Книга записей залогов: инструкция по заполнению

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 12

КНИГА ЗАПИСЕЙ ЗАЛОГОВ: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ

Организация, принявшая решение взять кредит в банке, обязательно столкнется с проблемой передачи имущества в залог. Предметом залога может выступать любое имущество, которое в соответствии с законодательством РФ может быть отчуждено залогодателем, в том числе товары в обороте. Российским законодательством на залогодателей возложена обязанность ведения книги записей залогов. Об этом документе и пойдет речь в статье.

Книга записей залогов с точки зрения законодательства

Обязанность вести книгу записей залогов установлена ст. 18 Закона РФ от 01.01.2001 N 2872-1 "О залоге" (далее - Закон о залоге). В частности, в соответствии с этой статьей залогодатели (юридические лица, ИП) обязаны не позднее 10 дней после возникновения залога вносить в книгу запись, содержащую данные о виде и предмете залога, а также объеме обеспеченности залогом обязательства. Эта книга должна предоставляться для ознакомления любому заинтересованному лицу (независимо от желания залогодателя).

Ответственность за своевременность и правильность внесения сведений о залоге в книгу записи залогов возложена на залогодателя. Кроме того, он обязан возмещать потерпевшим в полном объеме убытки, причиненные несвоевременностью внесения записей в книгу, их неполнотой или неточностью, а также уклонением от обязанности предоставлять книгу записи залогов для ознакомления.

Но на всех ли юридических лиц (ИП) возложена такая обязанность? Однозначного ответа на этот вопрос нет. Дело в том, что в § 3 "Залог" ГК РФ о названной книге упоминается только в ст. 357 "Залог товаров в обороте". Согласно п. 3 этой статьи залогодатель товаров в обороте обязан вести книгу записи залогов, в которую вносятся записи об условиях залога товаров и обо всех операциях, влекущих изменение состава или натуральной формы заложенных товаров, включая их переработку, на день последней операции. Об обязанности ведения книги записей при предоставлении в залог иного имущества в ГК РФ речи не идет (напомним, что часть первая ГК РФ начала действовать с 1 января 1995 г. Согласно ст. 4 Федерального закона от 01.01.2001 N 52-ФЗ "О введении в действие части первой Гражданского кодекса Российской Федерации" законы и иные правовые акты РФ, действовавшие до принятия ГК РФ, применяются постольку, поскольку они не противоречат части первой ГК РФ). В то же время в Закон о залоге неоднократно вносились поправки, в то время как ст. 18 этого Закона (в которой говорится об обязанности всех залогодателей вести книгу записей) оставалась неизменной.

Какому же документу отдать предпочтение? В подобных ситуациях арбитры часто отмечают, что норма закона, являющаяся специальной по отношению к нормам ГК РФ, является приоритетной (см., например, Определение ВС РФ от 01.01.2001 N АПЛ12-494, Постановление ФАС СЗО от 01.01.2001 N А56-69680/2010). Если рассуждать с этой точки зрения, выходит, что книгу записей залогов обязаны вести все без исключения залогодатели.

Форма и порядок ведения книги записей залогов

На законодательном уровне форма книги записей залога не утверждена. А это значит, что организации должны разработать и утвердить ее самостоятельно. Учитывая, что нормативными документами по бухгалтерскому учету предусмотрено, что информация о любых выданных обеспечениях обязательств должна отражаться в бухгалтерском учете (на забалансовом счете 009 "Обеспечения обязательств и платежей выданные") и в бухгалтерской отчетности (пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках (с 2013 г. - отчет о финансовых результатах)), подойти к разработке этого документа нужно с учетом требования законодательства о бухгалтерском учете <1> (п. 27 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации" <2>, Инструкция по применению Плана счетов).

--------------------------------

<1> До 31.12.2012 на территории РФ действует Федеральный закон от 01.01.2001 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". С 01.01.2013 ему на смену приходит одноименный Федеральный закон от 01.01.2001 N 402-ФЗ.

<2> Утверждено Приказом Минфина России от 01.01.2001 N 43н.

В частности, в соответствии со ст. 10 Федерального закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

- наименование регистра;

- наименование экономического субъекта, составившего регистр;

- даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как и любой регистр учета, форму книги записей залогов должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтерии. Этот документ должен заполняться по принципам полноты, последовательности, непрерывности и достоверности записей, отражающих информацию о переданном в залог имуществе. Что ж, попробуем составить примерный бухгалтерский регистр - книгу записей залогов, учитывая требования законодательства по данному вопросу.

Прежде всего отметим, что книга записей залогов может быть составлена на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В частности, правомерность данного утверждения подтверждается арбитражной практикой: учитывая продолжительный срок действия договоров залога, большой перечень наименований заложенных товаров и ежедневность товарных операций по реализации и приходу, книга записи залогов может вестись в электронном виде, что не запрещается действующим законодательством (Постановление ФАС ПО от 01.01.2001 N А06-983/2010).

Какие же сведения должна содержать книга записей залогов? Как указывалось выше, в данном документе должны содержаться сведения о:

- виде залога (договором может быть предусмотрено, что заложенное имущество остается у залогодателя либо передается во владение залогодержателю (заклад). Залог товаров может осуществляться путем передачи залогодержателю товарораспорядительного документа, являющегося ценной бумагой (ст. 5 Закона о залоге)).

- предмете залога;

- объеме обеспеченности залогом обязательства.

Если предметом залога являются товары в обороте, в книге записей залогов дополнительно необходимо указывать информацию об условиях залога, обо всех операциях, влекущих изменение состава или натуральной формы заложенного имущества.

Напомним, что при залоге товаров в обороте залогодатель имеет право изменять состав и натуральную форму заложенного имущества (товарных запасов, сырья, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции и т. п.) при условии, что их общая стоимость не становится меньше указанной в договоре о залоге. Уменьшение стоимости заложенных товаров в обороте допускается соразмерно исполненной части обеспеченного залогом обязательства (если иное не предусмотрено договором). Товары в обороте, отчужденные залогодателем, перестают быть предметом залога с момента их перехода в собственность приобретателя, а приобретенные залогодателем товары, указанные в договоре о залоге, становятся предметом залога с момента возникновения у залогодателя на них права собственности. Иными словами, при продаже товаров, являющихся предметом залога, происходит смена предмета залога. Информация об этом должна быть отражена в книге записей залогов.

С какой периодичностью вносить записи в книгу?

Если предметом залога является движимое имущество (недвижимое, иное имущество, кроме товаров в обороте), нужно исполнять общее требование: вносить запись в книгу не позднее 10 дней после возникновения залога или изменения состава заложенного имущества.

Если же предмет залога - товары в обороте (на предприятиях торговли, где происходит непрерывный товарооборот, отследить, какие товары из числа заложенного имущества проданы, какие вновь приобретены, бывает непросто), организация должна установить периодичность и в соответствии с ней вносить записи (проверять необходимость внесения записей в книгу). Это может быть день (конец рабочего дня), неделя, месяц или др.

Как должна выглядеть книга записей залогов?

Как правило, книга записей залогов представляет собой сборник таблиц (разделов), различающихся по видам имущества (например, недвижимое имущество, движимое имущество, товары в обороте), которые добавляются (удаляются) по мере необходимости (в зависимости от того, какое имущество организации находится в залоге).

Примечание. Банк может потребовать от залогодателя вести книгу записей залогов по форме и в порядке, утвержденными им же, а также устанавливать периодичность внесения записей в книгу.

Наименование граф, столбцов названных таблиц (разделов) будет отличаться. Например, если в залог передается недвижимое имущество, основными критериями, характеризующими предмет залога, будут наименование объекта недвижимого имущества, его кадастровый номер, адрес местоположения. Если объект залога - движимое имущество (автомобиль), следует указать наименование и марку переданного в залог автомобиля, регистрационный знак, заводской номер (машины, двигателя, коробки передач, ведущего моста), технический паспорт (серия, номер, кем и когда выдан) и т. д. В случае если обеспечением обязательств служит оборудование, указывается заводской, инвентаризационный (по данным бухгалтерского учета) номер и др. То есть в книге записей залогов должны быть указаны индивидуальные признаки объектов залога.

Теперь что касается товаров в обороте. Как указывалось выше, залогодатель имеет право изменять состав и натуральную форму заложенного имущества (товарных запасов) при условии, что их общая стоимость не становится меньше указанной в договоре о залоге. То есть определяющим признаком залога товаров в обороте является обезличивание такого товара (Постановление ФАС ВВО от 01.01.2001 N А43-33709/2008). Тем не менее в книге записей залогов должны быть указаны (по возможности максимально точно) наименование товаров (ГОСТ, ТУ, стандарт, артикул), единица измерения, балансовая стоимость. По факту изменения состава и количества товаров в обороте либо на отчетную дату (установленную предприятием либо согласованную с банком) в книгу записей залогов вносится новая отметка.

Обратите внимание! Банк имеет право потребовать от залогодателя поддерживать на складе неснижаемый остаток товара в объеме, обеспечивающем погашение текущей задолженности при реализации заложенного товара по рыночной стоимости с учетом скидок на ликвидность. В большинстве банков коэффициент ликвидности, применяемый к товарам в обороте, составляет 50%. То есть, если текущая задолженность по кредиту составляет 500 тыс. руб., балансовая стоимость товаров (по данным бухгалтерского учета) в обеспечение этого кредита должна составлять 1 млн руб.

В заключение добавим, что, по мнению арбитров, книга записей залогов является документом строгой отчетности, поэтому она должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью залогодателя (Постановление ФАС МО от 01.01.2001 N КА-А40/7716-11).

Раздел 1. Недвижимое имущество

N п/п	Дата внесения записи	Залогодержатель, номер и дата договора залога	Наименование объекта заложенного имущества, общая площадь, кадастровый номер	Адрес местонахождения	Год ввода в эксплуатацию	Рыночная стоимость объекта (руб.)	Балансовая (остаточная) стоимость на последнюю отчетную дату (руб.)	Объем обеспечиваемого требования (руб.)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	10.02.2012	Банк "Гарантия" от 01.01.2001 N А-5689/36	Здание склада площадью 100 кв. м, кадастровый номер 36:08:02 0018	г. Воронеж, пр. Ленина, 94	2007	9 000 000	6 750 000	4 500 000

Раздел 2. Движимое имущество

(машины, оборудование, транспортные средства)

N п/п	Дата внесения записи	Залогодержатель, номер и дата договора залога	Вид залога	Свидетельство о регистрации залога имущества (при наличии)	Сведения об имуществе	Объем обеспечиваемого требования (руб.)
Наименование, марка (модель), категория, год изготовления	Регистрационный знак	Идентификационный номер (VIN), номер кузова, номер шасси, номер двигателя	Техпаспорт (серия, номер, кем и когда выдан)	Рыночная стоимость (руб.)	Балансовая (остаточная) стоимость на последнюю отчетную дату (руб.)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	15.09.2012	Банк "Металлинвестбанк" от 01.01.2001 N 9586-К	Заложенное имущество остается у залогодателя		Автомобиль Chrysler Voyager, категория B, год выпуска 2001	Х 356 ОТ 52	VIN-код IC4GJ45BX2B572 023, номер двигателя 2,4 отсут., номер шасси свед. отсут.	52-ТМ-965213, выдан Нижегородской таможней 15.12.2005	400 000	190 000	200 000

Раздел 3. Товары в обороте

N п/п	Дата внесения записи, наименование операции	Залогодержатель, номер и дата договора аренды	Сведения о товарах
Родовые признаки товаров в обороте	Место хранения товаров	Наименование (артикул, ГОСТ, ТУ)	Покупная цена за ед. (руб.)	Единицы измерения, количество	Правоустанавливающие документы	Залоговая стоимость товаров (руб.)	Балансовая стоимость товаров (руб.)	Объем обеспечиваемого требования
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	15.12.2012 передано в залог имущество	Банк "Петрокоммерц" от 01.01.2001 N А-5423	Галогенные, люминесцентные, энергосберегающие лампы	г. Москва, Стромынка, 25	Лампа компактная люминесцентная энергосберегающая 8 Вт FLE 8HLX/T2/827 E27	210	1450 шт.	Товарные накладные от 01.01.2001 N 356, от 01.01.2001 N 8956	150 000	304 500	500 000
Лампа энергосберегающая Ecola 105 Вт E27 4100K, 5U 348x88	635	850 шт.	Товарная накладная от 01.01.2001 N 8116	270 000	539 750
Энергосберегающая лампа NCL 6 3PACK, 94 402 NCL6-3U-13-827 E14, теплый	64	2500 шт.	Товарные накладные от 01.01.2001 N 563, от 01.01.2001 N 8956	80 000	160 000
2	30.12.2012 изменен состав заложенного имущества	Банк "Петрокоммерц" от 01.01.2001 N А-5423	Галогенные, люминесцентные, энергосберегающие лампы	г. Москва, Стромынка, 25	Лампа компактная люминесцентная энергосберегающая 8 Вт FLE 8HLX/T2/827 E27	210	900 шт.	Товарные накладные от 01.01.2001 N 356, от 01.01.2001 N 8956	95 000	189 000	500 000
Лампа энергосберегающая Ecola 105 Вт E27 4100K, 5U 348x88	635	1000 шт.	Товарные накладные от 01.01.2001 N 8116, от 01.01.2001 N 3566	315 000	635 000
Энергосберегающая лампа NCL 6 3PACK, 94 402 NCL6-3U-13-827 E14, теплый	64	900 шт.	Товарные накладные от 01.01.2001 N 8956	28 000	57 600

Эксперт журнала

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение"