Инструкция по обработке карточек организаций, внешних персон, созданных при поступлении документов из «ДЕЛО»
Общие сведения
При поступлении в систему документов из системы «ДЕЛО» в связи с несоответствием справочников СЭД ДЕЛО и СЭД БР+ в справочнике организаций создается новый пункт справочника (карточка по шаблону «Организация») в статусе «Новый пункт справочника».
Система проводит проверку справочника на наличие карточек организаций с таким же названием, как и в созданной карточке:
· Если в справочнике уже существует организация с таким наименованием, то система переводит поступившую карточку в статус «Дубликат» для того, чтобы в справочнике не создавалось несколько карточек на одну и ту же организацию. В карточке со статусом «Дубликат» помещается ссылка на уже имеющуюся карточку организации.
· Если в справочнике таковой организации не найдено, система оставляет созданную карточку в статусе «Новый пункт справочника». Такие карточки регистратору необходимо обработать вручную: нужно перевести их в один из статусов: «Опубликовано» или «Дубликат».
Примечание: Регистратору необходимо самому определить периодичность обработки справочника организаций исходя их особенностей документооборота организации. В случае большого количества карточек в статусе «Новый пункт справочника» необходимо в первую очередь обрабатывать карточки, соответствующие одному из ОГВ.
Инструкция
В поле «Получатель исходящего» (исходящего документа) присутствуют только карточки организаций в статусах «Новый пункт справочника» и «Опубликовано». Карточки дубликатов в списке данных полей не отображаются. Т. е. для сокращения количества записей необходимо определить одну карточку в статусе «опубликовано» с заполненным e-mail и способом доставки и все остальные карточки перевести в статус «дубликат»
Для того, что бы корректно выбиралась организация для отправки документа необходимо проделать ряд действий:
1. Перейти во вкладку Справочники и выбрать представление Организации - новые значения как показано на рис.1.
2. Система отобразит созданные карточки в статусе «Новый пункт справочника». Выбираем нужную нам организацию для редактирования.
3. В открывшейся карточке выбираем Оригинальную карточку организации (т. е. ту карточку, которая должна быть доступна при отправке документа) если текущая карточка является дубликатом.
4. Далее изменяем статус на необходимый: Оригинальное значение или Дубликат (в случае выбора статуса «оригинальное значение» для организаций, участвующих в обмене по МЭДО должен быть указан e-mail)
5. Далее закрываем карточку и сохраняем изменения.
Обработка карточек Персон внешних осуществляется аналогично.
