Приложение 1 к приказу
от _____________ №___
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В СИСТЕМЕ «ДЕЛО»
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Порядок обмена электронными документами разработан в целях совершенствования системы общего делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, ускорения процессов их регистрации, передачи и исключения потери информации.
1.2. Настоящий порядок устанавливает порядок деятельности работников университета в рамках работы в системе электронного документооборота «Дело» (далее - СЭД). Правила, изложенные в настоящем порядке, обязательны для всех сотрудников университета.
1.3. Правовой основой для разработки данного документа является Федеральный закон -ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации”, Федеральный закон от 01.01.2001г., “О персональных данных”, Федеральный закон -ФЗ “Об электронной цифровой подписи”.
1.4. Общий отдел осуществляет руководство и проверку по вопросам организации обмена электронными документами, взаимодействует со всеми структурными подразделениями университета, оказывает им организационно-методическую помощь.
1.5. Техническое обеспечение и сопровождение программы СЭД возлагается на управление информатизации и технического обеспечения университета.
1.6. Движение электронных документов в университете с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки осуществляется по локальной сети в системе СЭД.
При отсутствии доступа к локальной сети университета обмен электронным документами между общим отделом и структурными подразделениями (кафедрами) производится с использованием электронной почты.
1.7. В зависимости от вида входящих документов их можно разделить на документы на бумажных носителях или в электронном виде (электронный документ). Указанные документы проходят регистрацию в соответствии с Порядком работы с документами, утвержденным Ученым советом университета.
1.8. Для всех документов, поступающих в университет или создающихся структурными подразделениями, работником, ответственным за делопроизводство, оформляется регистрационная карточка.
1.9. Руководители структурных подразделений университета несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего порядка, сохранность находящихся у них документов и неразглашения содержащейся в них информации.
1.10. Структурные подразделения должны сохранять электронные документы на электронных носителях информации. В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации хранение осуществляется на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел.
1.11. При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:
1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для ее дальнейшего использования;
2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
3) в случае наличия должна сохраняться информация, позволяющая установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.
1.12. Электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления в СЭД сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа.
В случае непоступления в общий отдел подтверждения о факте получения этого электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом.
1.13. Функции контроля в СЭД осуществляются с помощью подсистемы оповещения и уведомления, которая выдает напоминание о новых поступающих, с истекающим сроком исполнения или просроченных документах.
II. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Электронные документы, поступающие посредством электронной почты на официальный почтовый адрес университета или в СЭД на имя ректора, регистрируются в общем отделе.
Электронные документы, поступающие на официальный почтовый адрес университета или в СЭД не на имя ректора, общим отделом автоматически пересылаются адресату.
2.2. Сотрудник общего отдела (работник, ответственный за делопроизводство), при получении электронного документа распечатывает его на бумажный носитель и оформляет регистрационную карточку.
2.3. Бумажный вариант, поступившего электронного документа, передается ректору (проректору или руководителю структурного подразделения) на рассмотрение.
2.4. После рассмотрения подлинник документа с резолюцией возвращается в общий отдел или передается внутри структурного подразделения соответственно.
2.5. Сотрудник общего отдела (работник, ответственный за делопроизводство) вносит в регистрационную карточку содержание поручения (резолюцию) и рассылает электронный документ исполнителям. Подлинник электронного документа вместе с оригиналом резолюции остается в общем отделе (структурном подразделении).
III. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ С ПОСЛЕДУЮЩИМ СОЗДАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА
3.1. Поступающая в университет документация на бумажных носителях на имя ректора (обращения юридических и физических лиц) регистрируется в общем отделе университета в СЭД.
3.2. Сотрудник общего отдела перед созданием электронного вида документа оформляет регистрационную карточку.
3.3. Электронный вид документа, указанного в п. 3.1. создается сотрудником общего отдела путем его сканирования в формате jpg. или pdf., содержащий текст самого документа и прикрепляется к регистрационной карточке.
3.4. Бумажный вариант документа (подлинник документа) передается ректору на рассмотрение.
3.5. После рассмотрения ректором подлинник документа с резолюцией возвращается в общий отдел.
3.6. Сотрудник общего отдела вносит в регистрационную карточку содержание поручения (резолюцию) и рассылает электронный документ исполнителям. Подлинник документа вместе с оригиналом резолюции остается в общем отделе.
IV. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Исходящий электронный документ может создаваться посредством программ Office или форматах jpg или pdf.
4.2. Исходящий документ, созданный на бумажном носителе, посредством сканера переводится в электронный документ в форматах jpg или pdf.
4.3. Исходящий электронный документ создается исполнителем и направляется адресату самостоятельно.
Если электронный документ создается непосредственно структурным подразделением для внутренней переписки, перед его отправкой адресату, работником, ответственным за делопроизводство, оформляется регистрационная карточка и прикрепляется электронный документ.
Если электронный документ создается непосредственно структурным подразделением за подписью ректора (проректора) или ответа на входящий документ, или требует регистрации в общем отделе, работником, ответственным за делопроизводство, оформляется регистрационная карточка (делается соответствующая отметка в уже существующей карточке), прикрепляется электронный образ документа и направляется в общий отдел.
Проект внес:
Начальник общего отдела
____________
Согласовано:
Начальник отдела правового обеспечения
____________
