поднабора.
И 2 Индикатор примечания <1>.
После связи записи с документом поле 200 - Заглавие и сведения об ответственности и подполя $a, $b, Se заполняются автоматически. Здесь же добавляем подполе $v «Обозначение тома», где сами ставим страницы статьи. Точка в конце обязательна.
Автоматически заполняется поле -
210 Публикация, распространение и т. д.:
$a Место издания, распространения и т. д. - <М.>.
$c Имя издателя, распространителя и т. д. - <Либерия>.
$d Дата документа, распространения и т. д. - <> - год издания документа.
6 Блок определения тематики.
Блок содержит тематические данные, как текстовые, так и представленные в кодированной форме, составленные согласно правилам различных систем предметизации и систематизации.
Значение полей 600-608 может выбираться из авторитетных/нормативных файлов.
Добавить необходимое поле, если его нет в шаблоне документа. Выделить строку с названием поля (одним щелчком левой клавиши мыши). В верхнем правом окне «Значение» выбрать рубрикатор, в котором находится авторитетная запись, с которой устанавливается связь. Ввести поисковый признак. Нажать кнопку «Выполнить запрос» или рисунок бинокля . После выполнения запроса просмотреть найденные записи. Выделить строку с нужной записью и дважды щелкнуть левой клавишей мыши (или нажать кнопку «Связать записи»). В левой части экрана в выделенном поле появится встроенная авторитетная запись, с которой устанавливается связь.
Поля 600-608 могут заполняться и без авторитетного файла.
Для этого нужно выделить в навигаторе записи нужное поле, с помощью клавиши «Tab» или курсора мыши переходим на страницу «Значение», в редакторе значения текущей записи с клавиатуры заносим нужную информацию, которая при нажатии на клавишу «Enter» переносится в поле.
600 Имя лица как предметная рубрика (персона). Факультативное. Повторяется.
Поле содержит в форме точки доступа имя лица, являющегося одним из объектов рассмотрения в документе. Факультативно к имени лица может быть добавлена дополнительная тематическая формальная, хронологическая и географическая информация.
И 2 Способ ввода имени лица <1> - по умолчанию.
$a Начальный элемент ввода – фамилия автора.
$bЧасть имени, отличная от начального элемента ввода – инициалы автора.
610 Неконтролируемые предметные термины (ключевые слова). Факультативное. Повторяется.
Поле содержит в форме точки доступа тематические термины, заимствованные не из контролируемых списков предметных рубрик
И 1 Уровень значимости тематического термина <1>- по умолчанию.
$a Тематический термин. Если есть встроенный справочник, берем термин из справочника. Справочник представляет список значений. Выбор значения из списка производится нажатием клавиши «Enter» или двойным щелчком мыши. Страница «Справочник» имеет свою панель кнопок с операциями добавления новых, редактирования и удаления элементов справочника.
686 Индексы других классификаций (ББК).
Поле содержит индексы классификационных систем, не используемых в международном масштабе, но имеющие широко распространенные печатные таблицы.
Индексы ББК, разделенные знаком "+", записываются в отдельные повторения поля 686.
$a Классификационный индекс - взять из справочника или набить с клавиатуры.
$2 Код системы «rubbk» - устанавливается по умолчанию.
7 Блок интеллектуальной ответственности.
Блок содержит имена лиц и наименования организаций, несущих интеллектуальную ответственность за создание документа. Интеллектуальная ответственность распространяется на все личные и родовые имена и на организации, ассоциируемые с документом, в т. ч. издателей, если на них требуется создание точки доступа
700 Имя лица – первичная интеллектуальная ответственность (автор).
Поле содержит в форме точки доступа имя лица, имеющего первичную интеллектуальную ответственность (первое или единственное лицо в заголовке, содержащем имя индивидуального автора). Обязательное, если должна быть создана точка доступа на имя лица, несущего первичную интеллектуальную ответственность.
Это поле не может присутствовать в той же записи, где есть поле 710 наименование организации - первичная интеллектуальная ответственность или 720 – родовое имя - первичная интеллектуальная ответственность, так как запись может иметь только одну точку доступа с первичной интеллектуальной ответственностью.
Не повторяется.
Если авторов больше трех, то данное поле не заполняется, удаляется, а первый и последующие авторы заносятся в поле 701.
И 2 Индикатор формы представления имени - под <1>.
$a Начальный элемент ввода - фамилия автора.
$b Часть имени, кроме начального элемента – инициалы автора.
701 Имя лица – альтернативная интеллектуальная ответственность(2 и последующие авторы).
Поле содержит в форме точки доступа имя лица, имеющего альтернативную интеллектуальную ответственность. Если библиографическая запись должна выводиться под заголовком индивидуального автора, то альтернативную интеллектуальную ответственность несут соавторы каталогизируемого документа, используемые как точки доступа. Если библиографическая запись должна выводиться под заглавием, то альтернативную интеллектуальную ответственность несут все индивидуальные авторы каталогизируемого документа, используемые, как точки доступа. (Если библиографическая запись должна выводиться под заголовком коллективного автора, то индивидуальный автор может нести только вторичную интеллектуальную ответственность - поле 702).
Обязательное, если должна быть создана точка доступа на имя лица, несущего альтернативную интеллектуальную ответственность. Повторяется для каждого из лиц, несущих альтернативную интеллектуальную ответственность.
И 2 Индикатор формы представления имени - под <1>.
$a Начальный элемент ввода - фамилия автора.
$b Часть имени, кроме начального элемента – инициалы автора.
После обработки запись сохраняется в каталоге, щелкая левой клавишей мышки на значок «Сохранить запись» в правом верхнем меню, открываем «Основной каталог» и копируем запись. Затем щелкаем мышкой на значок «Карточка» 
меню окна редактора. Далее в окне «Тип карточки» выбираем нужный вариант – «Аналитика» 
, щелкнув на значок «Печать»
, печатаем нужное количество карточек. При необходимости редактируем карточку вручную. Для перехода в режим редактирования необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования карточки. При этом в поле карточки должен появиться мерцающий курсор. Дальнейшие действия по редактированию не отличаются от работы с любым текстовым редактором.
Копирование записи.
Запись может быть скопирована в окно редактора (кнопка 
).Это удобно при создании последовательно нескольких подобных записей. В этом случае, производя копирование записи после сохранения, можно использовать предыдущую запись в качестве исходной при создании следующей.
Удаление записи.
Удаление записи в окне редактора производится с помощью кнопки 
или пункта меню «Удалить запись». При этом выводится окно подтверждения желания пользователя удалить запись.
Редактирование записи.
После подключения к основному серверу НПБ БГПУ нажать кнопку «Выбрать запись из каталога» 
Выбрать строку «Основной каталог» (двойным щелчком левой клавиши мыши). Ввести поисковый признак издания (автора или заглавие). Нажать кнопку «Выполнить запрос» или картинку бинокля . После выполнения запроса просмотреть найденные записи, выделяя нужную строку щелчком левой клавиши мыши. Для детального просмотра нажать клавишу «Просмотреть запись» или два раза щелкнуть на строке левой клавишей мыши. Для возврата к окну «Поиск в каталоге» нажать кнопку «Запрос». При полном соответствии найденной записи описываемому документу нажать кнопку «Редактировать запись»
.
Приложение .
Шаблон «Аналитика из книги»
Поле | Инди-катор | Подполе | Значение | Приме-чание |
Маркер | ||||
6 Тип записи | < a > | |||
7 Библиографический уровень | < a > | |||
8 Код иерархического уровня | < 0 > | В БД Труды БГПУ - # | ||
17 Код кодирования | < > | |||
001 | Идентификатор записи | <RU\STL_BGPU\tpu\ > | ||
035 | Локальный номер | |||
$a Номер | <RU\STL_ BGPU\tpu\ > | |||
100 | Данные общей обработки | |||
$a Данные общей обработки | ||||
0-7 Дата ввода записи в файл | < > | |||
8 Тип даты публикаций | < d > | |||
9-12 Дата публикации 1 | < > | год издания | ||
13-16 Дата публикации 2 | < > | |||
17-19 Код целевого назначения | < k > | |||
20 Код правительственной публикации | < y > | |||
22-24 Язык каталогизации | < rus > | |||
34-35 Графика заглавия (алфавит) | < ca > | |||
101 | Язык документа | |||
И1 | Индикатор перевода | < 0 > | ||
$a Язык текста, звукозаписи и т. д. | < rus > | |||
102 | Страна публикации или производства | |||
$a Страна публикации | < RU > | |||
200 | Заглавие и сведения об ответственности | |||
И1 | Заглавие как точка доступа | < 1 > | ||
$a Основное заглавие | < > | Название статьи | ||
$e Сведения, относящиеся к заглавию | Продолж. Заглавия | |||
$f Первые сведения об ответственности | < > | И. О. Ф. | ||
$g Последующие сведения об ответственности | < > | Беседа кого с кем | ||
320 | Примечания о наличии в документе библиографии/ указателя | |||
$a Текст примечания | < Библиогр.: назв. > | |||
463 | Уровень физической единицы | Связываем с БД «Основной каталог» | ||
И2 Индикатор примечания | < 1 > | |||
$1 | Данные связи | |||
001 Идентификатор записи | <RU\STL_BGPU\book\.> | В БД Труды БГПУ явной связи нет | ||
$1 | Данные связи | |||
200 Заглавие и сведения об ответственности | ||||
И1 Заглавие как точка доступа | < 0 > | |||
$a Основное заглавие | < > | Заглавие книги | ||
$v Обозначение тома | < > | Стр. | ||
$1 | Данные связи | |||
210 Публикация, распространение и т. д. | ||||
$d Дата издания, распространения и т. д. | < > | Дата | ||
600 | И1 – # | Имя лица как предмет (персона) | ||
И2 – 0,1 | Индикатор формы представления имени | < 1 > | ||
$a Начальный элемент ввода | < > | Фамилия | ||
$b Часть имени, кроме начального элемента ввода | < > | Инициалы | ||
$c Дополнение к именам, кроме дат | < > | |||
$g Расширение инициалов личного имени | < > | |||
610 | Неконтролируемые предметные термины | Ключевые слова | ||
И1 | Уровень значимости тематического термина | < 1 > | ||
$a Тематический термин | < > | |||
686 | Индексы других классификаций | |||
$a Классификационный индекс | ||||
$2 Код системы | < rubbk > | ББК | ||
700 | Имя лица – первичная интеллектуальная ответственность | Первый автор | ||
И2 | Индикатор формы представления имени | < 1 > | ||
$a Начальный элемент ввода | < > | Фамилия | ||
$b Часть имени, кроме начального элемента | < > | Инициалы | ||
701 | Имя лица – альтернативная интеллектуальная ответственность | 2,3 авторы | ||
И2 | Индикатор формы представления имени | < 1 > | ||
$a Начальный элемент ввода | < > | Фамилия | ||
$b Часть имени, кроме начального элемента ввода | < > | Инициалы | ||
801 | Источник составления записи | |||
И2 | Индикатор функции | < 0 > | ||
$a Страна | < RU > | |||
$b Агентство | < STL BGPU > | |||
$c Дата составления | < > | |||
$g Правила каталогизации | < PSBO > |
Текущая редакция 16.01.2004
Составитель: , зав. СБО НПБ БГПУ
Утверждено на заседании Методического Совета НПБ БГПУ
Протокол № 3 от_6 мая_ 2004 г.
Председатель Методического Совета
______________
