Инвентарные книги
Инвентарная книга является важнейшим документом библиотеки. Ее необходимо вести особенно тщательно и хранить наравне с денежными документами.
Инвентарная книга должна быть переплетена и прошнурована, страницы ее – пронумерованы. В конце инвентарной книги должна быть заверительная запись по следующей форме: « В этой инвентарной книге имеется ( указать количество) пронумерованных и прошнурованных страниц, что подписью и печатью удостоверяется. Дата, подпись, печать». Заверительная надпись производится директором ( заведующим) школы.
По заполнении инвентарной книги под заверительной надписью делается следующего содержания:
Образец листа инвентарной книги
Дата записи | № записи КСУБФ | Инвентар- ный № | Автор, загла- вие, том, часть, вып. | Место и год издания | Цена руб. коп. | Отметка о проверке | № акта выбытия | Примечание |
Записи в инвентарной книге, как и во всех учетных книгах и документах, следует производить аккуратно, разборчивым почерком, обязательно чернилами. Подчистки не допускаются. Исправления ошибок должны оговорены в графе « Примечания» и заверены подписью библиотекаря.
Каждый экземпляр книги, подлежащий инвентаризации на одной строке инвентарной книги и получает отдельный лишь ему присвоенный инвентарный номер. Этот номер одновременно проставляется и на самой книге – на титульном листе и на 17-й странице, параллельно корешку.
Сведения о книге, необходимые для записи в инвентарь, берутся, как правило, с титульного листа, а не с обложки или издательского переплета.
При записи подряд нескольких экземпляров (дуплетов) одной и той же книги во всех графах, кроме графы «Инвентарный номер» и «Цена», проставляются кавычки. Цена книги указывается во всех случаях.
На книги, выбывшие из библиотеки, составляется акт в 2-х экземплярах. Первый экземпляр акта передается бухгалтеру для списания с баланса, второй – после снятия книг с инвентаря подшивается и подлежат постоянному хранению в библиотеке как оправдательный документ об исключении книг.
В инвентарной книге в графе « Отметка о выбытии» указывается номер и дата акта. Инвентарный номер и цена выбывших книг зачеркивается.
Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари и другие издания), предназначенные для использования учащимися в учебном процессе, учитываются безынвентарныи способом. При безынвентарном методе учета предусматривается суммарная запись документов в названиях, стоимость их относится на баланс библиотеки.
Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экз. Два-три экземпляра издания записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяются библиотекой.
При безынвентарном методе учета оформляются следующие документы: учетная карточка документа, регистрационная книга учетных карточек.Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше 10 экз.
Учетная карточка содержит сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров - поступивших, выбывших, состоящих на учете.
Учетная карточка отражает движение каждого отдельного названия документа, прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия, независимо от цены.
На документе, учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.
Регистрационная картотека учебников (5 лет и учебники должны списываться) по предметам – карточка – название учебника – выходные данные).
Например: Полякова язык 1 кл. М. Просвещение 2001
Дальше карточку расчертить на 4 части
1- год поступления
2- поступила
3- выбыла
