Служебная записка

Приложение к Регламенту

(Форма служебной записки на закупку)

Включить в план закупок

(итоговая резолюция на служебной записке

Директор ИВС РАН

(или лицо, его замещающее или им

уполномоченное на принятие решений)

«____»__________20___г.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

_____________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения - инициатора закупки)

в целях______________________________________________________________________

(указать цель закупки: достижение целей и реализации мероприятий, предусмотренных государственным заданием, тема №___; программой Президиума РАН №____; грантом РНФ №_____ и т. п.)

просит осуществить закупку нижеперечисленных товаров (работ, услуг) для

__________________________________________________________________

(привести обоснование закупки: отработка режимов, условий, методов синтеза; наработка продукта; аппаратурное оформление, модернизация, дооборудование установки; контроль процессов, определение качественных и количественных параметров и т. п.)

1. Описание объекта закупки:

1.1. Наименование предмета закупки_____________________________________________ (в предмет одного договора не должны включаться товары, технологически и функционально не взаимосвязанные, то есть товары, цели применения которых различны – требования ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.01.2001 г. N 135-ФЗ.)

1.2. Требования к качеству товара (работы, услуги)______________________________

Качество товара может быть законное - устанавливаются на основании документов национальной системы стандартизации и технических регламентов со ссылками на них (соответствие продукции ГОСТ, СНиП, СанПиН и т. д.) или договорное (соответствие товара условиям договора), требующее обоснование их применения.

Характеристика «качественный» означает соответствие определенным требованиям (техническому заданию, ГОСТу, СанПиНу), отклонение от которых свидетельствуют о том, что товар некачественный.

1.3. Требования к техническим, функциональным характеристикам, потребительским свойствам __________________________________________________________________

совокупность технических (физических, химических, механических, органолептических и т. д.) характеристик товара, позволяющих отличить один товар от другого. Обычно в данном разделе, так же как и в предыдущем, указывается на необходимость соответствия товара требованиям нормативно-технических документов, например, таких, как ГОСТ. Когда в ГОСТе есть классы, типы, сорта и т. д. - необходимо прописывать, какому конкретному классу, типу, сорту должен соответствовать закупаемый товар.)

1.4. Требования к безопасности товара (работы, услуги)____________________________

Товар должен соответствовать требованиям безопасности страны, на территории которой он продается. Требования к безопасности товара должны устанавливаться на основании законодательства о техническом регулировании и стандартизации со ссылками на соответствующие документы.

Например, в зависимости от предмета закупки, это могут быть: - Федеральный закон от 01.01.2001 г. N 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»; - Федеральный закон от 01.01.2001 г. N 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»; и т. д.)

1.5. Требования к количеству товара______________________________________________

количество поставляемого товара по всем позициям спецификации относительно каждого наименования

1.6. Требования к размерам, упаковке, отгрузке товара____________________

требования к размерам товара, его упаковке, маркировке, условиям отгрузки. Устанавливая такие требования необходимо руководствоваться документами национальной системы стандартизации и техническими регламентами либо обосновывать применение иных требований

1.7. Требования к гарантийному сроку__________________________________________

следует разделять гарантию производителя товара и гарантию поставщика. Гарантия поставщика не может заканчиваться раньше гарантийного срока, устанавливаемого производителем на свою продукцию.

2. Существенные условия договора

2.1. Начальная (максимальная) цена договора______________________________________

Для обоснования необходимо приложить не менее 3 коммерческих предложений возможных поставщиков/исполнителей с расшифровкой, что входит в цену договора: доставка, монтажные и пуско-наладочные работы, обучение персонала и т. д. Запросы на предоставление коммерческих предложений подразделение – инициатор закупки направляет самостоятельно или во взаимодействии с ОМТС ИВС РАН

2.2. Из каких средств производится оплата____________________________________

источник финансирования: субсидии, программа, грант и т. д.

2.3. Условия оплаты ________________________________________________

с авансом, без аванса, размер аванса, срок и условия действия коммерческого предложения на импортную продукцию

2.4. Место и срок поставки товара (выполнения работ, оказания услуг)______________

2.5. Иные требования (по усмотрению) ________________________________

(правила сдачи-приемки; документы, передаваемые и оформляемые при приемке, и т. д.)

Руководитель структурного подразделения ______________ /__________/

(или руководитель гранта, программы и т. п. в зависимости от (подпись, дата) (Ф. И.О.)

того, кто является инициатором закупки)

СОГЛАСОВАНО:

Главный бухгалтер

______________ _____________________

(подпись, дата) (фамилия, инициалы)

Начальник ФЭО

____________ __________________

(подпись, дата) (фамилия, инициалы)

Примечание:

1. В целях ускорения прохождения процедуры закупки и её документального оформления в запросе на коммерческое предложение необходимо предусмотреть получение от предполагаемого поставщика максимума располагаемой им информации об объекте закупки и копий подтверждающих её документов (или ссылок на сайты, где такую информацию можно посмотреть).

2. Для импортных материалов и оборудования при описании объекта закупки необходимо указать:

2.1. Страну – производителя товара;

2.2. Сертификат соответствия в системе сертификации ГОСТ Р в случае, если товар подлежит обязательной сертификации на территории РФ или если проведена добровольная сертификация товара (должен знать поставщик);

2.3. Сведения о декларировании соответствия в системе ГОСТ Р (должен знать поставщик). Декларирование является альтернативным способом подтверждения качества продукции и услуг, а декларация соответствия служит официальным документом, подтверждающим качество той или иной продукции;

2.4. Если товар не подлежит сертификации/декларированию соответствия необходимо указать № товара по каталогу производителя и требования к качеству и безопасности товара, предъявляемые в стране-производителе товара (должен знать предполагаемый поставщик товара).

3. В случае, если заказываемый реактив относится к прекурсорам, необходимо сделать об этом отметку рядом с наименованием реактива.