Министерство образования и науки Российской Федерации
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Рязанский государственный университет имени »
УТВЕРЖДАЮ
И. о. ректора ___________
«___» __________________2015 г.
РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ
МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
СМК-РИ-00-01.04.
Версия 3.0.
Рязань, 2015
СОДЕРЖАНИЕ
1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ И РАСПРОСТРАНЕНИЯ.. 3
2. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ... 3
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ.. 3
4. ИДЕНТИФИКАЦИЯ документов.. 3
5. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.. 4
6. ГРАФИЧЕСКОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ МАТЕРИАЛА.. 7
7. ПРОЦЕДУРА ПРОХОЖДЕНИЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДЛЯ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ (ПОЛОЖЕНИЙ, РАБОЧИХ И ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ И ДР.) 9
Приложение 1. 11
Приложение 2. 12
Приложение 3. 13
Приложение 4. 14
1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ И РАСПРОСТРАНЕНИЯ
Целью разработки настоящей инструкции является установление единых форм, правил оформления документов системы менеджмента качества.
Действие настоящей инструкции обязательны для всех подразделений, должностных лиц и сотрудников Рязанского государственного университета имени , распространяется на все документы СМК университета.
2. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ГОСТ Р ИСО 9001-2008. «Системы менеджмента качества. Требования».[1]
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ
СМК – система менеджмента качества;
Нормативно-правовая комиссия – рабочая группа по систематизации и обновлению локальной нормативно-правовой базы вуза.
4. ИДЕНТИФИКАЦИЯ документов
Каждый документ СМК должен иметь свой уникальный идентификационный номер, показывающий его связь со стандартом ИСО 9001, Руководством по качеству, другими документами СМК, а также процессами, к которым он относится.
Идентификационный номер состоит из нескольких позиций, разделенных тире и точками: СМК – ХХ – ZZ – NN. VV., где
СМК – принадлежность документа к системе менеджмента качества;
ХХ – код группы документа;
ZZ – обозначение процесса;
NN – номер документа в пределах группы;
VV – номер раздела стандарта ИСО 9001;
Документы СМК объединены в группы со следующими кодами (ХХ):
ДИ – должностная инструкция;
ДП – документированная процедура;
ЗП – запись;
И – инструкция;
КП – Книга процессов;
ПО – положение о подразделении и другие положения;
Р – регламент, порядок;
РИ – рабочая инструкция;
РК – Руководство по качеству.
Для обозначения процесса (ZZ) используются следующие сокращения:
ПМ – процессы менеджмента;
СП – системные процессы;
ОД – процессы жизненного цикла (образовательная деятельность);
ПП – поддерживающие процессы.
Две позиции (NN) – номер документа в пределах группы присваивается в соответствии с хронологическим порядком его утверждения. Нумерация документированных процедур присвоена им в каталоге процессов.[2]
Две позиции (VV) зарезервированы для номера раздела стандарта ISO 9001 (Руководства по качеству) для указания связи документов[3]:
04 – система менеджмента качества;
05 – ответственность руководства;
06 – менеджмент ресурсов;
07 – процессы жизненного цикла;
08 – измерения, анализ, улучшение.
Таким образом кодировка документа имеет следующий вид:
СМК – | ХХ – | ZZ – | NN. | VV. |
принадлежность документа к системе менеджмента качества | код группы документа | обозначение процесса в Каталоге процессов | номер документа в пределах группы (шифр процесса/подпроцесса из КП) | номер раздела стандарта ИСО 9001 |
Тогда, например, документированная процедура «Воспитательный процесс» будет иметь следующий шифр: СМК – ДП – ОД – 10.07., где ДП – документированная процедура, ОД – принадлежность данного процесса к процессам жизненного цикла (образовательной деятельности), 10 – номер процесса в каталоге процессов, 07 – принадлежность к разделу «Процессы жизненного цикла» в ИСО 9001 (Руководства по качеству).
5. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Оформление текста
Текст документа выполняется в электронном виде и печатается на бумаге на одной стороне листа формата А4 (210х297 мм). Документ должен быть отпечатан через одинарный интервал.
Текст документа следует размещать на странице, соблюдая следующие размеры полей:
левое – 30 мм;
правое – 10 мм;
нижнее – 20 мм;
верхнее – 20 мм.
Текст печатается 14 шрифтом Times New Roman, расположение текста – по ширине.
Абзацы в тексте (красную строку) начинают отступом равным 1,25 мм.
Текст документа следует делить на разделы и подразделы. Разделы и подразделы должны иметь заголовки.
Заголовки разделов оформляются полужирным 14 шрифтом Times New Roman с абзацного отступа заглавными буквами без точки в конце, без подчеркивания, с пропуском 1 строки до и после заголовка; расположение текста – по ширине. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Нумерация заголовков соответствуют номеру в содержании. Примечания оформляются сносками. Подразделы оформляются полужирным 14 шрифтом Times New Roman с абзацного отступа как в предложении без точки в конце.
При изложении обязательных требований в тексте документа следует применять повелительную форму изложения, слова: «должен», «следует», «необходимо», «требуется», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует».
Формат текста титульного листа и обложки - 14 пт Times New Roman, одинарный междустрочный интервал, выравнивание по центру. Название документа, «УТВЕРЖДАЮ» – полужирный шрифт, заглавные буквы.
5.2. Структура документа
Документ должен содержать титульный лист (если документ содержит более 1 стр.), содержание (если документ содержит 3 и более разделов), основной текст и приложения. Титульный лист документа должен содержать:
- наименование головной организации;
- наименование университета;
- наименование документа;
- номер версии документа;
- идентификационный номер документа;
- год выпуска документа;
- город;
- гриф утверждения;
- нижний колонтитул с данными о разработчике документа.
В наименовании документа не допускаются сокращения. Пункты содержания пишутся заглавными буквами с указанием номера страницы.
Заголовок документа определяет объект стандартизации. В заголовке должны быть приведены необходимые и достаточные признаки, отличающие данный объект от других объектов стандартизации.
Приложения нумеруются по порядку их упоминания в тексте документа цифрами. Каждое приложение оформляется как раздел (с точки зрения оформления).
На каждом листе документа (за исключением титульного), должен располагаться верхний колонтитул следующей формы:
| РГУ имени | |
Вид документа | ||
Название документа | ||
СМК-ХХ-ZZ- NN.VV. | Версия: X.X. | Стр. n из m |
Нижний колонтитул размещается только на титульном листе документа и имеет следующую форму:
Проверил | <Должность проверяющего документ> | Ф. И.О. | ||
Разработал | <Должность разработчика документа> | Ф. И. О. | Подпись | Дата |
В графах указывается фамилия соответствующего сотрудника (можно вписать от руки), дата подписания. Дата утверждения автоматически считается датой введения документа в действие.
Документы 1, 2 уровней должны удовлетворять следующим требованиям:
A. Структура Руководства по качеству должна соответствовать пунктам стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2008 и раскрывать деятельность университета, в соответствии с требованиями стандарта.
B. Структура Книги процессов может содержать следующее:
– содержание;
– область применения и распространения;
– ссылки на нормативные документы;
– термины, определения, сокращения;
– общие положения;
– каталог процессов СМК;
– описание процессов:
§ контекстная диаграмма (см. Приложение 1)
§ диаграмма декомпозиции (см. Приложение 2)
Документы второго уровня (процедуры) должны иметь следующую структуру:
– содержание;
– область применения, в которой приводится информация для определения назначения, уточнения объекта стандартизации и, при необходимости, ограничения сферы действия документа;
– область распространения, в которой определяются структурные подразделения университета, на которые распространяется данный документ;
– нормативные документы;
– термины, определения, сокращения;
- описание процедуры;
– порядок выполнения и управления процессом/подпроцессом, который может быть представлен в текстовом и/или графическом режиме (блок-схема процесса) с указанием ответственных и исполнителей;
– мониторинг, измерение и оценка процесса;
– приложения (при необходимости);
– лист согласования (см. Приложение 3);
– лист регистрации изменений (см. Приложение 4);
Рассылка новых версий документированных процедур/изменений в них регистрируются в журнале выдачи документов СМК.
Структурные элементы «Область применения» и «Область распространения» допускается объединять в один раздел.
Документы 3, 4 уровней могут оформляться в произвольной форме.
6. ГРАФИЧЕСКОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ МАТЕРИАЛА
Графическое представление схемы последовательности действий в виде схемы алгоритма в документах СМК должно выполняться с использованием следующих условных обозначений:
| начало, конец действий |
| Выполнение хода действия |
| принятие решения (моменты возможного принятия альтернативного решения – точки задержки) |
| Управляющий документ (инициирующий действие). |
| Отчетный документ, запись (по результатам действия). |
| направление деятельности (переход к следующему этапу) |
Да Нет | положительное решение отрицательное решение |
| значки переноса этапа процесса с одной страницы на другую с указанием внутри знака номера страницы, на которую осуществляется переход или от которой пришло управление |
Порядок выполнения действий представляется сверху вниз.
В Книге процессов при графическом описании схемы управления процессом используются контекстная диаграмма процесса (Приложение 1), диаграмма декомпозиции процесса (Приложение 2).
В процедуре при графическом описании схемы управления процессом используется следующая таблица:
Схема процесса (подпроцесса) | Ответственный (О) | Исполнитель (И) |
Для размещения информации в графических формах и таблицах допускается использование шрифтов размером до 10 пт.
7. ПРОЦЕДУРА ПРОХОЖДЕНИЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДЛЯ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ (ПОЛОЖЕНИЙ, РАБОЧИХ И ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ И ДР.)
Порядок выполнения действий следующий:
7.1. Разработчик должен подготовить текст документа, оформить его в системе СМК.
7.2. Для согласования документа с заинтересованными сторонами необходимо обратиться в рабочую группу по систематизации и обновлению локальной нормативно-правовой базы вуза (нормативно-правовую комиссию) с устным ходатайством о рассмотрении документа.
7.3. Нормативно-правовая комиссия назначает срок рассмотрения документа и приглашает на заседание заинтересованных лиц.
7.4. В ходе заседания рабочей группы по систематизации и обновлению локальной нормативно-правовой базы вуза (нормативно-правовой комиссии) уточняется вся необходимая информация в содержании документа.
7.5. По итогам заседания рабочей группы по систематизации и обновлению локальной нормативно-правовой базы вуза (нормативно-правовой комиссии) документ передается на утверждение Ученому совету или ректору университета.
7.6. После утверждения документу присваивается идентификационный номер (шифр) СМК, документ регистрируется в журнале регистрации идентификационных номеров документов СМК РГУ имени в ЦМКО.
7.7. Документ распечатывается и подписывается в 2 экземплярах: один экземпляр передается для хранения в общий отдел (ДИ – в отдел кадров), второй экземпляр остается у разработчика.
Графическое описание порядка выполнения действий по рис. 1.
Рисунок 1
Отв. | Исп. |
Проректор по соответствующему направлению деятельности Председатель нормативно-правовой комиссии Секретарь Ученого Совета Нормативно-правовая комиссия Начальник общего отдела/ отдела кадров | разработчик разработчик Нормативно-правовая комиссия разработчик разработчик |
Приложение 1
КОНТЕКСТНАЯ ДИАГРАММА ПРОЦЕССА
«_________________Наименование процесса______________»
Цель процесса: __________________________________________________________________________________________
Потребители процесса: _______________
внутренние: ___________________
внешние: ____________________
 |
Диаграмма декомпозиции процесса ______
«___________Наименование процесса____________»
Приложение 2
ДИАГРАММА ДЕКОМПОЗИЦИИ ПРОЦЕССА
 |
Приложение 3
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Должность | ФИО | Подпись | Дата |
Приложение 4
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Изменение № | Номера листов (стр.) | Всего листов (стр.) в документе | Номер распорядительного документа | Подпись | Дата | ||
заменен-ных | новых | аннулированных | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Должность | ФИО | Подпись | Дата |
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Изменение № | Номера листов (стр.) | Всего листов (стр.) в документе | Номер распорядительного документа | Подпись | Дата | ||
заменен-ных | новых | аннулированных | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
[1] Примечание: указанный документ идентичен документу: ГОСТ ISO 9001-2011. Системы менеджмента качества. Требования.
[2] Примечание: допускается обозначение подгруппы документа – через косую черту от номера группы
[3] Примечание: разделы стандарта ISO 9001 (Руководства по качеству) до третьего раздела включительно являются общими, не содержат требований и непосредственной связи с другими документами СМК не имеют.
