Приложение к приказу по МБОУ Гимназии №9
| ||||
РЕГЛАМЕНТ
организации учёта и хранения материальных носителей персональных данных в МБОУ Гимназии №9 г. Химки
1 Общие положения
1.1. В данном регламенте используется терминология и сокращения, принятая в «Положении об организации защиты информации и обработки персональных данных в МБОУ Гимназии №9 г. Химки».
1.2. Данный регламент определяет порядок учёта и хранения материальных носителей (бумажных и электронных) ПД, используемых в ИСПД Учреждения.
1.3. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками Учреждения, имеющими доступ к ИСПД.
1.4. За учёт, хранение и выдачу материальных носителей ПД конкретной ИСПД отвечает администратор безопасности информации, ответственный за организацию защиты информации и обработку ПД, обрабатываемых в этой конкретной ИСПД (далее - Администратор ИСПД).
1.5. На конкретном материальном носителе могут храниться ПД, обрабатываемые только в одной конкретной ИСПД. Не допускается хранение на одном материальном носителе ПД, обрабатываемых в разных ИСПД.
1.6. Допускается одновременное хранение электронных и бумажных носителей ПД одной и той же ИСПД в одном металлическом, закрывающемся на ключ сейфе Администратора этой ИСПД.
Не допускается одновременное хранение материальных носителей ПД, относящихся к различным ИСПД, курируемым разными Администраторами ИСПД, в одном металлическом, закрывающемся на ключ сейфе, принадлежащем одному из Администраторов ИСПД.
Допускается одновременное хранение материальных носителей ПД, относящихся к различным ИСПД, курируемым разными Администраторами ИСПД в одном металлическом закрывающемся на ключ сейфе, принадлежащем администратору безопасности информации, ответственному за организацию защиты информации и обработки ПД, обрабатываемых в ИСПД, применяемых в деятельности Учреждения (далее - Администратор учреждения).
1.7. Выдача материальных носителей ПД производится только в случае производственной необходимости, на срок, продиктованный этой производственной необходимостью.
Решение о выдаче и сроках выдачи материальных носителей ПД принимается соответствующим Администратором ИСПД на основании устного обращения к нему пользователя ИСПД. Факт выдачи материального носителя ПД пользователю ИСПД, зафиксированный в установленном данным регламентом порядке в журнале обращений пользователей ИСПД на получение материальных носителей ПД (Приложение ), считается подтверждением положительного решения Администратора ИСПД о выдаче материального носителя ПД пользователю ИСПД.
1.8. Правом на получение ПД на материальных носителях обладают только сотрудники, имеющие допуск к ИСПД на основании приказа руководителя Учреждения. Сотрудник может получать только те ПД на материальных носителях, к которым он имеет допуск на основании приказа руководителя Учреждения.
1.9. Сотрудник Учреждения, получивший материальный носитель ПД, обязан вернуть его Администратору ИСПД, не позднее времени, указанного в журнале обращений пользователей ИСПД на получение материальных носителей ПД.
1.10. Сотруднику Учреждения, получившему материальный носитель ПД, запрещается оставлять его без присмотра. В случае перерыва в работе по какой-либо причине (обеденный перерыв и т. д.) сотрудник обязан убрать материальный носитель ПД в закрывающийся ящик своего рабочего стола и закрыть его на ключ или сдать материальный носитель ПД администратору соответствующей ИСПД.
1.11. Материальный носитель ПД может выноситься за пределы здания Учреждения сотрудником Учреждения, получившим его, только в случае производственной необходимости, о чём Администратором ИСПД должна быть сделана специальная запись в журнале обращений пользователей ИСПД на получение материальных носителей ПД в графе «цель выдачи материального носителя ПД».
1.12. Срок выдачи материального носителя ПД не может превышать время окончания рабочего дня в течении которого материальный носитель ПД был выдан. В случае необходимости использования материального носителя ПД одним и тем же сотрудником на протяжении нескольких рабочих дней, оформление выдачи материального носителя ПД производится в каждый из этих дней отдельно.
1.13. Журналы учёта материальных носителей ПД (Приложение ) и журналы обращений пользователей ИСПД на получение материальных носителей ПД (Приложение ) Администраторы ИСПД ведут в бумажном виде. Листы в указанных журналах должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью Учреждения. Данные журналы хранятся в металлических закрывающихся на ключ сейфах Администраторов ИСПД или в металлических закрывающихся на ключ сейфах Администраторов учреждения (в случае, когда Администратор ИСПД не располагает своим сейфом).
1.14. Все материальные носители ПД должны быть промаркированы в соответствии с присвоенными им регистрационными номерами в Журнале учёта электронных/бумажных носителей персональных данных (параметр 3 Приложения №1).
2 Порядок учёта и хранения электронных носителей ПД
2.1. Каждый Администратор ИСПД, ведёт журнал учёта электронных носителей ПД (Приложение ) и журнал обращений пользователей ИСПД на получение электронных носителей ПД (Приложение ).
2.2. Электронные носители ПД хранятся в закрывающемся на ключ металлическом сейфе Администратора той ИСПД, в которой эти ПД обрабатываются. Хранение ключа от сейфа Администратора ИСПД обеспечивается соответствующим Администратором ИСПД. Передача ключа от сейфа Администратора ИСПД другому лицу возможна только на основании официального распоряжения руководителя Учреждения (например - в период отпуска Администратора ИСПД).
2.3. Дубликатами ключей от всех сейфов Администраторов ИСПД, в которых хранятся электронные носители ПД, располагает Администратор учреждения, который хранит эти дубликаты ключей в своём, закрывающемся на ключ сейфе. Хранение ключа от сейфа Администратора учреждения обеспечивает Администратор учреждения. Передача ключа от сейфа Администратора учреждения другому лицу возможна только на основании официального распоряжения руководителя Учреждения (например - в период отпуска Администратора ИСПД).
2.4. Руководитель Учреждения располагает дубликатом ключа от сейфа Администратора учреждения.
2.5. В случае, когда Администратор ИСПД по каким-либо причинам не располагает закрывающимся металлическим сейфом, электронные носители ИСПД сдаются им на хранение в сейф Администратора учреждения.
2.5. Сроки хранения ПД на электронных носителях диктуются производственной необходимостью. По истечении этих сроков Администратор ИСПД осуществляет стирание ПД с электронных носителей в течение одного рабочего дня.
2.6. Все сейфы, в которых хранятся электронные носители ПД и (или) ключи/дубликаты ключей от этих сейфов, должны опечатываться соответствующим Администратором одним из общепринятых способов в конце каждого рабочего дня.
3 Порядок учёта и хранения бумажных носителей ПД
3.1. Каждый Администратор ИСПД, ведёт журнал учёта бумажных носителей ПД (Приложение ) и журнал обращений пользователей ИСПД на получение бумажных носителей ПД (Приложение ) по тем ИСПД где применяются бумажные носители ПД.
3.2. Бумажные носители ПД хранятся в папках в закрывающемся на ключ сейфе Администратор ИСПД или в закрывающемся на ключ шкафу (в случае большого объёма документов), расположенном в помещении, в котором осуществляется обработка этих ПД, или в специально оборудованном архивном помещении ОУ. Папки с ПД должны быть пронумерованы и содержать внутреннюю опись находящихся в папке документов. Папка с ПД может иметь название (в случае, когда папка содержит документы, относящиеся к одной и той же теме).
Хранение ключей от вышеуказанных сейфа и шкафа обеспечивается соответствующим Администратором ИСПД. Передача этих ключей другому лицу возможна только на основании официального распоряжения руководителя Учреждения (например - в период отпуска Администратора ИСПД).
3.3. Дубликатами ключей от всех сейфов и шкафов, в которых хранятся бумажные носители ПД, располагает Администратор учреждения, который хранит эти дубликаты ключей в своём закрывающемся металлическом сейфе. Хранение ключа от сейфа Администратора учреждения обеспечивает Администратор учреждения. Передача ключа от сейфа Администратора учреждения другому лицу возможна только на основании официального распоряжения руководителя Учреждения (например в период отпуска Администратора ИСПД).
3.4. Руководитель Учреждения располагает дубликатом ключа от сейфа Администратора учреждения.
3.5. Сроки хранения ПД на бумажных носителях диктуются производственной необходимостью и порядком хранения документов, установленным в Учреждении. По истечении этих сроков Администратор ИСПД осуществляет уничтожение бумажных носителей ПД в порядке, установленном в Учреждении. По итогам уничтожения бумажных носителей ПД составляется акт, подтверждающий факт уничтожения этих документов, содержащий полный перечень уничтоженных документов. Данный акт подписывается Администратором ИСПД, Администратором учреждения и руководителем учреждения.
3.6. Все сейфы и шкафы, в которых хранятся бумажные носители ПД и (или) ключи/дубликаты ключей от этих сейфов и шкафов, должны опечатываться соответствующим Администратором одним из общепринятых способов в конце каждого рабочего дня.
Приложение
Журнал учёта электронных/бумажных носителей
персональных данных (наименование ИСПД) в МБОУ Гимназии №9 г. Химки
№ записи | Наименование носителя ПД | Дата постановки носителя ПД на учёт, регистрационный номер носителя ПД/дата внесения изменений в содержание электронного носителя ПД, подпись Администратора ИСПД | Содержание носителя ПД (перечень ПД) | Дата снятия с учёта носителя ПД, подпись Администратора ИСПД |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Для электронного носителя ПД - флэш карта, CD диск и т. д. Для бумажного носителя ПД - наименование документа |
Приложение
Журнал обращений пользователей электронных/бумажных
носителей персональных данных (наименование ИСПД) в МБОУ Гимназии №9 г. Химки
№ | Наименование выданного носителя ПД | Цель выдачи носителя ПД | Срок выдачи носителя | Отметка о выдаче носителя ПД | Отметка о возврате носителя ПД |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В соответствии с параметром 2 Журнала учёта электронных/бумажных носителей персональных данных (Приложение ) | В том числе отметка о разрешении выноса носителя ПД за пределы здания Учреждения | Указывается до которого часа текущего рабочего дня | Дата и время выдачи носителя ПД, подпись Администратора ИСПД, выдавшего носитель ПД; подпись пользователя, получившего носитель ПД | Дата и время возврата носителя ПД, подпись Администратора ИСПД выдавшего носитель ПД; подпись пользователя, которому был выдан носитель ПД |
