Документирование управленческой деятельности

Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто

30% recurring commission
Выплаты в USDT
Вывод каждую неделю
Комиссия до 5 лет за каждого referral

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Практикум

Ростов-на-Дону

2008

УДК 651 (07) + 06

Логвинова, И. К.

Документирование управленческой деятельности : практикум / ; Рост. гос. ун-т путей сообщения. – Ростов н/Д, 2008. – 24 с. : ил. Библиогр. : 2 назв.

Приведена методика составления и оформления наиболее часто встречающихся в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов.

Предназначен студентам всех форм обучения по всем специальностям.

Рецензент д-р экон. наук, проф. (РГУПС)

Учебное издание

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Практикум

Редактор

Техническое редактирование и корректура

Подписано в печать 28.07.2008. Формат 60x84/16.

Бумага офсетная. Ризография. Усл. печ. л. 1,33.

Уч.-изд. л. 1,85. Тираж 60 экз. Изд. № 93. Заказ №

Ростовский государственный университет путей сообщения.

Ризография РГУПС.

Адрес университета: 344038, г. Ростов н/Д, пл. им. Ростовского Стрелкового

Полка Народного Ополчения, 2.

Содержание

Введение

1 Бланки документов

2 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

3 Личная карточка работника

4 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

5 Штатное расписание

6 График отпусков

Библиографический список

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

В ходе изучения документоведческих дисциплин студенты должны научиться составлять и оформлять любые виды управленческих документов, знать требования к их составлению и оформлению, иметь представление о документации.

В учебном процессе с целью повышения качества подготовки студентов используются офисные программы – Microsoft Word, Microsoft Excel, с помощью которых создаются различного рода документы.

Цель данного пособия изучить составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов документов.

1 Бланки документов

Требования к составлению и оформлению официальных документов, а также требования к бланкам документов определены ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

Бланк – как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ создается, появился в 30-х гг. ХIХ века и нашел повсеместное распространение.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рис. А 1) и продольный (рис. А 2).

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие реквизиты документа.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

2 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу осуществляется на основании заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ) с предъявлением основных и дополнительных (при необходимости) документов. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) оформляется по унифицированной форме № Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме № Т-1а, в случае одновременного оформления на работу нескольких работников.

Заполнение форм осуществляется лицом, ответственных за прием всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указывается наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

На основании приказ (распоряжения) в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2). Приказ (распоряжение) является основанием для открытия бухгалтерией лицевого счета работника.

3 Личная карточка работника

Личная карточка работника – заполняется в одном экземпляре на всех работников, на которых ведутся трудовые книжки после подписания приказа о приеме на работу.

Заполнение личной карточки производится от руки работником, осуществляющим кадровое делопроизводство, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки или заверенной в установленном порядке копии трудовой книжки для совместителей, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, а также на основании сведений, сообщенных о себе работником.

В личной карточке есть поля для проставления кодов (по определенным реквизитам), которые предназначены для кодирования информации. Вопрос о заполнении данных граф работодатель решает по собственному усмотрению, ориентируясь на действующую в организации систему управления кадровой деятельностью и степень ее автоматизации. В случае, если осуществляется автоматизация кадрового учета, коды проставляются по действующим общероссийским классификаторам. В любом случае формулировки текстовых записей вне кодовых зон должны также соответствовать формулировкам соответствующих классификаторов, и они приведены ниже в правилах заполнения личных карточек.

Заголовочная часть личной карточки:

Дата составления – проставляется арабскими цифрами (так же, как и во всех других документах), например, 02.09.2005;

Табельный номер – берется из приказа о приеме на работу. Фактически это личный цифровой код работника внутри организации;

Идентификационный номер налогоплательщика – на основании документа, подтверждающего присвоение ИНН. Если работник отказывается сообщить ИНН, это не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора или применения к нему дисциплинарного взыскания;

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования – только из соответствующего свидетельства, которое обязан предъявить работник. Если свидетельства у работника нет, так как он впервые поступает на работу, или работник его потерял, работодатель обязан его оформить (часть 4 статьи 65 ТК РФ);

Алфавит – первая буква фамилии работника;

Характер работы – на основании приказа о приеме на работу (постоянно, временно);

Вид работы – основная, по совместительству;

Пол – первая буква слов, обозначающих пол работника: «м» – мужской, «ж» – женский;

Раздел I «Общие сведения»:

Реквизиты трудового договора – из приказа или из трудового договора;

Пункт 1 «Фамилия, имя, отчеств» – полностью и разборчиво из паспорта работника;

Пункт 2 «Дата рождения» – словесно-цифровым способом, например, «10 августа 1982 г.» (в поле кодирования – только цифрами – «10.08.1982»;

Пункт 3 «Место рождения» – в точном соответствии с паспортом работника или иным документом, удостоверяющим личность работника, например, «гор. Нижний Тагил Свердловской области»;

Пункт 4» Гражданство» – на основании паспорта работника или иного документа, удостоверяющего личность работника. Здесь, как правило, может быть указана одна из следующих формулировок: «Гражданин Российской Федерации», «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)», «Иностранный гражданин», «Лицо без гражданства»;

Пункт 5 «Знание иностранного языка» – здесь указывается знание иностранного языка по отношению к России (а не языка народов Российской Федерации) следующим образом: «Читает и переводит со словарем», «Читает и может объясняться», «Владеет свободно»;

Пункт 6 «Образование» – все сведения приводятся в соответствии с документом об образовании (аттестатом, дипломом и др.) Уровни образования формулируются следующим образом: «Основное общее образование», «Среднее (полное) общее образование», «Начальное профессиональное образование», «Среднее профессиональное образование», «Неполное высшее образование», «Высшее образование», «Послевузовское образование». Если образование незакончено – в соответствии с академической справкой о незаконченном образовании, т. е. в формулировке добавляется еще одно слово, например, «Незаконченное среднее образование». В сведениях по послевузовскому профессиональному образованию указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура;

Пункт 7 «Профессия» – в данном случае под профессией понимается вид трудовой деятельности, определяемый целью и характером трудовых функций, право на который возникло у человека после соответствующей подготовки (образования). Информация для записи берется из трудовой книжки. Также может указываться и дополнительная профессия, которая представляет интерес для организации, сведения о которой сообщает работник;

Пункт 8 «Стаж работы» – определяется на основании записей в трудовой книжке работника и (или) других подтверждающих документов путем суммирования отдельных периодов работы. Необходимо помнить, что к каждому случаю увольнения по периодам, относящимся к трудовой деятельности, добавляется один день (собственно, это день увольнения, который является последним днем работы). В общем стаже работы указывается суммарное количество лет, месяцев, дней работы; в других видах стажа, например, в непрерывном, указывают его продолжительность, которая определяется в соответствии с действующими нормативными документами;

Пункт 9 «Состояние в браке» – по паспорту работника. Если данных в паспорте нет, работник может сам дополнить этот пункт информацией, если сочтет нужным. Требовать в обязательном порядке предоставления сведений, не отмеченных в паспорте, нельзя, необходимо помнить о гарантированном частью 1 статьи 23 Конституцией РФ праве на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны. Данная графа в основном записывается следующими формулировками: «Никогда не состоял (не состояла) в браке», «Состоит в зарегистрированном браке», «Состоит в незарегистрированном браке», «Вдовец (вдова)», «Разведен (разведена)», «Разошелся (разошлась)»;

Пункт 10 «Состав семьи» – указываются ближайшие родственники (проживающие с работником, находящиеся у него на иждивении и т. д.);

Пункт 11 «Паспорт» – в соответствии с паспортом работника;

Пункт 12 «Место жительства» – адрес местожительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации (или в соответствии со свидетельством о регистрации по месту пребывания);

Раздел II «Сведения о воинском учете» заполняются: на основании военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе; на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

После данного раздела (окончание второй станицы личной карточки) работник, осуществляющий ведение кадрового делопроизводства, проставляет свою подпись, т. е. он фактически заверяет правильность внесенной в личную карточку информации о работнике.

Раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» заполняются на основании изданных приказов и, как правило, после внесения соответствующих записей в трудовую книжку работника – об этом указано в пункте 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»: «с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан знакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку». Подпись работник проставляет в графе 6 таблицы данного раздела. Если работник принят на условиях совместительства, эти сведения могут быть отражены дополнительно в графе 3 или графе 6 таблицы данного раздела на основании документов, подтверждающих данные сведения. В графе 5 таблицы в качестве основания указывают соответствующие приказы.

Раздел IV «Аттестация» – в графе 2 таблицы данного раздела указывается решение (а не рекомендации) аттестационной комиссии на основании протокола заседания, в графе 6 указывается приказ, на основании которого проводилась аттестация работников.

Раздел V «Повышение квалификации» – при заполнении данного раздела необходимо руководствоваться статьями 196–197 Трудового Кодекса Российской Федерации, действующим законодательством об образовании. Вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения и место его нахождения, документ, удостоверяющий факт повышения квалификации (графы 3–7), указываются в соответствии с выданным работником документом о повышении квалификации. В графе 8 в качестве основания указывают либо приказ работодателя о направлении работника на повышение квалификации, либо договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с частью 2 статьи 197 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» – заполнение этого раздела производится на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке в соответствии с указанными в них сведениями. Если работник проходил профессиональную подготовку в объеме свыше 500 часов аудиторных занятий, то он получает диплом о профессиональной подготовке, если проходил профессиональную подготовку в учреждениях начального профессионального образования – свидетельство об уровне квалификации.

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» – как правило, в данный раздел вносятся, информация одновременно с внесением записей в соответствующий раздел трудовой книжки согласно пунктам 24–25 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», а также поощрения, учитываемые частями 1 и 2 статьи 191 Трудового Кодекса Российской Федерации. Не вносятся премии, предусмотренные действующей системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.

Раздел VIII «Отпуск» – информация вносится на основании изданных приказов после того, как работник начал использовать свой отпуск, но графа 6 заполняется после выхода работника из отпуска. Сюда заносится информация обо всех видах отпусков, периоде работы, за который он представляется, продолжительностью и об основании его представления. Точный учет отпусков позволяет правильно определить стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (об этом подробней смотри в разделе «Отпуска»).

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с действующим законодательством» – в данном разделе должен вестись учет льгот, на которые имеет право работник в соответствии с действующим законодательством, то есть те льготы, которые работнику должен предоставить работодатель, а также те льготы, в реализации которых работодатель косвенно задействован. В графе «Основание» указывается тот нормативный правовой акт (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться те или иные льготы.

Раздел X «Дополнительные сведения» – сюда вносятся любые дополнительные сведения, представляющие интерес для работодателя, например, информация о наличия водительского удостоверения, об изменении фамилии, о наличии на иждивении ребенка-инвалида, об обучении (по заочной, вечерней и другим формам) в учреждениях профессионального образования, другие.

Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» – информация вносится в точном соответствии с текстом приказа и записью в трудовой книжке работника.

В конце личной карточки лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, и увольняемый работник должны поставить свои подписи. В случае отказа работника поставить свою подпись вам необходимо составить об этом специальный акт. Но лучше все-таки убедить работника в том, что и личная карточка может служить документом, на основании которого можно доказать те или иные сведения, необходимые ему для представления в соответствующие органы, например, в Пенсионный фонд. Работнику кадровой службы, кроме своей подписи на личной карточке, необходимо проставить также печать (кадровую или основную) перед сдачей карточки уволенного работника в архив – тогда на личной карточке будет полный состав удостоверения. Действующими правилами не предусмотрено проставление печати на личной карточке, что иногда используется не в интересах работника соответствующими органами (Приложение В).

4 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)

трудового договора с работником (увольнении)

На основании принятого по заявлению решения (резолюция на заявлении) руководителем организации издается приказ по форме № Т-8.

Приказ готовится сотрудником отдела персонала и после его подписания объявляется работнику под расписку. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке, в личной карточке по форме № Т-2 и в лицевом счете.

5 Штатное расписание

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.

6 График отпусков

Все работники предприятий, организаций в соответствии с Трудовым кодексом РФ пользуются в течение года основным оплачиваемым отпуском продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков подготавливается по унифицированной форме № Т-7.

Библиографический список

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.

2 Кузнецова, Т. В. Делопроизводство / . – 5-е изд. испр. – М. : „Управление персоналом“». 2007. – 528 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ А